Smartsheet apoya a Pip Hare para que se convierta en la octava mujer en recorrer el mundo sola en bote.

Pip Hare es la octava mujer en haber finalizado la agotadora carrera en barco alrededor del mundo, la Vendée Globe. Gracias a su increíble habilidad y resistencia implacable, pudo recorrer exitosamente 24 365 millas del trayecto teórico en solo 95 días.

Con todo lo desconocido que depara la vida en el mar, es importante evitar el caos siempre que se pueda. Con planillas y planes de proyectos, Pip dirigió el prelanzamiento de su equipo de voluntarios y usó paneles para compartir su avance en vivo, lo que permitió que sus admiradores siguieran su viaje.

Experiencias de aprendizaje sobre gestión de proyectos

Competir en esta carrera tan dura requiere una planificación detallada y la gestión de campaña, desde marketing y operaciones hasta el seguimiento del bote durante la carrera. Su éxito depende de llegar a los puntos críticos en vísperas de la carrera, como procurar el patrocinio, ajustarse a presupuestos acotados y coordinar los proyectos relacionados con los medios.

El equipo de Pip, compuesto por voluntarios a tiempo parcial, nunca había trabajado junto y tenía distintas formas de trabajar. También existía el desafío adicional de garantizar una colaboración fluida mientras se realizaba el trabajo remotamente debido a las restricciones por la COVID-19. La plataforma de gestión de proyectos que implementaran debía hablar el mismo idioma, ser fácil de usar y adaptarse a una amplia variedad de experiencias y conocimientos técnicos prácticos.

Si bien Pip tenía la fuerza, la resistencia y la habilidad para terminar la carrera, ella y su equipo estaban bajo presión para organizar los numerosos hilos de su campaña y expedición. Con tanto por hacer simultáneamente, se necesitaba un lugar donde el equipo pudiera conectarse, colaborar de manera remota y supervisar todos los aspectos de la campaña.

En vísperas de la carrera y en altamar, Pip y su equipo usaron Smartsheet. Con nuestra plataforma dinámica, gestionaron el trayecto hasta la largada y supervisaron su progreso a medida que ella batallaba en el océano en su misión individual. La directora de operaciones de Pip, Lou Adams, analizó los tres beneficios principales que Smartsheet aportó a la campaña.

Un miembro extra en el equipo

Lou afirma que Smartsheet hizo que el proceso de la campaña fuera “más eficiente” para que la atención pudiera centrarse en actividades impactantes, en vez de centrarse en una administración desordenada y trabajo duplicado. Lou pudo asignar tareas a los miembros del equipo, hizo un seguimiento de presupuestos, plazos, metas y comunicaciones de manera directa y en tiempo real.

Poder convertir los formularios de correo eletrónico en Smartsheet para gestionarlos, organizarlos y ordenarlos alfabéticamente fue “como tener un asistente virtual”, según Lou. “Fue un verdadero tesoro... equilibrar dos trabajos distintos y que exista esta máquina que pueda reunir al instante los datos que necesito”, agregó. 

Depender de Smartsheet exclusivamente para llevar a cabo la campaña también implicó ahorrar dinero en suscripciones de varias plataformas. En su lugar, Pip, Lou y el equipo tuvieron una plataforma donde sabían que podrían gestionar y buscar todo lo que necesitaran. Esto fue especialmente importante con los tiempos acotados antes de que Pip debiera salir a navegar.

Un idioma común para un equipo diverso

Para un equipo con distintas experiencias, la interfaz intuitiva y fácil de usar de Smartsheet representó un campo de juego parejo que favoreció la colaboración eficiente y productiva.

Tener una visibilidad integral de la campaña significó que todos los participantes tenían información actualizada en sus funciones respectivas. Lou pudo asignar tareas y controlarlas en tiempo real. Y a los menos conocedores del mundo tecnológico Smartsheet les resultó lo suficientemente “familiar, lógico y sistemático” para que todos se adaptaran y comenzaran a usarlo rápido. Tal como Lou explica, la plataforma no presentó barreras:

“No fue como aprender un idioma nuevo, [fue] un sistema mucho más fácil de usar, lógico y sistemático. Nadie lo puede romper, pero sí adaptarlo a la manera de trabajar. Uno puede adueñarse de Smartsheet y adaptarlo para que fortalezca tu compañía y la campaña, agregar personas nuevas o compartir cosas solo con Pip”.

Admiradores que acompañan el recorrido con un seguimiento en tiempo real

En el mar, el panel de Smartsheet permitió que el equipo de Pip obtuviera datos clave de la carrera, del bote y de la misma Pip. Los admiradores podían hacer un seguimiento de las métricas, como la posición náutica de Pip y los datos de salud como pasos, sueño y frecuencia cardíaca obtenidos de sus dispositivos tecnológicos portátiles.

Esta visibilidad en tiempo real de la travesía dio a los admiradores un panorama personal y cercano de lo que se necesita para ser una atleta en el mar: 95 días de sueño interrumpido y demás.

Y, vitalmente, significó que el médico de Pip podía vigilar los signos preocupantes que se cargaban desde sus dispositivos portátiles y su equipo podía hacer un seguimiento del equipamiento del barco. Por ejemplo, el panel de Smartsheet alertaba al equipo si había alguna anomalía en los datos de viento que les permitió deducir que Pip había perdido el sensor de viento en el océano Antártico. Al depender de los datos en tiempo real que ingresaban en el panel, el equipo pudo verificar que Pip estaba viva cuando se produjo una demora en las comunicaciones con el equipo de la costa.

En el futuro cercano

Pip ya tiene previsto seguir su éxito y volver a altamar en la Vendée Globe 2024. Esto significa que necesitará una campaña más grande y sólida y mantener a Smartsheet a mano como la herramienta de gestión de proyectos del equipo.

“Para 2024, usaremos Smartsheet para planificar y poner en práctica un programa de cuatro años". Lou Adams

Con tantas maneras de aportar valor a la siguiente campaña de Pip y hacer un seguimiento de sus datos en altamar, Smartsheet tiene el placer de ofrecerle al equipo el acceso a un conjunto ampliado de capacidades y funciones. ¡Y no vemos la hora de ver qué puede lograr Pip en el futuro!

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.