Ahorre tiempo al tomarse su tiempo: cómo crear flujos de trabajo

Todo profesional atraviesa momentos abrumadores en el trabajo. Nunca parece haber suficiente tiempo para realizar todo el trabajo necesario. Las cosas se acumulan en el escritorio, en la bandeja de entrada y en la lista de tareas. Incluso con todas las teorías de mejora de procesos sobre la reducción del desperdicio, la mejora de la organización y la optimización de los procedimientos, parece que no puede tomarse el tiempo de implementar esas prácticas. Sin embargo, tomarse el tiempo para desarrollar flujos de trabajo puede mejorar el rendimiento y, a la vez, ahorrarle tiempo a largo plazo. Es por eso que “tomarse su tiempo” resulta en “ahorrar tiempo”. 

En este artículo, analizaremos los flujos de trabajo, la gestión de flujos de trabajo y cómo se incorporan en la disciplina y la práctica real de la gestión de proyectos. Exploraremos los beneficios y la historia de los tipos de flujos de trabajo y cómo se pueden personalizar. A continuación, profundizaremos en la categorización de los sistemas de gestión de flujos de trabajo y el software. También analizaremos las funciones que se buscarán en un sistema de software de flujo de trabajo y brindaremos consejos útiles para elegir la solución adecuada.

¿Qué es un flujo de trabajo?

En pocas palabras, un flujo de trabajo es un diagrama visual de un conjunto de actividades estructuradas y predefinidas que producen un resultado deseado. Los flujos de trabajo pueden ser un avance básico y secuencial de pasos o una serie compleja de eventos que deben ocurrir en paralelo con dependencias, reglas y requisitos especificados. En teoría, cada vez que se ejecuta el mismo flujo de trabajo, se obtiene el mismo resultado. Un flujo de trabajo consta de los pasos, los recursos necesarios para llevarlos a cabo (como el personal o las maquinarias) y la forma en que interactúan. Los flujos de trabajo definen los puntos de inicio y finalización, las direcciones del movimiento, dónde habrá puntos de decisión, lo que se espera de los resultados y los posibles pasos alternativos. Por último, se asigna la responsabilidad de cada paso. 

Una vez implementados los flujos de trabajo, optimizar los resultados es un proceso sencillo. Resulta más fácil visualizar dónde se pueden eliminar los residuos y crear eficiencias. Los flujos de trabajo exitosos pueden ayudar a mejorar la comunicación del personal y a medir el crecimiento. Sin embargo, es importante recordar que cuando hablamos de flujos de trabajo, estamos hablando de cómo se logran realmente los resultados, no de los protocolos que rigen el trabajo que se realiza. 

Dentro del ámbito de la gestión de proyectos, los flujos de trabajo son importantes porque aportan la previsibilidad y la capacidad de medir los resultados. A los gerentes de proyectos les encantan los flujos de trabajo porque, entre las piezas en movimiento y las partes que requieren planificación y coordinación constantes, los flujos de trabajo proporcionan los resultados esperados. 

10 beneficios inesperados del uso de flujos de trabajo

Los flujos de trabajo ahorran tiempo y, sin duda, garantizan la transparencia y la reproducibilidad. También pueden hacer mucho más. Tenga en cuenta estos 10 beneficios de incorporar flujos de trabajo en la gestión de proyectos.

  1. Los flujos de trabajo reducen el riesgo del proyecto. Cuando un proyecto está en riesgo, la complejidad y la cantidad de miembros del equipo pueden aumentar. Los flujos de trabajo pueden garantizar una disminución de los retrasos en el cronograma. También pueden minimizar posibles conflictos y reducir los costos al limitar la necesidad de rehacer el trabajo.
  2. Influyen sobre el cambio organizativo. Cuando un equipo trabaja de manera cohesiva, no es necesario que la gerencia intervenga en el proceso de negocios y pueden comprender mejor el flujo de trabajo.
  3. La implementación de flujos de trabajo puede conllevar un cambio en los procesos. Como parte del desarrollo de un flujo de trabajo, las empresas deben analizar sus procesos actuales. Esto puede conducir a mejoras y optimizaciones. 
  4. Los flujos de trabajo ofrecen un mayor acceso a la información. Los procesos críticos pueden revisarse en todo momento, lo que garantiza que no haya obstáculos ni problemas. Esta supervisión les permite a los gerentes de proyectos determinar cómo se ejecuta todo el proceso.
  5. Los flujos de trabajo definen la responsabilidad laboral de diferentes personas. No es necesario que el personal se pregunte cuáles son sus responsabilidades o dónde yacen sus obligaciones; pueden encontrar esa información en el flujo de trabajo.  
  6. Mejora las estimaciones del cronograma del proyecto. Brinda a los gerentes de proyectos una base para estimar cuánto tiempo tomará una tarea o todo el proyecto en general. 
  7. Proporciona visibilidad. Los flujos de trabajo son una forma de comunicar el proceso a las partes interesadas, de manera visual.
  8. Los gerentes pueden centrarse en la estrategia. Cuando un sistema funciona sin problemas, los gerentes no necesitan dedicar tiempo a centrarse en las operaciones. En cambio, pueden prestar atención a otras partes de su trabajo, promover el crecimiento y el desarrollo de la empresa.
  9. Los flujos de trabajo marcan el camino de la auditoría. Esto es especialmente cierto al usar un sistema de software de gestión de flujos de trabajo. Se mantienen registros del progreso y la finalización de las tareas, junto con los detalles pertinentes, como quién completó la acción, cuándo se llevó a cabo y qué cambios se realizaron.
  10. Las empresas pueden ingresar reglas. Los flujos de trabajo están basados en reglas predefinidas, por lo que las personas no deben tomar decisiones en el momento en que ocurre un problema. Esto elimina algunas de las conjeturas, lo que ahorra tiempo y aumenta la confianza en la capacidad de trabajo de la organización.

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Componentes clave de los flujos de trabajo

 

Aunque los modelos de flujos de trabajo pueden diferir ligeramente en terminología, los componentes que se describen a continuación son coherentes en todos los métodos. Los profesionales pueden describir sus diagramas como informales o formales. Los flujos de trabajo informales son simples, no requieren un software especial y pueden ser solo un gráfico o un diagrama de flujo con una secuencia de pasos definidos.  Los flujos de trabajo formales pueden estar compuestos por varios sistemas de software y se denominan canales analíticos. Cada componente o paso del flujo de trabajo puede describirse según tres parámetros: entrada, transformación y salida.

  • Entrada: Los materiales y recursos necesarios para completar un paso.
  • Transformación: Un conjunto específico de reglas que dictan cómo se recibe la entrada y qué se debe hace.
  • Salida: Los materiales y recursos que se producen en un paso, que actúan como entrada para los siguientes pasos.

Cuatro componentes principales componen la mayor parte de los flujos de trabajo. Al diseñar flujos de trabajo, cada uno, como mínimo, debe incluir actores, actividades, resultados y estados. 

  • Los actores son personas o una máquina responsable de al menos una parte del trabajo.
  • Las actividades son las tareas o procesos de negocios que se llevan a cabo y representan un solo paso lógico en el proceso. Cuando una actividad se lleva a cabo de una manera específica, se denomina acción. Las actividades se estructuran de una manera adecuada para que la persona o la máquina logren el resultado antes de pasar al siguiente paso. Cuando los actores se combinan con actividades, esto se denomina tarea. Cuando se cumplen las condiciones de dependencia, las tareas se activan. 
  • Los resultados son las consecuencias deseables de cada paso.  
  • El estado se produce cuando un proyecto está en proceso. El control de flujo garantiza que el flujo de procesos vaya en la dirección prescrita desde cada estado, en función de cómo se definan.

Documentar el proceso del flujo de trabajo es fundamental para los gerentes de proyectos, los profesionales y los investigadores por igual porque ofrece una hoja de ruta para el futuro, aumenta la transparencia y la reproducibilidad, y permite el análisis de datos dentro del ciclo de vida de los datos. Los expertos en el campo recomiendan registrar claramente la manera en que se analizan y se transforman los datos. 

La historia de los flujos de trabajo

Los flujos de trabajo se remontan a la fabricación en la década de 1920 y al estudio de la organización racional. Pioneros como Frederick Taylor y Henry Gantt, los ingenieros mecánicos y los primeros “gerentes de proyectos” estudiaron cómo organizar el trabajo de manera eficiente y gráfica, especialmente en la fabricación. Henry más tarde adoptó el harmonograma polaco y lo transformó en un diagrama de Gantt para dar seguimiento al trabajo. Los diagramas de Gantt son una herramienta útil para visualizar flujos de trabajo o para crear un cronograma de hitos, programas y dependencias. 

De la fabricación, los “flujos de trabajo” y esta organización racional del trabajo se trasladaron a las oficinas. En un libro de 1950, Métodos, sistemas y procedimientos de oficina, de I.A. Herrman, se analiza el uso de “diagramas de flujo de trabajo” para resolver varios tipos de problemas. En 1962, se introdujo la disertación de Carl Petri sobre un modelo matemático de distribución. El modelo de red de Petri finalmente se convirtió en la lógica de procesos de negocios para el diseño de sistemas de flujo de trabajo y software. En la década de 1990, los flujos de trabajo evolucionaron de diagramas básicos y únicos para todos a sistemas de software específicos del sector que permiten un mejor control de los procesos.

Teorías de mejora de flujos de trabajo

Hay muchas teorías que las empresas pueden usar para mejorar sus procesos. Las filosofías básicas de estas teorías de mejora tienen en cuenta la experiencia, las necesidades y los aportes de la empresa para crear los flujos de trabajo más específicos. 

  • Six Sigma. En pocas palabras, esta teoría divide un proceso en detalles minuciosos.  Six Sigma ayuda a minimizar la variación al estandarizar el proceso de flujo de trabajo.
  • Sistemas Lean. A través de los sistemas Lean, se trabaja para optimizar el flujo de trabajo del proceso al buscar constantemente mejoras y formas de hacer más con menos.
  • Gestión de la calidad total. Este sistema perfecciona la calidad en cada paso para afinar los procesos.
  • Reingeniería de procesos de negocios (BPR). Una metodología que utiliza un software de gestión de flujos de trabajo para respaldar la reingeniería de procesos de negocios (BPR).
  • Teoría de las restricciones. Esta teoría se centra en gestionar los obstáculos y evaluar las correcciones, especialmente en la fabricación, de los flujos de trabajo.

 

Ejemplos de flujos de trabajo en diferentes sectores

Los flujos de trabajo son tan diversos como las industrias y las personas que los utilizan. Los siguientes son ejemplos simples de cómo se pueden usar los flujos de trabajo en varios sectores. 

  • Recursos Humanos: Los flujos de trabajo pueden determinar nuevos procesos de contratación, cómo se procesan las licencias, los requisitos de capacitación anual y los procesos de pago.
  • Producción farmacéutica: Se usan flujos de trabajo para controlar la calidad en áreas como la prueba de materias primas, la producción de medicamentos, el empaquetado de productos, las pruebas posteriores a la fabricación y la preparación para el envío.
  • Atención al cliente: Un flujo de trabajo que asigna investigaciones con base en las quejas de los clientes.
  • Ejército: Se implementan flujos de trabajo para gestionar una situación hostil y seguir las reglas de participación.
  • Viajes:  Se emplea un flujo de trabajo para gestionar las reservas de vuelos, hoteles, paseos y alquileres de automóviles de los clientes de una agencia de viajes.
  • Sector de salud: Un flujo de trabajo gestiona la recepción de una receta médica de un médico, desde que este la completa hasta que el paciente la recoge.
  • TI: Se usan flujos de trabajo para determinar cómo abordar cada tipo de problema de software o hardware que solicita un miembro del personal.

 

Gestión de los flujos de trabajo y software de BPM

El software de gestión de procesos empresariales (BPM) integra varios flujos de trabajo con otras aplicaciones, sistemas, tecnología y elementos humanos. La BPM representa varios flujos de trabajo y procesos, y respalda el ciclo total de mejora de los procesos de negocios. 

Cómo se diferencia la gestión de flujos de trabajo de la gestión de proyectos

La gestión del flujo de trabajo y la gestión de proyectos son conceptos similares; están relacionados, pero no son idénticos. La gestión del flujo de trabajo es la automatización de procesos empresariales. Estos procesos de negocios se definen, generalmente permanecen iguales (o similares) y se producen con frecuencia. La gestión de flujos de trabajo puede aplicar procesos repetitivos con pequeños cambios con regularidad. Por el contrario, la gestión de proyectos es un proceso más amplio de coordinación, planificación y flujo constante, que requiere una respuesta a los cambios para proyectos específicos y únicos. Muchas herramientas, recursos y procesos se pueden usar para alcanzar el objetivo de la organización y completar el proyecto. 

Comprender los sistemas de gestión de flujos de trabajo

Los sistemas de gestión de flujos de trabajo (WfMS) son sistemas de software que proporcionan la infraestructura para organizar, registrar, controlar y coordinar el proceso de negocios conocido como flujo de trabajo. Un WfMS debe permitir al usuario definir los flujos de trabajo necesarios en función de diferentes circunstancias: trabajos, procesos y configuraciones. Además, muchos WfMS permiten el análisis y la medición de los procesos para que se puedan identificar y crear oportunidades de mejora y optimización. 

Muchos sistemas de gestión de flujos de trabajo ofrecen capacidades de enrutamiento automático, procesamiento automatizado, la combinación de múltiples sistemas y procesos independientes en una estructura coherente, la integración con infraestructura existente y la organización de productos de varias fuentes. Los WfMS también pueden proporcionar notificaciones y brindar a la siguiente persona los datos que necesita para completar su paso, y dar seguimiento de las tareas no completadas. Estas capacidades aumentan el valor del sistema de flujo de trabajo.
 
Los sistemas de gestión de flujos de trabajo pueden crear tres tipos de flujos de trabajo, cuyo uso depende de las necesidades del proyecto. Estos incluyen flujos de trabajo secuenciales, flujos de trabajo de máquinas de estados y flujos de trabajo basados en reglas. 

  • Un flujo de trabajo secuencial es lineal y progresivo, como un diagrama de flujo. Este flujo de trabajo va de una tarea o proceso a otra y no retrocede en la secuencia. 
  • Un flujo de trabajo de máquinas de estados es más complejo que un flujo de trabajo secuencial y puede dar un paso atrás en la secuencia si lo exige una dependencia. Estos flujos de trabajo van de un “estado” a otro.
  • Un flujo de trabajo basado en reglas es esencialmente un flujo de trabajo secuencial de alto nivel.  Las “reglas” determinan el progreso del flujo de trabajo. Utilizan condiciones para decidir si las expresiones son “verdaderas” o “falsas”, y las reglas se modelan con las expresiones “si”, “entonces” u “otra”.

Beneficios y funciones del software de gestión de flujos de trabajo

El software o los motores de flujo de trabajo les permiten a las empresas automatizar procesos empresariales repetitivos y garantizan la obtención de los mismos resultados (o muy similares) cada vez. Las empresas y los gerentes de proyectos necesitan soluciones de software integrales e integradas que aporten flexibilidad y responsabilidad para realizar sus trabajos. 

El mejor sistema de gestión de flujos de trabajo es el que satisface las necesidades del negocio. Algunas empresas ofrecen sistemas “ligeros”, lo que significa que el programa es más simple o más rápido y tiene menos componentes que otras ofertas en el mercado. Algunos expertos en tecnología dicen que estos sistemas “ligeros” son más fáciles de usar y, a veces, ocupan menos espacio de memoria. Algunos sistemas de gestión de flujos de trabajo forman parte de un sistema más grande y son solo una pequeña parte. La mayoría de los expertos en tecnología afirman que independientemente de su elección, los usuarios deben tener una plataforma que pueda gestionar todos sus flujos de trabajo.
 
En la siguiente lista, se ofrece una descripción general de las funciones que se pueden encontrar en el software disponible actualmente. Los expertos en tecnología recomiendan determinar cuáles son las funciones críticas para su procesos de negocios y basar la elección en las funciones que están disponibles en cada uno.  

  • Ofrece procesos automáticos
  • Adaptable y flexible (¿Puede cambiar el flujo de trabajo en función de cada caso?)
  • Ofrece dependencias ilimitadas
  • Permite la ejecución paralela de pasos y delegaciones
  • Basado en la nube
  • Basado en cuadrícula (solo local)
  • Tableros Kanban
  • Ofrece diferentes formas de visualizar los flujos de trabajo
  • Aprovecha la infraestructura existente
  • Se integra con productos de Microsoft Office
  • Se integra con SAP y otros servicios
  • Se integra con Java/Unix/Oracle
  • Intuitivo para aprender/usar
  • Modelado
  • Medición: métricas de panel
  • Basado en KPI: proporciona informes analíticos
  • Envía notificaciones y alertas al personal
  • Acceso y controles basados en roles
  • Auditoría
  • Costos y cronograma de costos
  • Opciones de código abierto
  • CRM
  • Seguimiento del tiempo y planillas de registro del tiempo
  • Administración de recursos
  • Seguimiento de la rentabilidad
  • Portal de clientes
  • Crea facturas y formularios
  • Basado en Saas
  • Seguimiento y formularios de presupuesto
  • Software de gestión de documentos compatible
  • Diagramas de Gantt

 

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