AdventHealth centraliza los datos de los proveedores de atención médica regionales y agiliza las líneas de tiempo de la gestión de proyectos con Smartsheet

Debido a que es un sistema de atención médica de carácter religioso, la misión de AdventHealth es cuidar el cuerpo, la mente y el espíritu de manera integral. La organización atiende a 7,1 millones de pacientes cada año, a través de 53 hospitales y una red de clínicas para pacientes ambulatorios e instituciones de cuidados intermedios.

AdventHealth tiene instituciones en nueve estados y depende en gran medida de su departamento de Gestión de proyectos, que utiliza Smartsheet para hacer un seguimiento de toda la actividad, desde proyectos de construcción hasta la mejora de procesos y la incorporación de médicos. “Gracias a Smartsheet, tenemos un departamento más eficiente”, dice Maria Boyd, vicepresidenta adjunta de Gestión de proyectos de AdventHealth. “Podemos hacer un seguimiento sin inconvenientes de todos los proyectos de principio a fin”.

Antes de Smartsheet, los equipos de la región de Florida Occidental de AdventHealth carecían de un método para dar seguimiento a los proyectos, lo que se volvió un problema, ya que cada vez más departamentos de la organización necesitaban ayuda con la gestión de proyectos. 

“No teníamos las herramientas adecuadas. Los miembros del equipo de AdventHealth usaban, en su mayoría, correos electrónicos y hojas de cálculo, y tenían poca visibilidad de los proyectos o de la información de los proveedores”, indica Natalia Lara, gerente de proyectos de AdventHealth. 

Como resultado, los departamentos dedicaban mucho tiempo a duplicar esfuerzos, enviar mensajes de seguimiento de forma manual y registrar el progreso de los proyectos. “A veces, los equipos gestionaban cientos de tareas diferentes con partes interesadas distintas, lo que implicaba el intercambio de numerosos correos electrónicos”, explica Boyd. “Para mí, era casi un trabajo de tiempo completo localizar a la persona adecuada y recibir la información más actualizada de un proyecto. Cuando finalmente recibía la respuesta que esperaba, era momento de enviar un correo electrónico de seguimiento para recordar una fecha límite. Tenemos la meta estratégica de contar con operaciones Lean en nuestro departamento y sabíamos que teníamos que aumentar la eficiencia para lograrlo”.

Optimización de proyectos y procesos con Smartsheet 

El equipo de Gestión de proyectos de AdventHealth implementó Smartsheet debido a las funciones y la simplicidad de la solución. “Smartsheet es muy fácil de usar. La mayoría de nosotros no tenemos experiencia en programación, y esta es una herramienta con poco código que nos permite crear con facilidad una solución de gestión de proyectos personalizada”, afirma Lara.

AdventHealth utiliza Smartsheet todos los días para registrar y gestionar de forma centralizada los datos de incorporación y salida de proveedores, contratación de médicos, proyectos de construcción e iniciativas de departamentos. Los gerentes de proyectos pueden ingresar información de un nuevo proyecto, actualizar el estado de un proyecto y realizar un seguimiento del progreso desde un solo lugar en Smartsheet. Mediante flujos de trabajo automatizados en Smartsheet, se envían recordatorios de fechas límite y otras notificaciones de hitos a las partes interesadas de la región de Florida Occidental. 

“Contamos con varias partes interesadas en todo el sistema de AdventHealth, y tenemos cientos de notificaciones integradas en Smartsheet para que cada una de ellas reciba recordatorios y actualizaciones oportunas sobre los proyectos”, comenta Boyd. 

Cuando se inicia un nuevo proyecto en Smartsheet, creamos soluciones con mensajes automáticos que notifican a las partes interesadas específicas sobre el siguiente paso necesario en el proceso del flujo de trabajo, de modo que las iniciativas sigan su curso sin problemas.

AdventHealth también utiliza Smartsheet a fin de crear informes y paneles de proyectos para equipos de proyectos, partes interesadas y ejecutivos. Cada panel contiene descripciones generales de los proyectos, con métricas actualizadas y actualizaciones de estado. Los departamentos pueden acceder a paneles personalizados para ver las fechas de inicio y otra información clave de incorporación, y el equipo directivo ejecutivo puede obtener un panorama de todas las etapas de un proyecto o de los datos del proveedor. Los ejecutivos de AdventHealth también utilizan paneles para hacer un seguimiento de los documentos de iniciativas de proveedores cargados a Smartsheet por equipos de estrategia y desarrollo empresarial.

Además, AdventHealth utiliza Smartsheet para recopilar y almacenar datos de adquisiciones compartidos de terceros. “Trabajamos con agentes externos durante las adquisiciones, y podemos simplemente compartirles un enlace único en Smartsheet para que carguen documentos financieros con facilidad”, señala Boyd.

Única fuente de información para datos de proveedores, contrataciones y ubicaciones

AdventHealth usa Smartsheet para centralizar todos los datos de proyectos y optimizar el seguimiento de numerosas iniciativas en un momento dado. Ahora, en lugar de enviar varios correos electrónicos a las partes interesadas y buscar en varias hojas de cálculo información actualizada, las personas pueden ver todo en un solo lugar. “Gracias a Smartsheet, pudimos optimizar y centralizar los procesos de incorporación y contratación de médicos, lo que mejoró la comunicación en los departamentos”, agrega Boyd. 

“Tenemos un equipo pequeño. Smartsheet se convirtió en nuestra única fuente de información para los datos de proveedores, contratación de médicos y nuevas ubicaciones, lo que nos permite operar como una oficina de gestión de proyectos para toda la región de Florida Occidental”.

Anteriormente, AdventHealth tenía que gestionar planes de trabajo independientes para cada tipo de transición de incorporación, incluidas las adquisiciones y salidas de proveedores, y los cambios de ubicaciones. “Las transiciones constaban de diferentes tareas, y cada una podía tener hasta 300 elementos a los que debíamos dar seguimiento”, cuenta Lara. “Con la transferencia de todos los datos a Smartsheet, creamos plantillas para usar que reunían toda esta información en un solo lugar. Simplemente, favorece la eficiencia y el acceso rápido”.

Un proceso de incorporación más preciso con una mayor visibilidad 

Con las notificaciones automáticas, los informes y los paneles de Smartsheet, los ejecutivos de AdventHealth tienen mayor visibilidad del proceso de incorporación, ya que pueden acceder a datos detallados en tiempo real a través de los paneles de la plataforma. 

“Las partes interesadas no tienen que dedicar tiempo a buscar datos de un proyecto; pueden acceder a toda la información con un solo clic”, dice Boyd. “Pueden encontrar rápidamente los documentos que necesitan”. 

Con un acceso más fácil a la información, los ejecutivos pueden ver una instantánea en tiempo real de la cantidad precisa de proveedores de atención médica que están incorporados o desvinculados. “Ahora tenemos una lista precisa de los proveedores y podemos hacer un seguimiento de las tendencias de crecimiento de AdventHealth en Smartsheet”, agrega Lara. “Podemos ver cuántos proveedores están desvinculados o cambiaron de ubicación, así como cuánto tiempo demora la incorporación de nuevos proveedores. El equipo de incorporación compartió que la visibilidad y la transparencia de los datos de los proveedores mejoraron de forma significativa desde la implementación de Smartsheet. Los equipos de contratación comentaron que están ahorrando horas de trabajo gracias a las métricas y los flujos de trabajo automatizados. Ahora, podemos determinar con claridad por qué un proceso de contratación o incorporación podía llevar de 30 a 90 días o 120 días, y tomar medidas para agilizarlo”.

Las partes interesadas también tienen más visibilidad con Smartsheet y pueden asegurarse de que se cumplan los hitos críticos de un proyecto a lo largo del proceso. “Los procesos de aprobación funcionan sin problemas, porque podemos realizar un seguimiento de las líneas de tiempo y supervisar de cerca las demoras en los procesos”, indica Lara. “Los paneles también nos ayudan a asumir la responsabilidad de nuestros pasos de acción. Nadie quiere ver un proyecto vencido en un panel, por lo que este tipo de visibilidad favorece la responsabilidad y la transparencia. Además, allí se muestran cuántas iniciativas activas tenemos en los diferentes mercados o cuántos especialistas planean contratar los otros mercados, porque toda esta información está centralizada y es accesible para todas las partes interesadas”.

Menor tiempo de entrega de los proyectos 

Gracias a la eficacia obtenida a través de Smartsheet, AdventHealth puede reducir el tiempo de entrega de las nuevas iniciativas. “Podemos avanzar más rápido con los procesos en Smartsheet, por lo que, si vemos que algunos de los proyectos no avanzan luego de un largo período, podemos reducir el tiempo de inicio a fin”, señala Boyd. El departamento de Gestión de proyectos de AdventHealth también ahorra tiempo y dinero automatizando las tareas de gestión y evitando el ingreso manual de datos y el envío de correos electrónicos. 

“Necesitaría al menos dos miembros del personal adicionales para hacer todo el trabajo administrativo que Smartsheet hace automáticamente por nosotros, como enviar recordatorios y realizar un seguimiento de los proyectos”, dice Boyd.

Como próximo paso, AdventHealth explorará la adopción de funciones y capacidades adicionales de Smartsheet. “Otros departamentos están empezando a implementar Smartsheet”, afirma Boyd. “No esperaba que una herramienta nos permitiera realizar estas mejoras en los procesos diarios y crear tanta visibilidad a lo largo de toda la organización. Realmente transformó nuestra manera de trabajar”.

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