Métodos de comunicación para equipos a distancia
La comunicación con equipos a distancia implica una variedad de canales y herramientas, que a menudo incluyen el correo electrónico, la mensajería instantánea (IM), la videoconferencia y otras aplicaciones y software. Para hacerlo con eficacia, también es necesario establecer normas de comunicación organizativas en torno a la frecuencia, el canal y el tono.
Los equipos a distancia utilizan una combinación de métodos de comunicación síncrona y asíncrona para colaborar. La comunicación sincrónica se refiere a la comunicación entre varias partes en tiempo real (con respuestas inmediatas, similar a una conversación en directo). La comunicación asíncrona es una comunicación en tiempo no real, con respuestas intermitentes. Es importante encontrar el equilibrio adecuado entre ambos y desarrollar un instinto para saber qué estilo es el más apropiado para sus necesidades de trabajo en cada momento.
¿Qué es la comunicación asíncrona?
Cualquier comunicación que no requiera una respuesta en tiempo real puede considerarse asíncrona, como el correo electrónico, los tableros de mensajes, los tableros de control, etc. Este tipo de comunicación es bueno para los anuncios de la empresa o del equipo, las discusiones sobre la planificación de proyectos o productos de mayor envergadura y algunos comentarios, pero es menos ideal para los mensajes que necesitan respuestas rápidas o una conversación más matizada.
Con la comunicación asíncrona, no se interrumpe constantemente con mensajes que necesitan una respuesta inmediata. Los miembros del equipo a distancia pueden desconectar y centrarse en el trabajo y tomarse el tiempo necesario para pensar antes de responder. Además, la comunicación asíncrona proporciona un registro escrito de la información y las decisiones. También puede incluir a todas las partes implicadas, independientemente de las diferencias de zonas horarias u horarios personales. Sin embargo, es importante que las organizaciones establezcan un horario de trabajo estándar y no presionen a los miembros del equipo para que respondan fuera de él.
Para sacar el máximo partido a la comunicación asíncrona, establezca las expectativas en cuanto al tiempo de respuesta y sea reflexivo a la hora de planificar las reuniones en tiempo real (días de la semana, zonas horarias, etc.). Además, contextualice de forma clara y adecuada sus necesidades, ya sea complementando con imágenes y capturas de pantalla o haciendo referencia a conversaciones y documentación relacionadas, para evitar invitar a una oleada de preguntas de seguimiento innecesarias y desordenadas.
Si quiere saber cómo puede incorporar herramientas para apoyar la comunicación asíncrona, consulte la sección sobre herramientas para la comunicación a distancia que aparece más adelante.
¿Qué es la comunicación sincrónica?
La comunicación sincrónica es cualquier comunicación que se produce en tiempo real, permitiendo así respuestas inmediatas. Tradicionalmente, este tipo de comunicación se produce en persona en los lugares de trabajo. Por ejemplo: reuniones, visitas a la oficina de un colega, lluvias de ideas espontáneas e incluso ponerse al día socialmente. Otros ejemplos más formales son los retiros de la empresa, las revisiones de rendimiento o los chequeos mensuales uno a uno. La comunicación sincrónica es ideal para socializar y crear equipo, así como para ser eficiente cuando se necesita una respuesta rápida. (Para obtener ideas sobre actividades de creación de equipos, lea "56 ejercicios de creación de equipos divertidos, fáciles y eficaces para equipos a distancia").
En entornos a distancia, a menudo hay que ser creativo para apoyar la comunicación sincrónica. Las reuniones por video y el chat son los métodos más habituales. También puede organizar eventos sociales virtuales en directo, como una fiesta de baile o un juego, para animar a su equipo a socializar. Debe planificar este tipo de comunicación y utilizarla con respeto; es más agotador conversar a través de una pantalla que en persona. Además, tenga un plan para situaciones de emergencia cuando estos métodos de comunicación sincrónica no estén disponibles.
Por supuesto, tendrá que encontrar un equilibrio entre los enfoques asíncronos y síncronos, para poder comunicarse de forma eficaz sin abrumar a su equipo.
Sergey Konoplich, director de operaciones de Smart IT, ofrece su experiencia. "Trabajar con clientes de distintas zonas horarias siempre ha supuesto que nos apoyemos en una saludable mezcla de ambos enfoques", afirma. "Como todos tenemos nuestra sede en un mismo país, podemos aprovechar las ventajas de comunicarnos en tiempo real a través de los chats de Slack o Telegram de la empresa".
Independientemente de las aplicaciones que utilice, establezca normas en torno a la comunicación con su equipo a distancia, para que la gente sepa qué esperar. Aunque estas pautas variarán en función de su sector y de la cultura de la empresa, el siguiente cuadro ofrece una visión general de cuándo utilizar métodos de comunicación asíncronos y síncronos. (Tenga en cuenta que esta sugerencia está pensada para equipos a distancia; puede delimitar los estilos de comunicación de forma diferente en un entorno de oficina).
"Desde el principio, defina las pautas sobre cómo funcionará el equipo, especialmente cuando esté distribuido a través de zonas horarias", afirma Bryant Galindo, fundador de CollabsHQ y mediador, consultor y formador que trabaja con organizaciones a gran escala y startups. "Esto hace que todo el mundo esté en la misma página. Hay que tener claro si los miembros del equipo van a trabajar fuera de horario, quién va a hacer qué, y qué tecnología apoya al equipo y a la gestión del proyecto".
Dicho esto, Konoplich advierte que no hay que regular demasiado la comunicación y apoya que se deje a los empleados conservar un sentido de autonomía. "Hemos decidido no regular los tiempos de respuesta y, en general, hemos visto un comportamiento muy diligente por parte de los miembros del equipo. Si no se regula en exceso, a la larga suele salir bien", afirma.
Cómo comunicarse con un equipo a distancia
Para comunicarse eficazmente con un equipo a distancia, hay que celebrar reuniones periódicas, invertir en herramientas de apoyo a la comunicación y crear oportunidades adicionales para que los miembros del equipo se conecten en ausencia de interacción en persona.
Para más información sobre la transición al trabajo en equipo a distancia, lea "Nómadas digitales: Cómo establecer el rumbo para el éxito con la mano de obra actual".
Además de crear pautas sobre cuándo comunicarse, instituye normas sobre cuándo utilizar cada canal de comunicación (hilo de correo electrónico, mensajería instantánea, videollamada, etc.). Incluso puede crear acrónimos para los tipos de respuesta recomendados si eso ayuda a su equipo a seguir los procesos. A continuación se ofrecen consejos generales sobre el uso de las diferentes formas:
- Hilos de correo electrónico: En un contexto de trabajo a distancia, el correo electrónico es mejor para los anuncios formales y la comunicación de alto nivel (a menudo para el equipo más grande), pero no para las cuestiones que requieren una gran cantidad de ida y vuelta. "En general, reservamos los hilos de correo electrónico para anuncios y eventos oficiales", afirma Konoplich, de Smart IT.
Galindo agrega que el correo electrónico puede servir como sistema de documentación y "recibos" de trabajo. Afirma: "Utilice los hilos de correo electrónico para crear rastros de papel, establecer quién hace qué y cuándo, y [para] cualquier comentario que necesite ser escrito". - Mensajería instantánea/chat: La mensajería instantánea es un buen sustituto de las conversaciones ligeras o informales en persona, de las necesidades individuales o de cualquier problema que requiera una resolución rápida. "La mensajería instantánea es útil para llamar la atención de alguien de forma inmediata sobre algo o para preguntar a una persona sobre su disponibilidad para un asunto urgente", afirma Galindo.
La forma de utilizar el chat puede ser un poco más informal que el enfoque de otras formas menos casuales. Konoplich explica que en Smart IT, por ejemplo, "prefieren conversar las cosas en los mensajes instantáneos a medida que van llegando" .
Chris Gadek, responsable de crecimiento y marketing de AdQuick, afirma que el chat es a veces preferible a otras herramientas de comunicación menos ligeras. "Aunque hay una gran cantidad de aplicaciones de gestión de proyectos, a veces un mensaje rápido puede hacer que vuelvas al trabajo más rápido", comparte. "Utiliza su aplicación de mensajería social favorita, pero también incorpora una fácil integración [con] otras aplicaciones". Dicho esto, tenga cuidado con ser demasiado informal en el chat: recuerde que sigue siendo un espacio de trabajo, así que mantenga las conversaciones personales separadas. - Llamadas telefónicas o solo de audio: Aunque son menos habituales hoy en día, las llamadas de voz siguen siendo una buena opción de comunicación sincrónica para los equipos a distancia, pero no dependa de ellas. "Reservamos las llamadas de voz para cualquier conversación improvisada", explica Konoplich. "Como además trabajamos con una plantilla generalmente más joven, es crucial no amenazar a las generaciones más jóvenes con llamadas de voz, ya que prefieren la mensajería en su lugar".
- Videollamadas: En situaciones de trabajo a distancia de larga duración, las videollamadas suelen sustituir a las reuniones estándar en persona, así como a las revisiones de rendimiento o a las sesiones de desarrollo de proyectos en profundidad. Galindo ofrece el siguiente consejo: "Utilice una videollamada (preferiblemente con la cámara de video encendida) cuando necesite dar un feedback, tener una conversación sobre el rendimiento o una lluvia de ideas en tiempo real".
Pero Konoplich señala que las videollamadas pueden plantear algunos problemas de privacidad. "Con la gente que trabaja desde casa, tendemos a evitar las videollamadas, a menos que sean recreativas", afirma. "Es mejor no infringir los espacios personales, ya que la gente puede no querer que se asome a su casa". Para combatir esto, algunas herramientas de videoconferencia, como Zoom, permiten seleccionar un fondo preestablecido.
Aunque no se trata de un conjunto de normas estrictas, la infografía que se muestra a continuación puede servirle de guía para redactar sus propias pautas sobre cuándo emplear determinados tipos de métodos de comunicación.
Guía de acción rápida para la transición a la gestión de un equipo a distancia
La adhesión a los métodos generales descritos anteriormente le ayudará a agilizar la comunicación a distancia, pero la transición a la gestión de un equipo a distancia (especialmente cuando tiene que hacerlo de forma inesperada) es difícil. Para facilitar la transición, hemos reducido los consejos de los expertos de alto nivel a cinco sencillos pasos:
- Establezca prácticas de documentación: Tómese tiempo para evaluar las prácticas de documentación actuales y actualizarlas para que se adapten mejor a las condiciones del trabajo a distancia. No es un problema ralentizar o detener ciertos flujos de trabajo durante este tiempo: hasta que no ponga en marcha nuevos procesos, su trabajo no será eficaz de todos modos.
- Establezca políticas y expectativas claras: Además de reevaluar los objetivos y los resultados, establezca (y comparta) políticas sobre la comunicación a distancia, para que todos sepan lo que se espera de ellos y puedan respetar los límites.
- Asegúrese de que los miembros del equipo tengan las herramientas y el equipo adecuados: Todos los miembros del equipo deben tener los sistemas, las aplicaciones y las capacidades técnicas adecuadas. Cuide esto antes de seguir adelante con los proyectos.
- Sea flexible con las circunstancias externas: Muchas personas se enfrentarán a nuevos y mayores factores de estrés en la transición al trabajo a distancia. Sea consciente de estos factores y consulte con su equipo para saber cómo puede apoyarlos mejor.
- Confíe en los empleados: Resista la tentación de microgestionar a su equipo. Confíe en que los miembros del equipo seguirán dando lo mejor de sí mismos. Céntrese en conectar con su equipo y apoyarlo, en lugar de suponer lo peor y frenar la productividad real.
Mejores prácticas para comunicarse con un equipo a distancia
Además, he aquí algunos consejos para los directivos que necesitan comunicarse con un equipo a distancia:
- Sea proactivo y confíe en sus contratados: La comunicación es la clave para construir una relación, confianza y respeto, y para ayudar a un empleado a distancia a convertirse en un caballo de batalla. Los directivos que realizan visitas sorpresa pueden provocar ansiedad en sus empleados y ser percibidos como microgerentes. Aquellos que programan previamente un control rutinario o acuerdan con el empleado trabajar en una plataforma de intercambio de documentos (en la que el jefe puede echar un vistazo al progreso) pueden tener mejores resultados.
- Celebre reuniones individuales con los trabajadores a distancia: Para maximizar las contribuciones de un miembro del equipo a distancia, los gerentes necesitan comprometerse regular y religiosamente con sus empleados fuera de la oficina, especialmente si el trabajador está 100 % fuera de la oficina. El contacto individual con los empleados semidesplazados puede adoptar la forma de comidas, cafés o reuniones en la oficina, pero es importante mantener la relación.
- Tenga una capacidad de comunicación sólida como una roca: La comunicación es la clave, y como se afirma que la comunicación es un 7 por ciento de contenido y un 93 por ciento no verbal, los directivos que trabajan con equipos a distancia tendrán que utilizar la voz, el teléfono, el video y los mensajes adecuados al contexto para colaborar bien con el personal. Utilice emoticones y GIF para mostrar emoción y humor en situaciones de comunicación virtual. Elija el medio adecuado para el mensaje adecuado: las conversaciones importantes se producen en directo, utilice la mensajería instantánea para las consultas de rápida resolución, el correo electrónico puede ser una mezcla de mensajes de intercambio rápido, al igual que los sistemas de mensajería que permiten a los directivos priorizar las tareas.
- Proporcione soporte técnico: Los miembros de los equipos a distancia siguen necesitando acceso a la asistencia técnica y de TI. Asegúrese de que su organización cuenta con un sistema para resolver problemas de equipos, software y otros problemas técnicos, para que los empleados se sientan respaldados y pueda sacar el máximo partido a sus esfuerzos de comunicación.
- Comunique sobre el proceso: El trabajo a distancia requiere aún más claridad y precisión en los procesos que el trabajo tradicional en el mismo lugar. No solo hay que crear procesos de flujo de trabajo fiables, flexibles y sencillos, sino que también hay que comunicarlos (y cualquier cambio que surja) al equipo. Comparta las actualizaciones de los procesos con prontitud y frecuencia para evitar retrasos en el trabajo, preguntas sin respuesta o problemas sin resolver.
Aunque establezca pautas generales de comunicación, tenga en cuenta que es posible que tenga que hacer cambios cuando surjan problemas.
"Saber cuándo hay que intensificar la comunicación se reduce a varias cosas", afirma Galindo. "En primer lugar, si el tono o el contexto se malinterpretan con facilidad, entonces será mejor que se ponga al teléfono o realice una llamada virtual. Y cuando la situación requiera una respuesta urgente, como en el caso de una emergencia, puede elevar la prioridad de su comunicación".
Para una guía en profundidad sobre la gestión de un equipo a distancia, lea "Control de Tierra a Mayor Tom: Las claves para gestionar eficazmente equipos a distancia".
Cómo comunicarse en un equipo a distancia
Ser un buen comunicador como miembro de un equipo a distancia (en lugar de como gerente) es esencial, y a menudo implica hacer un esfuerzo adicional para socializar y conectar fuera de la comunicación estándar relacionada con el trabajo.
He aquí cinco formas de ampliar las conexiones con sus compañeros de equipo cuando trabaja a distancia:
- Visite la cafetera virtual: En lugar de los encuentros en persona en la oficina y de las charlas informales en el almuerzo o en la sala de descanso, fomenta la socialización en torno a una cafetera virtual donde los miembros del equipo puedan "pasar el rato". El espacio puede ser virtual y, siempre que no se infrinja ninguna medida de seguridad de la empresa, puede incluso tener lugar en las redes sociales.
"Instagram ha sido nuestra mejor cafetera virtual", afirma Konoplich. "Tenemos a los desarrolladores y a los gerentes participando en desafíos diarios, lo que provoca discusiones entre los miembros del equipo y mantiene a la gente unida". - Realice reuniones de seguimiento periódicas: Esta es una gran manera de ayudar a la gente a sentirse conectada día a día, cuando la moral podría tender a la baja. Las reuniones son menos informales que las charlas en la nevera, pero siguen siendo una forma relativamente ligera de asegurarse de que los miembros del equipo están bien.
Inna Shevchenko es la directora de marketing de iGMS, una empresa de software de gestión de alquileres a corto plazo. Cuando se trabaja a distancia, afirma: "nos comunicamos constantemente y hacemos comprobaciones diarias para apoyarnos mutuamente y mantener el espíritu de equipo. Además, tenemos una serie de reuniones periódicas de departamento y de empresa".
Pero dependiendo de la naturaleza de su trabajo, las llamadas de seguimiento diarias pueden ser excesivas. Encuentre una frecuencia que funcione para su equipo y considere otras herramientas a su disposición. - Organice sesiones de lluvia de ideas en grupo: Aunque no se dedique al sector creativo, puede incluir a los empleados en una tormenta de ideas grupal más amplia para ayudar a sacudir la monotonía del trabajo a distancia en silos, hacer que fluyan las cosas y mantener al equipo motivado. "Celebramos tormentas de ideas a todos los niveles, tanto durante las reuniones dedicadas o simplemente en Slack", afirma Shevchenko. Para saber más sobre la colaboración con equipos a distancia, lea "Cómo mantener una sólida colaboración en un entorno de trabajo a distancia".
- Actualice los tableros de tareas y controle el progreso del equipo: Para los elementos de trabajo que no requieren una comunicación escrita o verbal, utilice tableros de tareas para mantener al equipo en el camino y supervisar los objetivos. Esta herramienta puede reducir la comunicación sincrónica innecesaria y liberar a los miembros del equipo para que trabajen realmente.
Como afirma Konoplich: "No hemos tenido que hacer revisiones diarias, porque empleamos una herramienta de seguimiento de tareas que calcula las horas y el progreso. Cualquiera que tenga la autorización adecuada puede ver el progreso de su equipo en las tareas y el tiempo que están llevando. Básicamente, podemos ver informes semanales". - Incorpore diversión a la jornada laboral: Incluso los equipos a distancia necesitan divertirse para producir un trabajo sólido. Konoplich anima a encontrar formas de incorporar la comunicación puramente social para elevar la moral.
"Smart IT ha intensificado sus esfuerzos para conectar a los miembros del equipo fuera del trabajo basándose en tres tácticas: las comidas al aire libre, los torneos semanales de videojuegos en línea y los atractivos desafíos en Instagram", explica. "Estos se han empleado no solo para crear equipo, sino también para aliviar el estrés y mejorar el espíritu de equipo".
Para obtener más información sobre la construcción de una cultura de equipo a distancia fuerte, lea "Cómo crear una fuerte cultura de empresa a distancia que impulsa el éxito".
Qué hacer y qué no hacer en el estilo de comunicación a distancia
Como miembro de un equipo a distancia, tendrás responsabilidades ligeramente diferentes a las que tendrías como empleado en un equipo co-localizado. Para brillar como jugador de equipo, intente lo siguiente:
- Comparta las novedades del sector: Demuestre el compromiso con la visión de su equipo y su conocimiento de los acontecimientos del sector.
- Recuerde al equipo el propósito compartido: Puede que esto no sea siempre apropiado (en algunos equipos, esta es la función del director), pero puede ayudar a la productividad general cuando la moral se resiente.
- Afirme su posición: Incluso como empleado a distancia, tiene oportunidades de asumir responsabilidades adicionales o incluso de ser ascendido. Dé un paso adelante igual que lo haría en una oficina.
- Sea sincero con sus necesidades: La productividad empieza a fallar cuando los empleados a distancia no piden tiempo extra para cumplir con los plazos, se hacen cargo de demasiado trabajo o evitan los canales de comunicación necesarios. Sea sincero para que su jefe pueda delegar el trabajo de forma adecuada (y mantener el pulso de la carga de trabajo del equipo). Asegúrese de que tienes bloques de tiempo ininterrumpido para centrarte en proyectos o entregas de mayor envergadura.
- Programe las reuniones con cuidado: Cuando organices reuniones a distancia, especialmente videollamadas, limite el número de participantes y asigne los temas de conversación de antemano para agilizar la reunión. Sin embargo, debe mantener una política de puertas abiertas para las reuniones no privadas, al igual que en una oficina, para que puedan participar las personas que lo deseen. Si las circunstancias permiten celebrar reuniones presenciales intermitentes, prográmelas con antelación. Además, tenga en cuenta las zonas horarias cuando su equipo esté disperso geográficamente. Aprenda más sobre cómo trabajar en diferentes zonas horarias leyendo nuestra guía de desarrollo de software distribuido.
Calloway Cook es el presidente de Illuminate Labs, una empresa de suplementos dietéticos con sede en Massachusetts. "Los directivos de las empresas deben ser conscientes de cómo afectan los husos horarios a sus empleados a distancia a la hora de programar las reuniones", afirma. "Si siempre se programan las llamadas del equipo a las 9 a.m. EST y tiene empleados que trabajan en la Costa Oeste, está incomodando seriamente a esos empleados en relación con los de la Costa Este, lo que no es justo y conduce a una menor moral del equipo. Tenemos un equipo distribuido por todo Estados Unidos. Intento programar las reuniones durante el mediodía, para que no interfieran negativamente en el horario de nadie".
Por otro lado, los expertos recomiendan evitar lo siguiente
- Comunicarse en exceso: Aunque el trabajo a distancia requiere un nivel adicional de comunicación, no hay que inundar a los compañeros con mensajes e información. Esto se aplica también a los directivos, que corren el riesgo de microgestionar y regular en exceso la comunicación a distancia.
Como aconseja Konoplich, "no todo el mundo está acostumbrado al trabajo a distancia. No hay que agregar una presión adicional regulando en exceso. La transición [al trabajo a distancia] debe ser fluida, y los empleados deben encontrar su ritmo con el tiempo. Para mantener el ritmo de avance, mantenga la presencia en los principales canales de comunicación de su empresa y conserva las actividades de unión del equipo. Ayudan a capear el temporal y a crear el ambiente necesario para un trabajo productivo". - Hacer suposiciones: La falta de conexión en persona puede perjudicar los esfuerzos de comunicación, ya que se pierde el lenguaje corporal y otros significantes no verbales. Aproveche al máximo la comunicación escrita (o virtual) y pregunte siempre, en lugar de suponer, cuando necesite una aclaración.
Gráfico de lo que se debe y no se debe hacer en las comunicaciones a distancia
El siguiente gráfico ofrece una visión general de lo que se debe y no se debe hacer en la comunicación a distancia, junto con un espacio para completar las acciones que su equipo u organización está llevando a cabo para seguir los consejos.
Descargar el gráfico de lo que se debe y no se debe hacer en las comunicaciones a distancia
Problemas de comunicación con un equipo a distancia
El trabajo a distancia suele plantear problemas de comunicación que podrían no surgir en una oficina tradicional, como la desconexión de los miembros del equipo, la soledad o la redundancia. Como el trabajo a distancia sigue aumentando, es importante mitigar estos problemas con soluciones creativas.
La encuesta State of Remote Work 2019 de Owl Labs informó que, entre los empleados que actualmente tienen una opción de trabajo a distancia, el 42 % planea trabajar a distancia con más frecuencia en los próximos cinco años. Si bien la mayor disponibilidad de herramientas basadas en la nube, videoconferencias y otras tecnologías facilitan la escalada del trabajo a distancia, los equipos también deben adoptar enfoques "suaves", centrados en las personas, para mantener a los miembros del equipo conectados.
Lo siguiente suele resultar difícil en entornos de trabajo a distancia:
- Construir relaciones: Cuando se trabaja a distancia, suele faltar el contexto emocional o los indicadores de tono que podrían ayudar a los compañeros a crear vínculos. Para ayudar a crear confianza (y fomentar las conversaciones desenfadadas), fomenta la comunicación social en las reuniones, en lugar de hablar solo de temas laborales. Esta última puede parecer forzada y no seguir el flujo normal de la conversación.
- Elaboración de estrategias: En el caso de los proyectos a largo plazo o complejos, puede resultar difícil fomentar sesiones de planificación creativas y generativas a partir de una videollamada. Los ejercicios de asociación o de lluvia de ideas de forma libre pueden ayudar a que fluya el jugo.
- Resolver problemas o cuestiones complejas: Esto se aplica a las cuestiones situacionales y tecnológicas. De hecho, un estudio realizado en 2020 por GetApp sobre el impacto de las nuevas tecnologías en la cultura a distancia mostró que menos de la mitad de los empleados a distancia afirman haber recibido una capacitación adecuada sobre seguridad en Internet. Como ya se ha dicho, asegúrese de contar con el apoyo necesario para resolver los problemas de seguridad o de TI, y dote a sus empleados a distancia de los recursos necesarios para ello.
- Estar al día de los proyectos: Según la encuesta de 2015 de CoSo Cloud sobre trabajadores a distancia colaborativos, más de la mitad de los empleados a distancia afirman sentirse desconectados de los empleados de la oficina. Este hallazgo no solo afecta a las relaciones interpersonales, sino también al conocimiento del estado del proyecto. Las reuniones programadas con regularidad pueden aliviar esta tensión, pero también se pueden emplear herramientas de gestión de proyectos o tareas que ofrezcan visibilidad del trabajo en tiempo real, para que todos estén al día.
Pero la mayor amenaza general para el trabajo a distancia es la simple falta de comunicación. De hecho, a uno de cada cuatro trabajadores a distancia le preocupa que su situación fuera de la oficina pueda dar lugar a malentendidos con los líderes o los compañeros de equipo. Tanto si se trata de malinterpretar el tono de los correos electrónicos de los demás o el nivel de prioridad de un proyecto o un plazo, como si simplemente se pierden las señales no verbales que surgen al compartir el espacio físico con los demás y saludar a través de los cubos de vez en cuando, los miembros del equipo a distancia son conscientes de que "no están allí" en algunos aspectos clave.
Para evitar cualquier problema entre jefe y empleado, ambas partes deben establecer cómo les gusta comunicarse. Programar un contacto periódico regular (una llamada individual o un videochat) puede mantener la comunicación fluida y evitar posibles malentendidos. Además, los directivos y los empleados pueden utilizar la firma del correo electrónico u otras funciones de estado en línea para avisar a sus colegas de los horarios de oficina o de los ajustes temporales de los horarios de oficina, las fechas de las vacaciones u otra información clave para establecer las expectativas sobre la rapidez con la que recibirán una respuesta. Aunque los emoticones de las aplicaciones de mensajería pueden parecer infantiles, en algunos lugares de trabajo los directivos los utilizan para transmitir amabilidad y frivolidad en las comunicaciones.
Desafíos de comunicación para la gestión de equipos a distancia
Quienes dirigen un equipo a distancia se enfrentan a una serie de desafíos distintos, entre ellos el de inculcar la sensación de un equipo tradicional in situ. Se puede mejorar mucho la moral y la productividad manteniendo la transparencia, reduciendo la distancia de afinidad con las videollamadas y manteniendo abiertas las líneas de comunicación.
Konoplich, de Smart IT, afirma sobre el trabajo a distancia: "La moral cae al mínimo y la gente no es tan proactiva para capacitar parte de una comunidad. Depende del empleador preparar el escenario para una transición sin problemas".
Además, he aquí algunas formas de superar los desafíos de comunicación habituales de los directivos:
- Identificar el buen trabajo y encontrar formas de celebrar los éxitos con el equipo, incluso a distancia.
- Además de comunicarse respetuosamente a través de diferentes zonas horarias, tenga en cuenta las barreras lingüísticas o culturales y sea proactivo a la hora de llegar a las diferentes comunidades.
- Fomente la sinergia creativa incluyendo al equipo en las tormentas de ideas y en la elaboración de estrategias (según proceda), así como permitiendo que haya tiempo social en las reuniones.
- Practique usted mismo habilidades de comunicación sólidas e intuitivas, tanto como modelo para los miembros del equipo como para establecer relaciones con ellos. Sepa cuándo hay que tender la mano, cuándo hay que cerrar una conversación, a quién hay que incluir y cuándo hay que incluirlo.
- Resista el impulso de microgestionar o hacer suposiciones sobre sus empleados. Galindo explica que los directivos suelen "pensar que si no ven a alguien físicamente, eso significa que no está produciendo trabajo". Señala que "tratar de microgestionar en un entorno virtual" es un desafío habitual de los directivos a distancia.
- Asegúrese de estar bien formado en las herramientas del equipo. Galindo cita "la comodidad de los directivos y de los miembros del equipo en cuanto al uso de la tecnología" como un indicador clave de un mayor éxito.
- Vaya más allá con la incorporación para asegurarse de que los nuevos empleados que se unen al equipo a distancia reciben la capacitación adecuada y se sienten bienvenidos.
- Programe retiros del equipo y de la empresa para reunir a todos en el mismo espacio físico.
Por último, Gadek, de AdQuick, afirma: "gestionar un equipo a distancia puede ser un desafío y una recompensa. En muchos sentidos, puede ofrecer una innovación ilimitada y una libertad que no se puede experimentar en un entorno tradicional, mientras que los líderes deben encontrar soluciones creativas a los obstáculos que son únicos para una cultura a distancia".
Herramientas para la comunicación de equipos a distancia
Como se ha dicho, las herramientas son esenciales para crear normas de comunicación a distancia sólidas y, por tanto, vitales para el éxito. La mayoría de los expertos coinciden en que las siguientes, de alguna forma, son esenciales:
- Herramientas de calendario
- Software de colaboración en la nube
- Correo electrónico y chat (u otras aplicaciones de mensajería que impulsen la comunicación)
- Herramientas de gestión de proyectos (aplicaciones para organizar proyectos compartidos, asignar tareas, establecer plazos, etc.)
- Videoconferencias
- Centro virtual (para anuncios de la empresa, comentarios y un "enfriador de agua" virtual)
Con tantas herramientas disponibles, puede ser difícil identificar las que mejor se adaptan a sus necesidades. Pero Galindo subraya que tomarse el tiempo para hacerlo le ayudará a largo plazo, aunque requiera algo de ensayo y error.
"De la misma manera que ha tenido que aprender cómo funciona alguien en la vida real, encontrar el software adecuado que mejor funcione para su equipo y sus objetivos es un proceso de experimentación", comparte.
Si quieres conocer a profundidad las principales herramientas de comunicación y colaboración a distancia, y cómo encontrar las que mejor se adaptan a sus necesidades, lea "Descubra las herramientas de colaboración a distancia que se adaptan a las necesidades de su empresa".
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