Acelerar la transformación digital, potenciar a los equipos de proyectos e impulsar los resultados de pacientes en NHS

Los líderes de cambios exclusivos en National Health Service (NHS) de Reino Unido buscan mejorar los resultados de los pacientes al mejorar los procesos y subir el nivel de capacidades tecnológicas.

Los asesores estratégicos como Stewart Cooper, asesor sénior de Programas, y Dympna Wilson, gerente de Programas, junto con asesores de gestión como Chris Russ, director de Russ Consulting, son centrales para esta transformación. 

Pero la enorme cantidad de iniciativas de cambio que avanzan (en diversas ubicaciones y equipos) han generado desafíos importantes. Cooper, Wilson y Russ trabajan con 40 gerentes de proyectos separados en diferentes centros regionales de NHS en el noroeste de Inglaterra, con 87 proyectos separados en curso. 

Como pronto se dieron cuenta los expertos de este equipo de transformación, su éxito podría verse obstaculizado sin las herramientas correctas y estrategias de colaboración implementadas. 

En fases anteriores del proyecto, el equipo solía utilizar las hojas de cálculo de Excel para capturar datos y los informes se administraban mediante PowerPoint. 

“Fue un trabajo bastante arduo. Estábamos conectando todo en las hojas de cálculo de Excel, manipulando datos en PowerPoint y creando paneles de esa forma”, comenta Cooper. “Dependíamos totalmente de que los 40 gerentes de proyectos diferentes actualizaran todo. La elaboración de informes se convirtió en una cuestión de copiar y pegar, sin dudas imposible de sostener. Necesitábamos una mejor forma de avanzar”.

En un proyecto anterior, Russ había introducido a Cooper en Smartsheet, y Cooper se vio inmediatamente impactado por las posibilidades. “En el momento que me di cuenta que debíamos mejorar nuestros informes, me vino Smartsheet a la mente”. 

Cooper y Wilson colaboraron para crear los resultados ideales del panel y, en pocos días, Russ creó un plan de acción. Una solución no solo se aprobaba, sino que estaba activa en tan solo tres semanas. 

“Este fue un ahorro de tiempo importante en comparación con otras soluciones que había utilizado, que tardaban entre seis meses y un año en implementarse”, comenta Wilson.

Elaboración de informes más inteligente y con uso eficaz del tiempo 

Con Smartsheet, el problema del arduo seguimiento y la elaboración de informes mejoró notablemente. El seguimiento de proyectos está mayormente automatizado, mientras que la elaboración de informes es mucho más eficiente. Los datos se presentan sin inconvenientes en un panel principal que visualiza el progreso y las actualizaciones, con información como la asignación, el gasto actual y el estado del proyecto que se muestra claramente. 

La compilación de datos que solía tardar toda una semana hábil ahora se ha reducido a horas, mientras que los informes financieros tardan tan solo diez minutos cuando antes tardaban un día. 

Mejor información, mejores resultados 

La simplicidad de Smartsheet significa que cualquiera puede usar la solución. Cooper observa que “no solo el trabajo es más gratificante, sino que es más fácil de cuestionar cuando no se han realizado las actualizaciones de informes, ya que es más fácil detectar dichas omisiones”. 

La información también es más precisa. Al copiar y pegar menos datos, también se reduce el error humano resultado de la fatiga. “Esto es fundamental para una organización pública como NHS”, dice Russ. “Con una mayor precisión, los riesgos pueden mitigarse con mayor eficacia”.

Mejores resultados para los pacientes.

Con Smartsheet, los asesores de programas y gerentes de proyectos pueden ofrecer proyectos con confianza que aseguren que los pacientes reciban la mejor atención posible, ya sea teletrabajo remoto para pacientes o soluciones de software que mejoren los registros de GP e impulsen la inclusión digital. 

Una oportunidad de ampliarse 

El equipo todavía está en las primeras etapas de su recorrido de Smartsheet, con planes apasionantes en marcha para aprovechar las diversas integraciones relevantes, como DocuSign y vincular instancias de Smartsheet en otros sistemas, lo que ofrece una red de interoperabilidad.

A medida que los individuos en NHS entran en confianza con la plataforma, también ansían ampliar el uso general, ya sea centralizar la información que actualmente se conserva en diversos contenedores de información o usar el Control Centre para reducir el desorden al lograr y realizar cambios a escala. 

“Smartsheet como solución nos lleva a pensar: ¿qué podemos hacer a continuación?”, dice Cooper. “Las personas también resultan muy impresionadas por lo que logramos al trabajar con Russ Consulting y se sorprenden por la rapidez con la que creamos una solución viable, impactante y rentable”. 

“Smartsheet casi se ha convertido en la norma”, agrega Wilson. “Las personas dicen: esto es lo que deberíamos estar usando todos. Estamos ansiosos por ver qué más podemos lograr”.