¿Qué es una planificación de la capacidad en el método Agile?
La planificación Agile de la capacidad es una parte del proceso de planificación Agile, en donde se calcula la capacidad de su equipo Agile. La planificación de la capacidad ayuda al equipo a comprender la cantidad de tiempo de ingeniería productiva disponible en un sprint.
Por ejemplo, para realizar la planificación de la capacidad de un equipo Agile, debe reunir la disponibilidad y el tiempo libre de cada miembro del equipo, y luego sumar las capacidades individuales para calcular la capacidad general del equipo. Además, deberá tener en cuenta la duración del sprint, los elementos del backlog, la cantidad estándar de horas trabajadas en un día y las prioridades que compiten con el fin de evaluar correctamente la capacidad. Este proceso permite que el equipo se comprometa con confianza con el trabajo productivo dentro del sprint.
Los términos gestión de la capacidad de TI y gestión de la capacidad y el desempeño de ITIL se refieren a un proceso similar para los equipos de TI. Ambos enfoques ayudan a garantizar que los recursos de TI sean suficientes para satisfacer las futuras necesidades empresariales.
¿Cuándo debería hacer una planificación Agile de la capacidad?
La planificación Agile de la capacidad se lleva a cabo antes de una reunión de planificación de sprints. Esta práctica también se conoce como planificación de sprints basada en el compromiso o planificación de sprints basada en la capacidad.
¿Quién participa en la planificación de la capacidad de sprints?
La reunión de planificación de la capacidad de sprints involucra al responsable del producto, al Scrum master y a cualquier miembro apropiado del equipo de desarrollo. La reunión no debe durar más de 30 minutos; en algunos casos, la planificación de la capacidad puede realizarse sin una reunión en persona.
¿Qué es la capacidad del equipo en Scrum?
El marco Scrum tiene como objetivo mejorar la cooperación del equipo, pero los equipos Scrum a veces se enfrentan a desafíos cuando se comprometen en exceso con un sprint. La planificación basada en el compromiso o la planificación Agile de la capacidad garantizan que tenga la capacidad suficiente para completar las tareas sin comprometerse en exceso.
¿Cuál es la diferencia entre la velocidad y la capacidad del equipo en Agile?
La velocidad mide el número promedio de puntos de historia o tareas que un equipo Agile puede generar por sprint en un período de tiempo determinado. La capacidad del equipo se refiere a la cantidad de horas de desarrollo disponibles para un sprint.
¿Cómo se calcula la capacidad en Agile?
Agile utiliza dos métodos para la planificación de la capacidad: la planificación de la velocidad, que utiliza puntos de historia, y la planificación de la capacidad, que calcula las horas de tiempo de ingeniería disponible. A continuación, encontrará detalles sobre cómo calcular la capacidad en los puntos de historia y las horas de disponibilidad.
¿Cómo se calcula la capacidad utilizando los puntos de historia?
Para calcular la capacidad utilizando los puntos de historia, la planificación de sprints basada en la velocidad supone un tamaño constante del equipo, un trabajo similar en los sprints y una duración de sprints uniforme.
Como sugiere Shai Shandil, fundador y director ejecutivo de SoftSolutions, "algunos equipos más maduros pueden optar por usar puntos de historia como unidad de medida (en lugar de horas). Hay varias razones para esto, pero las matemáticas son las mismas. El único cambio es que el equipo ingresará la velocidad como su capacidad, no la cantidad de horas que trabaja. Su velocidad suele ser un promedio de puntos de trabajo que han completado en sprints recientes".
Alan Zucker, director fundador de Project Management Essentials, LLC, establece el contexto sobre por qué los equipos Agile utilizan la planificación de la capacidad: "Los proyectos tradicionales estiman la duración de las tareas en días u horas. El cronograma del proyecto se desarrolla agregando la cantidad de tiempo que llevará finalizar el trabajo. Pero tanto la experiencia como los datos muestran que estos métodos de estimación tradicionales no son efectivos. Solo alrededor de un tercio de los proyectos se completan a tiempo, según el presupuesto y con el alcance previsto. El proyecto promedio está alrededor del 75 por ciento por encima del presupuesto.
"Agile adopta un enfoque diferente", continúa Zucker. "Los equipos ofrecen nuevas funciones en iteraciones o sprints de duración fija que suelen ser de dos semanas. Los equipos estiman su capacidad (cuánto trabajo pueden realizar durante el sprint), el esfuerzo necesario para completar las historias de usuario. Al comienzo de la iteración, hay una breve reunión de planificación en la que el equipo hace coincidir el trabajo que puede realizar con su capacidad. Es como llenar un cubo: los equipos toman el trabajo del backlog y lo vierten en el cubo hasta que se llena".
En lugar de estimar la capacidad y el trabajo en horas, Zucker recomienda que los equipos usen puntos de historia basados en la secuencia de Fibonacci. "Hemos descubierto que las personas pueden estimar rápidamente el tamaño relativo de los diferentes cuerpos de trabajo. En otras palabras, 'Esta historia es dos, tres o cinco veces más grande o más compleja que esa".
Zucker desaconseja comparar los puntos de la historia entre los equipos, porque al hacerlo solo se promueve un tipo de inflación de grado. "Los puntos de historia son exclusivos de un equipo. Cada equipo desarrollará su proceso interno de estimación del tamaño. La mejor manera de estimar la capacidad de un equipo es en función de su rendimiento histórico. En otras palabras, cuántos puntos de historia completaron en las últimas iteraciones. Las estimaciones de capacidad para una próxima iteración deben ajustarse a eventos conocidos, como feriados, vacaciones del equipo o una próxima capacitación. Por ejemplo, si nuestro equipo Agile tiene 10 miembros, la duración del sprint es de 10 días. La cantidad de puntos de historia que el equipo completó en cada sprint es de 100. Si el sprint incluyera un día feriado, el equipo reduciría su capacidad en 10 puntos para ese sprint. Si los miembros del equipo se tomaran días adicionales de descanso, la capacidad se ajustaría en consecuencia".
¿Cómo calcula la planificación de sprints basada en la capacidad en horas?
La planificación de sprints basada en la capacidad depende de una estimación de horas para completar cada elemento del backlog. Con las horas de capacidad de ingeniería en mente, el equipo seleccionará las tareas que encajen en el sprint.
Siga los pasos que se indican a continuación para calcular la planificación de sprints basada en la capacidad:
- Calcular la disponibilidad de los miembros del equipo: el primer paso es calcular las horas de ingeniería productiva disponibles.
- Calcular la duración del sprint: es esencial que conozca la cantidad de días asignados a cada sprint.
- Calcular las horas estándar por día: esta cifra incluye la cantidad de horas trabajadas cada día.
- Considerar otros factores de disponibilidad: debe tener en cuenta los días feriados, las vacaciones, los cierres y otros factores que afectan las horas de trabajo durante el proceso de planificación.
- Identificar otro trabajo: considere otros proyectos y prioridades que alejarán a los ingenieros del trabajo productivo del sprint.
- Calcular el factor de concentración: el factor de concentración es el porcentaje real de cada día en que el equipo puede centrarse en los objetivos del sprint sin interrupción.
Ejemplos de planificación de sprints basados en la capacidad
En esta sección, encontrará tres ejemplos de planificación de capacidad. El primero es un ejemplo de la vida real que resonará en cualquier persona que tenga un cronograma ocupado, y el segundo y tercero ilustran la planificación Agile de la capacidad en acción.
"Imagine que se va de viaje a la ciudad de Nueva York por primera vez, y tiene una lista de 20 lugares diferentes que quiere ver, 15 experiencias que quiere tener y 10 restaurantes que quiere probar, pero que solo va durante cinco días. Es físicamente imposible para usted hacer todo lo que está en su lista, por lo que tiene que priorizar y hacer compensaciones", comparte Saahil Panikar, asesor de Project & Team.
Panikar continúa, "sabe que viajar de ida y vuelta en el transbordador de Staten Island va a tomar al menos dos horas y ninguno de los restaurantes en los que quiere comer está cerca del puerto, por lo que le quita prioridad a eso. También sabe que puede caminar por Central Park, comer un bagel de Nueva York y ver a un artista callejero en simultáneo, por lo que prioriza esos elementos. Ahora ha organizado su viaje de manera de completar sus elementos de máxima prioridad. La planificación de la capacidad consiste en reconocer los límites de su tiempo (o el de su equipo) y maximizar el valor que obtiene a cambio".
Shandil comparte un escenario similar de planificación de capacidad para un equipo Scrum: "El evento de planificación de capacidad más utilizado es la ceremonia de planificación de sprints para los equipos de Scrum", afirma. "Los equipos Scrum organizarán ceremonias con regularidad para estimar la cantidad de horas (o puntos) que se necesitarán para completar historias de usuario o tareas, y clasificarán las tareas en orden de prioridad. Cuando la suma de todas las estimaciones es igual a la capacidad (o velocidad) de ese equipo, la sesión de planificación está completa".
Shandil también comparte el siguiente ejemplo práctico de un equipo con una semana laboral que incluye tres personas y 40 horas:
"Si tenemos tres personas en nuestro equipo, y todas trabajan una semana de 40 horas, y estamos planificando un sprint de dos semanas, la capacidad es de 240 horas: 3 x 40 x 2 semanas = 240 horas de capacidad".
Luego, el equipo analizará todas las tareas, asignará tiempo y determinará lo que es posible. "El equipo utiliza una técnica de estimación para calcular las cinco tareas pendientes de su lista", como se muestra a continuación:
- Tarea 1 – 50 horas
- Tarea 2 – 80 horas
- Tarea 3 – 60 horas
- Tarea 4 – 70 horas
- Tarea 5 – 40 horas
"Se nota que la estimación de la tarea cuatro supera la capacidad del equipo. En este caso, el equipo impulsará la tarea cuatro, pero tomará la tarea cinco para mantener el sprint dentro de su capacidad. El trabajo ahora suma 230 horas".
Sergii Zhuravel, ingeniero de software líder en Absio, comparte un ejemplo de cálculo de planificación Agile de la capacidad. "Imaginemos que tenemos un equipo de cinco personas trabajando durante ocho horas al día para un sprint de dos semanas (10 días). En primer lugar, calculamos la capacidad total del equipo [utilizando esta fórmula]".
Número de miembros del equipo * Tiempo (horas) * Días = Capacidad total del equipo
5 * 8 * 10 = 400 horas
Zhuravel continúa: "El problema aquí es que confiar en el tiempo total puede agotar al equipo, conducir a un trabajo precipitado y de baja calidad, y a una menor satisfacción del equipo. Una mejor manera de identificar la capacidad real es usar el factor de concentración. Usar un factor de concentración para calcular la capacidad ayuda a asegurarse de calcular la verdadera capacidad de concentración del equipo sin distracciones. En este ejemplo, el intervalo para el factor de enfoque es 0,6 - 0,8. La capacidad real para el sprint será 400 * 0,8 = 320 horas".
Plantilla de planificación Agile de la capacidad de recursos
Descargar la Plantilla de planificación Agile de la capacidades de recursos
Utilice esta plantilla completa de planificación de la capacidad para calcular la capacidad de trabajo, la capacidad efectiva y el tiempo asociado a las tareas de desarrollo. Empiece por completar la cantidad total de empleados, las horas de trabajo y la tasa de utilización, y luego indique la cantidad de horas necesarias para cada proyecto. El panel del plan de capacidad calculará automáticamente la demanda total, la capacidad efectiva y la deficiencia de recursos.
Visite nuestro resumen de plantillas adicionales de planificación y gestión Agile de la capacidad para desarrollar sus actividades de planificación.
Consejos para la planificación de sprints basada en la capacidad
En esta sección, los expertos en Agile ofrecen sus consejos para la planificación de sprints basada en la capacidad. Estos consejos lo ayudarán a planificar su próximo sprint, desde mantener las actividades de planificación simples hasta prepararse para las interrupciones no planificadas.
Shandil ofrece dos consejos para empezar con la planificación de sprints basada en la capacidad: "Manténgala simple y no se preocupe por lograr una precisión perfecta durante el inicio. La idea aquí es que el equipo sea el responsable de las estimaciones y aumente la precisión a medida que avanza. En segundo lugar, intente mantener la misma capacidad de un sprint a otro, lo que ayuda a la curva de aprendizaje".
Zhuravel proporciona un consejo útil para aplicar un valor de factor de enfoque. Sugiere que los equipos "usen un factor de enfoque más bajo, por ejemplo, 0,6, cuando se tiene un equipo menos experimentado".
Al estimar la capacidad del equipo para ofrecer nuevas funciones, es fundamental tener en cuenta el impacto de las otras cosas que consumen su tiempo. "La capacidad del equipo debe ajustarse para el trabajo no planificado", sugiere Zucker. "El trabajo no planificado es todo lo que surge aparte del trabajo en el backlog del producto. El trabajo no planificado puede referirse a reuniones generales, medidas extraordinarias del jefe o asistencia a problemas de producción, en otras palabras, todo lo habitual que nos quita horas de producción. Nuestra hipótesis puede tener 100 puntos de capacidad sin interrupciones, pero se planifican las interrupciones y se establece la capacidad en 90 puntos".
Zucker también enfatiza que la capacidad y los puntos de historia son exclusivos de un solo equipo. "No compare la capacidad o los puntos de historia entre equipos. Comparar los resultados entre equipos significa aumentar las calificaciones y convertir el proceso en un arma. Por ejemplo, considere que la capacidad del equipo A es de 100 puntos y la del equipo B es de 200. Si le decimos al Equipo A que solo son la mitad de buenos que el Equipo B, estos pueden duplicar o triplicar sus estimaciones. Para evitar el aumento de calificaciones, imponga la regla de que el equipo no puede esperar ofrecer más capacidad en el próximo sprint de la que ha ofrecido en un sprint reciente".
¿Cuál es el resultado de la planificación de sprints basada en la capacidad?
El resultado de la planificación de sprints basada en la capacidad va más allá de definir la capacidad del equipo de desarrollo. El propósito es determinar los elementos del backlog que el equipo entregará en el sprint. Se debe pensar cuidadosamente en la capacidad disponible del equipo.
Los beneficios y la importancia de la planificación Agile de la capacidad
La planificación Agile de la capacidad ayuda a los equipos Agile a comprometerse y completar con precisión las tareas. La planificación de la calidad permite anticipar mejor el tiempo de recursos y los desafíos de habilidades.
A continuación, le mostramos los principales beneficios de la planificación Agile de la capacidad:
- Previsión mejorada basada en la evidencia: Según Shandil, "la planificación Agile de la capacidad permite a los equipos Agile hacer lo que hacen mejor, aprender de errores anteriores o de equivocaciones en las estimaciones y aplicar esos aprendizajes de inmediato al nuevo sprint. Finalmente, las previsiones conducirán a un nivel factible de previsibilidad para los líderes".
- Mayor previsibilidad: "Todo el mundo del software se ha visto plagado de sobrecargas de presupuesto, retrasos en la entrega y calidad espantosa", dice Shandil. "Esto se debe a que, como oficio, no hemos encontrado una forma de pronosticar grandes grupos de trabajo. La planificación de la capacidad de manera Agile soluciona este problema. Sí, es imprevisible en las primeras etapas del camino de un equipo, pero, pronto, los equipos aprenderán de sus errores y tomarán medidas para avanzar hacia la previsibilidad".
- Mejor moral del equipo: "La planificación eficaz de la capacidad es muy importante para que un equipo Agile se mantenga sano y funcione continuamente. Cuando una organización honra y respeta a un equipo que dice: 'Alcanzamos el máximo de capacidad, ¿qué quiere que eliminemos para asumir ese nuevo trabajo?', la organización expresa: 'Lo consideramos algo más que un recurso descartable para nuestro negocio, y queremos brindarle el entorno para que tenga el mayor éxito posible", comparte Panikar. "Esta actitud genera lealtad e inspira a las personas a dar lo mejor de sí mismos todo el tiempo".
- Mayor confianza:
“La confianza es el beneficio más significativo de la planificación de la capacidad. Las conversaciones construyen relaciones entre el negocio y el desarrollo que crean empatía en ambas partes", comparte Harry Koehnemann, miembro de SAFe y consultor principal de Scaled Agile, Inc. "La capacidad de realizar entregas de manera predecible ayuda a resolver la tensión que normalmente se ve entre el negocio y desarrollo".
- Mayor confianza en el compromiso: Como comparte Zhuravel, "la planificación de la capacidad lo ayuda a comprender la capacidad real del equipo para el sprint actual y a comprometerse con mayor precisión. La capacidad de cada sprint puede ser diferente (debido, por ejemplo, a días feriados o vacaciones planificadas). Es bueno conocer la capacidad real con anticipación y comprometerse de acuerdo a ella".
Desafíos de la planificación Agile de la capacidad
No es raro prometer lo que no se puede cumplir y realizar entregas incompletas sin planificar la capacidad. Y, a pesar de los beneficios de la planificación de la capacidad, la práctica puede presentar los siguientes desafíos comunes:
- Entrega inconsistente: "Cuando los equipos no son dedicados, la capacidad cambia de un sprint a otro", dice Shandil. "La previsibilidad es imposible cuando se destinan 240 horas para un sprint, 80 horas para el siguiente y 300 para el que sigue. La variabilidad de la capacidad rompe cualquier beneficio que pueda haber resultado del rendimiento anterior".
- Falta de límites del sprint: "Los límites del sprint deben respetarse", comparte Panikar. "Las personas suelen agregar trabajo a un sprint sin sacar nada, lo que conduce a estimaciones de capacidad inútiles, porque no se está respetando la capacidad del equipo".
- Priorización deficiente: Como continúa Panikar, "el mayor desafío para la planificación efectiva de la capacidad es que el trabajo de alta prioridad y mal entendido con frecuencia pasa a la parte superior del backlog, lo que lleva al equipo a comprometerse con un trabajo poco claro, ya que los miembros del equipo no entienden los verdaderos requisitos hasta que este está en marcha. Esta dinámica con frecuencia conduce a estimaciones deficientes, a la renegociación de la historia y a que los equipos no cumplan con sus compromisos".
- Difícil de escalar: "Uno de los mayores desafíos de la gestión de la capacidad es el ajuste de escala. La planificación Agile se ha usado ampliamente y con éxito, a nivel de equipo, durante más de dos décadas sin muchos ajustes", afirma Koehnemann. "La mayoría de las organizaciones requieren de la colaboración de muchos, muchos equipos. Las organizaciones han tenido dificultades para escalar y relacionar la estrategia con la ejecución en toda la organización de una manera predecible".
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