Secretos de una Triunfadora de Smartsheet: aprenda a escalar sus iniciativas más complejas

Nota del editor: En 2020, lanzamos un programa nuevo para los embajadores de Smartsheet más entusiastas: los Triunfadores de Smartsheet. Este grupo selecto de clientes no son solo expertos en productos, sino que también son innovadores, generadores de cambios y los que todo lo pueden. Esta es octava (y última) publicación de la serie del blog en que presentamos la cohorte inaugural de Triunfadores en la comparten sus triunfos, desafíos y consejos de Smartsheet.

Rachel Schiele tiene un trabajo importante. Como directora de servicios profesionales y éxito de clientes, ella supervisa al equipo de implementación y el funcionamiento de las integraciones técnicas de su empresa, así como el funcionamiento del éxito de clientes. ¿En pocas palabras? Trabaja con los clientes en cada etapa de su relación con Motus, un proveedor de software como servicio (SaaS) que ayuda a las empresas a administrar los vehículos de la flota, a reembolsar a los empleados por los kilómetros recorridos y a generar inteligencia de negocios procesable a partir de sus operaciones. 

Cuando tienes responsabilidades de trabajo dinámico, necesitas una herramienta que pueda seguirte el ritmo. Rachel encontró justamente eso en Smartsheet, apoyándose en el Control Center para las implementaciones automatizadas y en Bridge como el motor detrás de los correos electrónicos automatizados.  

Sumergirse en el trabajo dinámico  

Cuando Rachel asumió la responsabilidad del equipo de implementación en 2018, su predecesor había empezado un flujo de trabajo mediante el Control Center de Smartsheet. Siendo lo extremadamente competente que es, Rachel enseguida intervino.

“Cuando asumí el mando, enseguida vi las posibilidades de la aplicación”, explica. “Quise dominar, desde un punto de vista táctico, cómo podíamos usar el Control Center para que el equipo avance al próximo nivel”.

Desde el lado de la implementación, su equipo seguía creando planes de proyectos manualmente en Excel, lo que Rachel consideraba “horrible”. Capacitó a su equipo para que adopten Smartsheet y les preguntó cómo podían implementar más funciones. 

“Empezamos a preguntar... ¿podemos usar alertas automáticas para los recordatorios de clientes?”, dijo. “¿Cómo usamos paneles y hacemos que luzcan realmente bien? Pude ver lo que la plataforma podía hacer por el equipo”.

Usar el Control Center para crecer  

Cuando el equipo de implementación tuvo que definir el proceso de implementación sin aumentar la cantidad de personas, Rachel intentó buscar una solución que permitiera al equipo hacer todo: escalar, informar de manera eficiente y ofrecerle al cliente una experiencia de incorporación que fuera excelente.

Esa solución fue usar una combinación del conector de Salesforce en Smartsheet, además del Control Center para implementar los proyectos de los clientes. 

“Este nuevo proceso nos permitió lanzar todos los componentes necesarios del plan del proyecto del cliente, generar informes actualizados para el equipo directivo y generar informes a nivel ejecutivo, y un panel para cada cliente que brindara transparencia, todo en dos minutos”, explica Rachel.

“Mi equipo usa Smartsheet para hacer mejor su trabajo porque así tienen más tiempo para centrarse en los clientes”.

Rachel calculaba después que, de un año de este nuevo proceso, la empresa se había ahorrado el equivalente al sueldo de un empleado a tiempo completo. 

Creando un puente entre Bridge y Smartsheet 

El siguiente gran desafío de negocio tuvo que ver con los correos electrónicos de Salesforce automatizados del equipo. El entorno se convirtió en un cuello de botella y, nuevamente, la necesidad de escalar rápido hizo que Rachel analizara qué podía ofrecerle Smartsheet. La solución para su desafío fue Bridge, lanzada el año pasado. 

Rachel pudo sacar los correos electrónicos automatizados de nuestro equipo de implementación de Salesforce y trasladarlos a Bridge mediante el uso de una API con SendGrid. Este movimiento les hizo ahorrar tiempo y le permitió al equipo agilizar las mejoras del proceso. 

“Estamos más capacitados para hacernos responsables de todo el proceso y, como resultado, de agilizar la posibilidad del equipo de apoyar el negocio a medida que [Motus] agrega productos y servicios que requieren soporte de implementación”, explica.

Cuando Rachel no está impulsando el crecimiento de su empresa, de los miembros de su equipo o criando a sus dos hermosos hijos, puede encontrarla corriendo, leyendo o viajando. 

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