Precision BioSciences utiliza Smartsheet para optimizar los recursos de sus proyectos y avanzar en la edición genética

Fundada en 2006, Precision BioSciences es una empresa que se dedica a la edición genética en etapa clínica y utiliza su plataforma patentada ARCUS para desarrollar terapias de edición genética in vivo para enfermedades con grandes necesidades médicas no cubiertas. 

Aunque Precision BioSciences opera con un equipo reducido de menos de cien empleados, gestiona programas complejos que abarcan las primeras etapas clínicas y preclínicas. A medida que la cartera de programas de la empresa maduraba y avanzaba a través de las presentaciones reglamentarias, el seguimiento de las líneas de tiempo a través de cuadrículas de Smartsheet separadas por grupos individuales se volvía cada vez más desafiante.  Las brechas de comunicación entre los departamentos hacían que los gerentes de programas tuvieran que cotejar varias cuadrículas individuales y mantener todos los plazos. “Cuando se necesitaba programar un estudio preclínico, nuestros equipos no clínicos, de cumplimiento y de fabricación tenían que estar informados y alineados”, dice Pete Broglie, director asociado de Gestión de Programas y Procesos de Precision BioSciences. “Mi trabajo como gerente de programas es asegurarme de que todos los equipos se comuniquen entre sí y de que tengamos expectativas realistas en cuanto a los plazos”.

Optimización de la gestión de programas y recursos con Smartsheet 

Cuando Broglie se unió a Precision BioSciences, Smartsheet, la plataforma de gestión del trabajo inteligente, ya se estaba utilizando, y reconoció su potencial rápidamente. “Aproveché de inmediato todas las capacitaciones de Smartsheet, a las que se puede acceder de forma sencilla, y son sumamente valiosas”, comenta. “Me sumergí de lleno en SmartU, utilicé el canal de YouTube, absorbí toda la información que pude y sentí que mis capacidades como gerente de programas crecieron exponencialmente”. 

Smartsheet pronto se convirtió en la columna vertebral de la gestión de programas de la empresa. La empresa utiliza Smartsheet para realizar un seguimiento de la información de las diferentes partes de todos los programas (incluidas las de investigación, las normativas y las clínicas), así como del personal y las instalaciones. La flexibilidad de la plataforma les permitió a los gerentes de programas de Precision crear líneas de tiempo interconectadas para los distintos programas y funciones, vincular dependencias y automatizar actualizaciones a través de flujos de trabajo automatizados en Smartsheet. Smartsheet también optimiza el seguimiento de materiales, especialmente para los programas con proveedores externos. Mediante esta solución, se realiza un seguimiento específico de los suministros, las fechas de vencimiento y los certificados de análisis con alertas automatizadas y formato condicional para evitar posibles retrasos en la entrega de datos. 

Los paneles e informes de Smartsheet son fundamentales para la comunicación de la empresa. Todos los miembros del equipo pueden acceder a los datos actualizados de los proyectos para tener pleno conocimiento de sus hitos y su progreso actual. 

Para gestionar los proyectos de manera más eficiente, Precision BioSciences utiliza Resource Management de Smartsheet, que ayuda a equilibrar las cargas de trabajo y a asignar recursos de forma más eficaz. Las funciones avanzadas de informes de la solución vinculan los datos de los recursos con la aplicación central y permiten crear paneles y cuadrículas en función de las horas que ingresan los miembros del equipo.

Gestionar y prever con precisión los recursos del proyecto 

Resource Management de Smartsheet ha permitido a Precision BioSciences asignar recursos de manera inteligente. Esto le proporciona a la empresa una mejor visibilidad de quién está disponible y en qué están trabajando los empleados en un momento dado, lo que ayuda a equilibrar las cargas de trabajo y mejorar la productividad, al tiempo que fomenta la transparencia y la confianza. 

“Con Resource Management, si una persona está por encima del 100% de ocupación, recibo una alerta en un panel para poder comunicarme con ella y asegurarme de que no esté agotada o preguntarle si necesita ayuda o posiblemente ajustar recursos de otra parte de la organización”, señala Broglie. “Por el contrario, si alguien informa menos de cuarenta horas, se inicia una conversación y tal vez podamos aprovechar esas cuatro o seis horas y ubicar a esa persona en otro proyecto o utilizarla como recurso para ayudar a otro equipo”.

Precision BioSciences está trabajando para usar Resource Management a fin de prever de manera proactiva las cargas de trabajo y las necesidades de personal, y abordar cualquier brecha de habilidades. Broglie explica: “Estamos trabajando para crear modelos de previsión, de modo que, si el equipo directivo sénior ve una oportunidad para iniciar un proyecto de edición genética y necesita una cantidad específica de ETC para la investigación y otro número para la fabricación, podamos asegurarnos de planificarlo. También podemos asegurarnos de no agotar a nuestro equipo y no hacer que pasen del 100% al 160% de ocupación, pero también, si notamos que necesitaremos ayuda, podemos centrarnos en contratar a las personas adecuadas con las habilidades correspondientes. O bien, si se acerca una fecha límite importante, podemos anticipar nuestros recursos para no tener que salir corriendo a buscar personas a último momento”.

Aceleración de las operaciones de laboratorio 

Los flujos de trabajo automatizados en Smartsheet ayudan a Precision BioSciences a reducir las tareas manuales. “En mi empresa anterior, armar un panel me llevó alrededor de 6 meses. Con Smartsheet, solo tardé una semana y media”, indica Broglie. La empresa también se beneficia de las alertas automatizadas de caducidad de materiales para garantizar que las operaciones de laboratorio se lleven a cabo sin interrupciones. “Con la automatización de Smartsheet, hacemos un seguimiento de todas las fechas de vencimiento y no tenemos retrasos en nuestros datos debido a la caducidad de los reactivos”, dice Broglie.

Smartsheet también optimizó el proceso de seguimiento de muestras de la empresa mediante la automatización e integración de múltiples flujos de trabajo basados en diferentes procedimientos de investigación. 

“En cuanto una muestra ingresa en Smartsheet, pasa por un flujo de trabajo y, una vez completado y cuando el miembro del equipo termina su análisis, avanza automáticamente al siguiente grupo de flujos de trabajo”, menciona Broglie. “Se trata de un proceso muy fluido”.

Obtener una mejor visibilidad del programa 

Los paneles de Smartsheet le dan a Precision BioSciences visibilidad instantánea del estado de sus programas, lo que le permite tomar decisiones en tiempo real. Por ejemplo, durante la presentación de una solicitud de un nuevo fármaco en investigación para un programa de hepatitis B (PBGENE-HBV), la empresa utilizó Smartsheet para realizar un seguimiento de las revisiones y la finalización de todos los módulos, lo que le permitió identificar los retrasos y mejorar la coordinación entre equipos. “Nos ofreció un panorama instantáneo para que nuestro equipo directivo sénior pudiera ver nuestro progreso en los diferentes módulos. Nos ayudó a poder determinar si habíamos completado un 30% o un 40% del trabajo”. 

Broglie agrega: “Los paneles de Smartsheet no solo nos ayudan a ver los proyectos que se avecinan en la semana, sino también la semana siguiente y más allá. Con esa información, puedo dirigirme a Resource Management para determinar la asignación de personas en función de su disponibilidad. Nos facilita la utilización de recursos para lograr el objetivo general”.

En un futuro cercano, Precision BioSciences planea profundizar su uso de Smartsheet, particularmente en cuanto a la previsión y la automatización de recursos. La empresa también se está centrando en crear modelos de previsión más sofisticados para respaldar nuevos proyectos de edición genética a fin de garantizar que la asignación de recursos se mantenga equilibrada y sostenible para seguir el ritmo del crecimiento.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.