La directora de Operaciones de Pip Hare Ocean Racing administra la campaña con Smartsheet

Lou Adams tenía un reto por delante: lograr que extraños trabajaran juntos y colaboraran entre sí, conseguir patrocinadores para una regata seis meses antes de que comenzara y gestionar de forma remota una campaña completa de regatas en todo el mundo durante varios meses… todo sin dejar de dedicarse a un trabajo a tiempo completo.

Ese era el desafío al que se enfrentaba Adams, quien se unió al equipo de Pip Hare Ocean Racing como directora de Operaciones en el verano de 2020. Mientras dirigía un departamento de emergencias médicas en medio de la pandemia de COVID-19, Adams se sumó para brindar su apoyo a la campaña de regatas Vendée Globe de Pip 2020-2021 con anticipación a su comienzo en noviembre.

En colaboración con otros voluntarios, el equipo de operaciones se lanzó rápidamente a buscar compañías para patrocinar la fragata de Pip. Afortunadamente, el equipo de voluntarios compartía un objetivo: ayudar a Pip a alcanzar su sueño de completar la Vendée Globe.

Si tenemos en cuenta que el 97% de los empleados y ejecutivos consideran que la falta de alineación en un equipo afecta el resultado de un proyecto, según datos de McKinsey, era fundamental que el equipo tuviese un objetivo compartido para apoyar la campaña de Pip. Ya sea al conseguir patrocinadores, preparar a Pip para la regata, ayudarla con sus necesidades en tierra mientras estaba a miles de millas de distancia sola en el mar, fue el gran trabajo en equipo lo que la mantuvo a flote.

Pero no siempre resultó tan fácil.

Las campañas clave para la misión se ejecutan en Smartsheet

Mientras el equipo buscaba patrocinadores corporativos y gestionaba los aspectos comerciales de la campaña hasta el lanzamiento de la regata, Adams se dio cuenta de que había varias fechas límite, plazos y esfuerzos que tenían lugar al mismo tiempo.

Al no contar con una única fuente de la verdad, y al tener voluntarios de la campaña y socios trabajando en distintas ubicaciones y zonas horarias, el riesgo de no cumplir con las fechas límite y las entregas era cada vez mayor. Además, en ocasiones, no sabía quién estaba trabajando en cada tarea, lo que generaba una posible duplicación del trabajo, algo para nada ideal cuando el equipo de voluntarios también tiene trabajos de día completo y poco tiempo disponible.

Adams necesitaba una solución innovadora. Ingresar en la plataforma de Smartsheet

“Dirigir una campaña deportiva es una tarea en la que el tiempo es fundamental. Una fecha límite puede ser clave para la misión. En el caso de Pip, el inicio de la regata. No había una solución implementada para administrar su campaña y fue allí cuando entró en escena Smartsheet”.

Mediante el uso de Smartsheet, Adams creó hojas para administrar a los patrocinadores que se presentaban para sumarse como apoyo a la campaña de Pip. Llevaba un registro de los compromisos contractuales, los entregables y las fechas límite, e impulsaba la responsabilidad al asignar tareas a distintos miembros del equipo. “Todos tenían acceso y podían ver todo en un solo lugar”, comentó Adams.

Tras el comienzo de la carrera de Pip, se presentó un nuevo desafío: ¿cómo podrían controlar su salud y su estado cuando era posible que no siempre pudiese llamar al equipo de la tienda?

Vendée Globe es una regata alrededor del mundo, sin paradas y de navegación en solitario. Pip navegaría por las aguas de las regiones más remotas del mundo, como Point Nemo, que está tan alejado de la tierra que, más allá de sus competidores, las personas de la Estación Espacial Internacional serían los más cercanos a ella. Entre los posibles problemas de conectividad y otras situaciones que requerían de la atención de Pip, no siempre estaría disponible para ofrecer actualizaciones al equipo.

Como parte de la campaña de Pip con el patrocinio de Smartsheet, creamos un panel para que los seguidores pudiesen ver sus avances. Con integraciones que incluyen un mapa e informes de datos en tiempo real en asociación con el patrocinador Aparito, tanto los fanáticos como el equipo de Pip podían ver dónde estaba su bote, cuándo había dormido por última vez y su estado de salud, como frecuencia cardíaca y pasos recorridos.

Lamentablemente, mientras estaba recorriendo el océano Austral, se produjo el desastre.

“En un punto, Pip perdió su antena de viento. Lo primero que hicimos fue mirar el panel de Smartsheet porque sabíamos que ingresaban datos en vivo con regularidad. Fue allí que observamos una anomalía en los datos sobre el viento”, agregó Adams. “No habíamos tenido noticias de Pip, pero podíamos verificar el panel para saber dónde estaba y ver los datos. Supimos por ella, la última vez que hablamos, que el viento estaba afectando los datos del barco y que tenía un problema con los instrumentos”.

El panel de Smartsheet no solo fue una manera divertida de captar el interés de los seguidores durante la regata, sino que también ayudó al equipo a tener información sobre el paradero de Pip y su rendimiento, y evitar crisis en el camino.

Amplias capacidades para brindar soporte a múltiples aspectos de una campaña

Una vez que el bote de Pip había salido al agua, ella se enfocó en la carrera, su salud y la funcionalidad del barco. Sin embargo, en cuanto al aspecto comercial de una campaña de carreras, las prioridades eran muchas: manejar las consultas de los medios, cumplir con los acuerdos y las solicitudes de los patrocinadores, controlar el rendimiento y las necesidades de Pip, coordinar cronogramas y mucho más.

Adams se ocupó de todo con la ayuda de las funciones y los complementos de Smartsheet, entre los que se incluyen:

• Aplicación de calendario: Con la ayuda de la aplicación de Calendario, Adams puede realizar un seguimiento de las fechas límite, los compromisos, las entrevistas con los medios y los acuerdos de Pip La totalidad del equipo directivo tiene acceso a la información más reciente y puede mantenerse informado.
• Formularios: Los formularios de Smartsheet le permitieron a Adams optimizar las consultas de los medios y las solicitudes de entrevistas. Con un vínculo directo al sitio web de Pip Hare, las entregas de formularios se envían directamente a una hoja en la que Adams puede clasificar las solicitudes, y llevar un registro y administrar las oportunidades.
• Brandfolder: Mediante el uso de Brandfolder, una solución de gestión de activos digitales, Adams puede garantizar que tanto el equipo de la campaña como sus patrocinadores tengan acceso a las imágenes, los contenidos en video HD y los logotipos más recientes, entre otros. En lugar de intentar interactuar con otro sitio externo, Brandfolder se integra con Smartsheet. De esta manera, Adams mantiene una única fuente de la verdad. “[Tener todo] en un solo lugar cuando estás administrando una campaña muy ajustada es un gran beneficio”, agrega.
• Automatización: Una de las funciones de Smartsheet favoritas de Adams es la automatización. Cuando se tiene un trabajo a tiempo completo en atención médica, es muy probable que algo se pierda entre la gran cantidad de solicitudes que administra para Pip. Para evitar un problema, Adams le configuró la automatización en su hoja para que cuando hayan pasado tres días y ella no haya abordado una solicitud, esta adquiera una marca de alta prioridad y se establezca como recordatorio.
• Aplicación móvil: En estos días, el trabajo está en todas partes. Por ello, Adams utiliza la aplicación para dispositivos móviles de Smartsheet para mantenerse actualizada sobre todas las cuestiones de Pip, esté dónde esté.

“Estoy cómoda con lo que sé. No fue como aprender un idioma nuevo. [Smartsheet] es mucho más fácil de usar y muy lógico. Nadie lo puede romper, pero sí adaptarlo a la manera de trabajar. Uno puede adueñarse de Smartsheet y adaptarlo para que fortalezca tu compañía y la campaña”.

Tecnología fácil de usar

Ya sea en una campaña de carreras o corporativa, los miembros del equipo tienen distintos tipos de experiencias y provienen de contextos diferentes, con distinta pericia en tecnología y conocimientos de ella. Smartsheet funcionó para todos los integrantes del equipo de Pip de inmediato.

“Si no eres parte del mundo de la tecnología o un experto en ella, te aterra la llegada de la nueva tecnología”, admite Adams. “Las personas no utilizaban las mismas plataformas, en particular, cuando su participación era voluntaria y provenían de diferentes sectores. Smartsheet fue una excelente manera de alinear y optimizar el trabajo. [Sin Smartsheet] lo hubiésemos logrado, pero no de forma tan inteligente”.

Más información sobre cómo el equipo de Pip gestionó su campaña con Smartsheet.