Definiciones: ¿Qué es el análisis de las partes interesadas y la asignación de partes interesadas?
Para que las partes interesadas de su proyecto estén conformes, primero debe identificarlas y establecer quiénes deber saber qué, y cuándo. Antes de iniciar su proyecto, es importante identificar y analizar, y luego asignar, a las partes interesadas según su participación, la inversión emocional y financiera, y otros criterios relacionados con su proyecto.
Por lo general, un análisis de las partes interesadas debe comenzar con una sesión de lluvia de ideas con el grupo de su proyecto, incluido el liderazgo sénior de la empresa si lo desea. De esta manera, puede identificar a todas las personas que pueden verse afectadas por el proyecto mientras está trabajando en él y después del lanzamiento. Una vez que haya identificado el grupo más amplio de partes interesadas, puede empezar a alinearlas según su nivel de interés y participación, tal vez en un diagrama de cuadrícula simple.
La
asignación de partes interesadas es la representación visual de un análisis de las partes interesadas, al organizar a esas personas en función de los criterios clave con los que las dirigirá durante el proyecto. Algunos de esos criterios pueden incluir interés, influencia, participación financiera, participación emocional, aquellos en la periferia que siguen siendo lo suficientemente importantes como para mantenerlos al tanto, etc. Esto puede hacerse en una cuadrícula o en una hoja de cálculo.
¿Quién es una parte interesada? Cualquier persona con interés personal en el proyecto
Digamos que trabaja en una agencia de marketing, y se ha elegido a su agencia para trabajar en un proyecto para una empresa de tecnología. Este proyecto implica actualizar un programa de software popular producido por la empresa, e incluirá varias etapas de trabajo durante un período de seis meses. A continuación, le mostramos algunas categorías de partes interesadas que podría utilizar para este ejemplo:
- Externas: El cliente, incluido el equipo principal del cliente, los gerentes y el director de división. Generalmente, hay una o dos partes interesadas identificadas como intermediarios del equipo del proyecto del cliente.
- Internas: El liderazgo de primer nivel de su agencia, así como el gerente de tráfico, el departamento de contabilidad y los miembros del equipo ejecutivo, todos los que desean ver que el proyecto se ejecute de manera eficiente y rentable.
- Equipo del proyecto interno: Este es el equipo de su agencia dedicado a trabajar en este proyecto, incluido el director de cuentas, el gerente de programas (si es necesario), el gerente de proyectos y otros recursos como diseñadores, diseñadores de experiencia de usuario, desarrolladores, redactores y quienes tengan las habilidades necesarias para contribuir al éxito del proyecto.
- Otros: Estos pueden o no incluir a la comunidad de desarrolladores, los evangelistas tecnológicos, los influencers de tecnología y, tal vez, incluso los usuarios finales que han estado esperando esta actualización de software y probablemente la utilicen.
Funciones de las partes interesadas: ¿Cuáles son las perfiles típicos de las partes interesadas y cómo les asigna tareas?
Una vez que haya completado su gran lista de posibles partes interesadas, es importante echar un vistazo a las funciones de las partes interesadas para que pueda asignarles tareas correctamente. Hay ciertos tipos de partes interesadas que pueden participar en cualquier proyecto y que se identifican para desempeñar ciertas funciones. Estas incluyen las siguientes:
Patrocinador ejecutivo: Según la Universidad de Cornell, un patrocinador ejecutivo es un gerente que, en última instancia, es responsable de garantizar la autoridad de gastos y los recursos para el proyecto. El patrocinador ejecutivo, en general, “actúa como defensor vocal y visible, legitima los objetivos y las metas del proyecto, mantiene al tanto de las actividades principales del proyecto y es el responsable final del proyecto", según la Escuela de Negocios de Cornell. En nuestra situación, esta persona puede ser un vicepresidente de marketing o de desarrollo de la empresa cliente. Su agencia puede no interactuar con él a menudo, pero será el encargado de la aprobación final de todos los cambios de alcance y de firmar las aprobaciones en cada etapa.
Patrocinador del proyecto: Esta parte interesada está involucrada a un nivel más granular y supervisa al gerente de proyectos. Suele seguir el progreso de las tareas a un alto nivel hasta la finalización y también, a menudo, supervisa al gerente de proyectos.
Externas: Algunas de estas partes interesadas se apartan del proyecto real y pueden ser accionistas, contratistas, grupos de supervisión, entre otros. Por lo general, estas partes interesadas necesitan información mínima, pero deben sentir que están siendo escuchados.
Internas: Estas partes interesadas incluyen la gerencia de la agencia y del cliente, los recursos humanos de ambas partes (que pueden pedir más personal a lo largo del proyecto), el departamento de TI y los desarrolladores necesarios para crear el proyecto.
Cómo iniciar el análisis de las partes interesadas
Una vez que haya identificado todos los tipos de partes interesadas relacionadas con su proyecto, puede comenzar a analizarlas y asignarles tarea según sus criterios. Aquí es donde es importante hacer preguntas clave y ser lo más honesto posible al evaluar las partes interesadas y sus necesidades.
Factores importantes a tener en cuenta
- ¿Quiénes son las partes interesadas que tienen más influencia en su proyecto? Estas serán principalmente personas del lado del cliente, generalmente su equipo de proyecto, el patrocinador del proyecto y el patrocinador ejecutivo.
- ¿Qué partes interesadas se verán más afectadas por su proyecto? Pueden ser las personas del primer grupo, pero también pueden ser externas. Con un proyecto de construcción, por ejemplo, los del vecindario, los activistas ambientales y los residentes potenciales del edificio final podrían estar en este grupo.
- ¿Cómo debe gestionar a las personas importantes que no se considerarán partes interesadas reales? Por ejemplo, en el proyecto de software, puede haber ejecutivos en otras partes del equipo de software que sean líderes clave en su departamento y que deban mantenerse al tanto de ciertas cosas. Mantenga a estas personas mínimamente involucradas, ya que podrían tener el poder de plantear inquietudes o crear obstáculos.
- ¿Quién controla los recursos? Estas serán partes interesadas del lado del cliente y de su agencia, en caso de que necesite solicitar un cambio de alcance o presupuesto, o requiera más recursos asignados de una disciplina determinada.
- ¿Cuáles son las principales motivaciones e intereses de sus partes interesadas? Al decidir la fuerza impulsora de las partes interesadas, considere lo siguiente:
- Quién tiene una participación/interés financiero.
- Quién tiene un interés emocional (no subestime esto; si este proyecto fue idea de alguien, mantenerlos satisfechos e informados es fundamental).
- Cuáles son las principales motivaciones para cada parte interesada.
- Quiénes son los mayores partidarios.
- Quiénes son los mayores no partidarios o detractores.
Cómo empezar con el análisis y la asignación de las partes interesadas
Una vez que haya completado los ejercicios anteriores, debería tener suficiente información para empezar a analizar a las partes interesadas clave y dónde deben ubicarse en su cronograma o matriz.
Vivian Kloosterman es directora general de VK Consulting Environmental Engineers Ltd. en Nueva Zelanda, y fundadora de la escuela de negocios en línea Continuing Professional Development, que ofrece varios cursos sobre gestión y análisisde las partes interesadas.
“Con una matriz donde se asigna a las partes interesadas según su influencia e interés, puede ver un panorama del nivel de participación de las partes interesadas”, dice Kloosterman. “Eso demostrará el tipo de compromiso que debe tener con ellas. Puede comprender las motivaciones de las partes interesadas y cómo atraerlas”.
Kloosterman sugiere una matriz simple en la que pueda asignar a sus clientes:
Ahora puede empezar a capturar la importancia relativa y las necesidades de cada parte interesada de manera visual. Empiece por agregar los nombres de las partes interesadas a la matriz, donde crea que encajan mejor. La persona de la empresa del cliente que mencionamos anteriormente, por ejemplo, quien se destaca en su departamento y cuya opinión tiene mucho peso, puede ubicarse en el cuadrante “Informado de todo”, porque no hacerlo plantearía riesgos de interrupción por esa persona, aunque no forma parte técnicamente del equipo del proyecto.
A medida que rellene la matriz, puede usar diferentes colores para escribir los nombres. Si sabe que un miembro del equipo del proyecto del cliente no está totalmente de acuerdo con un componente del proyecto, tal vez pueda marcar su nombre en rojo, además de colocarlo donde necesita ir. Al codificar por colores los nombres de las partes interesadas, todos los miembros de la agencia entienden que las comunicaciones con una persona pueden necesitar más explicaciones u ocurrir con más frecuencia. Si gestiona a esta persona y sus comunicaciones correctamente, puede ocurrir que se convierta en una gran defensora y puede cambiar el color de su nombre a verde.
Beneficios del análisis y la asignación de partes interesadas
Cuando utilice las opiniones y la influencia de las partes interesadas más poderosas para ayudar a dar forma al proyecto, usted y el proyecto estarán más preparados para el éxito. Lo mejor de todo es que no perderá tiempo ni recursos valiosos para comunicarse en exceso con aquellos que simplemente no lo requieren.
Además, las partes interesadas clave con mayor peso e influencia pueden ayudarlo a obtener recursos, priorizar las demandas que compiten por los recursos o los cronogramas, y esclarecer los posibles obstáculos.
Por lo tanto, estas partes interesadas de mayor prioridad son importantes para identificar y gestionar de forma correcta. El análisis y la matriz de partes interesadas que ha empezado a crear puede ayudarlo a usted y a todo su equipo a ver cómo gestionar a cada persona para que el proyecto tenga los mejores resultados.
“Asegúrese de conocer la influencia de sus partes interesadas y cómo cambia durante el transcurso de un proyecto”, dice Kloosterman. Independientemente de lo que asigne al comienzo del proyecto, capture esa instantánea, pero asegúrese de que la matriz de partes interesadas sea un documento orgánico. “Tenga en cuenta los cambios continuos y permita que sucedan al cambiar los niveles de participación y comunicación”, afirma.
Comunicaciones con las partes interesadas: ¿Quién necesita saber qué y cuándo?
Una vez que haya identificado a sus partes interesadas y su nivel de influencia, interés y aceptación, puede empezar a elaborar un plan de comunicaciones de las partes interesadas. Comience con una cuadrícula simple con las partes interesadas que haya clasificado, y tome nota de los tipos de comunicaciones que esperan y necesitan. Este es un plan de muestra:
Plantilla de plan de comunicación de las partes interesadas
Descargar Plantilla de plan de comunicación de las partes interesadas - WORD
La cuadrícula podría incluir rondas de revisión de copia y diseño, así como novedades diarias, semanales o mensuales sobre el progreso, el presupuesto y las próximas tareas.
Puede compartir el archivo con sus clientes al guardar la cuadrícula en una unidad compartida y usar una herramienta automatizada para enviar novedades por correo electrónico a las personas adecuadas con la frecuencia correcta. Puede hacer un informe semanal de alto nivel para los clientes a través de un correo electrónico personal del gerente de proyectos. Las partes interesadas internas querrán ver un informe de consumo: horas estimadas vs. horas dedicadas, y horas que se dedicarán que en futuro cercano.
Algunas partes interesadas (como los líderes ejecutivos) pueden necesitar un tipo de comunicación más formal, pero menos frecuente. Tal vez esas partes interesadas preferirían una presentación mensual de PowerPoint donde se informe sobre el estado, las características y actualizaciones que se han publicado, los aportes y comentarios que se han recibido hasta la fecha, etc.
Smartsheet puede ayudarlo a analizar las partes interesadas, asignarlas y crear planes de comunicación
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