¿Qué es un cronograma de proyecto?
El cronograma de gestión de proyectos es un documento que describe qué trabajo se debe hacer, el orden en que se debe hacer, qué recursos se requieren, cómo se distribuirán y cuánto tiempo llevarán las diferentes partes del trabajo. El cronograma ayuda a los gerentes de proyecto a comunicarse y colaborar con los miembros del equipo y las partes interesadas, y mantiene el proyecto en curso.
Más específicamente, un cronograma de proyecto abarca lo siguiente:
- hitos del proyecto
- productos finales
- tareas necesarias para completar los productos finales
- dependencias entre tareas e hitos
- necesidades de recursos y asignación
- fechas de entrega, plazos y duración de las tareas
Los cronogramas del proyecto se utilizan a lo largo del ciclo de vida de la gestión de proyectos, así como en la gestión de la cartera del proyecto (el proceso de determinar el retorno de la inversión de los proyectos). En las industrias que con frecuencia inician proyectos grandes y complejos, como la ingeniería y la construcción, crear y mantener el cronograma es un trabajo de tiempo completo, manejado por un programador de proyectos o un equipo de programación. Los subcronogramas también se pueden utilizar en proyectos complejos donde se necesita más detalle.
Al igual que con muchos aspectos de la gestión de proyectos, la programación se realiza en iteraciones. Al crear un cronograma, los gerentes de proyecto estiman el trabajo y la línea de tiempo y los recursos que prevén. Sin embargo, toda esta información está sujeta a cambios una vez que el proyecto está en marcha. El cronograma generalmente se crea durante las primeras etapas de un proyecto, pero se lo consulta durante su ciclo de vida.
El uso de un software de gestión de proyectos para crear un cronograma puede ayudar a los gerentes de proyecto y a los miembros del equipo a comunicarse sobre el cronograma, a realizar un seguimiento de este y a modificarlo de manera más eficiente y eficaz. Estas plataformas suelen ofrecer plantillas y cronogramas de muestra para guiarlo. También pueden incluir con una funcionalidad de programación que puede automatizar gran parte del proceso, verificar la disponibilidad de recursos, ayudarlo a calcular la duración de la tarea y más.
Beneficios de un cronograma de gestión de proyectos eficaz
Los cronogramas de proyectos bien diseñados ofrecen muchos beneficios. Permiten a los gerentes, los miembros del equipo y las partes interesadas hacer un seguimiento del progreso, establecer expectativas y gestionarlas, comunicarse y colaborar. Las tareas y los productos finales se pueden monitorear y controlar para garantizar la entrega puntual, y si se producen retrasos, puede evaluar fácilmente su impacto y realizar los ajustes necesarios.
El tiempo y los recursos son dos de los factores más importantes que afectan el presupuesto de un proyecto. Por lo tanto, un cronograma eficaz le ayuda a calcular e informar los costos, y realizar un seguimiento de estos. También le permite determinar la mejor manera de distribuir el personal y otros recursos con el fin de lograr las metas del proyecto. Se pueden asignar recursos adicionales a los proyectos donde más se necesitan, y los miembros de su equipo pueden compartir el trabajo para que nadie se agote.
El cronograma del proyecto frente a la estructura de desglose del trabajo
La estructura de desglose del trabajo (WBS) es un elemento importante del cronograma de su proyecto. Es un reflejo jerárquico de todo el trabajo que se debe hacer para crear los productos finales de un proyecto. La principal diferencia entre el cronograma del proyecto y la WBS es que esta última se centra en los productos finales, mientras que el cronograma es más completo e incluye los requisitos y las asignaciones de recursos, las líneas de tiempo y las duraciones, los supuestos y los riesgos.
Hay diferentes puntos de vista sobre la WBS entre los expertos en gestión de proyectos y las organizaciones. Tienen opiniones variadas con respecto a si la WBS es un documento independiente del cronograma del proyecto, y hasta qué punto se desglosa el trabajo. Depende de su organización decidir cómo manejar la WBS.
“The project schedule relates to the work breakdown structure in that they are inherently one and the same, if utilized efficiently,” says Alona Rudnitsky, Managing Partner at digital marketing agency Helix House. “The two compliment each other, resulting in clear communication, tasks, and goals.”
Otros expertos en gestión de proyectos no distinguen entre los dos documentos, sino que simplemente incluyen la WBS como una sección del cronograma del proyecto.
“The project schedule is the WBS,” says Cerila Gailliard, Certified Project Manager Professional Consultant at consultancy Orchestrating Your Success (OYS) LLC. Other project management experts do not distinguish between the two documents, but rather, simply include the WBS as one section of the project schedule. “The project schedule is the WBS,” says Cerila Gailliard, Certified Project Manager Professional Consultant at consultancy Orchestrating Your Success (OYS) LLC.
Sin embargo, si decide abordar la programación del proyecto, elabore la WBS comenzando por la meta final del proyecto. A continuación, utilice el proceso de descomposición para desglosar el trabajo en partes más pequeñas que sean más fáciles de controlar y gestionar. Hay varios niveles de descomposición que se pueden utilizar: Algunas organizaciones solo describen los productos finales en su WBS y dejan las descripciones más detalladas del trabajo para el cronograma. Otras desglosan los productos finales en listas de tareas o actividades específicas en la propia WBS.
Por ejemplo, en un proyecto donde la meta final es producir un nuevo electrodoméstico, la estrategia de marketing para el producto puede ser uno de los productos finales. Algunas organizaciones se detendrían allí y dejarían el desglose de las tareas de estrategia de marketing para el cronograma. Otras organizaciones dividirían la estrategia de marketing en tareas como la creación de folletos publicitarios y comerciales de televisión.
Sumit Bansal, fundador de la plataforma de capacitación en Excel Trump Excel, utiliza la WBS para desglosar las tareas, pero también sugiere usar la WBS y el cronograma del proyecto para presentar diferentes documentos a distintos públicos. Bansal aconseja: “Como una buena práctica, cuando analice el proyecto con ejecutivos de alto nivel, utilice el cronograma del proyecto, pero cuando trabaje con equipos de clientes o personal del proyecto, utilice [la] estructura de desglose del trabajo”.
Las tareas o actividades son los componentes más básicos del trabajo que pueden incluirse en una WBS. Los términos utilizados también puede variar según la organización: Algunas clasifican las “tareas” como grupos de actividades, donde las “actividades” son el nivel más bajo de trabajo; otras organizaciones hacen lo contrario; y otras eligen uno de estos términos para describir el elemento de trabajo más pequeño. Los términos “cuentas de control” o “tareas de resumen” se pueden utilizar para describir los niveles de descomposición que contienen varias tareas.
Si incluye tareas o actividades en su WBS, cada una debe tener un solo propietario. Así no solo se mantiene el documento organizado, sino que también le ayuda a determinar si es necesaria una descomposición adicional. Si una tarea/actividad es demasiado excesiva para un solo propietario, entonces sabe que debe dividir aún más ese elemento de trabajo.
Por último, algunas organizaciones crean “listas de actividades” que son independientes de la WBS y del cronograma del proyecto. En ellas se describen todos los productos finales de la WBS, así como las actividades específicas necesarias para producirlos. Como ya mencionamos, puede elegir el método adecuado para su organización y proyecto.
Para obtener más información sobre la WBS y descargar una plantilla, visite nuestra página de WBS.
Tipos de cronogramas para la gestión de proyectos
Antes de comenzar a crear su cronograma, deberá determinar qué tipo usar. El tipo de cronograma que necesita depende en gran medida de la complejidad del proyecto. Como regla general, cuanto más complejo sea el proyecto, más completo debe ser el cronograma. El tipo de cronograma de proyecto que elija también puede depender de quién lo utilizará principalmente o de la etapa de desarrollo del proyecto. Crear algún tipo de visualización para su cronograma también puede ayudar a los miembros del equipo y a las partes interesadas a medir el progreso de un vistazo.
Hay tres tipos de cronogramas, con niveles ascendentes de complejidad:
1. Cronograma de proyecto maestro
Este tipo de cronograma es mejor para proyectos simples. El formato incluye una lista básica de elementos de trabajo, una línea de tiempo o un calendario. El cronograma de proyecto maestro se desarrolla en las primeras etapas de planificación de un proyecto. Incluye un esquema de alto nivel de los productos finales primarios y las actividades/tareas, así como el tiempo que llevará completarlos.
Dado que el cronograma de proyecto maestro es una representación simple y directa de un proyecto, es útil para usarlo cuando se comunica con los líderes del proyecto, las partes interesadas y los miembros del equipo o intenta conseguir su aceptación. También se puede utilizar en reuniones de equipo o lluvias de ideas. Por ejemplo, un gerente del proyecto puede crear este tipo de cronograma inicialmente y luego transformarlo en un cronograma más complejo con la ayuda del equipo.
Puede descargar nuestra plantilla de muestra aquí.
2. Cronograma de hitos
Este cronograma más avanzado es mejor para proyectos más grandes con muchas fechas límite importantes. También se lo denomina “cronograma de resumen” y, por lo general, utiliza gráficos de barras que trazan la acción a lo largo del tiempo. Proporciona al gerente del proyecto una instantánea de los hitos importantes y se utiliza normalmente a lo largo de todo el ciclo de vida de un proyecto.
Un diagrama de Gantt es una de las herramientas más comunes para visualizar cronogramas de proyectos más completos. Los diagramas de Gantt son gráficos de barras bidimensionales que representan las tareas de un proyecto y el tiempo necesario para completarlas. También es una buena idea anotar los hitos del proyecto en este diagrama, incluidas las fechas de inicio y finalización del proyecto. De esta manera, los gerentes, los miembros del equipo y las partes interesadas pueden realizar un seguimiento del progreso de las tareas individuales y los hitos, y pueden comparar el progreso real de todo el proyecto con las fechas estimadas o “de referencia”.
Los diagramas de Gantt son especialmente útiles para presentar informes de progreso u organizar reuniones de equipo. Si necesita ayuda para empezar, hemos creado una plantilla de diagrama de Gantt que puede descargar.
3. Cronograma detallado del proyecto
Este cronograma detallado es mejor para proyectos grandes y complejos. También se puede utilizar a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Dependiendo de la complejidad del proyecto, el cronograma puede dividirse en etapas o fases, y cada una puede tener sus propios subcronogramas.
Los gerentes de proyecto utilizan cronogramas detallados para lo siguiente:
- realizar un seguimiento del trabajo y gestionarlo por días, horas o semanas
- comunicar el progreso a las partes interesadas
- identificar las relaciones (o “dependencias”) entre los elementos de trabajo, planificarlas y realizar un seguimiento de estas
- identificar las restricciones que plantean los recursos, los elementos de trabajo o las fechas límite, planificarlas y realizar un seguimiento de estas
- gestionar los recursos de manera más eficaz para mantener los proyectos en marcha
Los diagramas de PERT (que también se pueden denominar “diagramas de red”, “diagramas de análisis de red” o “redes de actividad”) se utilizan a menudo para visualizar cronogramas detallados. Mientras que los diagramas de Gantt simplemente trazan tareas e hitos a lo largo del tiempo, los diagramas de PERT representan redes de tareas e hitos, y las dependencias entre ellos a lo largo del tiempo.
Los diagramas de PERT a menudo usan flechas para mostrar las relaciones predecesora y sucesora (por ejemplo, la Tarea A es la predecesora y debe realizarse para que se inicie la Tarea B; la Tarea C, la sucesora, no puede comenzar hasta que se completen las Tareas A y B). Representar estas relaciones ayuda a identificar dependencias y restricciones. Para obtener ayuda para crear un diagrama de PERT, descargue nuestra plantilla.
Por supuesto, el tipo de cronograma y visualización que utiliza se basa en última instancia en lo que es mejor para comunicarse con su equipo y las partes interesadas.
“Sometimes, for smaller, iterative projects ... the best visual aid is an ever-changing whiteboard, because it helps us sketch out a timeline or wireframe and send it for approval, so we can keep moving,” says Leigh Anne Bishop, Digital Project Manager at brand experience firm BrandExtract. “Whatever type of methodology you choose, it needs to be documented so your team is aware of the project goals, it’s easily accessible, and your team can keep moving forward.”
Bansal, el creador de Trump Excel, está de acuerdo en que la visualización que elija dependerá del proyecto. “La representación visual debe elegirse cuidadosamente en función de la naturaleza del proyecto y del cliente”, explica. “Por ejemplo, si tiene un proyecto corto... con procesos estándar, puede utilizar un diagrama de Gantt simple, un gráfico de hitos o incluso una tabla simple para detallar tareas y productos finales. Sin embargo, si tiene un proyecto largo con muchos recursos o equipos diferentes involucrados, es aconsejable tener un plan de proyecto detallado”.
Diez pasos esenciales para crear un cronograma de proyecto
Una vez que haya determinado qué tipo de cronograma de proyecto utilizar, puede comenzar a crearlo. Este proceso puede variar dependiendo de la industria, organización o tipo de proyecto. Sin embargo, la mayoría de los expertos en gestión de proyectos recomiendan seguir estos pasos:
1. Realizar una reunión de lluvia de ideas. La mayoría de los expertos recomiendan comenzar el proceso de programación con una reunión de equipo, que puede incluir o no a otras partes interesadas. Es posible que desee crear un esquema aproximado del cronograma o una lista de ideas para iniciar la conversación. Sin embargo, la meta principal de la reunión es solicitar comentarios a las personas que realmente trabajarán en su proyecto.
“Ask those responsible for doing the work for a list of the tasks they need to complete, an estimate of how long each will take, how much effort is involved, and what input they need from others,” recommends Donna Duncan, Owner and Consultant at SEO firm B-SeenOnTop. “The role of the scheduler is then to organize responses into a single, cohesive and interconnected plan.”
Los miembros de su equipo tienen una perspectiva única de cuánto tiempo llevará el trabajo y cuáles son sus propias capacidades. Es más, al involucrarlos en esta etapa, puede conseguir la aceptación del proyecto.
“If you can include the people DOING the work in the planning, it will be more effective,” says Susan Fennema, CEO of process development and consulting firm Beyond the Chaos. “They will help you know what you ... overlooked, and can give you a feel for how long each step might take.”
También es posible que desee obtener la opinión del cliente y otras partes interesadas, ya que pueden tener una perspectiva única de los factores ajenos a su organización que podrían afectar el cronograma (por ejemplo, las reglas y normas de la empresa o industria de un cliente).
En este paso, es una buena idea consultar algunos de los otros documentos relacionados mencionados anteriormente. Estos pueden darle una mejor idea de las metas, el alcance, las limitaciones, los productos finales, los criterios de éxito y las expectativas de las partes interesadas del proyecto.
2. Determinar hitos claros y medibles. Un hito es un evento o marcador que denota un punto importante en el proyecto. Como resultado, no tiene una duración establecida, por lo que un producto final puede contar como un “hito”, pero una tarea no. Más bien, una tarea es el trabajo involucrado para alcanzar un hito o completar un producto final.
Los principales hitos incluyen el inicio y la finalización del proyecto. Otros hitos pueden ocurrir al final de una tarea o actividad; al final de las fases/etapas; o en cualquier momento en que el trabajo debe completarse o aprobarse. Cuando hay contratistas involucrados, los hitos pueden alinearse con el momento en que se realizan los pagos.
Aquí hay algunos ejemplos de hitos para un producto o proyecto de desarrollo de software:
- inicio del proyecto
- aprobaciones de diseños y prototipos
- finalización de varias fases de pruebas
- implementación
- lanzamiento de campañas de marketing y publicidad
- envíos a clientes
- cierre del proyecto
3. Crear una WBS que incluya todos los productos finales del proyecto. Como se describió anteriormente, la WBS (que puede ser parte del cronograma de un proyecto) debe detallar todos los productos finales del proyecto. Puede o no incluir un desglose de las tareas necesarias para producir los productos finales, dependiendo de la organización. La WBS puede ser una sección dentro del cronograma del proyecto o puede ser un documento independiente al que se hace referencia al crear el cronograma.
En esta etapa, Bansal explica, debe “ponerse en contacto con el cliente para definir el alcance del proyecto y completar los productos finales. Ayuda a evitar la corrupción del alcance (la tendencia de los clientes a aumentar el alcance del proyecto) en el futuro”.
4. Definir y secuenciar todas las tareas/actividades. Nuevamente, esto se incluye en la WBS o se detalla en el propio cronograma, dependiendo de la organización. Dondequiera que ponga esta información, es importante documentar claramente todas las tareas necesarias para completar los productos finales. Así se evitarán confusiones sobre lo que hay que hacer para alcanzar las metas y cumplir los plazos una vez que el proyecto esté en marcha.
Una vez que haya definido todas las tareas que se deben realizar, utilice las dependencias para secuenciarlas. Para hacer esto, considere cómo se relacionan las tareas entre sí y cualquier restricción de tiempo o recursos en las tareas.
Hay dos tipos de dependencias:
- De fin a comienzo: La tarea predecesora (Tarea A) debe finalizarse antes de que pueda comenzar el trabajo de la tarea sucesora (Tarea B).
- Comienzo-comienzo: La tarea sucesora (Tarea B) comienza al mismo tiempo que la tarea predecesora (Tarea A).
Una forma de determinar las dependencias de las tareas es utilizar la “lógica de red”, un proceso que consiste en organizar las tareas en el orden en que sucederían lógicamente. Puede ser útil comenzar primero con las tareas más difíciles. Definir la prioridad de cada tarea también ayuda a garantizar que las tareas más importantes se completen primero. Con una idea clara de la secuencia de tareas y las relaciones entre ellas, estará mejor preparado para abordar los conflictos de programación más adelante.
5. Definir la ruta crítica. También conocido como el “Análisis de ruta crítica”, este proceso consiste en determinar el mejor camino por seguir respecto de todas las tareas/actividades con el fin de terminar un proyecto a tiempo. Implica realizar un análisis de alto nivel del proyecto, desglosarlo en las tareas más críticas y calcular el tiempo para completar todo el proyecto en función del tiempo que llevará completar esas tareas. La gestión de la ruta crítica es una parte esencial de la gestión de proyectos; si las tareas críticas no se completan, la fecha límite puede retrasarse.
El análisis de la ruta crítica implica determinar las primeras y últimas horas de inicio y finalización de las tareas críticas, y estimar las dependencias entre ellas. También debe tener en cuenta la disponibilidad de personal y otros recursos que podrían afectar el tiempo (por ejemplo, el equipo necesario para iniciar la fase de instalación o implementación de un proyecto). De esta manera, se identifica la secuencia más larga posible de tareas involucradas para finalizar un proyecto.
6. Estimar la duración de la tarea. Esta es una de las partes más difíciles de la programación de proyectos, pero también es una de las más importantes, ya que tiene un gran impacto en el costo del proyecto. El término “duración” se refiere a la cantidad de horas, días, semanas o meses de trabajo que cree que necesitarán los miembros del equipo para completar una tarea.
En Smartsheet, puede establecer la duración de una tarea en incrementos de minutos, horas, días o semanas. En Microsoft Project, hay tres opciones de duración diferentes para estimar los costos y los tiempos:
- Trabajo fijo: Cuando el trabajo se basa en una cantidad predeterminada, como entregar una cantidad determinada de productos o trabajar cierta cantidad de horas.
- Duración fija: Esta designación se utiliza para reuniones de equipo o sesiones de revisión de hitos.
- Unidades fijas: Es la configuración predeterminada y refleja la cantidad de recursos asignados a una tarea determinada y el porcentaje de su tiempo que están disponibles para trabajar en ella. Por ejemplo, un miembro del equipo asignado a trabajar 20 horas por semana (de una semana laboral de 40 horas) en una tarea tendría una unidad fija del cincuenta por ciento.
Estimar la duración correctamente es importante para ambas partes; los clientes están contentos, ya que el trabajo progresa según el cronograma, y los miembros del equipo también lo están, ya que pueden cumplir fácilmente los plazos. Sin embargo, subestimar el tiempo que llevarán las tareas es un error común en la gestión de proyectos. Esto provoca un “frenesí” del proyecto, que ocurre cuando el equipo se apresura para completar demasiado trabajo en muy poco tiempo, y el cliente tiene que compensar con fondos adicionales. En este caso, la calidad se ve perjudicada y la moral disminuye en ambas partes.
“Asegúrese de incluir un margen de tiempo en el cronograma”, sugiere Bansal. “Muchas veces las cosas no salen según lo planeado, y el margen de tiempo le ayuda a volver a poner las cosas en marcha”.
Muchos factores afectan la duración de la tarea:
- cronogramas individuales de los miembros del equipo
- feriados nacionales, cierres de oficinas y emergencias de último momento
- reuniones de equipo y clientes y tiempo dedicado a colaborar
- niveles de habilidad, experiencia y eficiencia de los miembros del equipo
- errores y fallas de comunicación durante la planificación y el desarrollo del proyecto
Sin embargo, puede hacer algunas cosas para mejorar la efectividad del cronograma:
- Reconocer que la mayoría de las personas no trabajan con una eficiencia del cien por ciento todo el tiempo, y calcular la duración en consecuencia.
- Observar los datos históricos de proyectos con alcances y requerimientos de recursos similares para hacer estimaciones de tiempo.
- Consultar a expertos externos o proyectos de investigación similares realizados por otras organizaciones si no hay datos internos disponibles para su uso como referencia.
De hecho, comenta Gailliard de Orchestrating Your Success, “Extraer información histórica para crear un cronograma le daría una ventaja. Es mucho más fácil editar y modificar que empezar sin nada”.
7. Estimar los recursos. Otro paso importante es determinar qué recursos están disponibles para trabajar en su proyecto. Algunos miembros del equipo pueden estar trabajando en varios proyectos a la vez, lo que puede causar conflictos de programación. La asignación de recursos puede ayudarle a evitar el incumplimiento de las fechas límite y sobrecargar a miembros específicos del equipo.
Para estimar la disponibilidad de recursos, tenga en cuenta lo siguiente:
- La secuencia en la que se deben completar las tareas.
- Las restricciones de tiempo, como las vacaciones de los miembros del equipo y otros trabajos, así como los feriados de la empresa y el cierre de la oficina.
- Las restricciones de costos, como la cantidad, los niveles de habilidades y los requisitos por hora de los miembros del equipo que el presupuesto del cliente cubrirá.
- Cómo las habilidades y la experiencia de los miembros del equipo afectan su capacidad para completar el trabajo dentro de determinados plazos.
El uso de software de gestión de proyectos con funcionalidad de administración de recursos puede hacer que este paso sea mucho más fácil. Por ejemplo, el panel de visualización de recursos de Smartsheet le permite ver la disponibilidad del personal en varios proyectos de un vistazo. En Microsoft Project también puede ver la disponibilidad y asignar recursos a tareas individuales mediante la vista del diagrama de Gantt. Si no tiene un programa de gestión de proyectos, consulte los calendarios del proyecto, de la empresa y los individuales para determinar la disponibilidad.
“Asegúrese de tener en cuenta los fines de semana, los feriados y las vacaciones en el cronograma, y no olvide que las personas también pueden enfermarse. Por lo tanto, proporcione la mayor cantidad de margen posible”. Consejos de Fennema.
Como se mencionó en la sección anterior de la WBS, puede ser útil desglosar las tareas para poder asignar un recurso como “propietario” a cada tarea. Esto permite un control más detallado del trabajo que se está realizando.
8. Registrar las suposiciones. Registre cualquier suposición que haya hecho durante la programación que pueda afectar la línea de tiempo. Esto proporciona transparencia y facilita los cambios más adelante.
“Escriba las suposiciones de forma clara”, aconseja Bansal, creador de Trump Excel. “Por ejemplo, en uno de mis proyectos, supusimos que el cliente conseguiría los informes necesarios, pero el cliente supuso lo contrario. Esto ocasionó grandes consecuencias en términos de costos”.
Otro ejemplo, si se supuso que un miembro con experiencia del equipo realizaría una tarea determinada, esto debe indicarse en el cronograma. De esa manera, si un miembro del equipo con menos experiencia es asignado más tarde a la tarea, el gerente del proyecto verá la suposición, y contemplará tiempo adicional en la duración de la tarea para acomodarlos. No incluir esta suposición podría causar retrasos en el proyecto, ya que es probable que el trabajador con menos experiencia tarde más en completar la tarea.
9. Determinar y documentar los riesgos. Analizar los riesgos involucrados en su proyecto puede ayudarle a establecer un cronograma en consecuencia. Asegúrese de incluir tiempo adicional en su cronograma para lidiar con riesgos identificados y no identificados.
Estos son algunos ejemplos:
- falta de disponibilidad de recursos
- estimaciones de duración incorrectas
- tareas realizadas por miembros del equipo con menos experiencia
- el uso de tecnología nueva que los miembros del equipo no conocen
- malentendidos entre su equipo y el cliente acerca de los elementos del alcance o el cronograma del proyecto
Una buena práctica es agregar un “multiplicador de riesgo” a las tareas en las que se han identificado riesgos. Un multiplicador de riesgo es un porcentaje de tiempo que se agregará al cronograma, en función de la gravedad del riesgo y la importancia de completar la tarea a tiempo. En los proyectos de alto riesgo, puede incluir una tarea adicional en el cronograma solo para la gestión de riesgos, a fin de que se puedan reservar fondos adicionales y cubrir posibles retrasos.
Fennema, de Beyond the Chaos, señala la importancia de este paso. “Asegúrese de incluir tiempo en su cronograma para enfrentar lo desconocido e inesperado. Ningún proyecto funcionará a la perfección”, dice.
Bishop de BrandExtract también recomienda que “identifique cualquier riesgo potencial antes de finalizar el cronograma de un proyecto. Si planeo una semana de revisión, pero el cliente sabe que le llevará dos semanas conseguir las aprobaciones... tenemos que resolverlo de antemano”.
10. Revisar y corregir el cronograma. ¡Felicidades, ha completado su cronograma! Ahora, es hora de revisar todo, asegurarse de que sea preciso y hacer los cambios necesarios.
Controle el cronograma para asegurarse de lo siguiente:
- Que las fechas de inicio y finalización de las tareas se ajusten a la disponibilidad del personal.
- Que las fechas de inicio y finalización de los hitos, productos finales y tareas sean realistas.
- Que se asignen los recursos adecuados a las tareas correctas.
- Que se hayan tenido en cuenta las limitaciones del cronograma, como las vacaciones, los feriados y la disponibilidad de equipos.
- Que todas las tareas tengan dependencias.
- Que no hay grandes fracciones de trabajo sin hitos.
- Que se incluya tiempo adicional para adaptarse a los riesgos identificados y no identificados.
- Que el cronograma esté en línea con el análisis de ruta crítica del proyecto.
Reúnase con el equipo antes y después de crear el cronograma para escuchar sus comentarios sobre la viabilidad. Gailliard recomienda: “Verificar las tareas, los recursos y los costos con el equipo del proyecto”. Otra opción consiste en pedirles a los miembros del equipo una estimación sobre el tiempo, las tareas y los recursos, y luego ver si se alinean con su propia estimación.
Fennema también recomienda consultar con el cliente, y sugiere: “Después de desarrollar el cronograma con las personas que harán el trabajo, asegúrese de obtener la aceptación de las personas que esperan la entrega, para asegurarse de que estén disponibles y puedan trabajar durante los tiempos de prueba o los tiempos de lanzamiento, etc.”.
Si ha distribuido los recursos incorrectamente, puede utilizar una técnica conocida como “nivelación de recursos”. Implica reorganizar la secuencia o la asignación de tareas para que el trabajo se divida de manera uniforme entre los miembros del equipo y le ayuda a prepararse para recursos potencialmente no disponibles. Algunas plataformas de software de gestión de proyectos pueden realizar la nivelación de recursos por usted, o puede realizar este proceso manualmente, utilizando calendarios para verificar la disponibilidad.
También puede verificar el cronograma a través del análisis de situaciones hipotéticas. Implica el uso de un simulacro para medir los riesgos de diferentes situaciones negativas, como un retraso del proyecto o un sobrecosto. Luego puede comparar el impacto de estos riesgos y elaborar planes de contingencia en caso de que ocurran. Una vez más, asegúrese de agregar multiplicadores de riesgo para las tareas de alto riesgo. Algunos sistemas de software también pueden hacer análisis de situaciones hipotéticas por usted.
Cuando la revisión esté completa y el cronograma haya sido aprobado, tendrá un “cronograma de referencia”. Dado que el cronograma es un documento en evolución, puede revisarse en varios puntos durante el ciclo de vida del proyecto, pero el cronograma de referencia se utilizará para comenzar la fase de ejecución. Una vez que el proyecto está en marcha, puede comparar las líneas de tiempo y los costos reales con lo previsto en el cronograma de referencia.
Recursos y documentos relacionados para la programación de proyectos
Algunas partes del cronograma del proyecto pueden estar estrechamente relacionadas con otros documentos importantes de la gestión del proyecto (que se enumeran a continuación). Lo que distingue al cronograma del proyecto de estos documentos es que proporciona un cronograma y una línea de tiempo completos en los que se detalla todo el trabajo que se debe hacer y los recursos que se deben utilizar para entregar el proyecto a tiempo.
Estos documentos relacionados pueden ayudarle a crear su cronograma de gestión de proyectos:
- Plan de proyecto: Un documento preliminar que cubre los objetivos del proyecto, enumera a los miembros del equipo y las responsabilidades, nombra a las partes interesadas, identifica al gerente del proyecto y los autoriza a comenzar a trabajar.
- Declaración del trabajo: Describe cómo se hará el trabajo en un proyecto, y las pautas que los contratistas y colaboradores deben seguir.
- Estructura de desglose del trabajo (WBS): Un desglose de los productos finales del proyecto. También puede abarcar el trabajo necesario para completarlos.
- Lista de requisitos de datos del contrato (CDRL): Documento que se usa en los contratos públicos de adquisición, en el que se enumeran los requisitos de datos que se han autorizado para el proyecto.
- Plan de acción: Una lista de las tareas/actividades que se deben realizar para lograr una meta.
- Análisis de red/análisis de ruta crítica: Un análisis que muestra las relaciones entre las tareas y ayuda a trazar la mejor ruta para completar un proyecto a tiempo.
- Calendarios personales y del proyecto: Los calendarios de los gerentes, los miembros del equipo y las partes interesadas, así como los calendarios establecidos para el proyecto en su totalidad, pueden ayudar a determinar la disponibilidad de recursos y planificar plazos importantes.
- Declaración o definición del alcance: Abarca los principales objetivos del proyecto, se destacan los principales productos finales y se ofrece un resumen del trabajo que se ha de realizar.
- Listas de actividades y recursos necesarios: Algunas organizaciones pueden crear listas de las actividades o tareas necesarias para completar los productos finales, o listas de recursos necesarios para el proyecto (incluido su nivel de habilidades y disponibilidad).
- Análisis de riesgos: Un análisis formal de riesgos implica consultar información relacionada con el proyecto, la organización y la industria para identificar los riesgos para su proyecto y determinar la gravedad.
Prácticas recomendadas para la programación de proyectos
Ahora que aprendió a crear un cronograma de gestión de proyectos, revisaremos algunas prácticas recomendadas de programación. Se basan en los consejos de la reconocida organización profesional Project Management Institute (PMI), así como otros destacados recursos y expertos en gestión de proyectos.
Sea claro y detallado. Los expertos destacan la importancia de ser lo más claro y específico posible en el cronograma. “Este probablemente sea el aspecto más importante de todos. Si los empleados saben qué hacer y cuándo deben hacerlo, todos son responsables de que el trabajo se complete a tiempo”, explica Rudnitsky de Helix House.
Bansal de Trump Excel está de acuerdo y agrega que, cuanto más detallado sea el cronograma, más eficaz será. Afirma: “Detalle los productos finales exactos con sus respectivas líneas de tiempo, la cantidad de [recursos] que trabajan en el proyecto, las llamadas de control para hablar sobre el proyecto... [y] las dependencias”.
Sin embargo, aunque debe ser claro y descriptivo, también debe tener cuidado de no sobrecargar de información al equipo y a las partes interesadas.
“Si bien es recomendable tener suficientes detalles para saber cuándo el proyecto podría estar en riesgo, tampoco se debe entrar en tanto detalle hasta el punto que sea difícil seguir con el plan y no se pueden reconocer ni resolver los problemas de manera temprana y rápida”, indica Duncan de B-SeenOnTop.
Siga los estándares de la industria. Un buen cronograma debe cubrir los cinco grupos de procesos tradicionales que se enumeran en la “Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos” (conocida como Guía del PMBOK®): La guía estándar de la industria sobre las prácticas recomendadas para la gestión de proyectos. Los cinco grupos de procesos son los siguientes:
- Inicio: Incluye la primera fase de la gestión del proyecto, en la que se autoriza el proyecto, se determina el alcance a un alto nivel y se designa al gerente del proyecto y a las principales partes interesadas. Se deben mencionar estos elementos en el cronograma que elabore.
- Planificación: Detalla el alcance completo del proyecto, incluido el presupuesto, los hitos, el resumen y los riesgos. Normalmente, ocurre cuando se crea el cronograma.
- Ejecución: En este punto, el proyecto se pone en marcha y se lleva a cabo el trabajo concreto. Este grupo de procesos incluye revisiones del cronograma, basadas en los retrasos, la disponibilidad de recursos o los ajustes en los costos que se producen una vez que comienza el trabajo.
- Monitoreo y control: Este grupo de procesos abarca todas las etapas del ciclo de vida del proyecto, ya que implica verificar los planes y los cálculos, realizar ajustes en el cronograma y otros documentos, comparar el trabajo estimado con el trabajo concreto y elaborar informes sobre el progreso.
- Cierre: El grupo de procesos final en el que el proyecto obtiene la aprobación final del cliente y se cierra formalmente. El cronograma también debe incluir las fechas límite y los detalles para estos procesos.
Asegúrese de que el cronograma siga las prácticas recomendadas adicionales específicas de la organización o industria. Por ejemplo, la Association for Advancement of Cost Engineering (AACE) y el Gobierno de los Estados Unidos están desarrollando sus propias normas que rigen los procesos de adquisición y contabilidad de la gestión de proyectos.
Asegúrese de que la carga de trabajo del cronograma esté equilibrada. Es importante asignar a las personas adecuadas para realizar las tareas correctas y que la carga de trabajo se distribuya de manera uniforme para que nadie se agote. Una vez más, pida a los miembros del equipo que revisen el cronograma para asegurarse de que la carga de trabajo parezca razonable. Esto es especialmente importante en organizaciones donde los presupuestos son ajustados o el personal tiene una disponibilidad limitada.
Bishop también recomienda hacer una revisión regular y de alto nivel de todo aquello en lo que su equipo esté trabajando para garantizar que la distribución sea apropiada. “Una vez por trimestre, publico un diagrama de Gantt con ‘sitios web de un vistazo’ codificado por colores para nuestro equipo, de modo que podamos ver simultáneamente el alcance completo y los plazos de múltiples proyectos, [y] planificar y gestionar nuestros equipos sin sobrecargar a ningún empleado”, afirma. “Necesitamos ver esos proyectos en conjunto, para que podamos saber dónde hay un mayor peso y dónde se necesita cambiar las asignaciones”.
Desarrolle su cronograma en torno a los productos finales e hitos, no en torno a tareas. Puede ser instintivo elaborar el cronograma en torno a las tareas, ya que representan el trabajo concreto del equipo, pero debe resistir este impulso. Si el cronograma se elabora en torno a las tareas, es difícil saber si los cambios que solicitan las partes interesadas entran en el alcance del proyecto.
Las tareas se pueden llevar a cabo de diferentes maneras y pueden tener una variedad de resultados. Por otra parte, los productos finales y los hitos son cuantificables y hay determinadas normas y criterios que deben cumplir. Es más, elaborar un cronograma en torno a estos elementos le ayuda a mantenerse enfocado para cumplir las metas.
Para ayudarle a distinguir entre tareas, hitos y productos finales, Fennema da un ejemplo. “Si estuviera planeando una cena, el hito podría ser terminar de preparar el pastel para el postre el día antes de la fiesta. Pero, el desglose [de la tarea] incluiría cosas como comprar los ingredientes, mezclar y hornear el pastel, dejar que se enfríe, glasear el pastel, etc.”. En este ejemplo, el pastel es el producto final.
Desglose del trabajo con los hitos. Como se mencionó anteriormente, los hitos regulares le ayudan a mantener los proyectos en curso y a medir el progreso de su equipo hacia la finalización. Por ejemplo, si no se cumplen los hitos clave desde el principio, sabrá con mucha antelación que la entrega final se retrasará.
Los hitos también ayudan a poner el proyecto en perspectiva. Establecer victorias regulares mantiene alta la moral del equipo, mientras que realizar tareas sin ver el final puede ser desalentador y desmoralizador. Sin embargo, al elaborar el cronograma, no parta de la fecha de entrega del proyecto y trabaje hacia atrás. Esto puede ocasionar estimaciones inexactas de la duración y la fecha límite. En lugar de ello, desarrolle el cronograma en torno a productos finales e hitos.
Prepárese para el cambio. No es cuestión de si el cronograma cambiará, si no de cuándo y cómo cambiará. Las necesidades de las partes interesadas, los eventos, los riesgos y las tareas cambian constantemente en la gestión de proyectos. A medida que el proyecto se pone en marcha, el cronograma evolucionará de una predicción a un plan, y tendrá que actualizarlo a medida que surja nueva información.
Al crear su cronograma, haga suposiciones sobre qué cambios podrían ocurrir, cuándo y qué tipo de efecto tendrían en el proyecto. Incluir multiplicadores de riesgo y tiempo extra para tareas importantes le permitirá hacer cambios sin desviar el proyecto.
Sin embargo, también debe incluir controles para evitar que se aprueben los cambios que no pertenecen al alcance del proyecto. Por ejemplo, cualquier cambio del cliente que pueda retrasar un proyecto más de un día podría ser automáticamente derivado a un panel de representantes del cliente y del equipo para su revisión.
Estar atento a las tareas “colgadas”. Todas las tareas deben tener al menos un predecesor y un sucesor. Asegúrese de que el cronograma no tenga tareas “colgadas”, las cuales son tareas e hitos sin estas dependencias. Las tareas colgadas rompen el flujo del proyecto e interrumpen el análisis de rutas críticas, así que asegúrese de agregar las tareas predecesoras o sucesoras que faltan al revisar su cronograma. Los hitos que marcan el inicio y el final del proyecto son los únicos que no requieren ambas dependencias.
Utilice la compresión del cronograma para cumplir con los plazos. Las técnicas de compresión del cronograma le ayudan a completar ciertas tareas más rápido. La “intensificación” es un método de compresión del cronograma en el que se asignan recursos adicionales a una tarea. La “ejecución rápida” es otro método, en el que las tareas y actividades se reorganizan para que puedan completarse simultáneamente en lugar de secuencialmente. Sin embargo, este método conlleva el riesgo de que las tareas y los cambios se pasen por alto, así que úselo con precaución.
Divida los cronogramas en etapas/fases. Puede ser útil dividir el cronograma en etapas o fases, donde se completa un producto final o se alcanza un hito al final de cada etapa. Particularmente en proyectos grandes y complejos con muchas tareas e hitos, este enfoque puede ayudar a los miembros del equipo a rastrear el progreso, mantenerse motivados y detectar problemas antes de que afecten las etapas futuras o repercutan en la fecha límite del proyecto.
Fennema cree en este enfoque y menciona que prefiere “dividir los proyectos que, por lo general, no lo requerirían, en fases más pequeñas”.
Bansal lleva esto un paso más allá, elaborando subcronogramas para cada fase del proyecto y aconseja: “Una buena práctica en este punto es dividir el proyecto en partes pequeñas y tener un cronograma para cada una”.
Bishop describe cómo se utiliza este enfoque en su empresa: “Comience con una visión general de su proyecto y divídalo en segmentos para cada fase del proyecto... Luego, una vez que comience cada fase, podrá ser más detallado al principio de cada fase. Comience con una visión general, luego escriba una visión más precisa y detallada a medida que avanza”.
Aquí hay un ejemplo de las etapas que Bishop podría usar en un proyecto de BrandExtract:
- descubrimiento
- estrategia de contenidos y arquitectura de la información
- diseño y producción de contenidos
- desarrollo
Realice reuniones regulares del equipo. Las reuniones regulares con su equipo, el cliente y las partes interesadas clave le ayudarán a administrar el cronograma de manera más eficaz. Durante estas sesiones, todas las partes pueden hacer preguntas, obtener actualizaciones sobre las tareas y el progreso del proyecto, y tomar decisiones sobre las estimaciones y el trabajo. Es posible que desee crear una agenda y designar un líder para cada reunión a fin de mantenerla en marcha.
Además de la sesión de retroalimentación inicial, las reuniones de scrum de 15 minutos que se realizan a diario son un pilar del desarrollo de proyectos según la metodología ágil. Estas reuniones ayudan a los gerentes y miembros del equipo a mantenerse involucrados y conscientes de cualquier cambio o desafío. Durante una reunión de scrum, cada miembro del equipo actualiza rápidamente al grupo sobre el progreso que ha hecho, en qué trabajará a continuación y cualquier obstáculo que hayan encontrado.
Evan Harris, cofundador de la empresa de inversión SD Equity Partners, recomienda celebrar también una reunión de intercambio de ideas a mitad del proyecto. “Descubrimos que a mitad del proyecto, generalmente hay nueva información que afecta el resultado, y la mayoría de los grupos incluyen estos nuevos datos de manera desorganizada”, explica. “Algunas partes interesadas desarrollarán grandes ideas a mitad del proyecto y no las compartirán a menos que haya una sesión estructurada. Pedimos a todos que nos hagan saber qué está funcionando, qué no y cómo podemos mejorar el proyecto actual en su conjunto”.
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