¿Qué es la planificación de la construcción?
La planificación de la construcción es la primera etapa de la gestión de la construcción, la disciplina de llevar un proyecto de construcción desde la concepción hasta la finalización. Sin embargo, la gestión de la construcción incluye otros componentes que suceden a la planificación. El cronograma sirve para decidir cuándo comenzar, ejecutar y completar cada tarea. La organización supone conseguir que todas las piezas en movimiento estén en posición para realizar cada tarea. La dotación de personal consiste en asignar personas a tareas relacionadas con el proyecto. La dirección implica garantizar que complete las tareas según lo planeado, y la supervisión es garantizar que cumpla con los requisitos y los parámetros de rendimiento establecidos durante la etapa de planificación. Si no cumple con estos requisitos, dedicará un tiempo considerable a la etapa de control, que implica la gestión del presupuesto y el cumplimiento de los requisitos del contrato.
Dado que los humanos han estado construyendo edificios durante miles de años, la planificación de la construcción es una disciplina antigua. Podemos rastrear alguna forma de planificación de proyectos de construcción que se remonta al período neolítico, cuando los constructores de Europa occidental estaban levantando Stonehenge.
Hoy en día, las herramientas, las técnicas y los equipos que utilizan los constructores han cambiado, pero la planificación sigue siendo una parte integral del proceso de gestión de la construcción. Si bien la planificación de la construcción requiere mucho tiempo, los beneficios superan en gran medida a los costos. De un estudio de 1994 del Construction Industry Institute (CII) se desprende que existe una “relación positiva y cuantificable entre el esfuerzo hecho durante la fase de planificación previa al proyecto y el éxito final de un proyecto”.
Para que sea eficaz, debe abordar la planificación de la construcción con lógica, minuciosidad y honestidad. Necesitará conocimientos y experiencia en métodos de construcción y contratación, y los planificadores deben visualizar las tareas y actividades para comprender las relaciones entre ellas para que puedan llevarlas a cabo en una secuencia eficiente.
Objetivos de los planificadores de la construcción: tiempo, costo, calidad y seguridad
Los objetivos de la planificación de la construcción son los mismos para todos los proyectos: los constructores y propietarios se esfuerzan por cumplir con los requisitos de costo, cronograma, calidad y seguridad. El proceso de planificación de la construcción también deja claras las responsabilidades de los propietarios y los constructores, lo que sienta las bases para una comunicación sólida y un mejor trabajo en equipo.
En el proceso de planificación de la construcción, producirá un documento llamado plan maestro de obras. Allí se describe cómo programará, organizará, dirigirá, supervisará y controlará el proyecto, y tiene como objetivo cumplir con los requisitos técnicos, de tiempo y costos del proyecto. El plan maestro de obras incluye tres tipos de planificación: planificación estratégica, planificación operativa y cronograma.
- Planificación estratégica: esto determina, establece y articula los objetivos del proyecto. Responde a las grandes preguntas sobre la misión de un proyecto, cómo logrará esta misión y cómo estos objetivos se alinean con la estrategia más amplia del patrocinador del proyecto o su propietario. En resumen, la planificación estratégica es el análisis general que lleva a cabo el patrocinador del proyecto.
- Planificación operativa: profundiza en los detalles de cómo el proyecto cumplirá sus objetivos estratégicos, si es que puede cumplirlos. Los equipos de construcción evalúan si tienen los recursos necesarios para cumplir con los objetivos estratégicos, identifican cualquier déficit y buscan la aprobación del patrocinador para cubrir esos déficits.
- Cronograma: establece el plan operativo en una escala de tiempo proyectada, incluida la fecha de finalización anticipada. Este tipo de planificación no implica una programación sumamente detallada de cada tarea del proyecto (esa es una actividad separada que generalmente sigue a la fase de planificación). En proyectos grandes, los encargados especializados elaboran cronogramas detallados.
Un aspecto fundamental de la planificación de la construcción es crear un plan de seguridad para la obra (esto es particularmente importante para proyectos más grandes). La construcción es un sector peligroso, y los reguladores como OSHA (la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional de los Estados Unidos) pueden requerir una planificación de la seguridad. En la obra, los constructores, generalmente a través de un representante de seguridad, deben determinar cuáles son los riesgos y decidir cómo evitarlos, mitigarlos o gestionarlos. La planificación de la seguridad abarca una variedad de actividades, desde la capacitación en seguridad y primeros auxilios hasta garantizar que los equipos y los espacios de trabajo cumplan con los estándares de seguridad, además de motivar a los trabajadores para que adopten prácticas seguras en el trabajo o exigírselo.
Tipos de proyectos de construcción: residencial versus comercial
Puede clasificar ampliamente los proyectos de construcción de edificios como residenciales o comerciales. Los proyectos residenciales incluyen unidades de vivienda accesorias (ADU), cubiertas, garajes, ampliaciones y remodelaciones de viviendas, paredes de contención y proyectos al aire libre, además de la demolición de viviendas. Los proyectos comerciales abarcan todo, desde pequeñas empresas y espacios de oficinas hasta megaproyectos. Estas dos clases de proyectos difieren mucho entre sí.
Los proyectos residenciales suelen ser más pequeños que los proyectos comerciales y no están sujetos a casi tantos requisitos de código. Además, los constructores utilizan marcos de madera para las construcciones residenciales en lugar del concreto y el acero utilizados en proyectos comerciales. Los interiores también difieren: los proyectos comerciales priorizan la funcionalidad y la durabilidad, mientras que los proyectos residenciales ponen más énfasis en la estética, la comodidad y el gusto personal.
Funcionalmente, los proyectos comerciales suelen tener requisitos de infraestructura más extensos, como ascensores, escaleras mecánicas, estacionamiento, electricidad de respaldo, salidas de emergencia y refrigeración, calefacción y ventilación a gran escala. El aumento de la complejidad de los proyectos comerciales exige una mayor especialización de constructores y más subcontratistas. La gran escala requiere equipos y recursos especializados.
Los presupuestos para proyectos comerciales son mucho más grandes que los de proyectos residenciales. Desde la perspectiva del contratista, los proyectos residenciales pueden ser menos exigentes en el plano técnico, pero trabajar con propietarios de viviendas que hacen una inversión personal puede ser más delicado que lidiar con un cliente corporativo o gubernamental.
Pasos de planificación de la construcción para una renovación de vivienda
Veamos las etapas de una típica renovación de una vivienda, que es uno de los tipos de proyectos residenciales más grandes y costosos. Un proyecto de renovación de vivienda es un buen caso de estudio porque los pasos son similares a proyectos comerciales mucho más grandes, aunque la escala es más pequeña.
- Seleccionar un diseñador: los arquitectos y diseñadores ofrecen servicios que van desde el diseño de toda la unidad (para arquitectos) hasta la selección de colores y materiales (para diseñadores de interiores) y una variedad de soluciones de colaboración intermedias. Los propietarios de viviendas se reunirán (o deben reunirse) con una serie de diseñadores para decidir quiénes se adaptan mejor a sus objetivos de diseño y presupuesto.
- Crear esquemas: el diseñador crea un plan de planta para la remodelación, el cual se envía al propietario y vuelve las veces que sea necesario hasta que ambas partes acuerdan un diseño. Para un proyecto residencial, el diseño esquemático es efectivamente el plan del proyecto.
- Seleccionar un contratista: los contratistas que se entrevisten para una obra usarán los esquemas para crear estimaciones preliminares de costos. El propietario revisa las referencias y se asegura de que está contratando a un contratista con antecedentes de proyectos exitosos similares.
- Comprar terminaciones y materiales: este paso incluye identificar las terminaciones y los materiales para la remodelación. El contratista puede hacer sugerencias en función del presupuesto y planificar que los materiales lleguen a tiempo. Mientras tanto, el arquitecto finalizará el plan de construcción y preparará las solicitudes de permisos de construcción.
- Obtener permisos: solicitar un permiso puede ser un proceso costoso y lento, por lo que los propietarios de viviendas tendrán que tener en cuenta la solicitud y la espera de que lleguen los permisos al estimar su fecha de finalización.
- Confirmar al contratista: una vez que el contratista ha obtenido los permisos, está listo para firmar los papeles. Antes de hacerlo, el propietario y el contratista pueden realizar una especie de ingeniería de valor para revisar aspectos del proyecto para reducir los costos. En este momento, el contratista también habrá determinado las fechas de entrega necesarias de los materiales y artículos para que el trabajo pueda avanzar.
Al igual que la planificación de una renovación de una vivienda, la planificación de un proyecto comercial incluye tanto las actividades de planificación que discutimos anteriormente (planificación estratégica, planificación operativa y cronograma) como algunos elementos de alto nivel del diseño del edificio. Durante la etapa de diseño de un proyecto comercial, el cliente, el arquitecto y los ingenieros trabajarán juntos para elaborar un diseño de edificio que cumpla con los requisitos del cliente. La etapa previa a la construcción, que involucra diferentes actividades para diferentes proyectos, puede incluir aspectos como la evaluación del diseño, los análisis de valor, las evaluaciones de construibilidad y las licitaciones del contratista. Las adquisiciones suponen comprar los materiales y servicios necesarios para finalizar el proyecto. La construcción se refiere al proceso de construcción de la estructura según los planos. Luego de la construcción comienza la puesta en servicio, que es el proceso de verificar que los sistemas de un edificio funcionen correctamente.
Participantes en el proceso de planificación de la construcción comercial
Cualquier proyecto de construcción implica una serie de partes clave. A continuación, le mostremos de lo que es responsable cada parte:
- Cliente y patrocinador: el cliente y el patrocinador de un proyecto suelen ser la misma parte, pero las dos funciones son distintas, puesto que el cliente es el usuario final del edificio y el patrocinador financia el proyecto. En los casos en que el cliente y el patrocinador sean partes separadas, es el patrocinador quien debe aprobar los cambios en el proyecto. Un ejemplo de un patrocinador y un cliente separados sería un desarrollador y el propietario de un edificio.
- Contratista: este es un término general para las personas y empresas que asumen una obligación contractual de prestar servicios para un proyecto de construcción. La mayoría de los proyectos importantes tendrán un contratista general con muchos subcontratistas que trabajan bajo su supervisión. El contratista general firma un contrato con el cliente o patrocinador y es directamente responsable ante el cliente y el patrocinador del éxito del proyecto, aunque no haga ninguna de las obras por sí mismo, pero pueda, en cambio, derivar todo el trabajo a subcontratistas especializados. El subcontratista suele ser un especialista que realiza una parte limitada del esfuerzo general de construcción. El contratista general organiza, coordina y supervisa los esfuerzos de los subcontratistas.
- Consultores: un consultor es cualquier parte cuya responsabilidad oficial es aportar dirección y conocimientos especializados durante las fases de planificación, diseño o construcción de un proyecto. Es mucho más probable que vea asesores en proyectos comerciales, ya que se los involucra por su experiencia en un área de conocimiento específica (como la obtención de la certificación LEED) que no es una parte estándar de los proyectos residenciales.
- Proveedor: los proveedores venden los materiales que usted utiliza para un proyecto. El término proveedor tiene una definición amplia y puede incluir a quienes proporcionan servicios, no solo materiales. También puede considerar que los arquitectos y otros profesionales del diseño son proveedores.
- Arquitectos e ingenieros: los arquitectos elaboran un diseño para el proyecto y los ingenieros se aseguran de que el diseño funcione. El arquitecto es el diseñador en jefe de un proyecto. Crea un esquema acordado (con el cliente y el patrocinador) y, luego, trabaja con el ingeniero para darles un cierre a los aspectos técnicos del diseño. El arquitecto también informa sobre los detalles del proyecto necesarios para los permisos. El ingeniero también puede ser considerado un especialista en diseño, pero su trabajo se centra en la funcionalidad y la construibilidad. Los ingenieros se aseguran de que los diseños del arquitecto sean prácticos, viables y estructuralmente sólidos.
Los beneficios de la planificación de la construcción para propietarios y constructores
Para entender cómo la planificación de la construcción beneficia a los proyectos, tenemos que entender las preocupaciones de las dos partes principales en cualquier esfuerzo de construcción: los propietarios y los constructores.
En última instancia, los propietarios de cualquier proyecto están interesados en tres cosas: que entregue el proyecto según el alcance acordado, que lo complete al costo previsto o por debajo de este, y que esté listo para su uso en la fecha acordada.
Si el proyecto se retrasa, pierde ingresos porque el edificio no está listo para su uso, ya sea para el alquiler a inquilinos o la fabricación de productos. Si los costos superan las expectativas, reduce el retorno de la inversión. Los retrasos y los superávits pueden significar que se tarda más en pagar los préstamos, lo que también hace que el proyecto sea más costoso. También puede haber consecuencias fiscales.
Los propietarios también necesitan saber cuándo deben desembolsar fondos, para no convertirse en víctimas de una crisis del flujo de caja. Además, deben ser conscientes de cómo los retrasos y el superávit pueden afectar tanto su imagen como su capacidad para promocionar eficazmente el proyecto.
Los constructores, por su parte, están preocupados por su propia eficiencia y rentabilidad. Algunos métodos de licitación requieren que ellos mismos cubran ciertos costos no asignados en lugar de facturarlos al propietario del proyecto. También son responsables de garantizar la calidad final del producto terminado y la seguridad de la obra. Tanto los primeros como los segundos afectan su reputación y el éxito futuro de su negocio.
Cada proyecto de construcción es único de alguna manera, así sea que se trate del diseño, el sitio, los materiales o los participantes. Bilox Wells, un importante jefe de proyectos de construcción y operador del sitio de reseñas de contratistas FindHomePro, dice que los constructores experimentados saben que es probable que se produzcan retrasos.
“Su proyecto sin duda llevará más tiempo, será más difícil y será más costoso de lo que planeó originalmente. Considérelo una regla, aunque pueda tener suerte y que todo salga bien. Si se embarca en un gran proyecto con la expectativa de tener algunos inconvenientes, entonces, cuando estos surjan, no se desviará del rumbo. Incorpore algo de flexibilidad a su calendario e intente tomar los problemas con calma. Es probable que esté trabajando en un proyecto que es más grande y más complicado de lo que parece al principio”, dice Wells.
La planificación de la construcción puede ahorrar dinero y tiempo
La planificación de la construcción puede ayudar a minimizar los costos optimizando la utilización de recursos y equipos. Incluso para pequeños proyectos residenciales, es posible que tenga que alquilar el equipo necesario. En grandes proyectos comerciales, alquilar o comprar equipos especializados es costoso, y maximizar la utilización reduce los gastos.
En un proyecto complejo, la planificación de la construcción también organiza y coordina los muchos engranajes. El proceso mejora la comunicación entre los miembros del equipo y las partes interesadas, y revela suposiciones poco realistas o lógicas débiles. Con un proyecto adecuadamente planificado, todos saben cuándo deben entrar en escena los subcontratistas y qué trabajo debe realizar antes de su llegada. No debe mantener los materiales y equipos tirados durante días o semanas, ocupando espacio y posiblemente incurriendo en costos de alquiler excesivos porque llegaron mucho antes de que los necesitara.
Dado que, por definición, la planificación de la construcción se lleva a cabo antes de que comience el trabajo, tiene la oportunidad de anticipar los problemas y planificar las soluciones antes de que se produzcan. Esos beneficios se traducen en eficiencia durante la construcción propiamente dicha, así como en una solución superior porque no se ha ideado un plan bajo presión. La planificación de la construcción puede allanar el camino hacia métodos más innovadores para resolver los desafíos de la construcción.
Scott Truehl es contratista general con sede en Wisconsin de Friede & Associates. Afirma que los clientes obtienen los mejores resultados cuando la información fluye libremente durante la etapa de planificación.
“Les pido a nuestros clientes que sean abiertos y honestos con nosotros, que nos traten como a su contador o abogado, para que podamos entender el presupuesto, cronograma y objetivos del proyecto de construcción”, señala Truehl. “Más del 90% de nuestros proyectos son proyectos de construcción de diseño en los que estimamos el presupuesto a lo largo del proceso de diseño. Es muy común que los clientes potenciales elijan el método estándar de licitación del diseño o no estén dispuestos a abrirse y compartir esta información”.
Los contratistas que dominen la planificación de la construcción trazarán una trayectoria de proyectos terminados a tiempo y dentro del presupuesto.
Para maximizar los beneficios de la planificación de la construcción, siga algunas prácticas recomendadas:
- Asegúrese de estar planificando en equipo. Si cuenta con más personas trabajando, se reducen en gran medida las probabilidades de pasar por alto algo importante.
- Para simplificar las cosas, primero identifique las grandes tareas del proyecto. Luego, cuando sea necesario, divida estas tareas en subtareas.
- Asigne estas tareas a individuos y contratistas. Después, cree un cronograma que les diga a todos lo que se supone que deben hacer y cuándo deben hacerlo.
- Asegúrese de que el cronograma tenga una fecha de finalización y procure seguirlo.
- Para cumplir con la fecha de finalización y seguir el cronograma, puede monitorear el progreso con regularidad. Asegúrese de supervisar y actualizar frecuentemente el progreso para que la información siga fluyendo entre los participantes.
- También puede usar plantillas para facilitar el proceso de planificación: simplemente indique la información necesaria en los espacios proporcionados y modifique la plantilla para que se ajuste a las necesidades de su proyecto. A continuación, se presentan dos plantillas gratuitas y descargables que puede usar para crear un cronograma de construcción y un informe de inspección diario o semanal. También encontrará otras plantillas útiles a lo largo del artículo.
Descargue la plantilla de cronograma de construcción
Descargue la plantilla de registro de trabajo diario y semanal - Excel
Conceptos básicos de la planificación de la construcción
Si bien la planificación de la construcción es importante, los pasos y principios no son complicados. El desafío es trabajar en los pasos de manera exhaustiva y diligente. La experiencia y la educación mejorarán sus habilidades, y también puede encontrar buenas clases y textos.
Los planificadores de obras toman decisiones esenciales sobre las tecnologías y los métodos de construcción que utilizan en un proyecto. Por ejemplo, al preparar el concreto en el sitio, ¿qué tipo de mezclador de concreto usarán los constructores, uno que dos hombres puedan rodar, uno que tenga que transportar en camión o un camión mezclador de concreto real? La decisión depende del tamaño del proyecto y de los costos relativos, pero las restricciones técnicas y de eficiencia también intervienen. Tal vez el edificio tenga muchas plantas, pero, debido a las limitaciones de espacio, tendría que aparcar un camión mezclador de concreto lejos del ascensor que transporta el concreto a la planta superior. ¿Valdría la pena optar por un camión mezclador?
Para cualquier proyecto de construcción, la metodología de gestión de planificación de la construcción pasa por tres etapas: la etapa de licitación, la adjudicación del contrato y el período de construcción.
Durante la etapa de licitación, el contratista prepara un programa de licitación. Tras la adjudicación de los contratos, los gerentes de proyectos prepararán un segundo programa, el programa contractual. Esto es mucho más detallado que el programa de licitación. Se elabora con la opinión del arquitecto y del propietario del proyecto, y es la base para el monitoreo del proyecto.
Durante la construcción, se implementa el programa del contrato como el programa de construcción. El programa de construcción guía el trabajo en el campo y puede renegociarlo si el trabajo del proyecto cambia.
Cómo poner las actividades de construcción en el orden correcto
Los pasos más básicos para cada proyecto, desde el más pequeño hasta el más grande, implican determinar y definir todas las tareas involucradas, así como definir las relaciones entre tareas.
La cantidad de tareas puede oscilar entre unas pocas tareas para un pequeño proyecto residencial hasta muchísimas tareas para un megaproyecto comercial. Cada tarea es una unidad de trabajo discreta y casi todas las tareas guardarán alguna relación con las tareas que las preceden o las suceden. Por ejemplo, solo puede pintar las paredes después de haber instalado el cableado eléctrico y solo puede aplicar la segunda capa de pintura después haber dejado secar bien la primera. Los grandes proyectos involucran tantas tareas que, si no se predeterminara el orden de las tareas, todos terminarían confundidos y desalentados.
Para facilitar la planificación, los constructores y planificadores utilizan la nomenclatura estandarizada para nombrar, organizar y clasificar el trabajo del proyecto. Un ejemplo es MasterFormat, un sistema desarrollado por el Instituto de Especificaciones de Construcción (CSI) de EE. UU. y las Especificaciones de Construcción de Canadá. En este sistema de codificación, cada producto de trabajo se identifica con una serie de números que describen la categoría y subcategoría principales, así como el tipo de trabajo involucrado. Por ejemplo, las terminaciones están en la división 09 y los azulejos en el subgrupo 30. El azulejo de mosaico vítreo tiene el número MasterFormat 09 30 23, que se usaría en el plan de construcción.
Una vez que haya definido todas las tareas en orden secuencial lógico, debe incluirlas en un cronograma completo del proyecto, en cual establece todo el trabajo en relación con otras tareas. Para hacerlo, el planificador de construcción deberá saber cuánto tiempo tarda cada tarea, para poder poner en cola la siguiente tarea a tiempo. Con un cronograma o subcronograma totalmente detallado, los planificadores pueden pronosticar fácilmente los recursos y equipos necesarios en cualquier etapa del proyecto (suponiendo que el proyecto vaya según el plan).
Permisos: una etapa crucial en la planificación de la construcción
Los propietarios y constructores del proyecto deberán obtener permisos de los gobiernos locales para comenzar la construcción o la renovación importante. Deben verificar que la estructura cumpla con los códigos de construcción (las reglas que definen los estándares de construcción en una jurisdicción en particular) y si el gobierno local permite un tipo particular de estructura en un área determinada.
Las autoridades locales conceden permisos una vez que los constructores han demostrado una planificación y un rendimiento satisfactorios en varias áreas, como el diseño estructural, los materiales de construcción, la seguridad contra incendios, el cableado eléctrico y la instalación de maquinaria en los edificios, como ascensores. Los códigos de construcción también rigen cómo las estructuras pueden afectar al vecindario. Por ejemplo, ¿cómo podría un proyecto afectar el tráfico y la eliminación de residuos durante la construcción y la ocupación? Los gobiernos también pueden imponer normas y exigir, por ejemplo, que los constructores posean ciertas cualificaciones o certificaciones y que se cumplan requisitos adicionales de rendimiento para instalaciones especiales, como hospitales o estadios.
Solicitar permisos puede llevar mucho tiempo y el proceso puede ser bastante estricto, por lo que aparte mucho tiempo para esta fase. Incluso para las pequeñas ampliaciones y modificaciones de las viviendas puede hacer falta un permiso. Las renovaciones de edificios comerciales y nuevos proyectos de cualquier tipo casi siempre requieren permiso.
En general, un contratista confiable sabrá si necesita un permiso para un trabajo pequeño, pero también puede consultar con el departamento de construcción de la ciudad o del condado. Los funcionarios pueden inspeccionar los planos del edificio y visitar el sitio durante la planificación, durante la construcción y al finalizar. No obtener un permiso o incumplir los códigos de construcción pueden derivar en multas y disposiciones de correcciones y, en algunos casos, hasta disposiciones de demolición de estructuras. Si usted es el propietario de un proyecto, recuerde incluir el costo y el tiempo de la tramitación de permisos dentro del presupuesto y cronograma. A veces, el tiempo que se tarda en obtener un permiso es más largo que el tiempo necesario para construir el proyecto.
Los elementos de la planificación de la construcción: desglose del trabajo
En esta sección, analizaremos lo que le atañe específicamente a un plan de construcción. Todos los planes de construcción comparten algunos elementos en común; los más importantes son el alcance o el resultado del proyecto, la duración y el costo. Los objetivos del patrocinador del proyecto también son importantes.
El Dr. Khaled Hesham Hyari de la Cátedra de Ingeniería Civil de la Universidad Hachemita en Jordania tiene una presentación útil donde explica los pasos y conceptos básicos de la planificación y el cronograma. Consúltela para ver una explicación más detallada de los conceptos aquí presentados.
El plan de construcción divide todo el trabajo del proyecto en tareas, también llamadas actividades, e incluye un cronograma de trabajo que muestra cómo secuenciar estas tareas. Los gerentes de proyectos supervisan el progreso de la construcción en función de este cronograma.
Los hitos, los principales puntos de progreso en el desarrollo del proyecto, son particularmente cruciales. Significan que ha completado un cierto porcentaje del trabajo total, y alcanzar los hitos según el cronograma es un indicador esencial de si cumplirá con el cronograma general. El cumplimiento o no de estos hitos también puede afectar la compensación del contratista.
Ya explicamos la importancia de definir y enumerar todas las tareas necesarias para completar un proyecto. Estas tareas se compilan en la estructura de desglose del trabajo (WBS), que es una representación jerárquica de todo el trabajo de un proyecto. Usted presenta la WBS como entregas distintivas. El elemento más pequeño de una estructura de desglose del trabajo es el paquete de trabajo, que es un conjunto de tareas relacionadas. Genera una lista de tareas que incluye todas las tareas del proyecto junto con la estructura de descomposición del trabajo.
Dado que la WBS representa todo el trabajo en la construcción de la estructura, define el alcance total del proyecto. Si asigna costos previstos a cada paquete de trabajo, también utiliza la WBS como parte de la estimación de costos del proyecto para preparar un presupuesto preliminar.
Descargue la plantilla del estimador de construcción
Dos conceptos esenciales del desglose del trabajo son los cálculos de cantidades (mediciones detalladas de los recursos que necesita para finalizar un proyecto de construcción) y la ingeniería de valor (la práctica de cambiar las especificaciones del proyecto para aumentar el valor del proyecto manteniendo el costo constante o para reducir el costo del proyecto conservando el mismo valor). La cantidad influye en la estimación de costos y es un proceso de cálculo de recursos, como materiales, mano de obra y equipos necesarios para completar un paquete de trabajo determinado, y luego de multiplicación por cuántas veces se produce ese paquete de trabajo en el proyecto.
Gracias al desglose del trabajo, el plan de construcción identificará las actividades según la siguiente información: la parte responsable de completarlas, su ubicación, el elemento estructural al que pertenecen, los requisitos de tareas, personal y equipos, y los materiales necesarios para las actividades. Por lo tanto, la WBS es una herramienta clave para fomentar la responsabilidad en relación con los costos, el cronograma y la calidad entre los participantes del proyecto.
De qué modo los sistemas de codificación ayudan a los planificadores de construcción
Ya hemos hablado de cómo los sistemas de codificación estándar simplifican la clasificación y organización del trabajo del proyecto. Al igual que el Sistema Decimal Dewey para libros de bibliotecas, estos sistemas proporcionan un código numérico estandarizado para prácticamente todos los elementos relacionados con la construcción.
El uso de códigos para el trabajo del proyecto beneficia a los planificadores porque los sistemas de codificación facilitan el intercambio de información del proyecto. Al estandarizar el nombre de elementos, estos sistemas garantizan que todos se refieran a lo mismo. También simplifican la organización y la digitalización de los detalles del proyecto. Además, la codificación facilita la recuperación del costo histórico y los datos relacionados con el tiempo, lo que proporciona uniformidad entre los proyectos y facilita las comparaciones.
MasterFormat, el sistema más utilizado, hizo su primera aparición a principios de la década de 1970 como el Índice de Construcción Uniforme. Los primeros dos dígitos del código MasterFormat representan una de las 16 divisiones de trabajo principales, como concreto, albañilería, metales, madera y plásticos, o puertas y ventanas.
Un sistema de codificación de proyectos es un sistema de clasificación para elementos de trabajo o costos para un proyecto específico. Sus beneficios son similares a los de los sistemas de codificación estándar, pero debido a que los códigos pueden ser exclusivos del constructor o del proyecto, los códigos de proyecto no ofrecen los beneficios de la colaboración o la comparación entre proyectos que los sistemas estándar.
Pasos clave en el proceso de planificación de la construcción
Volvamos a la WBS y a la lista de tareas. Una vez que haya enumerado todas las tareas del proyecto, estará listo para crear un diagrama de red, que forma la base del cronograma del proyecto. Los pasos principales incluyen estimar la duración de la tarea, determinar la lógica del trabajo, dibujar un diagrama de red y, luego, aplicar el método de ruta crítica (CPM) al diagrama de red. Analizaremos cada uno de estos pasos en detalle.
Un componente principal para determinar el cronograma del proyecto es estimar la duración de la tarea. Puede estimar la duración de las tareas de varias maneras: basándose en la experiencia personal, observando datos históricos de tareas similares en proyectos similares, dividiendo la cantidad total de trabajo que realizará por la cantidad que puede realizar por unidad de tiempo (es decir, la tasa de productividad o la producción diaria), utilizando el análisis PERT (técnica de evaluación y revisión de programas) para calcular el tiempo previsto necesario para finalizar una tarea, o utilizando cualquier combinación de lo anterior.
PERT es una técnica estadística para estimar la duración de las tareas y los proyectos que la Oficina de Proyectos Especiales de la Marina de EE. UU. desarrolló en la década de 1950. Utiliza estimaciones optimistas, pesimistas y más probables de la duración de cada tarea para elaborar la duración prevista estadísticamente probable para cada tarea y, por lo tanto, para el proyecto general. La fórmula es la siguiente, pero puede encontrar una calculadora útil aquí:
duración prevista = [optimista + (4*más probable) + pesimista] ÷ 6
Debe estimar la duración de las tareas de una a la vez, ya que estimarlas colectivamente reduce la precisión de las estimaciones individuales, limita su capacidad de crear diagramas de red y reduce la precisión de los detalles de la programación.
Al calcular las duraciones en función de las tasas de productividad, la tasa de productividad predeterminada debe suponer un nivel normal de recursos y aportes del trabajo. Procure que el equipo del proyecto realmente tenga los recursos para proceder a esta tasa de productividad normal, teniendo en cuenta que es posible que deba compartir equipo y mano de obra en varias tareas que su equipo realiza simultáneamente.
Asimismo, no debe suponer que los equipos del proyecto trabajarán horas extras. Las unidades de tiempo que utilice (horas, días y semanas, aunque los períodos más largos pueden ser apropiados para proyectos más grandes) deben ser coherentes en todas las actividades. Debe basar la duración de la tarea en condiciones realistas del campo, no en las esperanzas de una fecha de finalización específica.
Recuerde que muchas variables pueden desviar su estimación. Las inclemencias del tiempo son la variable más obvia y pueden sumar días a una actividad. Además, los planificadores pueden olvidar tener en cuenta las limitaciones físicas o espaciales en la productividad. Si, por ejemplo, varios grupos de trabajo comparten el mismo espacio, la congestión puede provocar tasas de productividad real más bajas de lo que se calculó originalmente. Este problema particular podría surgir si, por ejemplo, todos los equipos de subcontratistas no pueden adaptar sus equipos a un espacio de manera simultánea, o si las furgonetas de entrega y los volquetes se quedan atascados en colas debido al tráfico pesado en la obra.
Los planificadores de la construcción citan los cambios en el diseño o las solicitudes de retrabajo como las mayores causas de retrasos y aumentos en el presupuesto. Las horas extras pueden mitigar el impacto que estos problemas tienen en la duración de las tareas, pero agregar horas de trabajo también tiene implicaciones presupuestarias.
Otro factor para tener en cuenta al considerar la duración de la tarea es la curva de aprendizaje. Los trabajadores trabajan con una productividad inferior a la óptima mientras se acostumbran al trabajo y adquieren competencia. A medida que los trabajadores acumulan experiencia, su verdadera tasa de productividad se acerca a la tasa esperada.
Determinación y representación de la lógica del trabajo en la construcción
Una vez que haya estimado la duración de las tareas, tendrá que secuenciar las tareas en orden de ejecución. Las relaciones e interdependencias entre las tareas se denominan lógica del trabajo. La lógica del trabajo le dice cuándo debe realizar una tarea en relación con otras tareas. Necesita comprender la lógica del trabajo de cada tarea para elaborar un diagrama de red y llevar a cabo el método de ruta crítica.
Al determinar la lógica del trabajo de una actividad en particular, el planificador hace las siguientes tres preguntas:
- ¿Qué actividades preceden a esta actividad?
- ¿Qué actividades siguen a esta actividad?
- ¿Qué actividades son simultáneas a esta actividad?
Si no existieran restricciones físicas y de recursos, el planificador podría determinar la lógica del trabajo para cada tarea simplemente respondiendo estas tres preguntas. Sin embargo, esto no suele ser tan simple. Hay una serie de restricciones prácticas en la lógica del trabajo.
Las más comunes son las restricciones físicas, como tener que poner los ladrillos antes de poder pintar las paredes. Otro tipo son las restricciones de recursos, que se refieren a la situación en la que el espacio, los trabajadores, los materiales o el equipo no son suficientes para hacer todo lo que potencialmente podría hacer simultáneamente. Así que, si bien una persona en teoría podría realizar dos tareas en simultáneo, esas dos tareas pueden existir en dos ubicaciones físicas diferentes. Por lo tanto, esa persona tendrá que realizar las dos tareas en serie en lugar de simultáneamente.
Coordinar a todos los subcontratistas y participantes en una obra puede ser un desafío, según Stan Singh, gerente de productos de Raken, una empresa de software de informes de campo.
“La coordinación y la cooperación son algunos de los desafíos más comunes de la construcción. En una obra, hay un propietario, un arquitecto, un contratista general y varios subcontratistas que se unen para construir un hotel, un edificio, etc.”, explica Singh.
Continúa: “Dependiendo de lo grande que sea el proyecto, se puede tener entre 5 y más de 50 empresas trabajando juntas en un solo lugar de trabajo. Todas estas operaciones son interdependientes, motivo por el cual es importante garantizar la coordinación adecuada y que todos cooperen”.
El entorno también puede imponer restricciones prácticas. El mal tiempo puede impedir un tipo de trabajo (preparación del sitio) y no afectar a otro (trabajo de diseño asistido por computadora). Si programa estas dos tareas simultáneamente, tendrá que cambiar la lógica del trabajo. Las condiciones políticas o económicas, como la polémica agenda de un proyecto o la pérdida de financiación gubernamental, también pueden imponer restricciones que requieren cambios en la lógica laboral.
La seguridad presenta una cuarta restricción. Por ejemplo, un trabajo puede requerir más personas en un solo lugar de lo que permite la normativa de seguridad contra incendios o la normativa de seguridad puede dictar el manejo de personas y máquinas. Es posible que deba programar descansos para un operario de equipos pesados. En ese caso particular, no podría programar tareas en serie y, en cambio, las tareas incluirían períodos de descanso para el operario.
Una vez que el planificador ha detallado la secuencia de trabajos, está listo para crear un diagrama de red.
Un diagrama de red está determinado por la lógica del trabajo y es una representación visual de las tareas que se organizan en secuencia. Se construye según una técnica llamada método de diagramación por precedencia (PDM). En el PDM, cada nodo que se dibuja en el diagrama de red representa una actividad distinta. Cada flecha representa la lógica, las relaciones y las dependencias entre las actividades.
El PDM es un requisito previo para la programación de tareas y el método de ruta crítica. En este punto, habrá enumerado todas las tareas, determinado las relaciones entre ellas y preparado una representación visual de ellas. El siguiente paso es encontrar la ruta crítica.
El método de ruta crítica ayuda a los planificadores de construcción a formar pronósticos
Al igual que PERT, el método de ruta crítica se remonta a la década de 1950. Se trata de una técnica de programación de tareas algorítmica que identifica la secuencia de paquetes de trabajo interdependientes en los que cualquier retraso dará lugar a un retraso general del proyecto. Esta secuencia es la ruta crítica de las actividades del diagrama de red del proyecto y es la serie de actividades más larga que debe finalizar a tiempo para finalizar el proyecto a tiempo. Los planificadores pueden usar la ruta crítica para calcular la forma en que pueden comenzar y finalizar las primeras actividades o las últimas para que el proyecto finalice a tiempo.
Las tareas que forman parte de la ruta crítica son tareas críticas. No tienen flotación, lo que significa que no puede retrasarlas sin retrasar a su vez la fecha de finalización del proyecto. La ruta crítica también tiene cero flotación total porque la secuencia más larga de tareas planificadas determina de manera eficaz la duración total del proyecto. Esta secuencia se ejecuta de principio a fin y el proyecto solo puede terminar cuando se concluye, no antes ni después. Por lo tanto, retrasar cualquiera de las tareas críticas significa posponer la finalización de la construcción en un tiempo igual a ese retraso.
Dicho esto, un equipo no realiza tareas críticas una tras otra, con poco o ningún tiempo de inactividad en el medio. Después de todo, hay restricciones en la lógica del trabajo que pueden afectar las fechas de inicio del trabajo. Por ejemplo, puede haber una tarea crítica que solo pueda realizar durante el día. Por lo tanto, incluso si completa la tarea anterior la noche anterior, seguirá existiendo un intervalo de horas antes de comenzar la tarea siguiente (diurna). Otras actividades no críticas pueden, por supuesto, continuar, pero sigue sin haber una forma de evitar ese lapso entre esas dos tareas críticas. El tiempo que este lapso (es decir, esta restricción) agrega al proyecto se denomina arrastre.
Si bien las tareas críticas tienen cero flotación, las tareas no críticas tienen algo de flotación. Puede retrasarlas durante cierto tiempo sin afectar la fecha de finalización del proyecto. El CPM utiliza dos pases de un diagrama de red (un pase adelante y un pase atrás) para identificar las fechas de inicio y finalización tempranas y tardías de las actividades no críticas.
Jerga de la planificación de la construcción: inactividad, compresión y flotación
El pase hacia adelante supone que todas las tareas del diagrama de red comenzarán y finalizarán lo antes posible desde el punto de vista lógico, e identifica las fechas de inicio y finalización tempranas. El pase hacia atrás supone que todas las tareas comenzarán y finalizarán lo más tarde posible, e identifica las fechas de inicio y finalización tardías. Luego, se calcula la flotación de una tarea restando su fecha de inicio temprana de su fecha de inicio tardía o restando su fecha de finalización temprana de su fecha de finalización tardía. La flotación también se denomina inactividad.
El CPM ayuda a los planificadores de construcción a entender exactamente dónde y cómo los retrasos en las tareas pueden afectar un edificio. Los planificadores también lo utilizan para preparar el cronograma completo del proyecto. Sin el método de ruta crítica, los planificadores no podrían anticipar, mitigar o eliminar el impacto de los retrasos.
Dos técnicas de compresión de cronograma pueden acortar la duración de la ruta crítica: la compresión consiste en asignar más recursos a tareas críticas para completarlas más rápido y acortar la duración de la ruta crítica. El seguimiento rápido consiste en realizar algunas tareas críticas simultáneamente en lugar de en series para que la fecha de finalización de una actividad anterior se superponga con la fecha de inicio de una actividad sucesiva.
Puede visualizar el resultado del CPM utilizando un gráfico llamado gráfico de Gantt, que es un diagrama que tiene barras para representar las tareas del proyecto y un eje X para representar el cronograma del proyecto.
Descargue la plantilla del gráfico de Gantt básico
En la construcción, el gráfico de Gantt muestra la lógica del trabajo en virtud de cómo se alinean las fechas de inicio y finalización de las tareas. Puede identificar el progreso previsto en cualquier momento del cronograma de un proyecto observando lo que se supone que debe completar para una fecha determinada. Esta capacidad hace que los gráficos de Gantt sean muy útiles para determinar el punto de referencia del cronograma del proyecto, que es el grado de progreso previsto en un momento determinado del cronograma del proyecto.
El software hace que las operaciones de planificación de la construcción, como la elaboración de diagramas de red de CPM, la realización de cálculos de PERT y la creación de gráficos de Gantt, sean más rápidas, fáciles y precisas. Además, el software facilita el intercambio y la actualización de información de forma rápida y confiable.
Proceso de planificación de la construcción de 10 pasos
Además de usar listas de actividades, lógica de trabajo y técnicas como PERT y CPM para crear un cronograma del proyecto, el proceso de planificación del proyecto también ilustra cómo gestiona los recursos y las finanzas, cómo maneja los riesgos y cómo mantiene la comunicación fluida. A continuación, se presenta un proceso de planificación de 10 pasos:
- Planificación del proyecto: la planificación del proyecto de construcción abarca los pasos que comentamos anteriormente (crear listas de actividades, determinar interdependencias, dibujar redes de tareas, realizar análisis de red y redactar cronogramas del proyecto). En este paso, también se detallan los hitos del proyecto. Un aspecto fundamental de la planificación del proyecto es la planificación del sitio. Este proceso analiza la obra para ver cómo las condiciones naturales pueden afectar el proyecto. Por ejemplo, las limitaciones de espacio, la estabilidad del suelo, el clima, la luz, la accesibilidad, la geografía, la vida silvestre y la proximidad a los ríos o lagos pueden afectar un proyecto de construcción. La planificación del sitio garantiza que un plan de proyecto funcione en el campo.
- Planificación de recursos: este proceso detalla los materiales, la mano de obra y el equipo que utilizará en el proyecto, incluidas las cantidades. El plan de recursos es un documento importante para determinar los costos y los presupuestos. Las proyecciones laborales son un aspecto complejo de la planificación de recursos. Es más difícil hacer frente a un déficit laboral que hacer frente a un déficit de equipos o recursos. Las fluctuaciones rápidas en el tamaño de la fuerza laboral son una función de una gestión deficiente. Lo ideal sería tener el número adecuado de personas con las habilidades adecuadas en el momento adecuado, dado que tanto el exceso como la escasez de personal tienen efectos negativos. Este concepto se aplica tanto a la mano de obra calificada como a la no calificada. Trace las necesidades de mano de obra del proyecto con la vista puesta en la ruta crítica para que cuente con el personal adecuado para las fases de mayor actividad para cumplir con las fechas de los hitos.
- Planificación financiera: el plan financiero de un proyecto guarda una estrecha relación con su plan de recursos. Un plan financiero detalla los costos del plan de recursos y contabiliza la administración y los gastos generales. También incluye reservas de contingencia para imprevistos que incrementan los costos del proyecto. El plan financiero puede asignar gastos a lo largo del proyecto para que el gerente del proyecto y los patrocinadores sepan cuándo requieren dinero.
- Planificación de la calidad: en un plan de calidad, que es una pieza central del rompecabezas en la responsabilidad del contratista, se detallan los estándares acordados para las entregas del proyecto. En el plan de calidad también se describen los procesos mediante los cuales mantendrá la calidad, así como qué pasos dará si la calidad de los entregables no cumple con los estándares. Se establece quién del equipo del proyecto está a cargo de la calidad y cómo medirá y comunicará la calidad. El Cuerpo de Ingenieros del Ejército de EE. UU., una de las agencias de gestión de la construcción más grandes del mundo, ofrece cursos sobre gestión de la calidad de la construcción para contratistas.
- Planificación de riesgos: en un plan de riesgos se describen los riesgos a los que un proyecto puede ser susceptible y se analiza lo que se está haciendo para eliminar, mitigar o abordar los riesgos considerados significativos mediante el el análisis de riesgos. También se establece cómo el equipo supervisará los riesgos y responderá si se producen. Los proyectos de construcción se enfrentan a una gran variedad de riesgos, desde la fluctuación de los precios de las materias primas hasta los cambios en las leyes, los incendios, la escasez de trabajadores calificados y las catástrofes naturales.
- Planificación de la aceptación: en un plan de aceptación se establecen todos los resultados del proyecto y los criterios de aceptación por parte del cliente. Es un documento importante por dos razones: garantiza la transparencia en el proceso de evaluación y evita que los clientes cambien las especificaciones de la entrega por capricho. El plan de aceptación también ayuda a garantizar al cliente que los estándares del edificio cumplirán con las expectativas.
- Planificación de comunicaciones: los proyectos con una gran cantidad de partes interesadas pueden ser complicados, ya que un flujo de información adecuado es fundamental para generar y sostener la confianza, garantizar la transparencia y mantener a todos alineados.En un plan de comunicaciones se formaliza cómo se gestionarán las comunicaciones: se establece la manera de transmitir la información (a través de correos electrónicos, documentos en papel, reuniones, etc.), se define la audiencia, se indica la frecuencia y se establece quién es el responsable de gestionar esta información. La información que comunique variará según la audiencia. Con los equipos de campo, compartiría actualizaciones operativas. Con los patrocinadores del proyecto, es más probable que analice información de alto nivel sobre el progreso del proyecto.
Brian Saab, director ejecutivo de la empresa de software de construcción Unearth, subraya que el intercambio de información entre las partes interesadas y los miembros del equipo es fundamental. “Lo más importante de la planificación de la construcción es mantener a todos en sintonía. Es muy común que las partes interesadas no estén al día con las últimas comunicaciones y cambios en el proceso de planificación”, afirma.
Descargue la plantilla del plan de comunicaciones para las partes interesadas - Microsoft Word
- Planificación de adquisiciones: en un plan de adquisiciones se explica dónde y cómo obtendrá los materiales y servicios necesarios para el proyecto. La planificación de adquisiciones implica preparar las especificaciones de recursos, la elección de métodos de adquisición (como las licitaciones selladas), la preparación de los cronogramas de adquisiciones y el presupuesto de los recursos y la prevención del desperdicio. La planificación de adquisiciones lo ayuda a mantener buenas relaciones entre vendedores y proveedores, ahorrar dinero y garantizar la transparencia de los proyectos públicos. La planificación de adquisiciones utiliza el cronograma del proyecto para asegurarse de que los recursos adecuados estén disponibles en el momento adecuado.
- Planificación del contrato: usted firma contratos con los proveedores del proyecto cerca del final de la fase de planificación. Este paso implica la emisión de ofertas, solicitudes de información (RFI) y solicitudes de propuestas (RFP) antes de firmar los contratos con los proveedores seleccionados. Para garantizar los mejores precios y satisfacer los requisitos de transparencia en ciertos proyectos, debe ser justo a la hora de seleccionar proveedores y debe poder producir una extensa documentación de este proceso.
- Revisión de fases: usted lleva a cabo la revisión de fases al final de la fase de planificación para hacer un balance y decidir si el proyecto está listo para pasar a la siguiente etapa del ciclo de vida, que consiste en comenzar la construcción.
Monitoreo y control con la planificación de la construcción
Un plan solo es útil si se sigue, por lo que es esencial supervisar y controlar la ejecución de un plan de construcción.
El primer paso de la supervisión del plan de construcción es decidir qué factores o métricas monitorear. Las tres métricas clásicas son si el progreso cumple las previsiones, si el producto cumple los estándares de calidad y si el proyecto cuesta tanto como lo previsto.
Otros puntos de referencia también pueden ser importantes. Por ejemplo, ¿está interesado en lo preciso que es el plan a la hora de predecir la duración de la tarea? Algunos gerentes rastrean si el plan identifica adecuadamente las restricciones que imponen las condiciones ambientales y del sitio. Además, tal vez quiera saber qué tan bien da cuenta el plan de los riesgos.
Para métricas cuantitativas, como el costo y el progreso del cronograma, simplemente puede calcular la diferencia entre las cifras reales y planificadas. Evaluar el desempeño del plan en relación con los aspectos cualitativos es un procedimiento con más matices. Además de supervisar cualquier defecto obvio, es probable que necesite a alguien con experiencia específica del área y experiencia en proyectos de primera mano para decirle si el plan hizo lo que debía hacer.
La supervisión cuantitativa y cualitativa del plan en tiempo real es posible, pero muy compleja. La supervisión de métricas cuantitativas en tiempo real requiere un flujo oportuno y preciso de comentarios sobre el rendimiento planificado y real. La supervisión de las métricas cualitativas en tiempo real también es extremadamente difícil. Sin embargo, esta actividad puede agregar valor mediante la identificación de áreas en las que el proyecto se está desviando del plan antes de que el daño sea irreversible (sobre todo, en lo que respecta al rendimiento del cronograma). Sin embargo, en cualquier caso, debe tratar de aislar las fallas del plan y determinar cómo justificarlas o corregirlas antes de comenzar su próximo proyecto.
El cronograma es el eje de una buena planificación de la construcción
En los proyectos de construcción, la gestión del tiempo es fundamental. Un cronograma adecuado allana el camino para el uso eficaz de los recursos. También le permite supervisar y controlar el costo del proyecto y su duración. Además, un cronograma preciso es fundamental para analizar las reclamaciones por retrasos o superávits, y defenderse de estas.
Un cronograma detallado obliga a los gerentes a pensar en los proyectos con anticipación y les permite identificar algunos problemas antes de que surjan. El cronograma también permite garantizar tener los elementos fabricados con plazos de entrega largos cuando los necesite. Al evaluar los requisitos de recursos, el cronograma permite pronosticar el flujo de caja. Además, un cronograma es la forma más eficaz de comunicar un plan de trabajo.
“Lo primero que se necesita es un plan. Hay que sentarse y programar todo el trabajo, y no improvisarlo”, afirma Dave Gasson, vicepresidente de operaciones de REDCOM Design & Construction de Nueva York y Nueva Jersey. “Asegúrese de tener una buena lista de los artículos con plazos de entrega largos y de los plazos de entrega, como los materiales o los subcontratistas que son contratistas especializados de alta demanda y que tienen una agenda a la cual ajustarse”.
Hay varios tipos de cronogramas que los planificadores utilizan para la planificación de la construcción y el software de programación de construcción puede facilitar la producción de estos cronogramas.
El resultado de CPM ayuda a producir un cronograma del proyecto que puede detallar en varios niveles.
Se prepara el cronograma de referencia directamente a partir del resultado de CPM. A veces llamado cronograma inicial, el cronograma de referencia es el cronograma original y los creadores de versiones lo siguen por defecto.
El cronograma prospectivo es un extracto del cronograma del proyecto principal que abarca solo un período corto (generalmente un par de semanas) de la próxima actividad de construcción. Un cronograma prospectivo le permite al jefe de obra planificar con anticipación y asegurarse de que el proyecto no esté rezagado con respecto a la referencia del cronograma.
Descargue la plantilla del cronograma prospectivo
Los cronogramas de intervalos cortos, como los cronogramas semanales o los cronogramas de hitos, son ejemplos de cronogramas prospectivos. Un cronograma semanal anticipa una semana, mientras que un cronograma de hitos anticipa un hito del proyecto. Los cronogramas ayudan a los jefes de obra a ver un plan de acción para el futuro inmediato.
Una actualización del cronograma hace una de dos cosas: agrega fechas reales de inicio y finalización de la tarea a un cronograma de referencia o cambia la lógica del trabajo del cronograma de referencia para reflejar la progresión real de las actividades. (El acto de cambiar la lógica del trabajo también se conoce como cambio de lógica). Una actualización del cronograma simplemente hace un seguimiento de cómo se desarrolla un proyecto.
El cronograma según construcción es una versión del cronograma que actualiza para mostrar el progreso real durante la fase de construcción.
Un cronograma simulado o hipotético es una herramienta importante en el análisis hipotético, el cual examina la repercusión de eventos específicos en el cronograma del proyecto. Si sabe que va a retrasar las tareas por algún motivo, cree un cronograma hipotético a partir de la referencia para evaluar la repercusión de las tareas retrasadas en la progresión del proyecto y la fecha de finalización programada.
Por razones prácticas, puede visualizar el cronograma del proyecto con varios niveles de detalle dependiendo del tamaño del proyecto y quién utilizará esa versión del cronograma. He aquí un ejemplo de jerarquía de cronogramas (en este caso, los cronogramas se ordenan por niveles de detalle crecientes):
- Cronograma del proyecto maestro: conciso; enumera los principales hitos y entregables.
- Cronograma maestro de subproyectos: divide un proyecto grande en subproyectos componentes.
- Cronograma detallado de subproyectos: detalla las tareas y la lógica de trabajo de los subproyectos.
- Cronograma de trabajo detallado: altamente granular; se utiliza en el campo.
Otro sistema de clasificación de cronogramas de proyectos utiliza cinco niveles de cronograma. Un cronograma de nivel 1 o cronograma de nivel de gestión suele tener una página y muestra los principales hitos del proyecto en un gráfico de Gantt. Un cronograma de nivel 2 o cronograma de resumen del proyecto muestra las tareas integradas de alto nivel que se utilizan para los informes de gestión. También se integra un cronograma de nivel 3 o cronograma de nivel de control, pero muestra todos los hitos y tareas principales. Puede usar este nivel para el control del proyecto. Un cronograma de nivel 4 o cronograma de red detallado muestra todas las tareas del proyecto con sumo detalle. Por último, un cronograma de nivel 5 o cronograma de informe detallado incluye todas las tareas y pasos de trabajo; utilice este nivel para la documentación, la enumeración de las entregas y los elementos que debe adquirir.
Si está interesado en obtener más información sobre la planificación y el armado de cronograma de la construcción, el libro de la editorial Wiley “Handbook for Construction Planning and Scheduling” (“Manual de planificación y armado de cronograma en la construcción”), de Andrew Baldwin y David Bordoli, es una buena guía para profesionales que recién empiezan a trabajar, y el libro de texto de Jimmie Hinze “Construction Planning and Scheduling” (“Planificación y armado de cronograma en la construcción”) ofrece una amplia cobertura de los temas en el campo.
Por qué Lean está cambiando la planificación de la construcción
Los métodos Lean están cambiando la planificación de la construcción. Lean se centra en reducir el desperdicio (esfuerzos que no agregan valor al producto final) en los procesos de producción. En la planificación de la construcción, una de las aplicaciones más conocidas de los principios Lean es el sistema Last Planner System® (LPS), una marca comercial del Lean Construction Institute.
El sistema Last Planner System recibe ese nombre por su práctica de involucrar a los responsables o diseñadores principales, los últimos planificadores en el campo, en la planificación de la construcción en mayor medida conforme se acercan las fechas de construcción. Los defensores dicen que este sistema representa una gran mejora en el CPM y algunos planificadores de construcción están mezclando los dos enfoques.
El LPS se basa en el principio de que los planes son intrínsecamente imperfectos y más imprecisos cuanto más se elaboran. En lugar de fomentar la planificación de todo un proyecto en detalle, LPS defiende la planificación maestra de un proyecto completo y la elaboración de los detalles a medida que se acerca la fecha de ejecución. LPS lo hace reuniendo al equipo para debatir cuándo y cómo realizará el trabajo, concentrándose al máximo en el trabajo que debe realizarse en un futuro próximo. Para implementar el LPS, los planificadores pueden tomar prestadas una serie de técnicas de producción Lean, como el sistema Kanban de señales visuales (por ejemplo, notas adhesivas o tarjetas) para indicar las entregas, además del principio Kaizen de mejora constante.
Last Planner identifica cinco etapas principales de la planificación, cada una con un nivel de detalle ligeramente superior. La primera etapa, la planificación maestra, es una identificación de alto nivel de los principales hitos del proyecto y los momentos en los que debe alcanzarlos. Puede incorporar los últimos planificadores ya en la fase de planificación maestra. Seguir la planificación maestra es la planificación de fases, que se hace antes de cada fase principal del proyecto. Por lo general, uno define una fase como el trabajo que debe realizar entre dos hitos y los diversos planificadores de construcción (incluidos los últimos planificadores) analizan cómo realizarán las tareas en la fase. Puede pensar en la planificación de fases como una serie de compromisos que consiguen llevar a un proyecto del punto A al punto B. En conjunto, el cliente o propietario y los representantes del contratista acuerdan estos compromisos.
La planificación de la puesta a punto, que sucede a la planificación de fases, implica un examen de los procesos mediante los cuales se alcanzará un hito de final de fase. Las restricciones son obstáculos para estos procesos y los constructores se comprometen a eliminar estas restricciones para una fecha acordada, generalmente antes de que se ponga en marcha la ejecución de fase. El segundo objetivo de la planificación de la puesta a punto es asegurarse de que todas las tareas que debe realizar durante la fase sean manejables y digeribles; si no es así, puede dividirlas en subtareas.
La cuarta etapa, la planificación del trabajo semanal, es una etapa bastante sencilla. Implica asignar las tareas que debe realizar en un período conocido y corto y detallar esas tareas día a día.
El aprendizaje es la etapa final que se lleva a cabo después de haber ejecutado una fase. Los constructores se concentran en tres métricas para evaluar el éxito del trabajo en una fase: el porcentaje de plan completado (PPC), que son las tareas que realmente ha concluido según lo planeado; las tareas listas, que es la cantidad de tareas identificadas que realmente preparó para su ejecución durante la planificación preparada; y las tareas anticipadas, que es la cantidad de tareas en la fase que identificó correctamente durante la planificación de la puesta a punto.
Chris Dowler, director de soluciones de Dowler Construction Services en Madison, Connecticut, dice que los análisis retrospectivos dejan enseñanzas para los participantes del proyecto.
Construcción con Last Planner: “debo-puedo-lo haré-lo hice-aprendí”
Una forma sencilla de considerar estas cinco etapas de planificación es a través del sistema “debo-puedo-lo haré-lo hice-aprendí”. La planificación maestra y la planificación de fases pertenecen a la categoría debo, ya que identifican lo que debe lograr. La planificación de puesta a punto se encuentra en la categoría puedo, ya que se centra en lo que los constructores pueden lograr realmente a través de la eliminación de restricciones. La planificación del trabajo semanal está en la categoría lo haré, dado que las personas se comprometen con las tareas que harán en un plazo conocido. Por último, el aprendizaje se encuentra en la categoría lo hice, porque se centra en el trabajo que hizo y las lecciones que ha aprendido.
La principal ventaja del LPS es que reduce la cantidad de planificación al inicio de un proyecto. Involucrar a los últimos planificadores en la conversación de planificación aumenta su compromiso con el proyecto y genera confianza entre los planificadores de bajo y alto nivel.
La desventaja de Last Planner es la desconfianza de los clientes en lo que podrían ver como una planificación improvisada. Sin embargo, los gerentes de proyectos que buscan adoptar algunos (pero no otros) aspectos del LPS pueden toparse con los aspectos no deseados. El sistema es holístico, por lo que elegir varios aspectos del LPS puede interrumpir el flujo de información y obstaculizar la planificación cada vez más detallada en el centro del sistema.
La principal crítica de LPS al CPM es que deja fuera de la discusión de planificación a las voces clave de los últimos planificadores y, por ende, ignora una valiosa fuente de experiencia y pierde la oportunidad de contraer compromiso con el proyecto. Además, el enfoque en la planificación con mucha anticipación significa cierto esfuerzo desperdiciado, ya que es probable que los planes cambien.
En cambio, los críticos del LPS señalan que, con la planificación tardía y en colaboración, también se corre el riesgo de perder tiempo.
Sin embargo, existe una solución intermedia que adopta lo mejor de ambos enfoques: el enfoque de CPM en un cronograma eficiente y la capacidad de LPS para adaptar los planes en función de la información del campo. Por lo tanto, un proyecto que combine CPM y LPS durante sus fases de planificación y ejecución puede usar CPM para identificar la ruta crítica, los principales hitos del proyecto y las fechas de finalización de las tareas deseadas. Luego, el equipo podría usar el LPS para ajustar el cronograma, planificar con anticipación las tareas o fases y dar voz al personal de campo en el proceso de planificación. Este enfoque dual puede generar una planificación flexible cuando sea necesario, pero guiada por fechas óptimas de inicio y finalización de las tareas.
Otras formas en que Lean influye en la planificación de la construcción
Los planificadores de construcción también están adoptando la idea principal de Lean de reducir el desperdicio de otras maneras. Yves Frinault, director ejecutivo de Fieldwire, una aplicación para el campo de construcción, dice que la sobreproducción es un escollo común.
“Muchas empresas encargan demasiadas existencias o tienen que pedir material adicional debido a la mala calidad. Para resolver este problema, las empresas deben desarrollar operaciones más eficientes”, afirma. “En lugar de planificar todo con anticipación, deben ir haciendo ajustes a medida que el proyecto evoluciona.
Por ejemplo, el material de construcción que se entrega demasiado pronto puede terminar siendo un desperdicio si el diseño cambia. En este caso, sería mejor que las empresas encargaran solo la cantidad de material que se necesita para la producción inmediata. Esta estrategia de planificación de la construcción les aporta a los equipos más flexibilidad, lo que puede ayudar a evitar la sobreproducción y el exceso de inventario en la obra”, concluye Frinault.
La planificación de la seguridad es fundamental en la planificación de la construcción
La construcción es un sector peligroso: en 2015, según la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA), la construcción fue responsable de una de cada cinco muertes de trabajadores del sector privado, con un total de 937 muertes. OSHA también señala que 1 de cada 10 trabajadores de la construcción sufrirá una lesión en un año determinado y las caídas causan la mayoría de estas lesiones, lo que no es de extrañar, teniendo en cuenta que la protección contra caídas es la norma de OSHA más frecuentemente infringida.
Si bien la planificación de la seguridad es importante, es posible que no reciba mucha atención en proyectos residenciales implementados por pequeños contratistas. Sin embargo, para proyectos grandes, la planificación de la seguridad puede ser un requisito de OSHA u otro organismo regulador. OSHA tiene 10 requisitos para el plan de seguridad de la construcción en el sector de la construcción, y la norma 29 CFR 1926 de OSHA, titulada “Normativas de salud y seguridad para la construcción”, detalla las normas de seguridad para los proyectos de construcción.
El principio central de la planificación de la seguridad es la reducción de los riesgos y su eliminación. El objetivo final es evitar lesiones o muertes en la obra, primero mediante la prevención y, luego, mediante la respuesta de emergencia. La planificación de la seguridad no se produce de manera aislada de la planificación corriente del proyecto, sino que ocurre junto con la planificación corriente. Para que sea eficaz, la planificación de la seguridad debe ser un esfuerzo continuo que cambie con las condiciones de la obra y del entorno.
Debe integrar la planificación de la seguridad en el diseño y el cronograma del proyecto. Durante la fase de diseño, los planificadores deben identificar los riesgos a los que se enfrentarán los equipos de construcción. Los planificadores deben instalar medidas de seguridad, como extintores de fuego, kits de primeros auxilios y vehículos de evacuación.
Los planificadores no deben basar el plan y el cronograma del proyecto en personas o máquinas que funcionan más allá de su capacidad segura, y deben observar los límites de ocupación de los espacios cerrados. También debe abordar la planificación de la seguridad durante la estimación de costos del proyecto, a fin de asignar parte del presupuesto a las medidas de seguridad.
Algunos propietarios de proyectos impondrán estándares de seguridad adicionales. Por ejemplo, la Universidad de Harvard publica los estándares de seguridad que espera que sigan los contratistas. Recuerde que la planificación de la seguridad también debe abarcar a los subcontratistas.
Gran parte de la planificación de la seguridad implica identificar riesgos específicos, una práctica llamada análisis de riesgos laborales, y determinar cómo gestionar los riesgos. Estos pasos de control de riesgos, junto con planes sobre qué hacer si se produce un accidente, son las estrategias de gestión de la seguridad del proyecto.
Existen numerosos ejemplos de listas de verificación de seguridad, como la lista de verificación de seguridad de OSHA para la construcción, una del Centro de Investigación y Capacitación de la Construcción y otra del Departamento de Trabajo e Industrias del estado de Washington.
Dentro de un plan de seguridad de la construcción
Un plan de seguridad de la construcción debe incluir ciertas secciones y responder preguntas clave. (Consulte la lista a continuación). También puede consultar este artículo de David Bruckheimer, director de Personal, Seguridad y Capacitación de la empresa Pembroke Construction, sobre cómo redactar un plan detallado de seguridad de la construcción.
- ¿Quién es el representante de seguridad? El representante de seguridad garantiza que un proyecto siga las normativas de seguridad, que los empleados reciban capacitación en seguridad y que el plan de seguridad se mantenga actualizado. Si no hay ningún representante de seguridad, el plan debe nombrar a una persona o grupo responsable de la seguridad de los trabajadores, determinar si hay una asignación presupuestaria para la seguridad y averiguar qué cualificaciones de seguridad poseen las partes responsables.
- ¿Cuál es el plan para el tratamiento médico? ¿Hay un médico en el lugar para tratar las lesiones menores y prestar asistencia médica de emergencia en caso de lesiones más graves? ¿Qué tipo de instalaciones de tratamiento médico hay en el establecimiento? Si un trabajador sufre una lesión que no se puede tratar en la obra, ¿dónde lo llevará para el tratamiento y cuánto tiempo tardará en llegar allí?
- Inspecciones de seguridad: el plan de seguridad debe detallar los planes para las inspecciones de seguridad. Estas inspecciones comprueban que usted está cumpliendo con las normas de seguridad.
- Capacitación continua en seguridad: los nuevos equipos o condiciones de la obra plantean nuevos peligros y riesgos. Los empleados deben recibir capacitación e instrucción adecuadas para situaciones desconocidas. Explique en el plan de seguridad cómo y cuándo lo hará.
- Limpieza del espacio de trabajo: los resbalones y caídas pueden causar lesiones a los trabajadores. El plan de seguridad debe mostrar cómo mantener los espacios de trabajo limpios, secos y libres de riesgos de tropiezo.
- Equipo de protección: analice el equipo de protección que proporciona a los trabajadores y sus planes para asegurarse de que los usen.
- Informes de accidentes: ¿quién debe saber si ocurre un accidente o una lesión en la obra y qué protocolos debe seguir? ¿Quién es responsable de abordar el riesgo?
- Dispositivos de advertencia: describa el tipo de dispositivos de advertencia de seguridad implementados en la obra de construcción y cómo debe operarlos el equipo. Estos incluyen barricadas, iluminación, alarmas de respaldo en equipamientos, cámaras, detectores de colisión y luces estroboscópicas.
- Protección contra incendios: explique los procedimientos contra incendios, como la ubicación de los extintores y las alarmas, cómo se pondrá en contacto con los bomberos y quién está designado para usar el equipo de extinción de incendios. Además, subraye la necesidad de almacenar de forma segura las sustancias inflamables.
- Inspecciones de equipos: cree un cronograma para los controles de seguridad del equipo y explique lo que constituye un orden de trabajo adecuado. Además, identifique al equipo responsable de las inspecciones de equipamientos de seguridad.
- Procedimientos de bloqueo/etiquetado: describa los procedimientos de bloqueo/etiquetado implementados en el sitio y quién puede eliminar una etiqueta de bloqueo. Estos procedimientos evitan que los empleados se lastimen cuando piensan por error que una máquina o su fuente de energía están apagadas. El protocolo requiere que los planificadores hagan que las fuentes de energía peligrosas (energía neumática, hidráulica y mecánica) sean completamente inoperables antes de realizar el mantenimiento o el servicio. OSHA exige capacitación, procedimientos escritos e inspecciones.
- Comunicaciones de emergencia: identifique a las personas encargadas de coordinar las comunicaciones de emergencia y responder a ellas, detalle cómo ponerse en contacto con estas personas y explique cómo entregará estas comunicaciones.
- Subcontratistas: establezca claramente que sus políticas de seguridad se aplican a los subcontratistas. Además, identifique quién es el responsable de aplicar estas políticas.
- Normativas de seguridad: identifique las normativas de seguridad que debe cumplir su proyecto de construcción.
- Plan para la revisión periódica: indique cuándo debe ser revisado y actualizado el plan de seguridad, así como quién va a firmar las actualizaciones.
Para obtener una guía de planificación de la seguridad paso a paso para proyectos de construcción, consulte “Construction Safety Planning” (“Planificación de seguridad de la construcción”) de David MacCollum.
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