¿Qué son las categorías de riesgo?
Una categoría de riesgos es una clasificación de alto nivel de los riesgos de gestión de proyectos. Las dos categorías de riesgo generales son los riesgos a nivel de proyecto y los riesgos a nivel de negocio, que pueden dividirse en subcategorías. Las categorías de riesgos representan las fuentes de riesgo internas y externas.
- Riesgos a nivel del proyecto: Los riesgos a nivel del proyecto tienen el potencial de afectar los resultados a nivel del proyecto. Los riesgos del proyecto pueden incluir factores relacionados con el presupuesto, la administración de recursos, la programación y mucho más.
- Riesgos a nivel de negocio: Los riesgos a nivel de negocio tienen el potencial de afectar las operaciones generales de un negocio. Estos incluyen factores como la priorización de proyectos, la gobernanza, la satisfacción del cliente y los riesgos de mano de obra. El plan de gestión de riesgos de una empresa generalmente abordará los riesgos a nivel de negocio de manera implícita.
Estas categorías de riesgos pueden dividirse en cada nivel en riesgos financieros, riesgos estratégicos, riesgos de desempeño y riesgos externos.
Tipos de riesgos del proyecto
A nivel del proyecto, los riesgos pueden provenir de decisiones financieras, estrategias de gestión de proyectos, desempeño del proyecto o fuentes externas. Estos cuatro tipos de riesgo presentan consecuencias variables en función de la gravedad. Es importante tener en cuenta los cuatro en su estrategia de mitigación de riesgos.
Estos son los cuatro tipos de riesgos a nivel de proyecto:
- Riesgos financieros: Los riesgos financieros involucran los factores monetarios de un proyecto. Estos pueden incluir el aumento de los costos de los materiales, presupuestos poco realistas, requisitos de tiempo o mano de obra más altos de lo esperado, números de ventas más bajos de lo esperado o la falta de asegurar suficiente financiación.
- Riesgos estratégicos: Los riesgos estratégicos involucran las estrategias elegidas para finalizar un proyecto. Estos pueden incluir la metodología de gestión de proyectos, las técnicas de planificación de proyectos, las operaciones diarias, la cultura de la empresa, las tasas de satisfacción y retención de los empleados, las dependencias del proyecto o la inversión en tecnología.
“Los riesgos a los que se puede enfrentar pueden variar en gran medida en el caos de nuestra cultura y entorno”, afirma Donald Bloom, director ejecutivo de Prime Retail Services, “pero los mayores riesgos a los que se enfrenta cada empresa son las acciones de las personas que tienen autoridad respecto del proyecto. Su capacitación y atención ante la planificación de un proyecto de forma completa y la ejecución según los procesos de la empresa es la piedra angular del éxito”.
- Riesgos de desempeño: Los riesgos de desempeño involucran el desempeño general del proyecto. Estos pueden incluir expectativas poco claras para los resultados, KPI indefinidos, investigaciones de mercado desactualizadas o líneas de productos de bajo desempeño.
“Algunos proyectos presentan requisitos emergentes, lo que significa que no hay forma de obtener todos los requisitos al comienzo del proyecto porque las personas siguen descubriendo lo que desean”, explica Angela Druckman, propietaria de The Druckman Company. Los proyectos con pautas y requisitos claros tendrán menos riesgos de desempeño que los que no los tienen.
- Riesgos externos: Los riesgos externos provienen de fuentes externas menos predecibles. Los riesgos externos pueden afectar el desempeño y los resultados a nivel del proyecto o del negocio, según su gravedad. Estos pueden incluir enfermedades de los empleados, grandes eventos climáticos o emergencias, decisiones legales, volatilidad del mercado y riesgos de la cadena de suministro.
Para obtener más información sobre cómo gestionar los riesgos del proyecto, lea esta guía integral sobre la gestión de riesgos de proyectos.
Ejemplos de riesgos importantes en la gestión de proyectos
Si bien todos los riesgos pueden afectar el desempeño de un proyecto, algunos pueden estancar un proyecto o detenerlo por completo. Los riesgos del proyecto que potencialmente generen mayores impactos incluyen los principales excesos de presupuesto, la volatilidad de la mano de obra, los problemas de producción y adquisición, la mala gestión de la programación y los recursos, y los cambios organizativos.
Grandes excesos de presupuesto
Los presupuestos del proyecto constituyen una de las limitaciones más críticas para tener en cuenta al planificar un proyecto. Un proyecto que supera el presupuesto tiene el potencial de afectar a la solvencia financiera de todo el negocio.
Los excesos del presupuesto pueden ser el resultado de innumerables situaciones porque cada parte de un proyecto cuesta dinero. Con una planificación inadecuada, los equipos pueden gastar en exceso y con facilidad en artículos como la obtención de materiales, la mano de obra u otros elementos necesarios del proyecto que no estaban incluidos en el presupuesto inicial.
Imagine una empresa que ha contabilizado los gastos de sus proyectos hasta el último dólar. Han hecho un gran trabajo al anticipar todas las partidas involucradas en la ejecución exitosa de su proyecto, pero no han tenido en cuenta los gastos de emergencia o los excesos. A mitad del ciclo de vida del proyecto, el equipo descubre que una medición no era la correcta y se debe rehacer el trabajo realizado. Dado que los gerentes de proyectos no han dado cuenta de esta posibilidad, no queda dinero en el presupuesto para repetir el trabajo y no hay forma de salvar el trabajo completado a satisfacción del cliente. El proyecto costará ahora mucho más de lo previsto, y los empleados tendrán que trabajar más horas para volver a encarrilar las entregas.
“Las proyecciones presupuestarias más precisas mejoran la calidad de sus datos”, afirma Jeff Mains, director ejecutivo de Champion Leadership Group LLC. “La mejora de la calidad de los datos es, sin duda, uno de los componentes más críticos de distintas prácticas de gestión de riesgos”.
Gestionar el presupuesto de un proyecto resulta un proceso activo que comienza con la investigación y la planificación. Cree un presupuesto detallado basado en una investigación cuidadosa. Al crear sus estimaciones, utilice datos de proyectos anteriores, así como números reales que encuentre en su investigación. Siempre incluya espacio adicional en su presupuesto para emergencias y mantenga su hoja de presupuesto actualizada con los costos actuales a medida que avanza el proyecto.
Retención de empleados calificados
Los empleados constituyen una parte fundamental de cualquier negocio, por lo que es importante asegurarse de que están satisfechos con su trabajo. La alta rotación de empleados genera muchos problemas y es una de las principales fuentes de riesgo del proyecto.
La volatilidad de la mano de obra se produce cuando la baja satisfacción de los empleados da lugar a una alta rotación de empleados. Una lista de empleados que se actualiza constantemente dificulta la planificación y la programación de un proyecto, ralentiza el progreso de los proyectos e impide que un equipo desarrolle una ética de trabajo sólida y sistemática.
Imagine una situación en la que un ingeniero altamente calificado dirige un departamento que ensambla máquinas para una empresa. El ingeniero lleva décadas en la empresa y es experto, se encuentra capacitado y le gusta su trabajo. Con el tiempo, son los únicos ingenieros que quedan en la empresa con los conocimientos necesarios para construir estas máquinas y para enseñar a otros a hacerlo. En lugar de implementar un programa de capacitación para los nuevos ingenieros, la empresa espera que se capacite con el ingeniero sénior, que sigue siendo el único que sabe cómo ensamblar las máquinas. Ahora se espera que el ingeniero sénior construya las máquinas y capacite a otros para que lo hagan, y pide que se le compense por la carga de trabajo adicional. La empresa se niega, por lo que el ingeniero sénior se marcha y deja a una empresa con ingenieros junior que no cuentan con los conocimientos necesarios para ensamblar y reparar sus máquinas, y nadie que los capacite para hacerlo.
Una mano de obra altamente calificada es un activo valioso. La satisfacción de los empleados resulta esencial para mantener una fuerza de trabajo calificada, y una fuerza de trabajo insatisfecha cuesta dinero a la empresa. La satisfacción laboral es mayor con los empleados bien compensados, por lo que es lo más adecuado para la empresa dedicar el tiempo a capacitar a empleados potenciales valiosos y compensarlos de forma adecuada. Los trabajadores satisfechos trabajarán más duro y es menos probable que busquen un empleo alternativo, lo que significa que resulta menos probable que sus equipos experimenten cambios importantes en mitad de los proyectos.
Complicaciones en la adquisición y la producción
Para los proyectos que involucran la fabricación de productos físicos, la adquisición de materiales de base es esencial. Si no puede obtener los materiales que necesita para producir su producto, el progreso del proyecto se detendrá.
Imagine una empresa que fabrica muebles de madera personalizados. Un cliente ve una pieza en una sala de exposición y ordena una mesa de comedor. El vendedor, después de vender decenas de mesas auxiliares, brinda al cliente un presupuesto y una fecha de entrega basadas en su experiencia y firma un contrato con el cliente. Sin embargo, cuando es el momento de obtener la madera, se encuentran con que los incendios forestales han destruido a la mayor parte de este tipo de árboles. Ahora, el precio de esa madera se ha triplicado y tomará un mes adicional entregar la madera. La empresa está atascada con un contrato para un pedido que va a entregar con un mes de demora y no le permitirá obtener ganancias.
Los problemas de la cadena de suministro pueden ser difíciles de predecir. En ocasiones, incluso cuando los materiales están disponibles, su precio es prohibitivo. Puede combatir estos problemas diversificando las fuentes de sus materiales o manteniendo un inventario de materiales que supere sus necesidades actuales. Además del costo, los problemas de la cadena de suministro también pueden causar demoras que reducen la satisfacción del cliente. Cree espacio en su calendario para las emergencias y sea lo más transparente posible con sus clientes cuando surjan obstáculos.
Gestión inadecuada de los recursos
Priorizar y programar proyectos mientras gestiona los recursos es una habilidad difícil pero necesaria. Si sus recursos laborales y financieros no están equilibrados de forma adecuada, puede resultar en un desastre tanto para los proyectos nuevos como para los que se encuentran en curso.
Imagine una cadena de café en crecimiento que abrirá una nueva tienda en un lugar popular. Han abierto nuevas tiendas antes y tienen una idea de las necesidades laborales. Establecen una fecha para abrir, comienzan a trabajar en la construcción dentro de la tienda y empiezan a contratar personal para la nueva sucursal. Cuando llega la fecha de apertura, no pueden encontrar y capacitar a empleados de calidad, por lo que deciden llevar a un empleado de cada tienda existente para personal de la nueva sucursal. Cada tienda de la que se ha retirado un empleado está sometida a más presión debido a la mano de obra que falta, mientras que la nueva tienda está más ocupada de lo previsto y necesita aún más mano de obra. Al cabo de seis meses, los empleados renuncian en masa para encontrar un trabajo menos estresante, lo que deja a la empresa con aún menos recursos para las tiendas existentes.
Para mitigar el riesgo de usar en exceso sus recursos, implemente procesos de administración de recursos. Los recursos del proyecto incluyen dinero, materiales, equipos y personas. Su organización debe contar con métodos para determinar qué recursos se encuentran disponibles y en uso, así como las necesidades de recursos de los proyectos recientemente propuestos. Las empresas también deben trabajar para asegurarse de que nunca utilicen más recursos de los que tienen disponibles. También deben mantener los recursos en reserva para emergencias.
Cambios organizativos
Los cambios en el liderazgo también pueden traer cambios en las prioridades y la financiación. Proyectos que antes contaban con una buena financiación pueden perderse en la confusión, archivarse o incluso cancelarse en medio de cambios organizativos radicales.
Piense en una empresa con un director ejecutivo como un corredor aficionado. Una maratón local les propone patrocinar una fiesta posterior y acepta encantado. La empresa hace esto durante unos años porque siente que es una buena oportunidad publicitaria y porque el director ejecutivo participa en la maratón. Finalmente, el director ejecutivo se jubila y la empresa contrata a una nueva persona para el puesto. Cuando revisan el presupuesto anual, consideran que el costo del evento posterior a la maratón es innecesario. El equipo que trabaja en la fiesta del año próximo se reasigna a otro proyecto.
Los cambios organizativos pueden ser muy beneficiosos para un negocio porque permiten a las empresas centrarse en nuevas empresas más rentables. Volver a priorizar carteras es una excelente manera de encontrar lugares para ahorrar dinero y utilizar mejor los recursos. En ocasiones, esto significa sacrificar proyectos para los que ya se han gastado muchos recursos y mucho esfuerzo. A una empresa le resulta más conveniente sopesar los pros y los contras de poner fin a cualquier proyecto en curso para determinar el impacto de ese esfuerzo desperdiciado.
Ejemplos de los riesgos más frecuentes del proyecto
No todos los riesgos del proyecto amenazan con descarrilar un proyecto por completo, pero deben tomarse en serio. Algunos de los riesgos más frecuentes del proyecto incluyen el desvío del alcance, el bajo desempeño de las ventas, la gestión ineficiente de proyectos y los riesgos de TI y construcción.
Los gerentes de proyectos deben trabajar para mitigar los riesgos potenciales cuando sea posible. Aunque la mayoría de los riesgos son relativamente menores, los riesgos múltiples pueden sumarse rápidamente y convertirse en una amenaza más grave para el proyecto. Hemos descrito algunos ejemplos de riesgos frecuentes de proyectos, con consejos para mitigarlos o evitarlos cuando sea posible.
Desvío del alcance
El desvío del alcance es un riesgo frecuente para proyectos de todos los tamaños y tipos. El desvío del alcance implica el aumento de las expectativas de los requisitos y resultados de un proyecto después de que comience el proyecto. Los gerentes pueden combatir el desvío del alcance con una planificación adecuada del proyecto.
Por ejemplo, imagine un negocio que comience una iniciativa para actualizar la página de pago en su aplicación. Al principio, la meta del proyecto consiste en optimizar el pago agregando la opción de guardar la información de la tarjeta de cliente para futuras compras. La meta de finalización programada es en un mes. A las dos semanas de comenzar el proyecto, el director ejecutivo menciona que le gustaría que su aplicación tuviera la opción de pagar en línea y recoger los artículos en la tienda. El director ejecutivo pregunta al gerente del proyecto si eso se puede agregar, ya que el equipo está trabajando en la página de pago de todos modos. El gerente del proyecto está de acuerdo. Una semana después, otro ejecutivo decide que los menús de la aplicación deben tener un color diferente y le pregunta al gerente del proyecto si el equipo puede agregar el nuevo esquema de colores al mismo tiempo.
Al final del plazo esperado del proyecto, la página de pago no se ha actualizado, la recogida en la tienda no se ha implementado por completo y solo la mitad de los menús tienen la nueva combinación de colores. El equipo y el gerente del proyecto se sienten estresados porque el proyecto no se ha completado en el plazo previsto y los ejecutivos están molestos porque este proyecto ha demorado más de lo esperado.
El desvío del alcance existe en todos los sectores para negocios de cualquier tamaño. El desvío del alcance resulta de una mala comunicación y planificación, y puede causar baja moral, baja confianza ejecutiva y un aumento de las necesidades de presupuesto y programación.
Mantenga bajo control el desvío del alcance creando un plan de proyecto detallado y minucioso, ciñéndose a él y gestionando las expectativas sobre el programa y los resultados del proyecto. Es el trabajo tanto del gerente del proyecto como del patrocinador del proyecto gestionar el desvío del alcance ciñéndose al plan del proyecto tal como está redactado.
Bajo desempeño de ventas
El bajo desempeño de las ventas constituye un riesgo para cualquier negocio. Cuando las cifras de ventas son más bajas de lo esperado, ya sea por la competencia, la baja demanda o las tácticas de ventas ineficaces, los líderes de la empresa pueden decidir cambiar la dirección del proyecto o cancelarlo por completo.
Imagine un restaurante de una ciudad pequeña que crea el menú especial de un chef. El chef desea imitar varios platos de la gran metrópolis cercana. Su menú habitual no cambia, pero el chef dedica su trabajo de preparación a desarrollar nuevas recetas, calcular los costos de los ingredientes, crear lotes de prueba y redactar nuevos menús. El nuevo menú es emocionante e innovador, pero resulta poco popular con la clientela habitual del restaurante. Los ingredientes únicos que compra el chef se estropean antes de poder venderlos, y el restaurante pierde dinero. Después del segundo menú de temporada, el restaurante decide poner fin a la elaboración adicional y centrarse en los platos favoritos de los clientes.
Un bajo desempeño puede ser difícil de predecir, pero algunas estrategias pueden ayudar a mitigar su aparición. Realice un estudio de mercado antes de comenzar un nuevo proyecto. De este modo, podrá determinar mejor lo que le ha funcionado bien en el pasado y lo que les funciona bien a sus competidores. Asegúrese de que lo que ofrece sea lo que los clientes quieran comprar, y asegúrese de que sus ofertas tengan un precio adecuado.
Riesgos externos
Los riesgos externos son imposibles de predecir, pero aún se pueden tomar medidas para mitigar su impacto. Riesgos como incendios, inundaciones, enfermedades o lesiones pueden demorar los cronogramas del proyecto y afectar los resultados. Implemente protecciones para minimizar sus efectos.
Imagine una empresa con sede en Florida que tiene un almacén de producción. Esta empresa tiene un plan para prever tormentas intensas durante la temporada de huracanes. Disponen de un detallado plan de evacuación de empleados, un plan de continuidad del negocio y un plan para trasladar los equipos críticos tierra adentro en caso de tormenta de grandes dimensiones. También poseen una política de supervisión de los fenómenos meteorológicos a medida que se producen y la capacidad de hacer cambios durante la jornada para evitar lesiones a los empleados y la destrucción del equipo. Por último, también invierten en el mejor seguro contra huracanes disponible.
Los riesgos externos pueden provocar estragos en las operaciones de una empresa y afectar todas las facetas de un negocio. Resulta fundamental prever lo que se puede y tener un fondo de emergencia y un seguro para lo que no se puede. Muchas empresas que escatiman en inversiones preventivas a menudo terminan pagando más cuando surgen emergencias.
Riesgos de TI
A medida que la tecnología y los procesos se vuelven más complejos, más condiciones podrían desencadenar eventos de riesgo. Los riesgos de TI se centran en la recopilación, el almacenamiento y la protección de los datos confidenciales, así como el mantenimiento tanto del hardware como del software que utiliza una empresa.
Ross Jurewitz, fundador y abogado gerente de Jurewitz Law Group, describe una situación en la que los procesos de gestión de riesgos salvaron a su empresa de una potencial crisis de TI. “Una vez tuvimos un empleado que renunció en mitad de un proyecto”, dice. “Se marchó muy repentinamente y borró todos los datos de su computadora antes de irse. Debido a un descuido, había sido la única persona con esa información vital y, al principio, me entró el pánico pensando que habíamos perdido la información sensible de un cliente. Por suerte, uno de los protocolos de mitigación de riesgos que habíamos implementado era un disco duro externo que almacenaba en su interior todo lo que se guardaba o borraba en la computadora. Pudimos recuperar toda la información perdida desde allí y continuar el proyecto con el cliente según el cronograma”.
Una de las mejores formas de mitigar los riesgos de TI es realizar copias de seguridad de los datos con regularidad y garantizar que todos los equipos y las aplicaciones estén actualizados. En lo que respecta a riesgos tanto de hardware como de software, capacite a su personal sobre el uso de todos los equipos y aplicaciones, y proporcione recursos en los que pueda encontrar respuestas a preguntas comunes por su cuenta. En una empresa lo suficientemente grande, puede considerar contratar a una persona o departamento altamente capacitado para que sirva como autoridad en temas relacionados con TI.
Riesgos de la construcción
La construcción de cualquier tipo es un proceso costoso y lento que conlleva muchos riesgos inherentes. Un plan de proyecto de construcción que no incluya estrategias de mitigación de riesgos puede costarles a los constructores y a sus clientes mucho tiempo y dinero.
Bloom describe una situación que cambió la forma en que su empresa aborda los proyectos de construcción. “Estábamos inmersos en un gran proyecto de construcción que parecía un paso más en el crecimiento con un cliente minorista de grandes superficies”, recuerda. “El alcance del trabajo no era muy diferente de los proyectos que habíamos realizado muchas veces. Pensábamos que se trataba de varios proyectos pequeños en un mismo lugar y en un mismo momento, pero nos equivocamos. Debido a los requisitos de los grandes proyectos, el cliente exigía múltiples niveles de liderazgo en el terreno y gestión de proyectos. Nuestro proceso normal no tuvo en cuenta esto y comenzamos a fracasar. Sin embargo, una vez identificado este riesgo, realizamos cambios en el equipo del proyecto y nos encontramos con un aumento de los costos. Este proyecto se completó sin ganancias, pero cumplió con las expectativas del cliente. Lo usamos como experiencia de aprendizaje y decidimos no volver a realizar otro proyecto grande como este. Ahora nos centramos en proyectos que se adaptan a los procesos en los que nuestro equipo se destaca”.
Los proyectos de construcción requieren una excelente planificación y comunicación. Involucran muchas piezas móviles costosas, por lo que es fundamental que los gerentes de proyectos de construcción actualicen los presupuestos y los cronogramas en tiempo real. Al hacerlo, pueden mantener la precisión de los datos y evitar la mayoría de las sorpresas. Los proyectos de construcción también requieren permisos especiales, por lo que es importante saber qué implica el proyecto desde el principio. De esta manera, los gerentes pueden garantizar que se cumplan todas las necesidades legales.
Categorías de riesgo del proyecto: PMBOK
El cuerpo de conocimiento de gestión de proyectos (PMBOK) clasifica el riesgo del proyecto en tres categorías: riesgos operativos, riesgos estratégicos a corto plazo y riesgos estratégicos a largo plazo. Hemos resumido sus explicaciones de estas categorías de riesgos a continuación:
- Riesgos operativos: Los riesgos operativos son aquellos que se relacionan con los resultados del proyecto. Los riesgos operativos están más presentes en las últimas etapas de un proyecto. Por lo general, involucran los productos o los resultados producidos, o la imposibilidad de producirlos.
- Riesgos estratégicos a corto plazo: Los riesgos estratégicos a corto plazo son aquellos que afectan a los propietarios del proyecto durante la duración del proyecto y en sus consecuencias inmediatas. También pueden afectar a las personas que usan los resultados del proyecto.
- Riesgos estratégicos a largo plazo: Los riesgos estratégicos a largo plazo son aquellos que se relacionan con las metas y los objetivos del proyecto, así como con los problemas que está tratando de resolver. Los riesgos a largo plazo pueden afectar a usuarios muy alejados de los procesos del proyecto.
Prácticas recomendadas para gestionar el riesgo de los proyectos
La gestión de los riesgos del proyecto resulta importante para garantizar su finalización exitosa. Hemos reunido algunos consejos y prácticas recomendadas de nuestros expertos. Algunas prácticas recomendadas incluyen trabajar dentro de sus medios, implementar prácticas de comunicación sólidas y usar software cuando sea necesario.
Estas son algunas de las prácticas recomendadas para la gestión de riesgos en proyectos:
- Sea proactivo: Introduzca procesos para identificar los riesgos potenciales con anticipación. Haga de la evaluación de riesgos un paso en la planificación de proyectos y eduque a su equipo sobre los riesgos frecuentes para que también puedan detectarlos. “Descubrimos que cuanto antes podíamos detectar problemas, menos costoso era solucionarlos. Cuando podemos detectar errores al principio del ciclo de prueba, podemos reducir el costo general de producción”, afirma Druckman.
- Adopte un enfoque Agile: Algunas estrategias de gestión de proyectos son mejores para gestionar los riesgos que otras. “Scrum trata de la gestión de riesgos”, explica Druckman. “Es la estrategia ideal de gestión de proyectos cuando uno tiene un proyecto que presenta un riesgo superior al promedio (situaciones a las que nunca se ha enfrentado antes o tiene un equipo inexperto) y uno o más de sus recursos se encuentran limitados de una manera incómoda (p. ej., pidió un equipo de 12 y tiene un equipo de 7, o le dijo al equipo directivo que necesitaba seis meses y le respondió que lo hiciera en tres). Scrum lo ayudará a gestionar esos riesgos tomando ese proyecto difícil y dividiéndolo en plazos cortos y predefinidos denominados sprints”. Los sprints de Agile brindan a un equipo el beneficio de centrar su energía en tareas y entregas específicas para que puedan combatir los problemas a medida que surgen.
- Opere dentro de sus posibilidades: Una de las formas más simples de evitar riesgos es tener un comportamiento menos arriesgado. Si comprende los recursos que tiene a su disposición, es más fácil mantener el alcance de su trabajo dentro de ellos y evitar excesos. “El primer paso es conocer el sector y las capacidades de su propia operación. No suponga a ciegas lo que se puede hacer, sino que céntrese en lo que sabe que puede hacer todos los días a un alto nivel”, aconseja Bloom.
- Priorice los proyectos sencillos: Dedique la mayor parte de su tiempo a trabajar en proyectos que sabe que puede completar y que serán rentables. Hay menos riesgos en los proyectos que son similares a los que ha realizado con éxito en el pasado. “El tiempo que se dedica a trabajar en un proyecto problemático es exponencialmente más alto que el tiempo necesario para varios proyectos sencillos”, dice Bloom. “Establezca un proceso de evaluación de proyectos potenciales para evitar tiempo y recursos no rentables, al tiempo que desarrolla estratégicamente su negocio principal. A sus equipos les encantará y se mantendrán más comprometidos”.
- Cuantifique los efectos del riesgo: Cuando sea posible, determine los efectos reales y cuantificables de los riesgos del proyecto. Los diferentes riesgos tienen diferentes costos. Si puede adjuntar datos en tiempo real o costos específicos, le resultará más fácil ver cuáles merecen más atención. Otro beneficio de esta estrategia de gestión de riesgos es que resulta más fácil comunicar la gravedad de los riesgos a las partes interesadas que no están familiarizadas con los matices de un proyecto en particular.
- Fomente la comunicación: Los gerentes de proyectos deben garantizar que la comunicación fluya en ambos sentidos. No castigue a las personas por plantear los problemas cuando los vean y asegúrese de comunicar los riesgos potenciales a los patrocinadores del proyecto tan pronto como se identifiquen. “Asegúrese de contar con la opinión de los líderes clave para los proyectos a fin de garantizar que se haya hecho la debida diligencia. Esto ayuda a crear una mentalidad de responsabilidad para cada persona del equipo. Con esta atención e intención, sucederán grandes cosas”, afirma Bloom.
- Mantener la visibilidad del proyecto: Las buenas prácticas de visibilidad garantizan que cualquiera que necesite pueda tener un panorama de todo el proyecto, así como información sobre en qué está trabajando cada miembro del equipo y cuándo. En ocasiones, esta vista exterior y desde una perspectiva alejada puede ayudar a otros a identificar riesgos que las personas cercanas al proyecto pueden haber pasado por alto.
Utilice un software de gestión de proyectos: El software de gestión de proyectos ayuda a los equipos a mantenerse organizados durante todas las etapas del ciclo de vida del proyecto. Muchas opciones de software brindan herramientas versátiles para los gerentes de proyectos, incluidos métodos de identificación, seguimiento y gestión de riesgos.
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