¿Qué es la programación de recursos?
La programación de recursos es el proceso de planificar y organizar el uso de los recursos del proyecto -incluidas personas, equipos o instalaciones- en función de la disponibilidad y los plazos del proyecto. Existen dos tipos de programación de recursos: con restricciones de tiempo y con restricciones de recursos.
La programación de recursos con restricciones temporales prioriza el tiempo, lo que significa que puede optar por gastar más recursos para minimizar el tiempo empleado o para cumplir un plazo estricto. Por ejemplo, un permiso de obra podría permitirle trabajar en un proyecto sólo durante un periodo de tiempo determinado, por lo que es posible que tenga que gastar más en equipos o en horas extraordinarias para completarlo.
La programación de recursos con restricciones prioriza las limitaciones de recursos, donde los plazos se programan en torno al mejor uso de los recursos disponibles. Por ejemplo, si sólo tiene acceso a unos pocos operadores de grúa especializados que son necesarios para una parte específica de su proyecto, el resto del calendario del proyecto se programaría en función de su disponibilidad y escasez.
¿Qué es la programación de recursos en la gestión de proyectos?
La programación de recursos en la gestión de proyectos consiste en identificar y organizar todos los recursos disponibles dentro de las limitaciones del proyecto. Requiere optimizar el uso de los recursos para ajustarse al presupuesto y los plazos del proyecto.
Aspectos a tener en cuenta antes de crear un calendario de recursos
Para crear un calendario de recursos, es fundamental comprender los objetivos, el alcance y el calendario del proyecto. A partir de ahí, Claire McEnrue, directora de gestión de recursos y operaciones de entrega al cliente en la empresa de publicidad dentsu, sugiere centrarse en la alineación de competencias, la previsión precisa, la flexibilidad, la comunicación y la limpieza de datos.
- Alineación de competencias: "Asegúrese de asignar el trabajo adecuado a las personas adecuadas, no se limite a rellenar huecos", afirma McEnrue. Esto garantiza la calidad del trabajo.
- Precisión de las previsiones: es importante intentar predecir la demanda de recursos con la mayor antelación posible. "Colabore con los jefes de equipo para alinearse con la demanda y evitar sorpresas de última hora", aconseja McEnrue.
- Flexibilidad: Deja margen para hacer ajustes en el calendario de recursos, dice McEnrue: "La sobreasignación puede provocar agotamiento y problemas de entrega."
- Comunicación: McEnrue sugiere "asegurar la alineación temprana con las partes interesadas para garantizar que las decisiones de dotación de recursos sean claras y factibles." También sugiere sintonizar con frecuencia con los equipos de finanzas y adquisición de talento para alinear los procesos de contratación con las necesidades previstas y mantener conversaciones individuales siempre que sea posible. Dice: "Ni los mejores sistemas pueden sustituir el diálogo directo con los jefes de equipo o el talento".
- Higiene de los datos: "Mantenga limpias sus herramientas de recursos y sus bases de datos", aconseja McEnrue. "La información obsoleta es un impedimento habitual para planificar con precisión los recursos y la mano de obra".
También es importante programar el tiempo de mantenimiento de los recursos que necesita cuando elabore su calendario de producción. Un estudio publicado en 2023 en el European Journal of Operational Research concluía que "aumentar la productividad, reducir el número de actividades sin valor añadido y mejorar el uso eficaz de los recursos necesarios durante la producción desempeñan un papel fundamental" para que las empresas sean más eficientes en general. "Esto requiere la programación simultánea de las actividades de mantenimiento, los recursos y la producción", argumentaba el estudio, "tanto para reducir los tiempos de inactividad de las máquinas como para aumentar la productividad total".
¿Cómo se crea un calendario de recursos?
Para crear un calendario de recursos, primero hay que establecer el alcance, los objetivos y el calendario del proyecto. A continuación, divide las tareas y determina los recursos necesarios para llevarlas a cabo. Programe los recursos y la mano de obra, cree un calendario visual y supervise el proyecto una vez iniciado.
- Establecer el alcance del proyecto Definir y exponer el alcance, los objetivos y el calendario del proyecto para saber qué hay que hacer y, por tanto, qué recursos se necesitan, cuándo y durante cuánto tiempo. Hable con las principales partes interesadas y con todos los directivos o jefes de departamento pertinentes para comprender las expectativas, los hitos y los entregables.
- Divida las tareas Después de examinar el alcance total del proyecto, divídalo en fases y cree una estructura de desglose del trabajo para definir claramente las actividades y tareas individuales necesarias para completar cada fase del proyecto. Asigne las tareas a los departamentos correspondientes.
- Determinar los recursos necesarios< Para cada tarea, determine qué recursos se necesitan, en qué cantidad y cuándo. Hable con los jefes de departamento, los jefes de equipo, los directivos y el equipo de planificación de recursos para determinar el tiempo, el presupuesto, el personal, las competencias, los equipos, el espacio y los materiales necesarios para llevar a cabo las tareas asignadas. Averigua quién es necesario para el proyecto y determina su conjunto de competencias y disponibilidad, ajustando sus habilidades a sus tareas. Asegúrese de que todos los departamentos y responsables de tareas disponen de los recursos necesarios para completar las tareas asignadas.
- Programación de recursos Una vez determinada la disponibilidad de recursos, puede programar el uso de los mismos y asignar a miembros concretos del equipo la realización de tareas en función de la programación de recursos. Coordine la disponibilidad de personas determinada en el último paso y la disponibilidad de recursos determinada en este paso para ajustar tanto las personas como otros recursos -incluidos los materiales, el presupuesto, el tiempo y el espacio- a tareas específicas. Asegúrate de que cada recurso tiene un tiempo de uso asignado y de que las tareas tienen fechas de inicio y fin. Este paso también incluye evitar conflictos de programación, equilibrar la carga de trabajo para evitar una asignación excesiva o insuficiente, tener en cuenta las ausencias previstas, como el tiempo libre o las limitaciones de permisos, y añadir tiempo de reserva si es necesario. Obtenga más información con esta introducción a la asignación de recursos, que incluye las mejores prácticas y consejos de expertos.
- Visualizar el cronograma Cree una visualización del cronograma a lo largo de una línea de tiempo con las tareas, la disponibilidad de recursos y las asignaciones de los miembros del equipo. Puede utilizar un diagrama de Gantt para esta tarea o un software de gestión de recursos, que le ayuda a visualizar quién está disponible para el proyecto y cuándo, de modo que puedan organizarse de forma eficaz, además de utilizar el seguimiento del tiempo para ayudar a determinar estimaciones precisas del tiempo del proyecto.
- Supervise el proyecto A medida que inicie y lleve a cabo el proyecto, ajuste el calendario en función de la rapidez o lentitud con que se vayan completando las tareas, y actualícelo si cambia en consecuencia. Realice un seguimiento de la utilización de los recursos para garantizar la coherencia entre el tiempo, el esfuerzo, el presupuesto y otros recursos asignados a una tarea y la cantidad que realmente se necesita. Consulte a los jefes de proyecto y de departamento para garantizar la disponibilidad de recursos durante el tiempo previsto y asegúrese de que todas las personas implicadas se sienten seguras con la forma en que están programadas en el proyecto. Utilice esta plantilla de programación de recursos de proyectos para Excel para organizar los recursos, el tiempo, el presupuesto y los propietarios de las tareas.
Kit de iniciación a la programación de recursos
Descargue el kit de iniciación a la programación de recursos
Utilice este kit de inicio gratuito para ayudarle con sus necesidades de programación de recursos. Este kit incluye diferentes plantillas de programación de recursos y trabajo que pueden ayudarle a elaborar su programación de recursos.
En este kit encontrará lo siguiente:
- A plantilla de planificación de recursos de proyectos para Excel para seguir y visualizar los recursos que necesita para finalizar un proyecto
- A plantilla sencilla de estructura de desglose del trabajo para Microsoft Word para ver a vista de pájaro los distintos recursos y categorías de recursos disponibles para su proyecto
- Un plantilla de planificación ágil de recursos para Excel que tiene un diagrama de Gantt para ayudarle a ver las tareas y la duración de los sprints Agile con una línea de tiempo visual
Herramientas y consejos para la programación de recursos
Las herramientas de programación de recursos incluyen estructuras de desglose de recursos, matrices de asignación de recursos, plantillas de planificación de recursos, diagramas de Gantt o software de gestión de recursos como Smartsheet.
- Estructura de desglose de recursos: Una estructura de desglose de recursos utiliza un diagrama de árbol para representar las categorías de recursos de un proyecto determinado, que a su vez se desglosa en recursos específicos.
Visualice todos sus recursos por categoría utilizando estas plantillas gratuitas de estructura de desglose. - Matriz de asignación de recursos: Una matriz de asignación de recursos relaciona todos los recursos del proyecto con todas las tareas del mismo. A los miembros del equipo de la matriz se les asignan tareas específicas en momentos concretos y se registra su nivel de responsabilidad (por ejemplo, cuánto tiempo dedican a este proyecto).
- Plantilla de planificación de recursos: Una plantilla de planificación de recursos se utiliza para estructurar y asignar recursos - incluyendo qué y quién será necesario cuándo, para qué y durante cuánto tiempo, así como un calendario para ver mejor el flujo de tareas y recursos en tándem. Claire McEnrue sugiere utilizar visualizaciones codificadas por colores para detectar fácilmente la sobreutilización o infrautilización.
- Diagrama de Gantt: Un diagrama de Gantt utiliza barras horizontales para representar visualmente las tareas del proyecto y su duración en un calendario, y suele incluir la disponibilidad de recursos.
La programación de los recursos también puede mejorarse mucho con la herramienta informática o la solución de gestión de recursos adecuada. Resource Management by Smartsheet permite la asignación de tareas y el seguimiento de la carga de trabajo para ayudarle a optimizar los recursos de su proyecto, equilibrar las cargas de trabajo, mejorar la productividad y tomar decisiones más informadas sobre su proyecto.
Consulte este artículo sobre la gestión de recursos y esta guía completa sobre la planificación de la capacidad para saber más sobre cómo garantizar una programación de recursos precisa y eficaz.
Beneficios de la programación de recursos
La programación de los recursos ayuda a evitar el despilfarro mejorando la eficacia tanto de los plazos como del presupuesto. Reduce los cuellos de botella, los retrasos y los riesgos. También ayuda a crear el equipo adecuado, mejorar la precisión de las previsiones e impulsar la productividad.
A continuación se enumeran algunas de las ventajas de la programación de recursos:
- Impulsa las tendencias de la información empresarial: La gestión de proyectos proporciona información clave sobre el tiempo y el presupuesto necesarios para que una empresa realice su trabajo.
- Permite una planificación de proyectos más fiable: Las empresas con una infraestructura de gestión de proyectos competente y un historial de protocolos de gestión de proyectos pueden hacer mejores suposiciones sobre sus probabilidades de éxito teniendo en cuenta la experiencia pasada.
- Permite elaborar modelos precisos de dotación de personal: Al ver cuántas horas dedican los distintos recursos a los diferentes tipos de proyectos, los responsables de contratación y los directivos obtienen una imagen clara de cómo emplea su tiempo el personal.
- Aumenta la moral de los empleados: Cuando la programación de recursos es realista y se planifica y ejecuta cuidadosamente, los empleados se mantienen ocupados y se enfrentan a retos, pero en un entorno en el que, a pesar de cierta presión, es más probable que prosperen que que experimenten estrés. La programación de recursos convierte el riesgo inherente a cualquier proyecto en un riesgo más calculado con mejores probabilidades.
- Mejora la previsión: La planificación pasada conduce a la previsión futura. A medida que los gestores de proyectos entran y salen de los equipos, un mecanismo de programación de recursos archivado o basado en la nube permite repetir y mantener los éxitos de proyectos anteriores.
- Mejora el control presupuestario: Tanto si gestionan un presupuesto como si no, los gestores de proyectos pueden utilizar la programación de recursos para determinar exactamente qué recursos son necesarios, cuándo y durante cuánto tiempo. En un entorno en el que se contrata a un subcontratista para contribuir a un proyecto o en el que hay horas facturables implicadas, la predeterminación específica de las horas es importante para seguir ajustándose al presupuesto.
- Determina la viabilidad de los proyectos: Todas las empresas tienen ideas de proyectos, pero no todas son viables. Si los recursos no están disponibles o se dedican a proyectos más prioritarios, es señal de que el nuevo proyecto no tiene futuro o de que se necesitarán recursos externos para llevarlo a cabo.
- Maximiza la productividad: La programación de recursos puede mostrar con precisión cuánto tiempo dedican empleados y contratistas a un proyecto. También puede mostrar las variaciones de productividad entre distintos recursos.
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