¿Qué es la comunicación asincrónica?
La comunicación asincrónica es la transmisión intermitente de datos que no requiere una respuesta inmediata.
Las personas pueden comunicarse mediante comunicación asincrónica sin tener que estar físicamente presentes. Por ejemplo, la siguiente situación cumpliría con los requisitios de una comunicación asincrónica: Usted envía un correo electrónico; el destinatario de ese correo electrónico ve el mensaje y responde más tarde.
La comunicación asincrónica desempeña un gran papel en el trabajo remoto, de hecho, los expertos lo llaman el futuro del trabajo remoto exitoso. Debido a su naturaleza flexible, este tipo de comunicación ayuda a las personas a mantener la productividad, a la vez que mantienen un equilibrio adecuado entre la vida laboral y la vida personal. Si su trabajo no requiere que esté constantemente conectado, tendrá más control sobre su tiempo.
Este tipo de comunicación es particularmente útil para los trabajadores remotos y los equipos que se encuentran distribuidos, ya que pueden programar sus responsabilidades laborales de acuerdo con sus responsabilidades domésticas, en lugar de estar sujetos a horarios de oficina rígidos. La comunicación asincrónica otorga a las personas la capacidad de responder cuando están listas y en condiciones, después de haber tenido suficiente tiempo para pensar en el mensaje o la pregunta en cuestión.
Ejemplos de comunicación asincrónica
Internet ha revolucionado la comunicación asincrónica y ha permitido su eficacia. A continuación, le mostramos algunos ejemplos de comunicación asincrónica:
- Correo electrónico
- Aplicaciones de mensajería
- Actualizaciones de los estados (a nivel de proyecto, equipo u organización)
- Anuncios semanales (presentaciones de nuevos empleados, anuncios en toda la empresa, etc.)
- Conversaciones con aplicaciones de chat (Slack, etc.), especialmente para equipos de desarrollo de software que están distribuidos
- Intranets (Yammer, etc.)
Beneficios de comunicación asincrónica
La comunicación asincrónica tiene muchos beneficios. Mejora la productividad, la calidad de la comunicación y la documentación, y la confianza general de los miembros del equipo, y también permite una programación más flexible.
Ventajas de la comunicación asincrónica
A continuación, le mostramos las ventajas de la comunicación asincrónica:
- Mayor flexibilidad: Las personas que usan métodos de comunicación asincrónica no necesitan responder de inmediato a ningún mensaje, correo electrónico o chat que reciban.
- Comunicación más reflexiva: Con más tiempo para pensar en una respuesta y reflexionar sobre todas las situaciones potenciales, puede comunicarse de manera más completa, honesta y pensada.
- Mejor documentación y transparencia: Al archivar automáticamente sus comunicaciones, los métodos de comunicación asincrónica le permiten guardar comentarios, mensajes, correo electrónicos, etc. De esa manera, puede acceder a su documentación en cualquier momento, lo que elimina aún más la información repetitiva en las comunicaciones y mejora la productividad.
- Trabajadores más felices: Cuando las personas tienen más control sobre su día laboral y la capacidad de elegir su horario laboral, generalmente son más felices. Esta autonomía permite a los empleados estructurar su tiempo para adaptarse a su estilo de vida. Cuando los gerentes y compañeros de trabajo no requieren o esperan una respuesta inmediata, los trabajadores pueden concentrarse en su propio trabajo y responder a su conveniencia. Además, los trabajadores más felices tienen menos estrés y, en consecuencia, tienden a disfrutar de una mejor salud física y mental.
- Aumento de la productividad: Debido a que los miembros del equipo no necesitan centrarse tanto en responder correos electrónicos o chats, tienen más tiempo para el trabajo complejo y más valioso. Los miembros de su equipo también pueden realizar más trabajo en menos tiempo, lo que les permite dedicar más tiempo a este trabajo más importante. Debido a que se centran en el trabajo que importa, en lugar de intentar liberarse del correo electrónico, la productividad aumenta.
- Mejor planificación: Con menos estrés y menos distracciones, las personas pueden planificar sus días laborales de manera más cuidadosa y dedicar más tiempo al trabajo que importa.
- Menos incidencias por la zona horaria: La comunicación asincrónica nivela las condiciones de un conjunto geográficamente diverso de empleados. Ahora, las personas pueden enviar, ver y responder mensajes cuando están disponibles, lo que facilita a las empresas mantener a sus empleados y ampliar el grupo de candidatos.
- Mayor autonomía y acción: Cuando alguien puede estructurar sus horarios según sus necesidades, se siente más empoderado y con más decisión. Y, cuando tienen más control sobre su vida, son más leales, se mantienen en la empresa más tiempo y producen trabajo de mayor calidad.
Desafíos de la comunicación asincrónica
Aunque existen numerosas ventajas en la implementación de métodos de comunicación asincrónica, también hay algunos desafíos. Estos desafíos incluyen tiempos de resolución más largos, un mayor número de malentendidos y menos sesiones de intercambio de ideas.
Cómo crear una cultura más asincrónica
Para crear una cultura más asincrónica entre los miembros de su equipo, siga estos pasos clave:
- Evalúe las necesidades de su empresa: Antes de intentar implementar una variedad de nuevas herramientas y técnicas, tómese el tiempo necesario para analizar las necesidades empresariales que está tratando de satisfacer.
Amira Hankin es diseñadora sénior de productos en Stamen, una firma de diseño estratégico con experiencia en visualización de datos y cartografía. "Evalúe las necesidades de su empresa para elegir mejor las herramientas que respalden sus objetivos más grandes", dice. A medida que observa estas necesidades, debe "ser consciente de las herramientas que está seleccionando y por qué.” - Comunicación excesiva: Al ponerse en contacto con los miembros del equipo, incluya todos los detalles posibles en cada mensaje, como capturas de pantalla, puntos de referencia y diapositivas. Sea muy claro con respecto a sus solicitudes y cualquier fecha límite relacionada.
- Dele tiempo a las personas para responder: Lo bueno de la comunicación asincrónica es que las personas pueden responder a su propio ritmo, después de haber pensado lo suficiente en su respuesta. Dada esa flexibilidad, asegúrese de dar algunas horas (o incluso días) para que las personas respondan. Mientras espera, sea productivo con su tiempo y haga todo lo que pueda mientras espera una respuesta.
- Garantice el acceso a todos los documentos necesarios: Esperar el permiso para visualizar o editar puede crear un tiempo de respuesta adicional e innecesario a una forma de comunicación que ya es lenta. Por ese motivo, asegúrese de que todos cuenten con los permisos adecuados para toda la documentación con anticipación.
- Comparta información relevante de antemano: Antes de realizar una reunión o una llamada, asegúrese de que todos tengan toda la información necesaria disponible para que puedan contribuir activamente a la conversación.
- Documente todos los temas de debate: Asegúrese de anotar todos los temas de discusión y las acciones pendientes durante la reunión, para que todos puedan encontrar fácilmente la información más adelante y refrescar la memoria. Aún mejor, haga un registro de la reunión (si es posible) para que las personas puedan revisarla cuando necesiten.
- Desactive las notificaciones: Durante el trabajo de gran concentración y después del horario laboral, asegúrese de desactivar las notificaciones de correo electrónico, aplicaciones de chat y otras formas de comunicación. Bloquee las horas específicas del día para responder a todas las notificaciones, de modo que pueda aumentar su productividad.
- Promueva este nuevo tipo de comunicación constantemente: Como se mencionó anteriormente, la implementación de una forma totalmente nueva de comunicación puede ser un desafío. Enseñe con el ejemplo y promueva la comunicación asincrónica entre los miembros de su equipo para garantizar que todos se adapten a este nuevo proceso.
Cómo los líderes pueden fomentar la comunicación asincrónica en su equipo
Los líderes son la fuerza impulsora de los cambios en una organización, especialmente cuando esos cambios involucran la forma en que los miembros del equipo se comunican entre sí. Para crear una organización asincrónica totalmente funcional, tenga en cuenta los puntos que se indican a continuación:
- Elimine las horas de trabajo necesarias, específicamente las de la oficina.
- Haga hincapié en la confianza y la responsabilidad dentro de su organización.
- Defina las expectativas de todo el equipo en cuanto a los tiempos de respuesta para cuestiones tales como correos electrónicos, aplicaciones de chat y demás.
- Implemente un modelo de gestiónDRI (persona directamente responsable, por sus siglas en inglés).
- Haga hincapié en la transparencia y utilice herramientas de comunicación que la respalden.
- Cuente con formas específicas para comunicarse si surge una necesidad urgente.
- Dele flexibilidad a los miembros del equipo y hágales saber que está bien no estar disponible todo el tiempo. Asegúrese de ser el ejemplo de este comportamiento para ellos.
- Promueva una comunicación sólida y efectiva, que es la columna vertebral de la comunicación asincrónica.
- Evalúe a los empleados por su resultado, no por la cantidad de horas que pasan en la oficina.
Prácticas recomendadas para la comunicación asincrónica
Para adoptar y utilizar completamente la comunicación asincrónica, siga las prácticas recomendadas que se describen a continuación:
- Comprenda que la mayoría de las cosas no son urgentes: Uno de los aspectos más importantes de la implementación de la comunicación asincrónica es darse cuenta de que casi todo puede esperar una respuesta. Independientemente de si alguien responde en cinco minutos o cinco horas, lo más probable es que no obstaculice su productividad. Si algo es realmente urgente, rechace las reuniones, proponga métodos de comunicación asincrónica y solo envíe mensajes directos a los miembros del personal directamente relacionado con la urgencia.
- Utilice procesos claros: Ayude a las personas a distinguir cuándo deben enviar correos electrónicos o chats asincrónicos y cuándo deben programar una reunión. Al hacerlo, se reduce la cantidad de estrés que sienten las personas al responder a los mensajes y utilizar el tipo correcto de comunicación. Del mismo modo, utilice procesos claros sobre cuándo y cómo documentar la información relevante, para no perder ningún detalle.
- Divida el tiempo de manera efectiva: Mientras espera una respuesta de un miembro del equipo, trabaje en otro proyecto, para que no quede tiempo de inactividad. De esa manera, también puede trabajar en torno a cualquier proyecto que pueda estar bloqueándolo y realizar mejoras iterativas en otros proyectos mientras espera.
- Concientícese del día laboral no lineal: Ahora más que nunca, las personas trabajan a diferentes horas del día, especialmente cuando viven en diferentes zonas horarias. Tenga en cuenta este factor a medida que implementa la comunicación asincrónica y considere cambiar su horario para adaptarlo mejor a sus propias horas de productividad. Pruebe diferentes horarios de trabajo y tenga en cuenta que una organización asincrónica respaldará cabalmente estos horarios variados.
- Utilice herramientas útiles: Otro componente clave de la comunicación asincrónica efectiva es contar con una herramienta que le permita documentar y almacenar toda la información en un solo lugar, donde todos puedan acceder a lo que necesitan y obtener actualizaciones en tiempo real. Encuentre una herramienta que cree esta única fuente de referencias, para que todos puedan estar informados.
- Tenga el respaldo de todos los miembros del equipo: Cuando esté incorporando nuevas herramientas en sus procesos, "puede ser difícil implementar [esas herramientas] si no hay una participación de todos en el equipo", dice Hankin. Para mitigar este problema, asegúrese de conversar continuamente sobre los cambios en las herramientas o las comunicaciones, "ya sea mediante conversaciones individuales o conversaciones con el jefe de su jefe sobre cómo y por qué usará estas herramientas", señala Hankin.
- Apunte al progreso, no a la perfección: Lleva un tiempo acostumbrarse a la comunicación asincrónica. Dele tiempo a la gente y celebre los pequeños éxitos que provienen de esta nueva forma de comunicación, como las horas más productivas del día y horarios de trabajo más flexibles para los empleados.
Las prácticas recomendadas para la comunicación asincrónica de su equipo y en su lugar de trabajo
Para aumentar los beneficios de la comunicación asincrónica en su equipo, e incluso en toda la organización en general, utilice en su enfoque algunas prácticas recomendadas. A continuación, le mostramos algunos consejos útiles a tener en cuenta:
- Haga que toda la información importante esté disponible y proporciónela por adelantado.
- Asegúrese de que su redacción sea clara, precisa y reflexiva.
- Para aumentar la productividad, haga un bloqueo para que los miembros del equipo sepan cuándo está disponible y cuándo está desconectado.
- Agrupe el tiempo que utiliza con el correo electrónico y la correspondencia en un par de sesiones al día, y configure una respuesta automática para las horas durante las cuales planea no responder el correo electrónico.
- Comparta sus horas y preferencias de comunicación con los miembros del equipo, para que sepan cuándo responderá.
- Envíe todas las notificaciones, chats y correos electrónicos con contexto para darles a los miembros del equipo la información suficiente para actuar según un mensaje.
- Evita las menciones innecesarias de @y los chats directos.
- Trabaje para no depender tanto de las herramientas de comunicación sincrónicas. Intente quitar estas herramientas del teléfono para que no sienta la presión de responder los mensajes en todo momento.
Para saber cómo las herramientas asincrónicas pueden ayudar a su equipo a ser más productivo, visite nuestra guía definitiva sobre las herramientas de comunicación y colaboración asincrónicas.
Prácticas recomendadas para reuniones asincrónicas
A medida que adopte estas formas asincrónicas de comunicación y comience a ponerlas en práctica, también comenzará a realizar reuniones asincrónicas. Para crear las reuniones más efectivas utilizando este nuevo tipo de comunicación, aplica las siguientes prácticas recomendadas:
- Comparta una agenda de antemano, para que los asistentes a las reuniones estén al tanto de los temas de discusión y puedan agregar notas.
- Utilice un portal central y compártalo con los miembros del equipo, para que todos puedan cargar y colaborar fácilmente en notas, cronogramas, actualizaciones de progresos y documentos de referencia.
- Implemente un sistema de gestión de proyectos que le permita crear flujos de trabajo, para que los miembros del equipo puedan realizar un seguimiento de sus tareas diarias en varios proyectos.
- Utilice una herramienta de video asincrónica que le permita compartir mensajes con tantas personas como sea necesario. Al hacerlo, todos podrán repasar un video o volver a ver una diapositiva cuando necesiten.
- Sea honesto sobre si una reunión puede o no hacerse por escrito. Si considera necesaria una reunión, asegúrese de que haya una agenda de reuniones concreta con acciones a realizar.
- Realice una reunión de análisis post mortem para determinar si una reunión sincrónica tuvo éxito o si podría haberla gestionado de manera asincrónica.
- Aliente a todos a hablar durante las reuniones asincrónicas.
- Establezca pautas para el tipo de comentarios y devoluciones que deben ocurrir durante una reunión, y mantenga la reunión bajo control y su supervisión mientras se desarrolla.
Plantillas de comunicación asincrónica
Plantilla de la agenda de reuniones asincrónicas
Descargue la plantilla de la agenda de reuniones asincrónicas
Utilice esta útil plantilla para configurar una agenda para una reunión asincrónica. Enumere todos los elementos esenciales para su reunión, incluidos los asistentes, los objetivos generales, un cronograma de reuniones minuto a minuto y la información de contacto del líder de la reunión.
Esta plantilla garantiza que su reunión asincrónica haga un uso efectivo del tiempo de todos.
Plantilla de las minutas de las reuniones asincrónicas
Descargue la plantilla de las minutas de las reuniones asincrónicas
Utilice esta útil plantilla de las minutas de la reunión para estar organizado y mantener a todos en sintonía durante la reunión asincrónica.
Diseñada específicamente con la comunicación asincrónica en mente, esta plantilla le permite enumerar los asistentes a la reunión y llevar una agenda de la reunión, dar seguimiento a las decisiones y asuntos, y realizar un intercambio de ideas de las acciones a realizar, para que todos puedan estar al tanto del plan a medida que se desarrolla.
¿Qué es la comunicación sincrónica?
La comunicaciónsincrónica, que es la antítesis de la comunicación asincrónica, se refiere a la comunicación en tiempo real y todo el tiempo que generalmente se lleva a cabo cara a cara.
Al practicar la comunicación sincrónica, las personas responden de inmediato y obtienen información nueva sobre la marcha. Algunos ejemplos de comunicación sincrónica son las reuniones in situ, los chats en tiempo real, las llamadas telefónicas y demás.
Diferencia entre las comunicaciones asincrónicas y sincrónicas del equipo
La comunicación sincrónica se produce en tiempo real y requiere respuestas inmediatas, mientras que la comunicación asincrónica no se produce de manera instantánea y permite tiempos de respuesta variados.
Muchas organizaciones han adoptado la comunicación asincrónica porque su mayor flexibilidad les da a las personas más control sobre sus horarios, lo que les permite decidir cuándo responderán correos electrónicos, chats u otras notificaciones. El método también ofrece a cada miembro del equipo más autonomía, lo que reduce el estrés asociado a tener que estar siempre conectado y reduce la necesidad de coordinar los horarios de un personal geográficamente diverso.
La comunicación sincrónica, por otro lado, hace hincapié en los plazos y en los tiempos de respuesta inflexibles, lo que puede agregar estrés y potencialmente provocar agotamiento. Este método también crea la amenaza constante de sufrir interrupciones debidas a correos electrónicos, chats u otras formas de comunicación. La comunicación sincrónica, por definición, divide la atención, lo que dificulta cada vez más el trabajo concentrado.
Además, la expectativa de respuestas inmediatas en la comunicación sincrónica reduce la calidad de esas respuestas y termina por requerir mayor intercambio y menos tiempo para encontrar soluciones óptimas. La comunicación sincrónica tiende a priorizar la conexión por encima de la productividad, lo que crea un entorno que no siempre aporta las mejores soluciones para su organización.
Cómo lograr un equilibrio entre las comunicaciones asincrónicas y sincrónicas
Aunque la comunicación asincrónica es cada vez más popular, hay casos en los que la comunicación sincrónica tiene más sentido.
La comunicación sincrónica es mejor para lo siguiente:
- Trabajo superficial o de menor responsabilidad (p. ej., responder correos electrónicos o chats, organizar logística o programar reuniones de seguimiento)
- Creación de equipos, reuniones informales o socialización entre equipos y organizaciones
- Situaciones urgentes y que requieren una respuesta inmediata (por ejemplo, cuando un servidor está fuera de servicio)
- Sesiones de colaboración o intercambio de ideas
- Retiros de equipo, celebraciones o situaciones de trabajo cooperativo
- Resolución de problemas
- Primeras reuniones con terceros o proveedores externos
- Cualquier tema que sea sensible y requiera un intercambio cara a cara
La comunicación asincrónica es mejor para lo siguiente:
- Trabajo complejo e intenso que requiere más tiempo y energía (por ejemplo, investigar una solución a un problema, redactar un plan de lanzamiento o resumen de campaña, o crear una presentación con diapositivas)
- Conversaciones y actualizaciones de la empresa
- Comentarios generales
- Presentaciones de nuevos miembros
- Conversaciones técnicas detalladas
- Debates acerca de proyectos
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