Smartsheet Adelante primera edición 2025: Diseñado para trabajar mejor

Cambiamos la forma de trabajar, pero los desafíos a los que nos enfrentamos no desaparecieron, simplemente evolucionaron. Los equipos gestionan flujos de trabajo cada vez más complejos, con más tareas, dependencias y contenido que deben coordinar, pero muchos siguen utilizando herramientas que no se crearon para abordar el trabajo distribuido y acelerado de hoy.

¿Cómo se traduce en la práctica? Para los colaboradores, es la frustración de rastrear información dispersa en una infinidad de herramientas. Para los gerentes de trabajo, es el desafío de obtener una visión clara del progreso del proyecto sin controles interminables. Para los líderes y ejecutivos, es la falta de perspectivas precisas y en tiempo real que alineen a las personas, sus habilidades, los procesos y la tecnología para informar las decisiones eficaces de estrategia o recursos.

Las dinámicas de trabajo están cambiando, así como las demandas de los equipos. Requieren soluciones que se adapten a diversos estilos de trabajo y tipos de proyectos, se integren con los sistemas existentes para maximizar las inversiones, y proporcionen seguridad y escalabilidad de nivel empresarial. 

Por ello, seguimos convirtiendo a Smartsheet en una plataforma que no solo responde a las necesidades, sino que se anticipa a ella. Como líderes en la gestión del trabajo, ayudamos a los equipos a moverse más rápido, a estar alineados y a enfocarse en lo que realmente importa. Los ayudamos con una interfaz intuitiva, una poderosa automatización y la flexibilidad para admitir diferentes tipos de trabajo y equipos, al tiempo que mantenemos seguros sus activos y datos más importantes.

Simplificamos la gestión del trabajo con la ayuda de la IA

La IA también está transformando el trabajo, impulsando la productividad y la eficiencia en los equipos. En nuestro informe “2025 pulse of marketing report” se descubrió que los profesionales de marketing y creatividad utilizan la IA para respaldar sus iniciativas de muchas formas diferentes, incluido el uso de la IA para análisis e informes (61%), automatización u optimización de procesos (53%), generación de contenido (50%), optimizaciones de contenido (50%), así como estrategia y planificación (41%). 

La IA ya está integrada en nuestra plataforma, lo que le ayuda a visualizar los datos, generar fácilmente fórmulas complejas, ahorrar tiempo con el resumen y la generación de texto, y obtener respuestas inmediatas a sus preguntas. Con las nuevas automatizaciones y flujos de trabajo impulsados por IA para configurar el espacio de trabajo, que se incluirán este año, Smartsheet potencia a su equipo para que pueda abordar cualquier problema de gestión del trabajo, sin necesidad de ser expertos. En lugar de enredarse en tareas repetitivas, manuales o complejas, puede generar impacto y tomar decisiones más rápidas con mayor precisión. Desde adaptar un espacio de trabajo sin esfuerzo a sus necesidades, hasta automatizar y optimizar los flujos de trabajo, la IA en Smartsheet está diseñada para permitirle trabajar de manera más eficiente y estratégica. 

Nuestras herramientas de IA también le brindan perspectivas más detalladas sobre sus datos para democratizar el análisis de datos, detectar tendencias y anomalías de manera proactiva. La función Analizar datos resume automáticamente la información clave y sugiere visualizaciones para ayudarle a usted o a las partes interesadas a comprender los datos más rápido. La creación de diagramas impulsada por IA crea y actualiza paneles en tiempo real, para que las partes interesadas tengan siempre las últimas perspectivas. Simplemente, pida a Smartsheet que genere un diagrama y listo. Puede lograrlo sin necesidad de flujos de trabajo complejos ni actualizaciones manuales. Esto hace que la visualización de datos sea más clara y rápida, y convierte datos complejos en diagramas y gráficos fáciles de entender, al tiempo que acelera todo el proceso de análisis.

Para que los datos sean aún más accesibles, también nos asociamos con Amazon Web Services (AWS) para ofrecerle aún más inteligencia al alcance de la mano. Con el nuevo conector de aplicación premium a Amazon Q Business, el asistente con IA generativa de AWS, puede hacer preguntas para obtener perspectivas instantáneas de sus datos de Smartsheet. Se puede hacer todo eso mientras se mantienen los permisos de acceso de los usuarios. Ya sea que se trate de realizar un seguimiento de los estados del proyecto, las asignaciones de tareas o los plazos, esta integración facilita el seguimiento del trabajo.

Colaboración en contexto: Mantenga el contenido, las conversaciones y el trabajo en un solo lugar 

La gestión del trabajo no se trata únicamente de realizar un seguimiento de las tareas. Se trata de mantener a las personas y los equipos alineados con el trabajo correcto, especialmente cuando se realizan cambios. Cuando los archivos están inmersos en hilos de correo electrónico o los comentarios se pierden en chats interminables, es fácil perder el rastro de la última versión, omitir los comentarios críticos o retrasar las aprobaciones, lo que, en última instancia, afecta negativamente a la productividad.

Con Smartsheet, las conversaciones, los comentarios y las decisiones están en contexto, los archivos están centralizados y el trabajo sigue avanzando.

La nueva biblioteca de archivos simplifica la gestión de archivos de proyecto, lo que facilita el uso compartido de archivos y la configuración de los permisos adecuados. El control de versiones y las aprobaciones están integrados, por lo que los equipos siempre tienen la información más reciente. Con el uso de la revisión colaborativa y los comentarios en contexto, todos se mantienen alineados sin idas y vueltas.

Para agilizar aún más el trabajo en equipo, presentamos colecciones del espacio de trabajo y filtros de conversación que se pueden personalizar y ordenar. Esto ayuda a los equipos a priorizar los recursos y encontrar rápidamente las conversaciones clave. Con el soporte de la plataforma para la colaboración asincrónica, los equipos distribuidos pueden mantenerse conectados y productivos, sin importar dónde o cuándo trabajen.

Conexiones de nivel empresarial: Integraciones fluidas, perspectivas más inteligentes

En el entorno de trabajo globalmente conectado de hoy en día, las organizaciones abordan proyectos complejos y a gran escala mientras se enfrentan a las crecientes amenazas de seguridad, mandatos de cumplimiento y desafíos operativos. Smartsheet está diseñado para satisfacer los requisitos de nivel empresarial. Es seguro, fiable y está diseñado para gestionar las demandas de proyectos sofisticados sin sacrificar el rendimiento. Con asociaciones de confianza y arquitectura de nivel empresarial, los equipos de TI pueden mantener los sistemas conectados, las operaciones funcionando sin problemas y los datos protegidos sin perder visibilidad ni control. Ya sea que esté administrando millones de elementos, miles de proyectos a gran escala en diferentes carteras o coordinando a miles de miembros del equipo, Smartsheet siempre estará a la altura de sus necesidades.

Un componente clave para ser verdaderamente empresarial son las integraciones fluidas. Los sistemas desconectados retrasan a los equipos, y esto crea ineficiencias a medida que los datos quedan atrapados en plataformas separadas, ya sea un sistema de CRM (gestión de relaciones con los clientes), un sistema de RR. HH. o una herramienta de finanzas. Los equipos pierden horas extrayendo informes manualmente, actualizando hojas de cálculo y rastreando información. De hecho, en nuestro informe “2025 pulse of marketing report” se descubrió que el 31% de los usuarios informa que se requieren procesos manuales tediosos para recopilar datos, el 30% indica que los datos están en múltiples sistemas mal integrados y el 28% afirma que no tiene acceso a datos en tiempo real. Esto dificulta la visibilidad en tiempo real y desalinea a los equipos.

Con Smartsheet, las integraciones no solo conectan los sistemas, sino que mejoran cómo trabajan los equipos. Al automatizar los flujos de trabajo y descomponer los silos de datos, Smartsheet ayuda a los equipos a pasar menos tiempo analizando los datos y más tiempo tomando decisiones con impacto. Nuestra plataforma se integra con las herramientas y fuentes de datos en las que ya confía, y desbloquea información aislada de CRM, HCM (gestión del capital humano), ERP (planificación de recursos empresariales) y más. Estas integraciones brindan visibilidad significativa, lo que convierte a Smartsheet en un punto central para todas sus operaciones. Por ejemplo, la integración de la CRM con Smartsheet puede automatizar la creación de proyectos basados en acuerdos cerrados, lo que garantiza transiciones sin problemas y una mejor alineación del equipo.

A medida que Smartsheet continúa optimizando las conexiones de datos, también facilitamos la conexión de datos dentro de Smartsheet en sí con la nueva función de enlaces de datos. Esta actualización le permitirá acceder a la información en todas las hojas sin tener que duplicar documentos ni escribir fórmulas complejas. Además, con enlaces de columna simplificará la vinculación y la referencia de columnas en Smartsheet. Esto reduce la duplicación y aumenta la precisión en toda la solución. Muy pronto, las opciones avanzadas de enlace de columna le darán más control, como filtrar los registros sincronizados y eliminar los registros vinculados que ya no coinciden con los criterios de filtro.

Y para quienes trabajan con fuentes de datos fuera de Smartsheet, nuestro nuevo Panel Integraciones en la vista de tabla une toda la información. Agiliza las conexiones a herramientas de terceros a través de Data Shuttle, que le permite gestionar las importaciones y exportaciones sin salir de Smartsheet.

Queremos conocer su opinión 

El trabajo se está acelerando y la forma en que trabajamos debe evolucionar. Smartsheet es más que un rastreador de tareas. Como líder en gestión del trabajo, es la plataforma que une proyectos, personas, datos y decisiones para ayudar a los equipos a avanzar con rapidez y confianza. 

Estamos innovando constantemente para romper los silos, integrarnos con sus herramientas existentes y facilitar la colaboración. Pero su aporte es lo que ayuda a definir lo que viene a continuación. Comparta sus comentarios, sugiera nuevas funciones o vote las ideas de otros usuarios; leemos sus contribuciones.