NHS Property Services obtiene visibilidad, ahorra tiempo y garantiza la seguridad contra incendios con Smartsheet

El Servicio Nacional de Salud (NHS) del Reino Unido es uno de los sistemas de atención médica con financiación pública más grandes del mundo, que ofrece atención médica gratuita a millones de personas en todo el país. Brindar esa atención, no obstante, depende de algo más que médicos y enfermeros: requiere miles de instalaciones que sean seguras, cumplan con las normativas y estén listas para respaldar el trabajo clínico.

Para ello, entra en acción NHS Property Services (NHSPS). Esta organización gubernamental se ocupa de más de 3000 sitios de NHS en todo el Reino Unido, lo que garantiza que cada edificio sea adecuado para su propósito y cumpla con las prioridades nacionales de atención médica.

Una de sus iniciativas más importantes es el Programa de Compartimentación contra Incendios, que gestiona la seguridad contra incendios en 1400 propiedades. “Nos aseguramos de que si se inicia un incendio en una habitación, se mantenga en esa habitación sin extenderse a otras”, explica Sanjeve Gordhan, gerente de la Oficina de Gestión de Proyectos de NHSPS. “En un hospital, ese tipo de control puede salvar vidas”.

Hacer malabares con cientos de proyectos a la vez

Con 1400 propiedades para administrar, cada una se trata como un proyecto propio. “En este momento, nuestro equipo de 40 integrantes está gestionando alrededor de 550 proyectos activos al mismo tiempo”, afirma Gordhan. 

Cada mes agregan decenas de proyectos más, cada uno de los cuales requiere encuestas, actualizaciones de seguridad contra incendios, como puertas nuevas o respiraderos sellados, y controles finales para confirmar que todo esté de acuerdo con las normativas. Cada centro nuevo también requiere la aprobación de un gerente de construcción, lo que conduce a idas y vueltas que pueden llevar días o incluso semanas.

Desde el principio, el equipo utilizó Smartsheet para gestionar el programa, pero de una manera muy básica, considerándolo más una hoja de cálculo que una herramienta de gestión de proyectos. Cada hoja contenía información de cientos de propiedades en una región, sin claridad en la estructura, hitos o propiedad de las tareas. No había una forma sencilla de realizar un seguimiento de los retrasos o de generar informes. 

“Pasábamos entre tres y cuatro horas a la semana en llamadas con los contratistas, revisando cada propiedad línea por línea”, explica Gordhan. “Necesitábamos más visibilidad, más estructura y una mejor manera de coordinar todo. A partir de mi propia experiencia con Smartsheet, sabía que podíamos sacarle más valor”.

Una solución a medida

Con el apoyo de Platinum Partner Invoka Consulting, el equipo creó un kit de herramientas personalizado con Smartsheet Control Center, lo que le dio a cada propiedad su propio espacio de trabajo. Ahora, cuando se debe lanzar un nuevo edificio, un empleado de NHSPS completa un formulario de admisión, en el que se solicita automáticamente la aprobación al gerente del edificio. Esto lleva al personal directamente al kit de herramientas, una hoja de tareas que describe exactamente lo que se debe hacer para cada proyecto. 

“Una vez que una tarea se marca como completada, la siguiente se desencadena automáticamente y se asigna a la persona adecuada”, explica Gordhan.

NHSPS también le brindó a cada miembro del equipo un panel personalizado, en el que se mostraban sus propias tareas, plazos de entrega y próximos trabajos, junto con indicadores codificados por colores que indican lo que va por buen camino, lo que está en riesgo y lo que necesita atención inmediata. Al mismo tiempo, los paneles regionales y de cartera ofrecen al equipo directivo sénior una visión clara de alto nivel del progreso en todo el programa.

Para garantizar que el sistema se adoptara sin problemas, NHSPS se centró en la facilidad de uso desde el primer día. “Necesitábamos asegurarnos de que el sistema encajara en el flujo de trabajo de nuestros colegas y no agregara tiempo a sus jornadas laborales”. NHSPS reunió comentarios y puntos débiles de sus partes interesadas y recurrió a Invoka para ofrecer sesiones de capacitación y apoyo.  “Ahora, los responsables de proyectos utilizan la solución con confianza todos los días”, agrega Gordhan.

Claridad operativa

Smartsheet ofrece a NHSPS una vista completa y en tiempo real tanto de las tareas diarias como de las tendencias más generales del programa. “Puedo ver de un vistazo lo que está sucediendo: lo que se ha lanzado, encuestado, remediado y cerrado”, sostiene Gordhan. “Ya no tenemos que revisar cada proyecto línea por línea. Podemos centrarnos al instante en los retrasos. Ha hecho que todo el proceso sea más centrado y eficiente".

El equipo de NHSPS también puede extraer la información que necesita durante las revisiones y auditorías del equipo directivo. “En el pasado, el equipo directivo preguntaba por qué algo estaba atrasado. Ahora, gracias a Smartsheet, podemos explicar exactamente por qué", agrega Gordhan. “Dado que cada decisión se puede rastrear, durante las auditorías, podemos mostrar con facilidad que, en cada centro, se siguieron los pasos necesarios y que toda la documentación está en orden”.

Ahorro de tiempo, aumento del impacto

Para Sanjeve, la mayor victoria es el aumento de productividad en el equipo. “Las notificaciones automáticas mantienen a todos informados y reducen el tiempo dedicado a perseguir actualizaciones”, afirma. “Nuestras reuniones semanales ahora nos ocupan la mitad de tiempo, lo que ahorra a cada persona entre 80 y 100 horas al año. Además, aprobar nuevas propiedades, que solían llevar hasta dos semanas, ahora puede llevar solo unos días".

Las mejoras van más allá de la velocidad. El kit de herramientas también aportó coherencia en todos los ámbitos, con asignaciones de tareas estándar, dependencias integradas y alertas oportunas. 

“No solo trabajamos de manera más eficiente, sino que ofrecemos mejores resultados con mayor rapidez y ayudamos a mantener los edificios de NHS seguros para las personas que dependen de ellos”, concluye Gordhan.

Para obtener más información sobre cómo NHS utiliza Smartsheet, lea la historia de cliente.