¿Qué es la gestión de proyectos de construcción (CPM)?
La gestión de proyectos de construcción hace referencia a los procesos necesarios que deben llevarse a cabo para completar con éxito un proyecto de construcción. Los gerentes de proyectos de construcción se aseguran de que todos los elementos de un proyecto de construcción sean compatibles y se ejecuten de manera eficiente durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Fundamentalmente, la gestión de proyectos de construcción se encarga de la coordinación, la ejecución y la planificación de un proyecto de construcción, ya sea agrícola, residencial, comercial, institucional, industrial, ambiental o de construcción civil pesada.
En la gestión de proyectos de construcción, por lo general, se incluyen tareas complicadas que pueden cambiar enormemente en función del trabajo en cuestión, y se requieren habilidades sólidas de comunicación, profundos conocimientos en relación con el proceso de construcción y capacidad para resolver problemas. La gestión de proyectos de construcción es un campo complejo, que requiere conocimiento en muchas áreas diferentes como finanzas, mediación, derecho, negocios y más.
Transforme la administración de la construcción con Smartsheet. Véalo usted mismo.
Smartsheet le permite realizar un seguimiento de cada proyecto con su propia hoja del proyecto dedicada y obtener una vista unificada de todos los proyectos en un panel. Supervise las tareas en todos los proyectos y capture problemas en el sitio a través de un formulario simple, tanto en la aplicación móvil como en la de escritorio.
Historia de la gestión de la construcción
Los gerentes de construcción desempeñan un rol importante desde el surgimiento de proyectos de construcción complejos. En los primeros proyectos de construcción, el arquitecto supervisaba las operaciones, pero, con el tiempo, el papel del gerente se volvió gradualmente más especializado y complejo.
Durante el Renacimiento, los arquitectos individuales comenzaron a ser conocidos por sus diseños, como Sir Christopher Wren de Inglaterra. Wren diseñó y construyó edificios a finales del siglo XVII y principios del XVIII, entre los cuales se incluye la Catedral de San Pablo, una obra maestra, que otorga a Londres un rico semblante. Wren tenía una amplia gama de conocimientos que anunciaban cuáles serían los tipos de habilidades necesarias en un proyecto de construcción complejo y contaba con experiencia en matemáticas y física avanzadas, así como en diseño. Se hacía presente en sus obras a diario y supervisaba cada una de sus fases.
Las reglas de la gestión de proyectos comenzaron a tomar forma en la América corporativa alrededor de la Segunda Guerra Mundial y, durante la década de 1950, se utilizaban a modo de guía en proyectos de construcción civil. Esto significaba que las fases y los principios de la gestión de un proyecto de ingeniería de construcción ahora se aplicaban a una variedad de proyectos corporativos.
Cada vez más detalles de la gestión de un proyecto de construcción se pueden hacer de forma digital (ver la sección de software a continuación), y se espera que esa tendencia crezca. La tecnología y el software compatibles con los dispositivos móviles están listos para desempeñar un papel importante en el campo, ya que la fuerza laboral más joven se siente más cómoda con la tecnología que, a su vez, permitirá que el trabajo se gestione y controle desde cualquier lugar.
Roles de gerente de construcción y contratista
Los gerentes de construcción y los contratistas desempeñan un rol clave en la ejecución de los proyectos. Los gerentes de construcción coordinan y supervisan el trabajo de construcción, además de asegurarse de que quienes participan de este cumplan con los presupuestos y horarios. Los contratistas trabajan en estrecha colaboración con los gerentes de construcción y son responsables del trabajo práctico.
Para obtener más información sobre este rol, lea nuestra guía completa sobre la gestión de la construcción comercial.
El primer paso en cualquier proyecto de construcción es la fase de diseño. Cuando esta termina, el gerente del proyecto de construcción abre el proceso de licitación destinado a los contratistas que estén interesados. Para calificar y que se los considere, los contratistas deben poder demostrar que son capaces de gestionar la seguridad pública: cuestiones relacionadas con la toma de decisiones, la ingeniería, el dibujo técnico, los recursos humanos y la gestión del tiempo, los costos y la calidad. Los contratistas que cumplen con estas pautas se determinan a través de medidas comunes entre las que se incluyen la selección de licitaciones de bajo costo, de mejor valor o basadas en las calificaciones.
El proceso de selección de la oferta de licitación del proyecto de construcción
Durante el proceso de selección de la licitación relacionada con el proyecto, el propietario de este primero comparte información con un gran grupo de contratistas y, luego, solicita que se realicen ofertas. Luego de que el propietario del proyecto selecciona una oferta de licitación, ambas partes acuerdan un modelo de pago.
Tipos de licitaciones de proyectos de construcción
Un contratista puede esperar los siguientes dos tipos de licitaciones:
- Licitación abierta: Las licitaciones abiertas se aplican a proyectos públicos y generalmente se anuncian. Frente a una licitación abierta, cualquier contratista puede presentar una oferta.
- Licitación cerrada: El proceso en relación con un proyecto privado comienza con una licitación cerrada, en la que el propietario invita a un grupo selecto de contratistas a enviar sus ofertas.
Métodos de selección de licitaciones de proyectos de construcción
Independientemente de que el propietario elija un proceso de licitación abierto o cerrado en relación con el proyecto, las licitaciones entrarán en vigor, y la selección de un contratista puede comenzar en función de una serie de criterios:
- Selección de licitación de bajo costo: El dueño del proyecto se enfoca en el resultado final, también conocido como el precio. El contratista ganador es el que presenta el precio más bajo para el proyecto.
- Selección basada en calificaciones: En este proceso, el propietario del proyecto pide a los contratistas que presenten con su licitación una solicitud de calificaciones (RFQ), en la que se resumen la experiencia del contratista, los planes para llevar adelante la gestión, el flujo organizativo y el éxito en cuanto a mantener el presupuesto y el cronograma. El propietario del proyecto, luego, elige al contratista con las mejores calificaciones.
- Selección de mejor valor: A partir de este enfoque, el propietario del proyecto considera tanto el precio de la licitación como las calificaciones del contratista para encontrar la mejor combinación de costos y habilidades.
Tipos de modelos de pago de proyectos de construcción
El siguiente y último paso después de que el propietario elige a un contratista es negociar el acuerdo de pago. Por lo general, ambas partes seleccionan entre cuatro modelos de pago:
- Suma fija: Un contrato de suma fija es la opción más frecuente. El propietario del proyecto y el contratista acuerdan el costo total de la obra, y el propietario debe pagar esa cantidad, independientemente de que el proyecto se cumpla de forma correcta o de si la factura final supera el precio que se cotizó al inicio.
- Costo-Más-Tarifa: Como indica el nombre, aquí se incluye el costo total del proyecto, así como un porcentaje de tarifa fijo del costo total del contratista. El propietario debe pagar la totalidad de estos costos. Este es el acuerdo más favorable para los contratistas, ya que se cubren todos los costos adicionales.
- Precio máximo garantizado: Con un contrato de precio máximo garantizado, el propietario y el contratista acuerdan un precio fijo que el costo total y la tarifa no pueden superar.
- Precio unitario: Si las dos partes no logran acordar el costo con anticipación, se opta por un modelo de precio unitario, a partir del cual el propietario paga un precio unitario específico en cada fase del proyecto.
El método de entrega a riesgo de gestión de la construcción
La Gestión de la construcción a riesgo (CMAR) es un método de entrega a partir del que el gerente de construcción completa un proyecto a un precio máximo garantizado (GMP). El gerente ayuda a establecer el GMP durante las etapas de desarrollo y diseño y, luego, asume los costos adicionales.
Además de defender el interés del propietario, el gerente de construcción debe controlar los costos de construcción para mantenerse dentro del GMP. Dado que el acuerdo garantiza un pago máximo, no se suelen considerar licitaciones de bajo costo. En cambio, el gerente de construcción trabajará para cumplir con la meta financiera por otros medios.
La ventaja de un acuerdo de gestión de la construcción a riesgo es aquella relacionada con la gestión presupuestaria. Antes de completar el diseño del proyecto (de 6 a 18 meses de coordinación entre el diseñador y el propietario), el gerente de construcción se ocupa de estimar el costo de llevar adelante la construcción del proyecto en función de las metas del diseñador y del propietario (concepto de diseño) y del alcance del proyecto, y de que todo esto se logre con una óptima calidad. El gerente de construcción tendrá que estar listo para enfrentar posibles cambios que deban implementarse a fin de equilibrar los costos, el cronograma, la calidad y el alcance del proyecto, sin dejar de cumplir con las metas financieras.
Por ejemplo, en lugar de un realizar un nuevo diseño, el gerente de construcción puede sugerir llevar a cabo modificaciones. O, si el propietario decide expandir el proyecto, el equipo tendrá que hacer ajustes antes de fijar los precios. Para controlar el presupuesto antes de completar el diseño y citar a las cuadrillas de construcción, el gerente de construcción visita el sitio y compra los elementos principales con anticipación.
Ventajas: A partir de este acuerdo, el gerente de construcción asume el riesgo, por lo que tiene un incentivo para defender el interés del propietario y administrar eficientemente los costos, ya que los excedentes del GMP serían responsabilidad de su empresa.
Desventajas: Cualquier excedente podría costarle mucho dinero al gerente de construcción. El CM puede sufrir contingencias relacionadas con errores, por lo que es posible que exista cierta compensación a partir de la reducción del alcance del trabajo a fin de ajustarse al GMP. Además, dado que el GMP se decide antes de que comience la etapa de diseño, es difícil para los propietarios saber si recibieron la mejor oferta de licitación posible.
Conclusión: Un método de entrega a riesgo es mejor en proyectos grandes, tanto de construcción completa como de renovación, que no son fáciles de definir, permiten efectuar cambios en el alcance o deben cumplir con fechas límite estrictas. También puede ser un método eficiente en proyectos técnicamente complejos, multidisciplinarios o que involucren varias fases.
Técnicas de construcción acelerada: Desde su Programa Accelerated Bridge Program (construcción de puente acelerado) a finales de la década del año 2000, el Departamento de Transporte de Massachusetts comenzó a emplear técnicas de construcción acelerada, a partir de las que se firman contratos en lo que se incluyen incentivos por finalización temprana y sanciones por terminación tardía. Además, se utiliza la construcción intensa durante períodos más largos en los que se llevan adelante cierres completos a fin de acortar la duración general del proyecto y reducir los costos. Los Departamentos de Transporte federal y de California también emplearon esta técnica después del terremoto de Northridge en 1994 para acelerar la reparación de las autopistas en el área de Los Ángeles.
Modelos de contrato y diseño para proyectos de construcción
El proceso de licitación suele ser uniforme independientemente del tipo de proyecto de construcción, pero se pueden observar dos modelos de negocio en la industria de la construcción:
- Contratos de diseño, licitación y construcción: Con los contratos de diseño, licitación y construcción, que son populares y frecuentes, el propietario puede elegir un contratista después de que un arquitecto o ingeniero completa la fase de diseño.
- Contratos de diseño y construcción: Opuesto a lo que ocurre con los contratos de diseño, licitación y construcción, en un contrato de diseño y construcción, la misma parte (conocida como diseñador y constructor o contratista de diseño y construcción) lleva adelante las fases de diseño y construcción. Con este enfoque, se acelera la finalización del proyecto, ya que las fases de diseño y construcción pueden ocurrir en simultáneo.
Como se señaló en los dos modelos anteriores, el proceso de licitación comienza con la fase de diseño. La etapa de diseño en sí se puede dividir en diferentes enfoques.
- Conceptual o programación y viabilidad: En este modelo, se utiliza la visión final del edificio como punto de partida para determinar las necesidades, las metas y los objetivos. Entre las consideraciones que deben tenerse en cuenta, se incluyen el tamaño del edificio, la cantidad de habitaciones, cómo se utilizará el espacio e incluso quién lo utilizará. Esta información, generalmente, se recopila en una hoja de cálculo en la que se enumera cada habitación, la información fundamental sobre esos espacios y los pies (metros) cuadrados aproximados de cada área.
- Diseño esquemático: Los diseños esquemáticos son dibujos o bocetos que se usan para identificar espacios, formas y patrones. No se puede hacer un boceto de todas las partes de un proyecto de construcción, por supuesto, pero aquellas que pueden bosquejarse se incluyen en este tipo de diseño. En los dibujos, se indican materiales, colores y texturas. En estos bocetos, también se pueden incluir cuestiones como los planos de planta y los lugares en los que se colocarán estructuras como ascensores, entre otras.
Las 5 fases de la gestión de proyectos de construcción
Las cinco fases del proceso de gestión de la construcción reflejan aquellas de la gestión de proyectos (PM) tradicional: inicio del proyecto, planificación, ejecución, supervisión y, luego de que el equipo cumple con todas las metas de finalización, cierre del proyecto.
1. Inicio
Antes de que el proyecto comience, el gerente de proyecto debe desarrollar y evaluar el caso de negocio para determinar si el proyecto es factible y vale la pena llevarlo a cabo. Se les solicitará a las partes interesadas que actúen con la diligencia debida y que realicen pruebas de viabilidad, en caso de que sea necesario. Cuando todas las partes acuerdan avanzar con el proyecto, el gerente de proyecto redacta un plan de proyecto o documento de inicio del proyecto (PID), en el que se incluyen tanto las necesidades de la empresa como el caso de negocio.
2. Planificación
A continuación, el equipo del proyecto elabora una hoja de ruta para todos los involucrados. En ella, se incluyen el plan de gestión del proyecto (PMP), un documento formal y aprobado que crea el gerente de proyecto como guía de la ejecución y del control que deben implementarse, y un conjunto de puntos de referencia en relación con el alcance, el costo y el cronograma. También es posible que se encuentre con estos documentos en la fase de planificación:
- Declaración y documentación de alcance: En ella, se definen las necesidades de la empresa, los beneficios, los objetivos, los entregables y los hitos clave del proyecto.
Estructura de desglose del trabajo: A partir de la estructura de desglose del trabajo, se divide el alcance del proyecto en partes que se pueden visualizar y gestionar.
Plan de comunicación: En él se describen todos los aspectos de la comunicación, desde las metas y los objetivos hasta los roles, las herramientas y los métodos. Con el plan de comunicación, se crea un marco común desde el que todos pueden trabajar y a partir del que es posible evitar malentendidos o conflictos.
Plan de gestión de riesgos: Esto ayuda a los gestores de proyectos a identificar de antemano los riesgos, incluidas las estimaciones de tiempo y costos que pueden no cumplirse, los posibles recortes presupuestarios, los cambios en las necesidades y la escasez de los recursos consignados.
3. Ejecución
A partir de esta fase, comienza el trabajo. Por lo general, todas las partes celebran una reunión de inicio y, luego, el equipo del proyecto comienza el trabajo fundamental de asignar recursos, implementar planes de gestión de proyectos, configurar sistemas de seguimiento, completar tareas, actualizar el cronograma del proyecto y, si es necesario, modificar el plan del proyecto.
4. Rendimiento y supervisión
La fase de supervisión, a menudo, ocurre simultáneamente con la de ejecución. Esta fase es necesaria para medir el progreso y el rendimiento, además de garantizar que los elementos se ajusten al plan general de gestión del proyecto.
5. Cierre
Esta fase final marca la finalización del proyecto. Para marcar la finalización, los gerentes de proyecto pueden realizar una reunión post mortem en la cual se analiza en qué partes del proyecto se cumplió con los objetivos y en cuáles no. A continuación, el equipo del proyecto crea una lista detallada de las tareas pendientes, realiza el presupuesto final y emite un informe del proyecto.
Obtenga más información sobre las fases de la gestión de proyectos.
Consejos de expertos para nuevos gerentes de proyectos de construcción
Gestionar proyectos de construcción puede resultar desalentador para los nuevos gerentes. Desde la adquisición de experiencia práctica y la promoción de la comunicación hasta el compromiso con el constante acceso a la educación, reunimos algunos de los mejores consejos de expertos en el campo.
Estos son algunos de los mejores consejos de seis expertos en gestión de la construcción:
"Spend time on the job site observing the work being done and asking lots of questions. Get out in the field, get your boots muddy, and show respect to the trades who actually do the work of getting projects built. It's important that entry-level CMs understand the many field elements, such as weather, site conditions, limited lay down space, traffic congestion, etc., that can impact cost, schedule, quality, safety, and the other project variables that CMs are responsible for managing."
— Barbara Jackson, author of Construction Management Jumpstart and director of the Franklin L. Burns School of Real Estate & Construction Management
“Keep communication flowing. Bad news is just as important as good news. Making sure all stakeholders in the project are aware of what is happening on the job will minimize the phone calls, emails, and conference calls in the midst of trying to fix or recover from an issue onsite.”
— Dan Julien, principal of Julien Management, a construction and project management consultant to some of the largest brands and high-profile individuals
"The best piece of advice I can offer is that you commit yourself to on-going education. The construction industry is in the midst of change - cost, project delivery systems, technology, demographics, and, perhaps most important, sustainability ("green") expectations, are all impacting how projects are designed, built, managed, and financed. Successful CMs are nimble and informed and understand the implications of these many changes. The old way of doing things is disappearing; keeping up to date on everything from standards and codes, to construction practices, to collaborative project delivery and more will be required."
Alison Dykstra, AIA, founder of Kirshner Books and author of "Construction Project Management: A Complete Introduction" and soon-to-be-published "Green Construction: An Introduction to a Changing Industry."
"In construction management, the more we plan the luckier we get and the more successful our project becomes. Planning begins before starting the project, including selecting the best construction methodologies, preparing the construction schedule/program, and organizing resources. It also encompasses daily and weekly planning through the life of the project to ensure all tasks are completed.
“Construction is all about teamwork, and good communication is essential for every project manager. You have to communicate with your team, subcontractors, suppliers, your client, designers, local authorities and sometimes neighbors and members of the public."
— Paul Netscher, author of two construction project management books, including Successful Construction Project Management
"Never stop studying or analyzing everything you see in a project. Never take anything for granted. The construction management profession demands complete attention, great commitment and excellent learning and analytics skills. Live the project in its day to day and never forget to prepare for the unexpected."
Vicente Barrera, 18 years of professional experience in industrial construction and infrastructure. Currently a project manager for SENER, a private engineering and technology group.
“Mi mayor consejo: Nunca deje de aprender. Esa fue en realidad una de las principales razones por las que creamos Construction Junkie. Es posible que la industria de la construcción aún pueda hacer las mismas cosas que se hicieron durante décadas, pero constantemente hay espacio para mejorar y todo siempre debe ser mejor. Basta con mirar los avances que se están haciendo en relación con el hormigón en este momento. El hormigón se utilizó durante siglos, pero ahora los científicos están descubriendo formas de que cure sus propias grietas y otros logran que el hormigón permeable sea lo suficientemente fuerte para el hormigón pesado. Si dejamos de aprender, el progreso se detiene”.
— Shane Hedmond, editor en jefe de ConstructionJunkie.com
Las etapas de la gestión de proyectos de construcción
La gestión de la construcción comienza con la etapa de diseño, a la que le siguen la etapa previa a la construcción y la de adquisición. A partir de ahí, el equipo completa la construcción y puesta en marcha. Una vez que el propietario asume la posesión y se asegura de que el edificio cumple con las especificaciones, el proyecto se cierra.
Estas son las etapas de un proyecto de construcción:
1. Diseño
Esta es la primera etapa de un proyecto de construcción y, una vez que se completa, señala el inicio del proceso de licitación. En los contratos de diseño, licitación y construcción, el propietario elige un contratista a partir de diseños completados.
En esta etapa, el arquitecto o ingeniero evalúa primero la viabilidad del diseño en función de las regulaciones y códigos del edificio, así como el número de habitaciones, el tamaño del edificio y la cantidad de espacio. Luego, crea diseños esquemáticos o bocetos, e investiga el tipo de equipo, así como los materiales necesarios y su costo.
2. Etapa previa a la construcción
El proceso de licitación terminó y el propietario eligió un contratista. El contratista se suma al equipo del proyecto, del que forman parte el administrador del contrato, el gerente del proyecto, el ingeniero de campo y el superintendente. Luego, el equipo prepara el sitio para la construcción. Examinan el sitio, prueban el suelo e identifican cualquier posible situación inesperada, como los desafíos ambientales.
3. Adquisición
El equipo del proyecto compra el equipo y los materiales necesarios, además de contratar mano de obra. En otras palabras, la etapa de adquisición es el momento en el que el equipo compra todo lo que necesita para completar el proyecto. La complejidad de esta etapa depende del tamaño del proyecto y de la empresa. Las grandes empresas nacionales de construcción suelen tener departamentos de adquisiciones que contratan mano de obra y compran materiales para cientos de proyectos a la vez. Por otro lado, en el caso de los proyectos más pequeños, el superintendente puede comprar cantidades limitadas de materiales de suministros de construcción locales o contratar a un trabajador local.
4. Construcción
Para iniciar la fase de construcción, el superintendente organizará una reunión con los subcontratistas y vendedores de materiales a fin de establecer las reglas básicas que se aplicarán al momento de trabajar juntos. Luego, el equipo se prepara para comenzar la construcción. Para ello, lleva adelante actividades como establecer instalaciones de almacenamiento temporal, asegurar el sitio, desarrollar un plan de manipulación de materiales y definir programas de seguridad, entre otras. Después de eso, el equipo comienza la construcción.
5. Puesta en marcha
Una vez finalizada la construcción, comienza la etapa de puesta en marcha. El proceso de puesta en marcha consta de dos partes. En primer lugar, el equipo del proyecto debe probar los sistemas y equipos para asegurarse de que todo funciona correctamente antes de entregar el edificio al propietario. Luego, el equipo debe capacitar al personal del propietario en relación con la operación y el mantenimiento de los sistemas del nuevo edificio.
6. Ocupación del propietario
Cuando el propietario se traslada al nuevo edificio, comienza el período de garantía. Esto garantiza que los materiales, los equipos y la calidad del edificio cumplan con las expectativas descritas en el contrato. Hay dos tipos de garantías: garantías expresas (escritas e incluidas en el contrato) y garantías implícitas (establecidas o requeridas por la ley).
7. Cierre del proyecto
Durante esta fase final, se atan los cabos sueltos. El equipo completa formalmente las obligaciones contractuales restantes para terminar el proyecto. Pueden crear una lista detallada en la que se incluyan las tareas que no se hayan realizado y realizar una revisión posterior al proyecto, documentar las lecciones aprendidas, archivar los documentos del proyecto o preparar un informe de finalización del proyecto.
Cómo realizar un presupuesto para la gestión de proyectos de construcción
Los gerentes de proyectos siempre deben pensar en el dinero. Desde estimar presupuestos antes de que el proyecto comience hasta contratar y pagar a los contratistas, la gestión financiera es una de las partes más importantes de un proyecto exitoso.
Esto es lo que necesita saber sobre las cuestiones monetarias en torno a la construcción:
1. Precios y contratación en relación con la construcción
Al momento de pagar a los contratistas y de definir el precio en los contratos, existen varias opciones. En el proceso de licitación competitiva, los contratistas presentan su oferta para trabajar en el proyecto. Estas ofertas se presentan por una suma fija o por precio unitario, lo que especifique el propietario. Una oferta de suma fija se refiere al precio total del trabajo que realiza el contratista. La licitación de precio unitario se utiliza en proyectos en los que la cantidad de mano de obra y materiales es incierta.
En lugar de invitar a licitaciones competitivas, algunos propietarios privados optan por adjudicar contratos a uno o más contratistas seleccionados que ya tienen contratos negociados, lo que proporciona más flexibilidad al momento de fijar precios. Los contratos negociados suelen requerir que se reembolsen los costos directos del proyecto más la tarifa del contratista que se determina por medio de uno de estos métodos: costo más porcentaje fijo, costo más tarifa fija, costo más tarifa variable, estimación objetivo, o precio o costo máximo garantizado.
2. Estimación de costos y elaboración de presupuesto
La estimación de costos se prepara al momento de presentar una oferta de licitación para un proyecto de construcción y se utiliza cuando se busca establecer un presupuesto en relación con el proyecto una vez que se gana la licitación. En el proceso se incluye la determinación de las estimaciones de costos de construcción, precios unitarios y sumas fijas, sitios de trabajo y gastos generales, procedimientos de licitación y costos laborales. Las estimaciones de costos a veces son preparadas por un profesional, como un estimador de construcción o director de estimaciones. Aunque el gerente de proyecto no sea la única persona responsable de estimar los costos, sigue siendo necesario que se familiarice con el proceso para comprender el alcance del proyecto.
3. Monitoreo de control de costos
Cuando el proyecto comienza, los gerentes de proyecto necesitan crear rápidamente un proceso para supervisar los costos del proyecto. Cuanto antes comience la fase de supervisión de control de costos, más rápido podrán los gerentes de proyecto identificar los puntos problemáticos. Por ejemplo, si un elemento es significativamente más caro de lo que se estimó, el gerente de proyecto debe identificar la razón de esa diferencia y ver si ese aumento de costos afecta otras cuestiones del presupuesto.
4. Plan de mejoras de capital (CIP)
Un plan (o programa) de mejoras de capital es un plan de 4 a 10 años en el que se identifican proyectos de capital y compras de equipos, se proporciona un cronograma y se identifican opciones para financiar el plan. En el plan, se vinculan una entidad gubernamental, un plan estratégico y el presupuesto anual de la entidad. En un CIP, se incluye una lista de todos los proyectos o de los equipos que se deben adquirir, los proyectos clasificados por orden de preferencia, el plan de financiación de proyectos, los cronogramas de la fase de construcción del proyecto, la justificación del proyecto y la explicación de los gastos.
5. Contabilidad del proyecto
El gerente de proyecto o el Departamento de Contabilidad de la agencia tendrán que desarrollar el presupuesto del proyecto correspondiente al año fiscal, registrar y reportar gastos, revisar y pagar las facturas del contratista y administrar el flujo de efectivo. Desde los materiales hasta la mano de obra, hay muchos costos en los proyectos de construcción. Los costos son directos (mano de obra, materiales, subcontratación y tierras) o indirectos (mano de obra indirecta, supervisión, herramientas, equipos, suministros, seguros y costos de soporte).
Es posible que el equipo del proyecto y el Departamento de Contabilidad necesiten trabajar en estrecha colaboración para gestionar las facturas de los contratistas. El equipo del proyecto revisa las facturas para asegurarse de que el trabajo se haya completado correctamente; luego, el Departamento de Contabilidad se asegura de que estas cumplan con los requisitos contractuales y que los precios respeten lo estipulado en el contrato.
Organizar y programar un proyecto de construcción
Puede ser difícil realizar el seguimiento de los documentos necesarios en un proyecto de construcción, como las solicitudes de propuestas (RFP), los contratos, las facturas y los planes de acción. Dada la complejidad y magnitud de los proyectos de construcción, es fundamental contar con una organización y programación eficientes.
Estrategias de organización para la gestión de proyectos de construcción
Hay varias fuentes de información que deben organizarse y gestionarse en cualquier proyecto de construcción, desde la gestión de registros y contratos hasta la planificación de adquisiciones y la organización diaria.
A continuación, describimos algunas estrategias comunes de organización:
Gestión de registros: La gestión de registros controla la distribución, el almacenamiento y la recuperación de registros de proyectos, tanto en formato impreso como electrónico, de manera segura. Los gerentes de proyectos deben asegurarse de que todos los documentos entrantes y salientes se transfieran por medio de un especialista en gestión de registros, que utiliza un software para realizar el seguimiento de los registros (con este método, también se creará una biblioteca central en la que se incluirán todos los documentos y la información del proyecto).
Gestión de contratos: Es importante definir claramente las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo del proyecto encargados de su gestión y del personal del proyecto que es responsable de gestionar los contratos y documentos. El plan de gestión de contratos se diseñó para establecer expectativas y procedimientos en torno a esto, ya que con él se aborda quién tiene la autoridad para dirigir y aprobar el trabajo de los contratistas, cómo se supervisa e informa el trabajo del contratista, cómo este se paga y aprueba, cómo se modifican los contratos, qué auditorías financieras son necesarias, etc.
Planificación de adquisiciones de contratos: Los gerentes de proyectos también tienen que velar por que las actividades de adquisición se ajusten al plan de construcción. Entre algunas de las tareas que tienen que gestionar, se incluyen las siguientes:
- Fijación del precio esperado del contrato
- Creación del alcance del trabajo (SOW) en relación con cada contrato
- Estandarización de los documentos de adquisición y de cualquier otro documento necesario
- Inclusión, en los contratos, de las fechas de finalización que se condicen con el cronograma del proyecto
Plan y lista de puesta en marcha: El plan y la lista de puesta en marcha deberían iniciarse al principio de la fase de diseño y actualizarse continuamente a medida que avanza el proyecto. El plan de puesta en marcha se diseñó para proporcionar orientación en relación con el proceso de puesta en marcha durante la construcción; para resolver problemas relacionados con la programación, los roles y las responsabilidades; y para ayudar con los informes, las aprobaciones y la coordinación. Se trata de un proceso sistemático a partir del cual se puede garantizar que la construcción avance de acuerdo con el diseño y los requisitos operativos del propietario.
Proceso de control del proyecto: A partir del proceso de control del proyecto, es posible realizar el seguimiento del alcance, el costo y el cronograma de un proyecto de construcción y gestionarlos. Con este proceso, se busca establecer un punto de referencia a partir del cual se realiza el seguimiento del desempeño, se pronostica cuál será el desempeño al momento de finalizar y se establece una comparación, y se identifican los cambios y se supervisa cómo estos lo afectarán.
Definición de los requisitos del proyecto: En este documento, que también se conoce como declaración de trabajo, se detallan los entregables del proyecto. En la definición de los requisitos del proyecto (PRD), el gerente de proyecto explica el alcance del trabajo y lo que se logrará con el proyecto. Este documento es de utilidad para las partes interesadas y externas, así como para los miembros del equipo, ya que con él es posible comprender las metas del proyecto y contar con un registro de las expectativas iniciales.
Planos de obra: Estos dibujos, que también se conocen como planos de registro, son bocetos editados que presenta un contratista al final de un proyecto. En ellos, se reflejan todos los cambios realizados en los planos de trabajo durante el proceso de construcción y se muestran las dimensiones, la geometría y la ubicación de todos los elementos que se incluyen en el contrato. Con los planos de obra, se proporciona una visión rápida del diseño existente y se capturan las desviaciones de los documentos originales.
Documentación diaria: Contar con agendas, registros e informes diarios de las actividades del proyecto sirve como una guía de referencia después de que se completa el trabajo y puede mitigar cualquier daño. Con este tipo de documentación, se puede demostrar cómo se respondieron las preguntas y cómo se resolvieron los problemas, además de realizar el seguimiento de cualquier condición inusual que se haya presentado durante un día determinado. Gracias al mantenimiento de estos registros diarios, se deja un rastro en papel durante todo el proyecto en caso de que algo salga mal más adelante.
Y, finalmente, se crean los planos de obra. Estas son las especificaciones e ilustraciones finales del proyecto que los constructores utilizan para la construcción y que los contratistas agregan a su licitación.
Estrategias de elaboración de un cronograma en relación con la gestión de proyectos de construcción
Organice sus documentos para priorizar la información que necesita al momento de crear el cronograma de su proyecto. Con un cronograma bien definido, es posible planificar, identificar riesgos potenciales, pronosticar flujos de efectivo y evaluar los requisitos en relación con los recursos.
A continuación, describimos algunas técnicas fundamentales y avanzadas de elaboración de un cronograma:
- Gráficos de Gantt: Un diagrama de Gantt es la forma más fácil de crear un cronograma de construcción. Con él, puede visualizar la línea de tiempo del proyecto y transformar los nombres de las tareas, las fechas, las duraciones y las fechas de finalización en forma de gráficos de barras horizontales en cascada. Obtenga más información sobre cómo crear y usar diagramas de Gantt en Smartsheet.
- Programación de ruta crítica: La técnica de programación que más se utiliza es el método de ruta crítica. Con este método, se calcula el tiempo mínimo de finalización del proyecto, así como las fechas de inicio y finalización de todas las tareas del proyecto. Además, se identifican las tareas críticas que, si se retrasan, demorarán todo su proyecto. Con el método de ruta crítica, es posible reducir los plazos, administrar los recursos y comparar los planes con los valores reales. Para obtener más información, lea La última guía del método de ruta crítica.
- Línea de equilibrio: Esta técnica de programación es la más adecuada para el trabajo repetitivo y, a menudo, se emplea en la construcción de carreteras. Se trata de un proceso de control de la gestión, a partir del cual es posible recopilar, medir y presentar hechos relacionados con el tiempo, y compararlos con un plan específico. En un cronograma de línea de equilibrio, se deben asignar recursos a cada paso, de modo de garantizar que el siguiente paso no se retrase.
- Programación Q: Con esta forma de planificación de la construcción, se abordan la secuencia de actividades, las relaciones entre las tareas y el costo total de terminar el proyecto. El sitio de construcción se incluye allí en su totalidad y, gracias a ella, se evita que dos actividades opuestas se lleven a cabo al mismo tiempo en el mismo lugar. Si bien esta técnica es la que más se acerca a la realidad, requiere un software especial y puede demandar más esfuerzo del gerente de proyecto al momento de evaluar los análisis de costos en relación con las diferentes alternativas de programación generadas.
¿Cuáles son los riesgos involucrados en un proyecto de construcción?
Los proyectos de construcción evolucionan constantemente, y la incertidumbre puede generar conflictos en los equipos del proyecto. Los gerentes de proyectos de construcción son responsables de resolver las disputas, identificar y mitigar los riesgos y comprender las repercusiones legales.
Los gerentes de proyectos de construcción deben saber lo siguiente:
Cómo resolver disputas
Los conflictos surgirán inevitablemente en cualquier proyecto. El trabajo del gerente de proyecto es resolver las disputas para que el equipo pueda mantenerse productivo y que todos puedan trabajar bien juntos. Entre los conflictos que pueden generarse en un proyecto, se incluyen una mala comunicación, la falta de claridad, las cuestiones ligadas a los intereses, la limitación de los recursos o las luchas de poder. Si bien cada conflicto es diferente, hay varias estrategias de resolución que pueden emplearse:
- Mediación: Se contratará a un mediador externo para resolver las controversias entre las dos partes. Esta estrategia es la más económica y la que consume menos tiempo.
- Minijuicio: Un minijuicio se lleva a cabo en un ambiente informal con un asesor o un abogado a quien se le debe pagar. El acuerdo no es vinculante y puede romperse. Un minijuicio consume más tiempo y más dinero que la mediación.
- Arbitraje: El arbitraje es la forma más costosa y lenta de resolver un conflicto. Cada parte cuenta con la representación de un abogado mientras se presentan los testigos y las pruebas. Luego, el árbitro dicta un fallo, y la decisión final es un acuerdo vinculante.
Cómo crear un plan de gestión de riesgos
Si se enfocan en la prevención, los gerentes de proyectos pueden dedicar menos tiempo a tratar problemas espontáneos y más tiempo a reducir su impacto. Un plan de gestión de riesgos se utiliza para gestionar todos los riesgos del proyecto, definir los roles del personal del proyecto en relación con la gestión de riesgos, e identificar los riesgos potenciales y clasificarlos en términos de probabilidad e impacto.
Comprender los principios legales
Cuando los gerentes de proyectos tienen que negociar contratos, lidiar con los requisitos de licencias de las jurisdicciones, comprar seguros y administrar la seguridad del lugar de trabajo, comprender los principios legales puede ahorrar tiempo y dinero. Existen varias áreas de responsabilidad en relación con la gestión de la construcción. Podría haber una reclamación por no detectar trabajo defectuoso si una oferta supera los cálculos estimados, si los gastos generales se extienden en el tiempo o si el proyecto se retrasa. La mayoría de las políticas de responsabilidad profesional no cubren ningún aspecto relacionado con la mano de obra defectuosa (como de fabricación o instalación) o con los riesgos económicos, por lo que los gerentes de proyecto tienen que asegurarse de contar con la cobertura adecuada y de estar haciendo todo lo posible para evitar responsabilidades y reclamaciones.
Cómo preparar un plan de control de calidad
Con un plan de control de calidad, es posible garantizar que la construcción alcance un estándar específico. El control de calidad es el último paso por el que atraviesa un proyecto antes de entregarse al propietario y consiste en una serie de sistemas y procedimientos con los cuales es posible garantizar el cumplimiento de los más altos estándares. Los gerentes de proyecto tendrán que evaluar cómo medir la calidad del proyecto, crear un proceso paso a paso con el cual auditarlo, y revisar y verificar el plan para encontrar nuevas áreas problemáticas. También tendrán que contar con información sobre los códigos de seguridad, de construcción y de cumplimiento y cómo gestionarlos y, luego, deberán incluir estos aspectos en el plan.
Cómo anticipar y abordar los impactos ambientales y en relación con el vecindario que genere la construcción
Los gerentes de proyectos de construcción pueden planificar licencias, permisos y regulaciones locales, pero algunos bloqueos imprevistos no pueden evitarse. A continuación, describimos cómo lidiar con problemas como el exceso de barro, la vegetación, las especies en peligro de extinción y los artefactos culturales.
Polvo y barro: Las condiciones muy polvorientas pueden generarse a partir de los vehículos de construcción que simplemente circulan por el sitio, y más aun cuando mueven tierra de un lugar a otro. Debido a que el aumento de las partículas en suspensión puede alterar los negocios y hogares cercanos, los propietarios de proyectos de construcción deberían controlar la cantidad de polvo. Una manera fácil de hacerlo es que un camión de agua recorra el sitio y rocíe el área. Sin embargo, esto genera barro, lo que puede extenderse a las áreas circundantes con los vehículos de construcción. Para contrarrestar este desarrollo, los propietarios del proyecto deben conseguir una barredora para limpiar las carreteras.
Contaminación del agua de tormenta: Los proyectos de construcción pueden introducir elementos extraños en la tierra. Si se produce una tormenta, la escorrentía puede transportar esos potenciales contaminantes a arroyos, ríos, lagos, acuíferos, humedales o aguas costeras que se encuentren en las cercanías.
Especies en peligro de extinción: Si se encuentra una especie en peligro de extinción en el sitio de construcción, este debe dejar de funcionar durante el tiempo que las autoridades necesiten para evaluar la situación. Una vez que se toma una decisión, el contratista implementa el curso de acción adecuado para no afectar a la especie.
Vegetación: Los animales no son los únicos seres vivos que cuentan con protección; los árboles y la vegetación que se encuentren en un sitio de construcción también podrían estar sujetos a salvaguardias ambientales. Es posible que el gerente del proyecto de construcción deba designar una zona segura destinada al crecimiento de la vegetación, tal vez con una cerca o cinta de seguridad.
Humedales: Los humedales son algunas de las áreas más fuertemente protegidas en los Estados Unidos. Los contratistas y constructores deben estar especialmente atentos para evitar que los contaminantes o el material no regulado entren en estas zonas restringidas.
Piezas históricas o culturales: En esta clasificación, pueden incluirse puntas de flecha, fragmentos de cerámica, primeras herramientas, huesos y más. Si se encuentra alguna pieza en el sitio de construcción, todo el trabajo debe detenerse hasta que estas puedan estudiarse y retirarse.
Cómo gestionar proyectos de construcción sostenible
Los gerentes de proyectos que supervisan trabajos de construcción sostenibles deben comprender cómo estos afectan al medio ambiente, así como garantizar que se eliminen correctamente los residuos y que se utilicen materiales sostenibles y métodos de construcción eficientes. También deben comprender los problemas ambientales específicos de la zona y las normas de cumplimiento.
La construcción verde se enfoca en hacer estructuras más eficientes desde el punto de vista energético y respetuosas con el medio ambiente, y es un área de gran crecimiento en la industria de la construcción. El término edificación verde se refiere al esfuerzo por garantizar que tanto la estructura real como el proceso de construcción se realicen de forma ambientalmente responsable. Muchos gerentes de proyectos verdes deben contar con un conocimiento práctico de los requisitos de documentación relacionados con el Liderazgo en Energía y Diseño Ambiental (LEED).
Mejore la gestión de proyectos de construcción con Smartsheet
Del inicio del proyecto a su finalización, mantenga a todas las partes interesadas informadas gracias a la colaboración en tiempo real y las actualizaciones automatizadas, para que pueda tomar mejores decisiones, más informadas, mientras termina sus proyectos a tiempo y dentro del presupuesto. La plataforma Smartsheet facilita la planificación, la captura, la gestión y la creación de informes sobre el trabajo, desde cualquier lugar, lo que ayuda a su equipo a ser más eficiente y lograr más. Cree informes sobre las métricas clave y obtenga visibilidad en tiempo real acerca de trabajo gracias a informes, paneles y flujos de trabajo automatizados diseñados para ayudar a su equipo a mantenerse conectado e informado. Cuando los equipos tienen claridad sobre el trabajo en curso, pueden lograr mucho más en menos tiempo. Pruebe Smartsheet gratis hoy mismo.