La EPMO de Ballad Health utiliza la PPM moderna de Smartsheet para integrar 20 hospitales

Ballad Health es una organización integrada para la mejora de la salud de la comunidad dedicada a atender a casi un millón de personas en el noreste de Tennessee, el suroeste de Virginia, el noroeste de Carolina del Norte y el sudeste de Kentucky. La organización opera un sistema de 20 hospitales, servicios de atención posaguda y salud conductual, y consultorios médicos de un grupo multiespecializado.

Aunque sus instalaciones están distribuidas en 29 condados rurales, Ballad Health se esfuerza por ofrecer a sus empleados capacidades de comunicación unificadas. “Queremos ser líderes e innovadores en la prestación de atención médica en las zonas rurales de Estados Unidos y las tierras altas de los Apalaches”, afirma Isaac Mitchell, vicepresidente de Gestión de Proyectos y Excelencia Operativa de Ballad Health. “Hacer eso supone un desafío porque nuestro equipo de atención médica está ubicado en diferentes lugares y estamos constantemente buscando nuevas y mejores formas de trabajar juntos”.

Ballad Health usa la PPM moderna de Smartsheet para reunir a los equipos dispersos a fin de gestionar los proyectos de forma centralizada y exponer los datos críticos para mostrarlos a los ejecutivos mediante paneles. 

“Smartsheet nos ayuda a acercarnos y trabajar como un equipo unido para cumplir con nuestra misión, honrar a las personas que atendemos brindando la mejor atención posible”, afirma Mitchell.

Antes de que adoptara la PPM moderna de Smartsheet en toda la organización, la Oficina de Gestión de Programas Empresariales (EPMO) de Ballad Health se valía de una combinación de correo electrónico, herramientas de gestión de proyectos y hojas de cálculo para realizar un seguimiento de los elementos de acción, la utilización de los recursos como equipo, la capacidad de los proyectos y el ROI. “No teníamos un lugar común al que todos fueran a buscar información”, dice Mitchell. “Almacenábamos las actas de las reuniones en un lugar y los planes de los proyectos en otro, y solíamos tener que convertir los datos en PDF y enviarlos manualmente. A veces dedicaba el 25% de mi semana a preparar datos para una presentación de diapositivas para una reunión del comité directivo”.

Sin una herramienta unificada, la EPMO de Ballad Health podía convertirse en un cuello de botella para la información. “Mi equipo era la única fuente cuando alguien necesitaba saber el estado de un proyecto o necesitaba un informe”, dice Mitchell. “Como resultado, entregábamos documentos de texto y actualizaciones por correo electrónico. Queríamos encontrar una forma más dinámica de gestionar los proyectos, en lugar de usar documentos de estado que se volvían obsoletos en cuanto los enviábamos. En última instancia, queríamos automatizar el trabajo manual a fin de tener más capacidad para concentrarnos en iniciativas más grandes que nos ayudaran a brindar un mejor servicio a nuestros clientes”.

Gestión de proyectos y elaboración de informes optimizadas con la PPM moderna de Smartsheet

Después de considerar varias soluciones de software, Ballad Health seleccionó la PPM moderna de Smartsheet como herramienta de gestión de proyectos. “Queríamos algo que pudiéramos compartir con toda nuestra organización de una manera rentable, y Smartsheet resultó la candidata perfecta”, dice Mitchell. “Smartsheet también es flexible. No queríamos una solución predefinida; necesitábamos algo que pudiéramos usar para satisfacer nuestras necesidades específicas, y eso es lo que hace Smartsheet”.

La EPMO de Ballad Health utiliza la PPM moderna de Smartsheet para gestionar más de 150 proyectos en cualquier momento dado. A medida que aumenta la adopción, otros equipos —como los de excelencia operativa, finanzas y marketing— comienzan a usar la herramienta para hacer un seguimiento de los proyectos. “La PPM moderna de Smartsheet es muy intuitiva y fácil de usar para el trabajo, por lo que nuestra adopción sigue creciendo rápidamente”, afirma Mitchell.

Con flujos de trabajo automatizados en Smartsheet, Ballad Health puede enviar de forma automática avisos de fechas límite y recordatorios a los gerentes de proyectos y otras partes interesadas de toda la organización. Ballad Health también utiliza la PPM moderna de Smartsheet para crear informes y paneles que contienen descripciones generales de alto nivel de cada proyecto. Los equipos ejecutivos de la organización pueden acceder a los paneles para ver rápidamente el estado más reciente de un proyecto. “A través de flujos de trabajo automatizados, vinculamos hojas, informes y paneles en un solo lugar”, afirma Mitchell. La organización aprovecha las capacidades premium como Dynamic View de Smartsheet para dar a los gerentes de proyectos acceso a los datos específicos que necesitan y Data Shuttle para cargar datos financieros de varias fuentes externas en Smartsheet.  

Gestión de proyectos más eficiente y mejor comunicación entre 20 hospitales

Gracias a la PPM moderna de Smartsheet, Ballad Health puede hacer un seguimiento automático de los proyectos de principio a fin sin necesidad de depender de la introducción manual de datos, varias hojas de cálculo y el correo electrónico. “Antes, cuando necesitaba comunicar las actualizaciones del estado de los proyectos a nuestros ejecutivos, dedicaba varios días a preparar un informe. Ahora, puedo proporcionarles todos los datos del proyecto con un solo clic en un panel, y los datos se actualizan automáticamente cada vez que un gerente de proyectos ingresa una actualización”. La EPMO de Ballad Health ahorra más de 60 horas de tiempo administrativo por semana, es decir, más de 3000 horas al año, pues no necesita crear presentaciones de diapositivas para los comités ni las reuniones del equipo directivo. “La escasez de mano de obra es un problema concreto, y nuestros recursos son limitados, como los de muchas otras organizaciones de atención médica”, afirma Mitchell. “La PPM moderna de Smartsheet aumenta nuestra eficiencia y productividad, de modo que todos los miembros del equipo trabajan al máximo de su potencial en nuestros proyectos. En lugar de calcular todo manualmente, podemos relajarnos y dejar que la PPM moderna de Smartsheet lo haga todo”.

La PPM moderna de Smartsheet también aumentó la comunicación interna mediante la centralización de los datos de los proyectos en hojas, informes y paneles integrados. 

“Con la PPM moderna de Smartsheet, podemos comunicarnos mejor, desde un hospital rural del suroeste de Virginia hasta la oficina corporativa en el noreste de Tennessee”, explica Mitchell. “Una de mis metas personales para este año es promover la colaboración en el sistema y compartir las prácticas recomendadas con los 20 hospitales. La PPM moderna de Smartsheet apoya esa meta, pues mejora de manera eficiente la comunicación y la colaboración”.

Una mejor atención médica para los ciudadanos 

Mediante la automatización de los procesos manuales y el ahorro de tiempo en la elaboración de informes y en la preparación de las reuniones, la EPMO puede ocuparse de más proyectos y centrarse en iniciativas estratégicas. “La PPM moderna de Smartsheet nos libera tiempo para pensar en proyectos más grandes, como los paneles de calidad y seguridad que nos ayudarán a brindar un mejor servicio a la comunidad y la mejor atención médica posible”, comenta Mitchell.

Los gerentes de proyectos de la organización también dedican más tiempo a analizar los datos de salud de la población para encontrar formas de reducir el potencial de pérdida de vidas debido a problemas de salud. 

“La PPM moderna de Smartsheet nos ayuda a descubrir datos que antes estaban ocultos en hojas de cálculo e informes estáticos. Ahora, podemos descubrir los datos específicos que necesitamos rastrear, como las métricas sobre los resultados de salud y cómo podemos mejorar los efectos de la atención médica en toda la región que atendemos”, dice Mitchell.

Aceleración del progreso de los proyectos a través de la transparencia

Ballad Health tiene más visibilidad de los proyectos y datos gracias a la PPM moderna de Smartsheet, lo que genera más transparencia en toda la organización. Por ejemplo, cualquier persona que forme parte de Ballad Health, incluidos todos los grupos de la PMO, los equipos clínicos de primera línea y el equipo directivo corporativo, puede acceder a un nuevo panel y calendario para todo el sistema que contiene información actualizada sobre las iniciativas estratégicas. Otro panel muestra la excelencia operativa y el retorno de la inversión (ROI) que generan las mejoras en los procesos. “Trabajamos en estrecha colaboración con nuestro equipo de finanzas para calcular el ROI de los proyectos en el panel y validar esas métricas”, dice Mitchell. “Esto crea transparencia, y todos pueden ser testigos de nuestros éxitos”. En el último año fiscal, Ballad Health presentó un ROI de más de 30 millones de dólares, con un retorno por miembro del equipo de 16 veces la inversión.

Además, Ballad Health creó un panel en el que los socios integrados de la práctica médica pueden ver el progreso actualizado de los proyectos. “Esto dio a nuestros socios la transparencia para ver, a través de datos en tiempo real, si estamos hay pérdidas o ganancias en un proyecto determinado”, dice Mitchell. “En última instancia, esto nos ayuda a progresar más rápido, y ahora se están presentando ganancias significativas en las métricas del ROI de esos proyectos. Además, los gerentes pueden ocuparse de un 30% más de proyectos”. Ballad Health también utiliza la PPM moderna de Smartsheet para proporcionar transparencia en la utilización de recursos; así, los gerentes pueden planificar mejor los proyectos. “Con esta información, podemos ver si necesitamos más miembros del equipo en un proyecto y, entonces, podemos empezar a tener mejores conversaciones sobre las prioridades de la organización”, dice Mitchell.

Ballad Health actualmente está buscando ampliar la adopción de la PPM moderna de Smartsheet en áreas como innovación, marketing, comunicaciones, salud de la población, planificación estratégica y salud conductual. Mitchell concluye: “Seguiremos desarrollando paneles e informes en la PPM moderna de Smartsheet para observar mejor nuestro rendimiento y mantener el enfoque en lo que importa de verdad: atender las necesidades de salud de nuestra comunidad”.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.