Gracias a Smartsheet, Bayer obtiene visibilidad en tiempo real y ahorra innumerables horas

Cuando pensamos en Bayer, solemos imaginarnos un frasco de aspirinas. Sin embargo, la empresa hace mucho más que calmar dolores de cabeza. Debido a que ofrece desde productos farmacéuticos pioneros hasta soluciones revolucionarias para el cultivo, la empresa está a la vanguardia de la atención médica y la agricultura, innovando en un momento en el que el envejecimiento de la población y la seguridad alimentaria son asuntos urgentes.

No obstante, para un gigante global, colaborar entre sus sedes, oficinas regionales y sitios locales puede ser un desafío. “Necesitábamos crear una línea de comunicación bidireccional en la que la sede estuviera al tanto de lo que ocurría en los sitios y los sitios conocieran los cambios globales, como las nuevas políticas y herramientas”, explica Andreas Ahammer, jefe de Cambio, Adopción y Excelencia de Mantenimiento de Bayer. “Necesitábamos una solución de gestión de carteras con visibilidad y flexibilidad globales e instantáneas”.
 

Encontrar una herramienta completa, flexible y útil

Jeffrey Manning, líder de gestión de carteras de proyectos del departamento de Suministro de Productos de América del Norte de Bayer, examinó en detalle las herramientas disponibles. “Tenía dificultades para encontrar una plataforma que combinara la ejecución y la planificación de proyectos”, recuerda. “La facilidad de uso y la escalabilidad también eran factores muy importantes. Así que reduje la lista a dos opciones. La primera no nos ofrecía la flexibilidad y las funciones que queríamos. Por su parte, muchos miembros de nuestro personal ya habían desarrollado soluciones basadas en Smartsheet y les encantaban. Nos pedían con énfasis que implementáramos la plataforma. Así que era obvio”.

“Smartsheet se destacó por ser mucho más fácil de usar en comparación con otras herramientas”, coincide Ahammer. “Tiene un aspecto familiar, por lo que es más fácil para las personas entender su arquitectura. Además, va más allá de las hojas. Contar con el marco, las plantillas y las herramientas adecuadas nos permite aportar coherencia a la gestión de cambios”.

Ayudar a los equipos a gestionar proyectos

Entonces, Bayer se propuso crear una solución de gestión de proyectos y carteras en Smartsheet. “Ahora, a un año de implementar Smartsheet, ejecutamos alrededor de 1500 proyectos en la solución”, comenta Manning. Todo comienza con un formulario de admisión básico en el que todos pueden agregar detalles del proyecto. El formulario genérico puede ajustarse en función de las necesidades de los diferentes equipos. Con un solo clic, el personal puede solicitar un kit de herramientas especiales que genera un conjunto de herramientas de gestión de proyectos, que incluye planes de cambio, planes de comunicación y planes de proyecto. En el caso de los proyectos más pequeños, pueden optar por una vista de cuadrícula que se centre en métricas clave.

La solución también incluye kits de herramientas que configuran automáticamente espacios de trabajo e informes para cada departamento. Mediante WorkApps y Dynamic View, Bayer también ofrece vistas y paneles seleccionados para proyectos específicos. “Las personas creen que necesito días para configurar todo esto. En realidad, me lleva unos minutos crear una solución integral totalmente funcional para un departamento”, afirma Manning.

Hacer un seguimiento de los objetivos

Poco después, Bayer creó otra solución basada en Smartsheet para dar seguimiento a los objetivos. “En general, las personas reciben objetivos del equipo directivo y también elaboran objetivos para su equipo”, explica Manning. “En el pasado, los combinaban manualmente en diapositivas de presentación para la elaboración de informes, lo que llevaba mucho tiempo”. Hoy en día, el departamento de Excelencia de la Cadena de Suministro establece a principio de año los objetivos principales que se comparten automáticamente con los departamentos a través de Smartsheet. “Los líderes de cada departamento pueden agregar sus propias metas, lo que les permite hacer un seguimiento de todos los objetivos y actualizarlos en un solo lugar”, agrega Manning.

Ahora que las diapositivas de presentación son cosa del pasado, los datos en tiempo real de Bayer proporcionan una visibilidad muy necesaria. 

“El mayor beneficio es la velocidad con la que puedo brindar información a los líderes”, señala Manning. “Por ejemplo, hace tres años, un vicepresidente sénior me pidió un resumen de los proyectos de inversión en curso. En ese momento, me habría llevado semanas. Ahora, tengo visibilidad completa de nuestros proyectos y puedo extraer la información con un solo clic”.

Trío de atributos: visibilidad, comparabilidad y simplicidad

De acuerdo con Ahammer, la visibilidad adicional va de la mano con la comparabilidad y la simplicidad. “Debido a que tengo toda la información al alcance de la mano, también puedo comparar mi trabajo con lo que está sucediendo en diferentes equipos”, explica. “Además, toda esta información se mantiene simple y ordenada. De lo contrario, volveríamos a perdernos en los detalles”.

Según Ahammer, esta es la razón por la que Smartsheet facilitó cambios culturales en toda la empresa. “Potenciamos a nuestros equipos para que reduzcan la burocracia, minimicen la complejidad, innoven y adopten un enfoque de responsabilidad compartida dinámica”, señala. “Es decir, en lugar de enviar directivas desde arriba, los miembros del equipo están al tanto de los próximos desafíos y conocen los detalles de las tareas que ejecutarán”.

Recortar presupuestos y cronogramas

Gracias a la efectividad de la ejecución y el seguimiento, Bayer logró ahorrar tiempo y recursos. “Con Smartsheet Control Center, un equipo ahorró más de 500 horas mediante la automatización de procesos”, afirma Manning.

En particular, Smartsheet liberó incluso al equipo directivo de Bayer. “Las personas que ocupan cargos directivos pueden ahorrar al menos dos o tres horas a la semana”, indica Ahammer. Por ejemplo, en el pasado, la empresa realizaba entrevistas con colegas y presentaba los comentarios al equipo directivo. “Aunque, en teoría, es sencillo, este proceso es costoso en la práctica y requiere la contratación de entrevistadores externos y la categorización de los comentarios”, explica Ahammer. “Recientemente, utilizamos Smartsheet para crear un formulario con preguntas generadas con inteligencia artificial, que nos brinda elementos procesables de forma automática”. 

“Aunque es difícil dar un número exacto, los proyectos gestionados en Smartsheet son mucho más eficientes y los resultados de estos nos permiten ahorrar millones al año. Además, solo en 2023, ahorramos más de 20 000 horas de trabajo”.

Promover el cambio y la eficiencia

Al mirar hacia atrás en este recorrido, Manning se considera un embajador de Smartsheet. “Me divierto mucho facilitándole la vida a la gente. Es muy gratificante”, concluye. “Las personas a menudo me dicen: ‘He oído hablar de Smartsheet. Es como Excel, pero potenciado, ¿verdad?’ ‘No. Saca esa idea de tu cabeza’, les digo. Smartsheet es una plataforma en la que puede crear una solución sin código para satisfacer las necesidades de su empresa”.