¿Cuándo es el momento de cambiar el software de gestión de la construcción?
El software de gestión y programación de proyectos de construcción es un campo que evoluciona rápidamente con muchas opciones. ¿Cómo saber si su empresa de construcción está utilizando el mejor software según sus necesidades y si merece la pena la inversión y la disrupción que conllevan los cambios? O, si no ha utilizado software de programación y gestión de proyectos antes, ¿es el momento de dar el paso?
“Siempre estamos explorando nuevas herramientas que nos faciliten mantenernos en la cima de la curva y brindar un mejor servicio”, dijo Chuck Taylor, director de operaciones de Englewood Construction , que se especializa en la construcción de centros comerciales, proyectos industriales y de hospitalidad en todo Estados Unidos.
“La construcción comercial siempre es urgente porque el cliente tiene proyecciones de ingresos que se concretarán a través de la propiedad cuando esté finalizada. Cumplir con la fecha de finalización es fundamental”.
Preguntas de calificación para decidir si es hora de cambiar el software de gestión de proyectos de construcción
En primer lugar, debe evaluar si quiere considerar un cambio en el software. A continuación, le mostramos algunas preguntas útiles que hacer:
- ¿Su empresa está gastando lo que considera que es un tiempo excesivo en la gestión de su información y sistemas de información?
- ¿Su rentabilidad o eficiencia están potencialmente afectados por controles inadecuados, mala gestión de documentos o datos insuficientes sobre su negocio o proyectos?
- ¿Sus clientes solicitan con frecuencia que colabore con ellos o que les informe a través de un programa que usted no utiliza?¿Podría ofrecer un mejor servicio al cliente con diferentes tecnologías?
- En caso de una disputa con el cliente, ¿puede documentar su adhesión al contrato, incluidos el cronograma y las especificaciones del trabajo? ¿Esa documentación es lo suficientemente sólida como para presentarse ante el tribunal?
- ¿Su subcontratación fluye sin problemas o dedica mucho tiempo a que todos estén en sintonía?
- ¿A veces se sorprende por errores de cronograma o conflictos en el flujo de trabajo?
- ¿Su software hace todo lo que quiere que haga? Por ejemplo, ¿integra el costo del trabajo, la comunicación, el cronograma y cualquier otra cosa que sea importante para usted?
- ¿Todos los participantes y el personal pueden acceder a su sistema desde cualquier lugar?
- ¿Su tecnología lo posiciona para el futuro? ¿Puede llevar su negocio al siguiente nivel con su plataforma actual o necesita otras funciones como BIM 4D (modelado de información de construcción que incluye la cuarta dimensión del tiempo o cronograma)?
Puede que se dé cuenta de que su organización no es lo suficientemente grande o no cuenta con el personal suficiente para un software de programación o gestión de proyectos específico para la construcción. A muchas empresas, particularmente a los pequeños constructores residenciales, trabajan bien con hojas de cálculo, aplicaciones generales de gestión de proyectos y gráficos de Gantt simples. Algunos de los mejores software de programación y gestión de proyectos tienen pruebas gratuitas para que pueda probarlos para ver si son adecuados para usted.
Pero, según sus respuestas a las preguntas anteriores, puede darse cuenta de que es un buen candidato para un nuevo software de programación y gestión de proyectos de construcción. Antes de embarcarse en el siguiente paso, asegúrese de ser realista sobre lo que implicará un cambio.
Entre en el proceso de actualización del software de construcción con los ojos abiertos
No solo estará el costo de la nueva tecnología en sí (que probablemente implique costos iniciales, así como costos continuos para las soluciones en la nube y el hardware potencialmente nuevo), sino que hay que tener en cuenta la inversión de tiempo y la carga de la disrupción de su negocio. Todo el proceso de investigación, selección, negociación e implementación de software de construcción nuevo generalmente toma al menos un año para los constructores comerciales.
La empresa constructora de viviendas personalizadas de Charlotte, Carolina del Norte, Evans Cohill Homes, perdió varios proyectos en el año en que implementó un software nuevo, así que, como comenta el director de marketing Alan Banks, procure tener en cuenta el tiempo y los gastos que conlleva el cambio.
Además, el software de programación y gestión de proyectos de construcción cambiará la forma de trabajar de sus equipos y puede afectar las operaciones generales. No emprendería el cambio a menos que supiera que el resultado final sería positivo para su negocio, pero el cambio puede ser difícil para las organizaciones y algunas personas dentro de las organizaciones. El software que elija afectará las rutinas diarias del personal, por lo que también tendrá en cuenta la transición a la planificación.
Si todo eso le cuadra, está listo para embarcarse en la búsqueda de su próxima aplicación de programación y gestión de proyectos de construcción. Este proceso puede desorganizarse y descontrolarse fácilmente, por lo que es importante seguir un proceso definido.
Los pasos clave de los que hablaremos son los siguientes:
- Establecer objetivos.
- Recopilar información.
- Evaluar las funciones clave.
- Determinar los criterios de selección.
- Usar demostraciones de software.
- Hacer una lista corta.
- Ver el software en el campo.
- Clasificar las opciones y analizarlas.
- Hacer la selección.
- Finalizar la compra y comenzar la planificación de la implementación.
Haga los deberes: comprenda sus necesidades en relación con el software de construcción
Antes de empezar, haga una lista de los mayores problemas de información que experimenta actualmente e identifique cuáles de ellos son más agobiantes. Piense también en el crecimiento futuro y en los objetivos de su negocio.
Algunas funciones del software de construcción pueden no ser fundamentales ahora, pero lo serán luego, como la capacidad de hacer una mejor previsión financiera o una herramienta de RFI que lo ayude a dirigirse a los negocios en un nuevo mercado o tipo de cliente.
Clasifique estas necesidades de más a menos importantes.
Esto le dará una mejor idea de si su software ideal de gestión y programación de proyectos de construcción puede ser bastante simple o debe contar con todos estos detalles. También aprenderá si una aplicación general funcionará o si tal vez sea mejor una versión personalizada de la aplicación. ¿O necesita una solución integral diseñada específicamente para el sector de la construcción?
En este momento, puede empezar a recopilar información sobre programas y proveedores específicos. Hay varios directorios en línea que recogen opciones, como este de Software Advice y este de Capterra. Vale la pena consultar las reseñas en línea, las revistas del sector y los comentarios de colegas del sector.
Evaluación de las necesidades generales para el software de construcción
En este momento, ya tendrá una idea amplia del estado actual del software de programación y gestión de proyectos de construcción, cuáles son las principales marcas, qué se ofrece comúnmente, casos de estudio relevantes para su empresa y hacia dónde se dirige el sector.
En este momento, lo ideal es evaluar y definir su lista de candidatos en función de algunas consideraciones generales.
- ¿Quiere una plataforma basada en la nube? Actualmente, la mayoría de las empresas responden sí a esa pregunta, pero puede haber razones para mantener su solución en el entorno local. Las aplicaciones en la nube generalmente ofrecen una mejor escalabilidad y un mejor perfil de costos a lo largo de todo su ciclo de vida. Algunas empresas tienen inquietudes en cuanto a la seguridad de los datos y la fiabilidad del sistema. Esto podría favorecer la opción del hosting local. Si apunta a la nube, querrá realizar la debida diligencia sobre el rendimiento de un proveedor en estas áreas. También es recomendable que comprenda claramente quién es el propietario de sus datos y qué les sucede si cambia de empresa.
- ¿Ofrece un sólido rendimiento móvil? La construcción se produce en el campo, por lo que, por supuesto, quiere que todos, desde la oficina central hasta el lugar de trabajo, estén conectados. Observe la rapidez con la que la aplicación responde con diferentes condiciones de trabajo, si su interfaz móvil es totalmente funcional y nativa, y si los datos se actualizan continuamente. ¿Necesitará una red privada virtual (VPN)? ¿El personal en el campo puede marcar los planos y tomar fotos dentro de la aplicación?
- ¿Qué tan fácil es usar el software? La facilidad de uso es importante, pero su importancia también guarda relación con otras consideraciones. Evalúe la facilidad de uso en el contexto de la complejidad de sus proyectos de construcción, ya que la herramienta debe adaptarse al trabajo. Si su trabajo es la construcción de grandes proyectos de capital o gubernamentales, sus requisitos son muy diferentes a los de un constructor residencial a pequeña escala. También considere si tiene un personal lo suficientemente grande como para que la programación y la gestión de proyectos se manejen principalmente a través de un equipo dedicado o una persona designada, en cuyo caso puede no ser importante que todos los usuarios entiendan cómo hacer todo dentro de la aplicación. Evalúe cuál es su capacidad para brindar capacitación y apoyo. Algunas opciones de software se basan en sistemas operativos que proporcionan un entorno familiar a los usuarios, como Microsoft Windows, lo cual puede aplanar un poco la curva de aprendizaje.
- ¿Qué tan bien se integra? ¿Se integrará el software de construcción con sus otros sistemas empresariales, como contabilidad, correo electrónico, nóminas y facturación? Su objetivo es agilizar, así que no le recomendamos ingresar datos en dos lugares ni importar datos manualmente. ¿Qué tipos de archivo son compatibles con la aplicación? ¿Puede adjuntar e integrar fotografías, planos, dibujos, documentos de texto, hojas de cálculo, etc.? ¿Hay límites en el tamaño máximo que pueden tener estos archivos o la cantidad que puede almacenar?
- ¿Cómo gestiona los elementos esenciales de la gestión de proyectos? Lo ideal es que procure estar satisfecho con cosas como la forma en que el software define y asigna roles de usuario, incorpora plantillas, obtiene firmas electrónicas, recuerda a los usuarios cuando las actividades están vencidas, envía notificaciones, gestiona los flujos de trabajo, almacena y controla documentos, presenta datos financieros y de costos, y mantiene contactos. ¿Cuáles son las opciones de generación de informes, incluidos paneles, informes automáticos, informes a nivel del programa e informes en tiempo real?
- ¿Cuál es el modelo de precios y cuánto cuesta? El costo siempre es una consideración primordial. Las opciones de precios pueden variar desde un costo por un número determinado de usuarios individuales, lo que significa que tiene que tener en cuenta el número máximo de empleados, subcontratistas y otras personas que podrían necesitar iniciar sesión al mismo tiempo. Otro modelo de precios se basa en cuentas para usuarios individuales, lo que implica un costo, incluso si un usuario rara vez necesita acceso al sistema, y la gestión de las cuentas de usuario a medida que el personal va y viene. Por último, en un modelo habitual en las suscripciones a la nube, existen niveles de servicio con costos fijos mensuales o anuales que abarcan desde distintos números de usuarios en la empresa hasta planes ilimitados.
- ¿Cuál es la calidad del proveedor? ¿Cuál es la reputación del fabricante o proveedor de software en cuanto al servicio al cliente? ¿En qué horarios está abierto el departamento de soporte técnico? ¿Qué tipo de paquete de capacitación y apoyo para la implementación le ofrecerán? ¿Ofrecen garantías de tiempo de actividad?
Elementos esenciales del software de programación de construcción
Hay algunas funciones relacionadas con la programación que están generalizadas actualmente, pero dado que la programación es el objetivo fundamental del software, no permita que estas consideraciones esenciales se pierdan en el camino.
Estas incluyen la capacidad de ver el cronograma por día, semana, mes o vista de Gantt total del proyecto y ordenar las tareas según varios parámetros, como el estado de finalización y la prioridad.
Dependiendo de la sofisticación de su práctica y preferencias, le recomendamos que evalúe si el software maneja la programación del método de ruta crítica, la programación del método de ruta gráfica, la programación lineal o Lean, los diagramas de PERT y el modelado de información de construcción tanto en 3D como en 4D, y cómo hace todo esto.
Rick Cherf, profesor de gestión de la construcción en la Universidad Estatal de Washington, afirma que las empresas de construcción estadounidenses involucradas en proyectos sofisticados utilizan casi exclusivamente software basado en el método de ruta crítica de modelado de proyectos para la programación.
El calendario de CPM “es la única herramienta real que se utiliza en proyectos sofisticados para evaluar si están a tiempo”, explicó. “Los contratistas de calidad también se dan cuenta de que es una excelente herramienta para gestionar el proyecto”.
Evaluación de las funciones detalladas del software de construcción
Una vez que haya restringido su lista de opciones en función de estas amplias consideraciones, es hora de pensar en otras características y funcionalidades que querrá evaluar. Vea cuál de estas herramientas es importante para usted y evalúe qué programas las ofrecen.
- Herramienta para las RFI (solicitudes de información).
- Gestión de envíos.
- Accesibilidad a dibujos, distribución, enlaces, marcas y cronogramas según construcción en tiempo real.
- Gestión y colaboración de Modelado de información de construcción (BIM).
- Gestión de contactos.
- Paneles e informes de proyectos.
- Contabilidad.
- Gestión del presupuesto con capacidad de dar seguimiento a los contratos, cambiar pedidos y gastos, importar datos de costos y hojas de cálculo, actualizar las previsiones en función de los costos comprometidos, gestionar subcontratos y materiales.
- Gestión de documentos y fotos.
- Administración del sistema, que incluye diferentes niveles de permisos para usuarios individuales en diferentes proyectos, varias funciones por usuario y capacidad de reasignar el trabajo.
- Transmisiones.
- Listas de tareas.
- Registros diarios, incluida la personalización y el archivado.
- Seguimiento del tiempo.
- Actas y agendas de reuniones, seguimiento de los elementos de acción.
- Licitaciones, incluidas las presentaciones, el estado y el seguimiento.
- Notificaciones y desencadenadores que permite (actividades vencidas, tareas nuevas, etc.).
- Historiales y auditorías, particularmente importantes si trabaja en construcciones financiadas por el gobierno.
Determinación de los criterios de selección para las necesidades de gestión de proyectos de construcción
Según esta revisión, analice con su equipo y las partes interesadas qué quiere que pueda hacer su software de programación de la construcción. Decida qué funciones son cruciales y cuáles serían estupendas, pero no esenciales. Elabore una lista de posibles programas de software que se ajusten a sus criterios.
Cree un diagrama que indique todos los atributos que ha identificado y, a continuación, asigne una columna a cada solución. Resuma lo mejor que pueda en este momento cómo funciona la aplicación en cada criterio. Contáctese con la empresa o el proveedor si tiene alguna pregunta.
No se preocupe si en este momento no puede evaluar definitivamente cómo funciona cada software de la lista en todos los criterios. Esta parte del proceso lo está preparando para la siguiente etapa. No tiene que saber lo suficiente para tomar una decisión en este momento.
Su objetivo principal es descubrir cuáles son sus déficits de comprensión o información y ver qué programas se destacan como particularmente fuertes en ciertas áreas. Puede notar que un desarrollador promueve en gran medida ciertas capacidades, pero extrañamente guarda silencio sobre el rendimiento del producto en otra área. Tome nota de esto para el siguiente paso.
Día de demostración del software de programación y gestión de proyectos de construcción
Ahora es el momento de probar el software de programación y gestión de proyectos de construcción. Todos los fabricantes de software ofrecen algún tipo de versión de demostración. Esto puede ocurrir de muchas maneras, desde un seminario web hasta una feria comercial. Algunos ofrecen pruebas gratuitas o versiones ligeras gratuitas de su software de programación de la construcción que puede descargar.
Intente que las mismas personas de su equipo participen en todas las demostraciones para que tengan una buena base para comparar.
Reúnanse y recapitulen sobre sus impresiones sobre las demostraciones. Está tratando de limitar su selección a una lista corta de no más de tres contendientes. Probablemente notará que es bastante fácil eliminar candidatos después de las demostraciones.
Una vez que llegue a su lista corta, lo ideal es ver a los candidatos finales en acción con usuarios reales. A través de grupos comerciales, asociaciones industriales, contactos en el sector de la construcción o referencias de desarrolladores, encuentre una empresa similar a la suya que utilice cada software y pregunte si puede visitarla. Es posible que tenga que viajar para hacerlo, pero cualquier gasto es una inversión que merece la pena para asegurarse de llegar a la selección correcta.
Vea el software de construcción en acción, en el campo
Observe cómo el personal de su anfitrión utiliza el software de programación o gestión de proyectos de diferentes maneras y en distintos contextos. Pregúntele qué les parece, cuáles son los fallos o las deficiencias y cualquier consejo o sugerencia que desearían haber sabido cuando empezaron. Consulte a personas de diferentes roles para asegurarse de que todos, desde los supervisores de campo hasta el personal contable, piensen de manera similar.
Después de haber visitado a estas empresas, reevalúe sus opciones. Lo más probable es que destaque un claro ganador. Si no es así, identifique aquellas áreas en las que ninguna opción parece superior. Realice una investigación más centrada en encontrar qué producto es el más adecuado para su caso de uso específico según esos criterios.
Cuando despeje esas dudas, debe tener una idea clara de cuál es el software de programación y gestión de proyectos de construcción adecuado para su equipo. ¡Misión cumplida! Una vez que haya identificado el software, está listo para pasar a las negociaciones, los contratos y la implementación.
Dado lo complicado que es este proceso, es probable que no desee repetirlo en el corto plazo. Pero no puede concluirlo y olvidarlo. Deberá vigilar cómo evolucionan los sistemas de gestión y programación de proyectos de construcción, porque la competencia y sus clientes le exigirán que se mantenga a la vanguardia de la tecnología.
¿Qué nos depara el futuro del software de construcción?
Para tener una idea de cómo será la próxima generación de software de construcción, le pedimos a un panel de expertos que compartieran sus opiniones.
Fred Redd, exdirector de la Oficina de Gestión de Proyectos de la Autoridad Portuaria de Nueva York y del programa de capital de USD 29 000 millones de Nueva Jersey, y actual gerente general de la sucursal en Long Island de la empresa de construcción e ingeniería REDCOM:
Redd anticipa que el software para la gestión de la construcción conciliará cada vez más la disparidad entre las necesidades del cliente y las necesidades de la empresa constructora. Los especialistas en construcción necesitan todos los detalles técnicos, pero esto hace que el software sea difícil de aprender y usar.
Redd ve la necesidad de que el software ponga más énfasis en ofrecer una interfaz fácil de usar para el cliente, además de una interfaz así para los especialistas. “Los responsables de la toma de decisiones deben ver el proyecto de manera holística. El propietario o cliente no quieren leer un cronograma de actividades de 10 000 renglones. Quieren verlo desde el nivel de 10 000 pies”.
Redd también ve la demanda de clientes y gerentes de proyectos de poder ejecutar más situaciones hipotéticas dentro del software mediante la capacidad de ver cómo un cambio afectaría a otros aspectos del proyecto con todas las dependencias y cálculos actualizados instantáneamente en el “back-end”. Explica que la necesidad de hacerlo manualmente en la mayoría de los casos descarta la ejecución de estas situaciones.
David Gunderson, director editorial del International Journal of Construction Education and Research:
Gunderson no anticipa ninguna simplificación en el software de programación de construcción. De hecho, prevé lo contrario.
BIM ha evolucionado de los dibujos bidimensionales al modelado en tres dimensiones y ahora se está imponiendo el modelado en 4D, que tiene en cuenta el calendario. Esta tendencia continuará, porque estas animaciones facilitan la detección de conflictos y los trabajos previos, y ayudan a evitar el retrabajo. Señala que, al agregar la dimensión del calendario, se mejora la secuenciación y la coordinación.
En el horizonte se vislumbra agregar una quinta dimensión: el costo. Cuando las bases de datos del sector se vuelvan más sólidas, el modelado de situaciones hipotéticas permitirá proyectar las repercusiones presupuestarias, dijo Gunderson. “Eso mejorará el servicio que podemos brindar a los clientes”, afirmó.
Chuck Taylor, director de operaciones de Englewood Construction:
Taylor está de acuerdo en que más propietarios quieren ver el modelado.
“BIM se está convirtiendo poco a poco en una expectativa de los clientes, que ya lo saben, sobre todo para los proyectos más sofisticados y la gestión de conflictos a mayor escala. En los centros médicos y las instituciones para la tercera edad, buscan ese tipo de servicios”.
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