Descubra más de 130 herramientas de colaboración remota para adaptarse a las necesidades de la empresa

No es fácil examinar todas las opciones de colaboración remota para su organización. Los expertos coinciden en que ninguna función puede resolver todos los problemas del trabajo remoto. En cambio, la elección depende de su presupuesto y cultura, así como de los factores únicos a los que se enfrenta su empresa. 

Bryant Galindo es el fundador de CollabsHQ y trabaja con organizaciones a gran escala y empresas emergentes en la resolución de conflictos, capacitación en línea y desarrollo de liderazgo. Señala que encontrar la herramienta perfecta podría requerir instancias de prueba y error, y que es posible que deba probar varias opciones. “Así como tuvo que descubrir cómo trabaja una persona en la vida real, encontrar el software adecuado que funcione mejor para el equipo y sus metas previstas es un proceso de experimentación”, explica.

Sergey Konoplich, director de Operaciones de Smart IT, está de acuerdo con esta idea. Esta es su opinión sobre el mejor enfoque para elegir una herramienta de colaboración: “Debe hacer prueba y error, a menos que sepa lo que está buscando y tenga una idea clara de lo que esa herramienta puede hacer”. 

Dicho esto, hay algunas funciones que cualquiera de las mejores herramientas de colaboración debe tener.

Layne Levine es el presidente de Windstream Enterprise, una galardonada solución de comunicación empresarial. A la hora de buscar una herramienta, explica, “las capacidades de conferencia son esenciales, pero no solo las audioconferencias. Las videoconferencias en HD pueden mejorar la productividad y la colaboración en comparación con las llamadas de conferencia estándar”.

Además, Levine sugiere priorizar las siguientes funciones y capacidades:

• Organización de reuniones a gran escala (piense en sus reuniones más grandes, por ejemplo, capacitaciones de nuevos empleados o reuniones de todos los miembros del equipo)
• Grabación de reuniones
• Uso compartido de pantalla y chat
• Conectividad fácil (evite los largos códigos de identificación de reuniones, etc.)
• Software basado en la nube (si utiliza una red basada en la nube)

Además, dice, “no olvide la seguridad. Con todas las personas trabajando de forma remota, se presentarán nuevos desafíos para proteger los datos de la empresa. Los firewalls pueden garantizar que nadie pueda acceder a la red de su empresa, [excepto] los empleados autorizados. Y si planea aceptar pedidos en línea, necesita cumplir los estándares de la PCI para proteger los números de tarjetas de crédito”. 

Finalmente, Levine recomienda buscar un proveedor de red que ofrezca soporte permanente. “Con todas las personas trabajando de forma remota, se presentan nuevos desafíos. No elija un proveedor económico que ofrezca un servicio limitado; querrá adquirir un servicio activo las 24 horas del día, los 7 días de la semana, de un proveedor de red estable y de confianza”.

Independientemente de las funciones, el presupuesto, la cultura y las necesidades que elija, los expertos coinciden en que, para el trabajo remoto a gran escala (en especial, en toda la empresa), las herramientas son esenciales, no solo para los empleados, sino para mantener las relaciones con los clientes y clientes potenciales.

“Las herramientas son fundamentales para la misión”, señala Konoplich de Smart IT. “Si no usáramos [herramientas de colaboración], perderíamos un vínculo vital entre equipos y clientes. [Es] esencial que utilicemos una herramienta que ayude a… proporcionar tanta transparencia a los clientes como sea posible”.

Para obtener información detallada y prácticas recomendadas sobre la colaboración remota, lea el artículo “Cómo fomentar de manera eficaz la colaboración en un equipo remoto.” Para obtener más información acerca de las claves para administrar equipos remotos de forma eficaz, lea este artículo.