Las firmas de diseño arquitectónico comercial suelen afectar la manera en que los clientes perciben y experimentan las marcas, incluso más allá de la estética visual de un escaparate o una sección de la tienda. Estas firmas son responsables del fluir de los interiores y de las fachadas de algunas de las compañías más populares de los Estados Unidos que llegan a los consumidores de todo el mundo. Después de todo, un diseño bien ejecutado genera una experiencia inolvidable para el cliente y un flujo eficiente para el tránsito por la tienda, lo que afecta tanto las expectativas de ventas a clientes como la retención de clientes.
PM Design Group, una firma de arquitectura e ingeniería joven y en plena expansión, con una plantilla de 160 empleados en 13 oficinas distribuidas en los Estados Unidos, se ocupa de administrar el lanzamiento a nivel nacional de algunos de los restaurantes más reconocidos, de las grandes tiendas de cadenas minoristas, y de las tiendas de comestibles.
"Nos ocupamos de grandes proyectos de construcción nueva, importantes renovaciones y de muchas renovaciones pequeñas de elevado volumen para distintos clientes de todo el país", explica Carl Nelson, gerente sénior de proyectos en PM Design Group.
"Nos ocupamos de todo. Al cliente siempre le conviene contratar a una sola [firma] para hacer todo".
—Carl Nelson, PM Design Group
De estos proyectos importantes y de alto perfil surge la necesidad de ser innovadores y ágiles, y estar a la vanguardia de los avances en tecnología. PM Design Group adopta y promueve la innovación en una industria que, con frecuencia, suele ceñirse a los flujos de trabajo tradicionales y familiares, y a las plataformas de software con diseño específico.
Cuando Nelson comenzó a trabajar en la firma, las soluciones clave de tecnología para gestionar proyectos de múltiples facetas eran una solución disponible. Si bien los equipos de la firma eran los encargados de realizar las encuestas, por lo general con cámaras estándar y, en ocasiones, con cámaras de 360 grados y alta resolución, realizar el seguimiento con dibujos en 2D y modelados en 3D, además de administrar el elevado volumen de fotos del sitio, se había tornado una tarea compleja.
Las mejoras en el proceso afectan a los clientes
Cambiar la manera de trabajar de las organizaciones en cualquier industria puede ser todo un desafío, incluso si dicho cambio está a cargo de un equipo de innovadores. Afortunadamente para el equipo de Nelson, PM Design Group incentiva a los empleados a explorar maneras innovadoras de solucionar los desafíos que se presentan en el proceso. Nelson descubrió que la firma ya tenía una licencia de Egnyte, una plataforma de software como servicio (SaaS) para almacenar de manera segura el contenido de colaboración. Sin embargo, casi nunca lo usaban.
Nelson también sabía que Egnyte se integraba sin inconvenientes con Smartsheet, por lo tanto, él y su equipo podrían adjuntar fácilmente los archivos de imágenes almacenados en Egnyte a las hojas que tenían en uso en Smartsheet para gestionar proyectos. Configuró sus flujos de trabajo en Smartsheet y le pidió a su equipo que adjunte archivos de Egnyte a una fila o una hoja del proyecto. De esta manera, los miembros del equipo, y también las partes interesadas externos (incluidos los clientes) podrían acceder de inmediato y consultar las fotos del sitio.
"Estamos trabajando en cientos y miles de tiendas al mismo tiempo. Contamos con un proceso similar a un ensamblaje en línea, que se despliega a distintos equipos internos y clientes".
—Carl Nelson, PM Design Group
Con el uso de AutoCAD en dispositivos de tabletas propiedad de la compañía, los trabajadores recorren el sitio y toman, aproximadamente, 12 fotos básicas de 360 grados. Además de las cámaras de 360 grados más asequibles, hace poco tiempo la firma incorporó cámaras de resolución más alta que les permiten realizar un trazado de 360 grados en sus recorridos por los sitios, similar a Google Street View o software para recorridos por inmuebles.
Una vez finalizado el recorrido, convierte y cargan las imágenes digitales a Egnyte. Dentro de la plataforma, tenemos de cientos a miles de carpetas con fotografías digitales para proyectos de gran escala. A continuación, el equipo de diseño de PM Design Group toma las imágenes y traza los planos iniciales para el diseño. Una vez finalizada esta etapa, se realiza un proceso interno de Control de Calidad para los diseños, que se administra a través de Smartsheet.
Gestionar proyectos a gran escala requiere de visibilidad y agilidad permanentes, algo que el equipo de Nelson puede ofrecer gracias a Smartsheet. Además de lograr que los clientes confíen más en la ejecución del proyecto de la firma, la integración entre Egnyte y Smartsheet presenta importantes beneficios para su equipo.
Nelson estima que, además del ahorro de tiempo, su equipo es entre un 10 y un 20 por ciento más productivo al usar Smartsheet y Egnyte.
“[Smartsheet] contribuye al balance final. Si somos más productivos, somos más rentables", explica Nelson.
La integración ha reducido a la mitad el tiempo que Nelson destinaba a gestionar grandes programas y proyectos a gran escala. En lugar de gestionar los procesos en forma manual, Nelson tiene más tiempo para enfocarse en el pensamiento estratégico y la gestión del desarrollo de su equipo, lo que conduce a una calidad y alineación mejoradas para la firma.
Además, debido a que los clientes también acceden a las fotografías y a los planes varias veces, "nos ahorramos una gran cantidad de clics de distintas personas", dice Nelson. Al tener acceso directo a estos archivos, PM Design Group y sus clientes recuperan tiempo que, habitualmente, se destinaría a correos electrónicos y llamadas telefónicas de seguimiento.
El presidente de una compañía cliente "sabe que Smartsheet ha hecho muchas cosas buenas y que realmente funciona", explica Nelson. "Él dice: 'Sigan haciendo lo que están haciendo'".
