¿Qué es un paquete de trabajo?
Un paquete de trabajo es el componente inferior de la estructura de desglose del trabajo (EDT), a veces llamado el elemento terminal de una EDT. Se crea un paquete de trabajo cuando se desglosa una entrega en diferentes componentes y se crea una estructura de desglose del trabajo. Tendrá un paquete de trabajo cuando no pueda dividir una entrega en más subentregas o resultados tangibles del proyecto. Un paquete de trabajo es una forma de entender el costo y la duración, y de gestionar fácilmente esos factores.
“Un paquete de trabajo es un miniproyecto, en cierto modo”, afirma Rod Baxter, cofundador de Value Generation Partners y autor del Manual de gestión de proyectos para el éxito. Al igual que un proyecto, su paquete de trabajo incluirá todos los elementos, como presupuesto, materiales, recursos humanos y cronogramas e hitos.
A fin de elaborar informes, un paquete de trabajo suele ser responsabilidad de una persona, e incluye trabajo que se puede completar dentro de un período de informe; sin embargo, eso puede definirlo la organización. Desglose aún más un paquete de trabajo y acabará con las actividades que forman el mini-proyecto.
Las tareas o actividades que componen un paquete de trabajo deben fluir orgánicamente como resultado del desglose del proyecto o la entrega, pero las actividades generalmente se agrupan en torno a una disciplina de ingeniería, una ubicación geográfica o una división estructural. Un paquete de trabajo debe ser exclusivo de la EDT. La finalización de los paquetes de trabajo pueden ser dependencias para otros paquetes de trabajo.
Al igual que con otros conceptos de la gestión de proyectos, como el objetivo y la estructura de desglose del trabajo, el enfoque de un paquete de trabajo no deben ser las actividades que lo componen, sino el resultado, el producto o la entrega.
Comprender los paquetes de trabajo puede ser un poco complicado porque términos como tarea, actividad y paquete de trabajo a veces se utilizan de manera informal e indistinta. Sin embargo, si está estudiando para el examen Profesional de la Gestión de Programas (PMP) del Program Management Institute (PMI), distinguir entre un paquete de trabajo y una actividad es fundamental.
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La función de los paquetes de trabajo en la estructura de desglose del trabajo
Según el Órgano de Conocimiento sobre la Gestión de Proyectos (PMBOK) del PMI, una estructura de desglose del trabajo es “Una descomposición jerárquica del alcance total del trabajo que debe llevar a cabo el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y desarrollar las entregas necesarias”. Por lo tanto, una EDT es una herramienta centrada en los resultados para determinar todas las entregas y las tareas necesarias para un proyecto. Una EDT desglosa, o descompone, todos los esfuerzos necesarios para finalizar un proyecto. Es una representación visual y jerárquica del trabajo, que le permite a usted y al equipo ver de un vistazo todo lo que comprende un proyecto.
El desglose se hace en al menos tres niveles. En el nivel más bajo está el paquete de trabajo. Cada nivel y elemento de la EDT se numera para que el trabajo que representa se pueda identificar y dar seguimiento fácilmente a través de las diferentes representaciones gráficas utilizadas durante el proyecto.
Una parte importante de la EDT es el diccionario. Si bien la EDT en sí es una descripción gráfica del proyecto para consultar rápidamente, el diccionario EDT proporciona información detallada de cada componente de la EDT. Se puede incluir información como la descripción de la entrega de ese componente, el número de elemento del diagrama EDT, los materiales necesarios y el costo. Por ejemplo, si construye un cobertizo, las paredes de metal podrían ser un componente. El fabricante, el tamaño de las hojas de metal y el número y el nombre de todos los pernos y las arandelas utilizadas pueden incluirse en el diccionario EDT.
Los recursos representados por los componentes de la EDT forman el 100% total. En otras palabras, si tiene un presupuesto de USD 50 000 para construir una casa, y tiene tres componentes de cimientos, electricidad y plomería, el presupuesto para esos tres debe sumar no más de USD 50 000. Lo mismo sucede con las horas de trabajo o los materiales. De esta manera, puede asegurarse de que no está sobrecargando ningún recurso del proyecto.
¿Cuándo un paquete de trabajo se convierte en una actividad?
Cada paquete de trabajo se descompone aún más en las actividades o tareas necesarias para completar el paquete de trabajo. Las actividades generalmente se mencionan como verbo y sustantivo, como “Hacer el almuerzo”. ¿Cómo se sabe cuál es la diferencia entre una actividad y un paquete de trabajo? Un paquete de trabajo tiene un producto o resultado específico (o en términos de la gestión de proyectos, una entrega) que contribuye al proyecto. Una actividad por sí sola no produce un elemento o resultado terminado que ayude a cumplir con el objetivo del proyecto.
Paquetes de planificación vs. paquetes de trabajo
Una estructura de desglose del trabajo puede contener otro componente: un paquete de planificación. Un paquete de planificación es básicamente un componente en el que se debe trabajar en el futuro. El alcance del trabajo o la entrega que está destinado a crear se conoce en general, pero aún no se ha asignado ni programado. Un paquete de planificación puede convertirse en un paquete de trabajo una vez que se descompone en actividades.
¿De qué modo es útil la gestión de proyectos de paquetes de trabajo?
Desglosar un proyecto puede parecer un gran alboroto cuando usted y su equipo lo único que quieren hacer es seguir adelante con el trabajo, pero los paquetes de trabajo tienen un propósito real. Estos son algunos de los beneficios de los paquetes de trabajo:
- Programación y presupuestos. Después de dividir los paquetes de trabajo en actividades, estas se compilan en una lista que le permite definir el cronograma y el presupuesto del proyecto. Rod Baxter señala que, dependiendo del proyecto, puede realizar un seguimiento de las métricas clave del proyecto, como la medición del valor obtenido, la variación de costos, el índice de rendimiento de costos o el índice clave programado.
- Estimaciones más sencillas. Es mucho más fácil estimar el tiempo, el personal, los costos y los materiales a pequeña escala. Si planifica un banquete, ¿cómo podría determinar el costo total si no supiera el precio de cosas como los tenedores descartables y los panecillos?
- Actividad concurrente. Desglosar paquetes de trabajo le permite detectar oportunidades para las actividades simultáneas en un proyecto. Varios equipos pueden trabajar en diferentes actividades simultáneamente.
- Identificación de interdependencias. Cuando se identifican todos los paquetes de trabajo, puede ver qué tareas dependen de otras. Por ejemplo, para su banquete, es probable que deba enviar invitaciones y contar las personas confirmadas antes de comunicar a la empresa de catering la cantidad de invitados.
- Control finito. Al igual que las estimaciones, es más fácil observar y gestionar algo cuando se conocen todos los detalles. Este conocimiento puede ser un arma de doble filo. Si el proyecto es costoso o tiene un alto riesgo, como es el caso de los proyectos de construcción o los equipos sin experiencia, ese nivel de gestión es aconsejable. Sin embargo, si comienza a gestionar actividades y tareas, especialmente con un equipo experimentado, es posible que esté microgestionando.
- Demostración de los logros. Un cronograma detallado y obligaciones de trabajo registradas en una matriz de asignación de responsabilidades (RAM) también le permiten al equipo ver a simple vista sus tareas y plazos. Completar con éxito actividades frecuentes y paquetes de trabajo puede aumentar su moral.
- Vista de las partes interesadas. Según el proyecto, las partes interesadas y la alta gerencia deben centrarse más en las entregas ubicadas en la parte superior de la jerarquía de la estructura de desglose del trabajo. Sin embargo, la vista del paquete de trabajo es una buena manera de medir y mostrar los logros incrementales.
Cómo crear un paquete de trabajo eficaz
Al igual que con otras herramientas de planificación de proyectos, incluida la estructura de desglose del trabajo, definir paquetes de trabajo es un esfuerzo de equipo. Como gerente de proyectos, necesitará la visión de expertos en la materia y trabajadores experimentados para determinar qué actividades se necesitan para completar un paquete de trabajo. Con eso en mente, siga estos pasos para crear paquetes de trabajo efectivos:
- No desglosar en exceso. Para determinar un tamaño de paquete de trabajo adecuado, pruebe la regla 8/80, que establece que un paquete de trabajo no debe tardar menos de 8 horas en completarse ni más de 80. Otra medida probada y verdadera es considerar si el paquete de trabajo puede completarse entre los períodos del informe.
- Tener en cuenta las estimaciones. Recuerde que el desglose debe ayudarlo a estimar el tiempo y el dinero para el proyecto.
- Asignar responsabilidades. A fines de elaboración de informes y de gestión, un paquete de trabajo debe asignarse a una persona.
- Hacer que el paquete sea único. El paquete de trabajo no debe repetirse en otra parte de la EDT, debe ser único.
Ejemplos de paquetes de trabajo y actividades
1. Construir una escuela
2. Construir un cobertizo
3. Organizar una gran fiesta
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