St. Thomas Elgin General Hospital promueve la eficiencia y la productividad y mejora la toma de decisiones clínicas con Smartsheet

St. Thomas Elgin General Hospital (STEGH) es un centro de 179 camas dedicado a la atención de pacientes en la ciudad de St. Thomas, Ontario y ocho municipios del condado de Elgin. STEGH proporciona una cobertura completa las 24 horas del día en varias áreas: medicina interna, cirugía, obstetricia, pediatría, anestesia, emergencias, salud mental y medicina familiar. Obtenga más información en línea: https://www.stegh.on.ca/.

STEGH utiliza Smartsheet desde hace varios meses para hacer un seguimiento de las internaciones y las altas hospitalarias, visualizar y analizar datos clínicos, y optimizar las reuniones matutinas que dan inicio al día laboral. 

“Somos una organización basada en la mejora continua de la calidad y confiamos en gran medida en nuestros datos para tomar las decisiones correctas”, afirma Kat Jacobs, gerenta de transformación Lean e iniciativas estratégicas del hospital. “Smartsheet nos permite administrar mejor los datos e innovar a medida que avanzamos y satisfacemos las demandas cambiantes”.

Antes de usar Smartsheet, STEGH necesitaba una mejor manera de registrar información operativa importante. “St. Thomas y el condado de Elgin están creciendo más rápido de lo que el hospital puede abarcar. Además, nuestro censo de pacientes está creciendo y necesitábamos una mejor manera de calcular nuestras métricas”, señala Monica Olanski, vicepresidenta de Servicios de pacientes y Servicios de tecnología de la información, y directora de Información de STEGH. “Contábamos con un proceso desactualizado para dar seguimiento a las tasas de ocupación. Los líderes clínicos proporcionaban información sobre internaciones, altas y problemas de dotación de personal durante la reunión diaria. Un líder ingresaba los datos mientras intentaba facilitar la comunicación, y otro líder documentaba la información en una pizarra para registrar las métricas. Teníamos conversaciones fructíferas y recopilábamos muchos datos, pero no podíamos hacer un seguimiento de estos de una manera que nos permitiera tomar decisiones fundamentadas”, relata Olanski.

Seguimiento de la ocupación, la dotación de personal y las métricas de acceso y flujo

Antes de implementar Smartsheet, STEGH contactó a las partes interesadas clave y garantizó una comunicación frecuente sobre los próximos cambios. “Aplicamos nuestro pilar estratégico de alcanzar la excelencia operativa durante la implementación”, explica Jacobs. “Las personas entendieron que el cambio no ocurrirá de la noche a la mañana y demostraron predisposición para aceptar pequeños cambios iterativos a lo largo del proceso”.

Ahora, los líderes clínicos utilizan Smartsheet para ingresar métricas de ocupación diarias, niveles de dotación de personal, métricas de acceso y flujo, y otros datos clave desde sus computadoras o dispositivos móviles a través de la aplicación Smartsheet. En un momento dado, hasta 30 empleados ingresan datos clínicos en Smartsheet, lo que le permite a la organización hacer un seguimiento del censo de pacientes y de las internaciones y las altas de las unidades de cuidados intensivos.

Informes simplificados y reuniones matutinas más productivas 

Debido a que los gerentes clínicos de STEGH ya no necesitan ingresar datos manualmente en las hojas de cálculo todos los días, la organización logró aumentar la eficiencia operativa en general. “Si necesito crear un informe de resumen para el director ejecutivo, ahora es muy fácil extraer los datos. Antes, hacerlo era difícil y llevaba mucho tiempo”, cuenta Tina Oliveira, directora de Medicina y emergencias de STEGH. “Ahora la información está más estandarizada y centralizada, lo que simplifica y mejora la eficiencia de los informes”.

Utilización optimizada del personal 

STEGH utiliza Smartsheet para supervisar los niveles de dotación de personal con mayor precisión mediante una estrecha gestión de las cifras del censo de pacientes. 

“Con los datos de Smartsheet, podemos ver fácilmente las áreas en las que necesitamos más personal, a fin de asignar a las personas indicadas a las unidades adecuadas”, indica Olanski. 

Smartsheet también nos permite controlar la sobrepoblación de pacientes en las dos unidades de cuidados intensivos del hospital. “Si tenemos pacientes en la unidad adicional, excederemos la ocupación total. Contar con una cuenta precisa en Smartsheet es fundamental para la planificación”, afirma Jacobs. “A medida que aumente la cantidad de pacientes, será beneficioso saber con qué frecuencia necesitaremos usar las camas adicionales”.

Decisiones clínicas más fundamentadas

Mediante el uso de Smartsheet para hacer un seguimiento de la ocupación, el flujo y las tendencias de dotación de personal, los líderes clínicos pueden tomar decisiones más fundamentadas. “Estamos en la fase uno, que implica recopilar y centralizar los datos, pero nos estamos acercando a la fase dos, que consta de entender las métricas que informamos para fundamentar las decisiones futuras”, comenta Olanski. 

“Los datos permiten informar y las historias, captar la atención. Con Smartsheet, ahora tenemos ambas cosas: los datos y la narrativa, lo que nos permite tomar mejores decisiones sobre el hospital en general”. 

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.