Brightview Senior Living reúne a sus 47 comunidades con datos en tiempo real

Fundada en 1999, Brightview Senior Living construye y opera casi 50 comunidades de personas mayores en todo Estados Unidos. “Nuestros servicios y programas animan a los residentes a mantenerse activos y saludables”, dijo Tesh Patel, director corporativo de Operaciones Comerciales. “Nos basamos en la idea de que un gran lugar para trabajar es un gran lugar para vivir, por lo que intentamos dar a nuestros 5500 asociados herramientas, oportunidades y estímulo para desarrollar y expandir sus carreras profesionales”.

En busca de una solución escalable y fácil de usar

A medida que Brightview comenzó a crecer, tuvo dificultades para mantener su dispersa red de comunidades y asociados en la misma página. “Compartimos varios datos con equipos internos y clientes externos, y las hojas de cálculo clásicas nos impedían controlar el acceso de manera completa y sencilla. Había numerosos procesos individuales dispares dentro de cada comunidad. No existía una forma eficiente de consolidar todos esos datos. Por lo tanto, necesitábamos una arquitectura más escalable para garantizar la continuidad del negocio”, agregó Patel.

Brightview comenzó a buscar una solución. 

“Queríamos una plataforma que fuera fácil de mantener o usar, y que nos permitiera adaptarnos rápidamente a más usuarios, así como tener una visión general y planificar nuestra hoja de ruta de manera eficaz”, explicó Phyllis Collins, gerente de PMO de TI de Brightview. 

Para lograrlo, Brightview buscó un socio confiable que la ayudara en este recorrido.

Profundizar en Smartsheet

Brightview llevaba algunos años usando Smartsheet, y algunos de sus procesos operativos ya existían en Smartsheet. Luego, trabajaron con Invoka Consulting para maximizar el uso de aplicaciones premium de Smartsheet y hacerlo más eficiente y escalable. Brightview decidió usar Smartsheet para realizar un seguimiento de la vacuna contra la COVID-19 y supervisar las vacunaciones entre sus residentes y asociados. “Para realizar un seguimiento de los datos de cada comunidad, necesitábamos contar rápidamente con un mecanismo para recopilar una gran fuente de datos en un formato coherente”, recordó Collins.

Control Center era la solución obvia, ya que generaba vistas similares para cada comunidad y agregaba datos en un informe. “Esto nos permitió dividir y segmentar nuestros datos y proporcionar permisos basados en roles a ciertas hojas. Pudimos capturar datos fácilmente y supervisar toda la organización de un vistazo con paneles ejecutivos”, dijo Collins.

Gracias a la implementación de Data Shuttle, el lento proceso de migración de datos que habría durado un par de días se optimizó drásticamente a unas pocas horas. Brightview también usó Pivot App para compartir informes en Paneles de Power BI, lo que permitió que las perspectivas fueran más accesibles. 

“Nos impresionó la calidad de toda la implementación. También notamos un ahorro de tiempo y una mejora en la visibilidad y los resultados”, agregó Collins.

Visibilidad que impulsa la mejora

El siguiente proyecto fue una solución para supervisar el aseguramiento de la calidad (QA) y el cumplimiento de una variedad de regulaciones estatales e internas. “Estas regulaciones cambian con el tiempo, y necesitamos actualizar nuestras encuestas de manera rápida y constante para alinearlas con los cambios en las regulaciones”, explicó Patel. “También necesitamos evaluar a todos, desde el personal del comedor hasta el Departamento de Salud y Bienestar, y compartir los resultados con ellos de una manera optimizada, de modo que puedan hacer mejoras oportunas. Realizar esta tarea con hojas de cálculo comunes consumía demasiado tiempo y era impreciso”.

Así que Brightview recurrió a WorkApps para brindar a sus equipos varios niveles de acceso, lo que permitió a los responsables de control de calidad editar los puntajes de cumplimiento en diferentes categorías y al resto del equipo obtener una vista previa de los datos y las perspectivas. 

“Con comentarios claros y en tiempo real, nuestro personal puede detectar rápidamente áreas de mejora y actuar”, agregó Patel. 

Brightview usó Smartsheet Control Center para actualizar fácilmente los cambios normativos en todas las comunidades. También recurrió a DataMesh para resolver las limitaciones técnicas y a Pivot App para elaborar nuevas métricas, a fin de crear comparaciones significativas y detectar nuevas tendencias.

Iluminar el día de las personas

A continuación, Brightview recurrió a Smartsheet para crear y compartir los denominados “Momentos Brillantes”: contenidos que representaban varios eventos en la vida de los residentes, como conciertos y visitas de nietos. “De esta manera, podemos mantener informados a las familias y seres queridos fácilmente a través de un boletín o incluso una publicación en las redes sociales”, compartió Collins.

Por último, Brightview decidió apoyarse en Smartsheet para la planificación del presupuesto de capital. “Nuestras 47 comunidades necesitarán algún tipo de mantenimiento o renovación en los próximos años”, explicó Patel. “¿Cómo puede una persona, de manera realista, recopilar toda esta información, asignarle prioridades y comunicarla a los accionistas y ejecutivos?”

En la actualidad, en lugar de simples hojas de cálculo, Brightview recopila datos sobre las necesidades presupuestarias a través de formularios Smartsheet y agrega los envíos a través de Dynamic View. “De esta manera, obtenemos una imagen clara a cinco años de lo que nuestras comunidades necesitan”, agregó Patel.

Buscar infinitas posibilidades

Al volver la mirada hacia la implementación exitosa, Collins reconoce que Invoka Consulting, el socio de Brightview, sentó una base sólida. “Invoka se tomó el tiempo necesario para comprender nuestro negocio y recomendar configuraciones”, dijo Collins. “Nos proporcionaron prácticas recomendadas y siguieron siendo socios sólidos”. Su conocimiento del sistema es excepcional”.

Patel estuvo de acuerdo y afirmó: “Invoka realmente nos ayudó a crear un proceso muy minucioso. A través de formularios, paneles e informes, establecimos un proceso de capital mucho más transparente. Esto facilitó considerablemente la planificación presupuestaria este año en comparación con años anteriores. Nuestra transformación fue notable”.

En la actualidad, Brightview considera gestionar los proyectos solicitados dentro de Smartsheet, lo que aporta más transparencia a toda la organización. “Incluso estamos pensando en la posibilidad de calcular de manera automática los pronósticos sobre cuándo las comunidades pueden esperar que se implementen los proyectos”, señaló Collins.