CARBOGEN AMCIS impulsa el control de proyectos mediante con una combinación de Smartsheet y Velocity

CARBOGEN AMCIS proporciona servicios de desarrollo y comercialización de fármacos en todas las etapas del desarrollo de medicamentos. Para ayudar a las empresas farmacéuticas a crear tratamientos que salvan vidas de manera fácil y rentable, explora continuamente formas de mejorar la eficiencia. 

“A lo largo de 40 años de nuestra existencia, hemos establecido sitios en varios países de Europa y Asia. También ofrecemos servicios a clientes con sede en las regiones de APAC y América del Norte”, afirma Aurore Wicht-Riedel, especialista comercial en CARBOGEN AMCIS. “La presencia global permite a nuestros equipos contribuir al bienestar de las personas a nivel internacional. Sin embargo, también crea desafíos de integridad y transparencia de datos”.

Unificar aplicaciones para obtener hojas de ruta de proyectos exitosas

En sus sitios suizos, los equipos de CARBOGEN AMCIS utilizan la aplicación Velocity, una herramienta de planificación de proyectos y recursos basada en la nube, para gestionar el progreso de los proyectos y priorizar las tareas que tienen un impacto global. Por otro lado, el departamento de Control de calidad y análisis eligió trabajar con Smartsheet para lidiar con la carga de trabajo diaria y dividir los procesos complejos en tareas manejables. 

Cuando los dos sistemas estaban desconectados, garantizar la visibilidad y la trazabilidad del proyecto no era una tarea fácil.

“Los datos incompletos, fragmentados e inconsistentes condujeron a una toma de decisiones defectuosa y retrasos en los proyectos. Esta situación causaba frustración en los empleados, ya que enfrentaban dificultades para realizar su trabajo a tiempo y cumplir con el estándar deseado”, afirma Wicht-Riedel.

Para sincronizar los datos en todos los sitios e impulsar los procesos diarios de manera eficiente, la empresa contrató a NANGA SYSTEMS, un socio platino de Smartsheet. “CARBOGEN AMCIS nos pidió que creáramos una interfaz personalizada que conectara ambas aplicaciones”, explica Tobias Lauer, líder consultor en NANGA SYSTEMS.

“La idea era aprovechar lo mejor de ambas opciones y, al mismo tiempo, mantener todos los datos alineados, transparentes y fácilmente accesibles para todos los usuarios de la empresa”. 

El conector personalizado desarrollado por NANGA SYSTEMS podía mostrar toda la información en un solo lugar, desde instantáneas de proyectos de alto nivel hasta detalles de las operaciones internas diarias. La idea era modelar los proyectos en Velocity y enviar esta estructura a Smartsheet, donde se desglosaría en problemas de trabajo típicos. Luego, Smartsheet informaría sobre el progreso y recibiría información de acceso y priorización. “Nuestro objetivo era permitir que todos priorizaran el trabajo que afecta la entrega global de proyectos en Velocity y, al mismo tiempo, permitirles ejecutar tareas más rápido en Smartsheet”, confiesa Lauer.

Ahorrar tiempo para salvar vidas

Como resultado de la integración, todos los datos del proyecto se transfieren automáticamente de Velocity a Smartsheet una vez al día, y el conector los introduce en las hojas de tareas. Los líderes de proyecto pueden dividir manualmente cada tarea en unidades más pequeñas en Smartsheet. Las subtareas se transfieren a la hoja organizativa del laboratorio, se asignan a las personas responsables y quedan listas para ser manejadas. 

Cuando se completan subtareas específicas en Smartsheet, la persona responsable de las tareas principales informa el progreso a Velocity. A cambio, la plataforma informa a los usuarios de Smartsheet qué prioridades asignar a continuación. “El uso del conector nos permite establecer prioridades rápidamente y actuar con mayor urgencia en tareas que requieren atención inmediata”, afirma Wicht-Riedel. “Esta capacidad es fundamental en proyectos farmacéuticos altamente complejos y multifacéticos, cuyos resultados pueden tener un potencial para salvar vidas”.

Fusionar datos para empoderar a los equipos

Los poderes combinados de Smartsheet y Velocity permiten a los empleados de Control de calidad y análisis de CARBOGEN AMCIS priorizar el trabajo más importante desde la perspectiva global de la empresa. Sin embargo, la cooperación fluida de los dos sistemas también los beneficia como personas con mayor eficiencia y eficacia. 

Dividir cada alcance del proyecto en tareas, hitos y rutas críticas hace que el trabajo del equipo se sienta más manejable y les permite progresar más rápidamente. “El 68% de los miembros de nuestro equipo informaron un impacto positivo de la integración en su trabajo diario”, afirma Wicht-Riedel.

Tener un repositorio de datos central que muestre toda la información, desde proyectos globales hasta tareas internas, también ayuda a los gerentes de proyectos a administrar los recursos de manera más eficaz. A través de la integración, han obtenido un conjunto de herramientas flexible que proporciona una visión general de toda la cartera de proyectos. Al mismo tiempo, pueden acercarse a todos los aspectos de cualquier proyecto libremente para sobresalir en su trabajo. 

“Ahora, nuestros gerentes de proyectos pueden asignar recursos con precisión y obtener una imagen más clara del progreso, los hitos y los posibles retrasos”, declara Wicht-Riedel. “Controlan todas las prioridades y dependencias, lo cual es fundamental para la planificación estratégica y la administración de recursos”, concluye.