Una dosis de automatización: Connecticut Children’s optimiza los procesos de atención médica pediátrica

Reconocido a nivel nacional como uno de los mejores hospitales de niños de los Estados Unidos, Connecticut Children's es un centro de cuidados agudos pediátricos independiente y sin fines de lucro. Un departamento, la Oficina de Salud Infantil Comunitaria (la Oficina), se ocupa de la atención preventiva y se centra en las intervenciones comunitarias que promueven el bienestar y el desarrollo saludable óptimos de los niños fuera del hospital. “En la oficina, tenemos diecisiete programas orientados a la comunidad que trabajan con familias y niños”, explica Lauren Dominique, asociada ejecutiva del EVP, Oficina para la Salud Infantil Comunitaria de Connecticut Children’s.

Hoy en día, Dominique se enorgullece de ser parte del programa Smartsheet Mobilizer: organiza cursos intensivos y almuerzos para educar a las personas sobre las capacidades de la solución. Todo comenzó cuando su gerente le pidió que experimentara con Smartsheet. “Mi organización acababa de implementarla, y él dijo que era una herramienta valiosa”, comparte. “En unos meses, me convertí en una campeona de Smartsheet”. Intrigada por lo que podía lograr con Smartsheet, Dominique se sumergió profundamente en la ruta de aprendizaje del producto principal que ofrece Smartsheet University. Obtuvo certificaciones en producto principal y gestión de proyectos de Smartsheet, y tomó ideas sobre las herramientas que podría usar para crear o mejorar las soluciones a lo largo del camino.

“Una intrincada red” de socios

Una de las soluciones más recientes que desarrolló Dominique le permitió a su equipo realizar el seguimiento y el envío de facturas que representan millones de dólares de financiamiento en subvenciones. De un vistazo a los flujos de trabajo existentes, Dominique y su equipo supieron que se podían mejorar con Smartsheet.

Connecticut Children's tenía la tarea de dirigir una iniciativa intersectorial de cinco años, con múltiples socios, diseñada para mejorar la vida de los niños en el norte de Hartford, Connecticut. Para financiar esta iniciativa, el hospital recibió una subvención de 30 millones de dólares del Departamento de Educación de los Estados Unidos. Varios socios de la comunidad también comprometieron un equivalente de 36 millones de dólares durante los cinco años. “Son alrededor de 66 millones de dólares de inversión que deben contabilizarse”, explica Dominique.

Para cumplir con los requisitos de informes federales, Connecticut Children's recopila facturas trimestrales de diecisiete organizaciones asociadas subcontratadas mediante la subvención. Luego, estas facturas deben enviarse a los líderes correspondientes para su aprobación y procesamiento. 

“Como se puede imaginar, contabilizar estas facturas por correo electrónico era un proceso muy caótico. Necesitábamos una herramienta para gestionar y supervisar esta intrincada red”, agrega. “Sabía que Smartsheet era la solución adecuada para este desafío”.

Una plantilla de facturación galardonada

Para iniciar el proceso, Dominique diseñó un formulario de Smartsheet con el fin de capturar los detalles de las facturas de los socios de la comunidad, que desencadena un flujo de trabajo de enrutamiento automatizado en Smartsheet a través de la integración externa de DocuSign. Luego, las partes interesadas clave reciben una notificación automatizada para que revisen y aprueben una factura cuando les toca su turno. Una vez que todas las partes requeridas firmaron la factura, DocuSign la envía al equipo de cuentas por pagar para que la procese, y se adjunta una copia final del PDF a la fila correspondiente en Smartsheet.

Dominique sabía que esta herramienta podía ser útil para otras organizaciones que reúnen o requieren capas de aprobaciones de muchas facturas. Dado que no todas las organizaciones tienen una suscripción a DocuSign, decidió crear una plantilla para la comunidad extendida de Smartsheet con la función de solicitud de aprobación de Smartsheet a fin de alimentar el flujo de trabajo. Esta plantilla de gestión de recepción y enrutamiento de facturas hizo que Dominique reciba una mención en la Exposición de plantillas creadas por la comunidad organizada por Smartsheet.

“La nueva plantilla de facturación viene con un panel que da claridad sobre la etapa de la factura, lo que garantiza el procesamiento oportuno”, agrega Dominique. “Un gráfico muestra los pagos trimestrales, lo que permite realizar un seguimiento de los gastos en función de los presupuestos. Las métricas de la parte superior del panel destacan la velocidad de procesamiento, y esto promueve la responsabilidad interna”.

“Liberar espacio en la cabeza”

Con un proceso automatizado, el equipo de Dominique en Connecticut Children's ahora puede ahorrarse innumerables horas de trabajo. 

“Antes, localizar la última factura de un subcontratista era tedioso, y algunas personas tardaban hasta treinta minutos en encontrarla entre los mensajes recibidos. Ahora, con Smartsheet, es cuestión de segundos”, señala Dominique. “Smartsheet libera espacio en la cabeza. Cuando alguien tiene una pregunta, ya no necesitamos revolver los correos electrónicos. Simplemente podemos recurrir a Smartsheet”.

La plantilla también sirve como una base sólida que se puede adaptar a las necesidades de otros departamentos de Connecticut Children's. “La flexibilidad para agregar el estilo propio y, a la vez, mantener una estructura básica en toda la organización no tiene precio”, agrega Dominique.

Simplicidad en la recopilación de datos y el seguimiento de metas

Dominique también optimizó el flujo de trabajo del programa Healthy Homes para los niños de Connecticut, que recibe solicitudes de propietarios de inmuebles de Connecticut que desean aumentar la seguridad en sus hogares para los niños. “Los flujos de trabajo se basaban completamente en papel. Los miembros del equipo tenían que ir a la oficina, recoger las solicitudes en la sala de correo e ingresar manualmente la información en la base de datos”, explica Dominique. Ahora, el equipo recopila las solicitudes de los propietarios utilizando formularios de Smartsheet, así que la información de los inmuebles se registra directamente en la base de datos.

A continuación, Dominique se propuso ayudar a los compañeros del equipo a realizar un seguimiento de sus metas en Smartsheet. “Creamos una vista de Dynamic View en Smartsheet, compartimos el enlace y permitimos que las personas agreguen filas nuevas para ingresar las metas. A medida que avanza el año, hacemos controles trimestrales de su estado”, explica. “Este sistema permite que los miembros del equipo accedan fácilmente a las entradas y las actualicen”.

Más automatización, procesos optimizados

Actualmente, Dominique está trabajando en un proyecto para simplificar los informes mensuales de las iniciativas federales, relativo a cómo los miembros del equipo distribuyen su tiempo, en particular, aquellos dedicados a las subvenciones. Antes, el proceso requería que la Oficina de Programas Patrocinados de Connecticut Children’s ingresara manualmente los datos de una hoja de cálculo en un documento, guardara el documento como PDF y, luego, enviara a cada miembro del equipo un correo electrónico con su PDF individual para que lo revise y apruebe. Luego, el miembro del equipo descargaba, imprimía, firmaba, escaneaba y devolvía el documento por correo electrónico. “Este es un proceso mensual que abarca a cientos de miembros del equipo. Hasta la fecha, el administrador tenía que controlar el estado de cada informe mensual y realizar un seguimiento por correo electrónico con los miembros del equipo”, agrega Dominique. Los integrantes de la Oficina de Programas Patrocinados se pusieron en contacto con Dominique para que los ayude a automatizar este proceso manual. “Una vez que se implemente la solución de Smartsheet, el administrador cargará una hoja de cálculo en Smartsheet y, a partir de allí, Smartsheet se encargará del resto. Smartsheet enviará automáticamente solicitudes de aprobación y recordatorios a los miembros del equipo, además de generar archivos PDF de cada informe a medida que se reciban las aprobaciones”.

Esta cadena de soluciones aporta una visibilidad muy necesaria y permite que Connecticut Children's ahorre tiempo valioso. “Ahora tenemos una fuente de verdad confiable. En lugar de documentar el trabajo por correo electrónico, utilizamos Smartsheet”, afirma Dominique. “Ya ni siquiera puedo imaginarme hacer el seguimiento de las tareas a través de correos electrónicos. Es tan práctico trabajar con Smartsheet”.

Victorias personales de una campeona de Smartsheet

Como referente en todo lo que respecta a Smartsheet para la organización, Dominique también encontró crecimiento y satisfacción personal. “Me sentí honrada de recibir el premio Spot Award, un reconocimiento monetario que hace mi organización a los miembros del equipo que contribuyen de manera excepcional, yendo más allá de sus responsabilidades estándar”, concluye. 

“Smartsheet tuvo un profundo impacto en mi desarrollo profesional y mi reputación. No sabía nada sobre Smartsheet cuando comencé en mi puesto y ahora siento que encontré mi lugar. Aumentó mi confianza. Me siento empoderada para expresar mis ideas. Me consideran una experta en la materia, con autoridad y credibilidad; mi postura profesional y mi imagen frente a quienes son colegas mejoró considerablemente. Muchos de mis compañeros de trabajo me llaman ‘Señorita Smartsheet’. La visibilidad que obtuve al ser competente en Smartsheet es verdaderamente gratificante”.