¿Quién es el patrocinador de proyecto?
El patrocinador del proyecto es un rol sénior de gestión que proporciona recursos, apoyo y liderazgo al equipo del proyecto y, en general, "es el propietario" del proyecto. Esta persona también sirve como enlace entre el gerente de proyectos y otros grupos de toma de decisiones.
La cantidad de tiempo que el patrocinador del proyecto debe dedicar a una asignación varía según su función dentro de la empresa (por ejemplo, el director ejecutivo de la empresa puede tener menos tiempo para dedicarlE al proyecto que un director o propietario del producto). Asegúrese de debatir el rol y las expectativas antes de que comience el proyecto para que todos entiendan su parte y contribuciones.
Un patrocinador del proyecto también puede llamarse patrocinador del producto, un director de proyectos, un gerente de cuentas o un gerente de unidad de negocios.
¿Cuál es el rol del patrocinador del proyecto?
El patrocinador del proyecto desempeña un papel crítico en la visión y la gobernanza del proyecto. El patrocinador del proyecto supervisa el progreso, ayuda a resolver los problemas y actúa como una línea adicional de comunicación entre los miembros del equipo, los clientes y las partes interesadas.
Lea nuestra guía sobre gestión de proyectos integrada para obtener más información.
En el artículo de conferencias de 2006 "Explorar el rol del patrocinador del proyecto", los autores Les Labuschagne, Terry Cooke-Davies, Lynn Crawford, Brian J. Hobbs, y Kaye Remington explican que el patrocinador del proyecto tendrá diferentes objetivos dentro de las siguientes tres categorías de relaciones en una organización:
- Vertical: Estas relaciones incluyen el equipo de liderazgo ejecutivo, como el director ejecutivo, el director financiero y el director de información. En el papel, Labuschagne escribe que el patrocinador del proyecto es el "encargado de cumplir los objetivos estratégicos que el equipo ejecutivo ha formulada".
- Horizontal: Estas relaciones incluyen representantes de las partes interesadas clave y los gerentes de programas que son "responsables de lograr los beneficios empresariales de los nuevos productos o servicios que brinda el gerente del proyecto", según el artículo.
- Vertical descendente: Estas funciones incluyen el gerente de proyectos o programas y el equipo del proyecto. El patrocinador del proyecto, en las palabras de Labuschagne, "requerirá que el gerente del proyecto y el equipo realicen sus actividades de manera efectiva y eficiente, y a su vez, lo mismo se espera desde la perspectiva del gerente y del equipo".
Responsabilidades del patrocinador del proyecto
El rol del patrocinador del proyecto incorpora todo el ciclo de vida del proyecto, con diferentes responsabilidades a lo largo de cada fase de un proyecto, como se detalla a continuación:
- Fase de planificación: El patrocinador del proyecto garantiza que los planes sean realistas, sirva como punto de escalada para los problemas y desafíos, y observe la efectividad del equipo del proyecto.
- Fase de implementación: El patrocinador del proyecto trabaja con el gerente del proyecto para proporcionar comentarios, identificar la causa raíz de cualquier problema y reconocer la finalización de los logros.
- Fase de cierre: El patrocinador del proyecto realiza una evaluación posterior al proyecto sobre el desempeño del proyecto. Además, dejan espacio para comentarios constructivos sobre el éxito o el fracaso del proyecto.
El patrocinador del proyecto debe prepararse con preguntas para cada fase del proyecto según lo siguiente:
- Fase de planificación:
- ¿Cuál es el objetivo de este proyecto y cómo es el éxito?
- ¿Qué se me requerirá para este proyecto?
- ¿Quiénes son las partes interesadas clave y cuál es su nivel de participación?
- ¿Cuáles son los requisitos de personal para este proyecto? ¿Tenemos esa disponibilidad?
- ¿Las estimaciones de costos son realistas para el presupuesto del cliente?
- Fase de implementación:
- ¿Cómo podemos mejorar el plan?
- ¿Hay algo que pueda hacer para ayudar?
- ¿Qué riesgos del proyecto necesitamos abordar?
- ¿Hay alguna inquietud o problema que deba abordarse?
- ¿Estamos en camino con la finalización de hitos?
- Fase de cierre:
- ¿Qué hizo que este proyecto tenga éxito o no?
- ¿Qué podemos hacer de otra manera la próxima vez?
- ¿Qué problemas se encontró y cómo podemos evitarlos para futuros proyectos?
- ¿Qué hubiera hecho que este proyecto fuera más fácil?
- ¿Tiene algún comentario para mí?
Ejemplo de patrocinador del proyecto
En un proyecto de implementación de una empresa de software, el patrocinador del proyecto puede ser el director de servicios de datos. Supervisan la implementación, la web y los equipos de productos; reciba actualizaciones y apruebe las solicitudes del gerente del proyecto; y las preguntas en el campo y proporcionan recursos a los tres equipos.
Cómo un patrocinador del proyecto difiere de otros miembros del equipo
Puede resultar confuso diferenciar al patrocinador del proyecto de otras funciones del equipo del proyecto, ya que trabajan en estrecha colaboración. Sin embargo, las diferencias entre las funciones se vuelven más evidentes cuando se desglosan las responsabilidades de cada una.
Plantilla de roles y responsabilidades
Descargue la plantilla de roles y responsabilidades
Utilice esta plantilla, disponible como diapositiva de PowerPoint editable, para comprender, organizar y asignar roles dentro de su equipo de proyecto. La plantilla incluye espacio para agregar una breve descripción de las responsabilidades de cada rol y anotar cómo se compara cada rol con el del patrocinador del proyecto. Asigne fácilmente a un miembro del equipo a cada rol e incluya la plantilla en la presentación de la reunión de proyecto más amplia.
Patrocinador del proyecto vs. Gerente de proyectos
Si bien un patrocinador del proyecto proporciona recursos y apoyo para garantizar resultados exitosos, un gerente de proyectos se centra en la ejecución y las entregas del proyecto.
Henrico Dolfing es consultor de recuperación de proyectos y autor del modelo de éxito del proyecto. "Los gerentes de proyectos ofrecen proyectos; los patrocinadores del proyecto aportan valor empresarial", afirma. "Como patrocinador del proyecto, es responsable en última instancia de la organización para ofrecer resultados y beneficios empresariales. El equipo del proyecto y el comité de dirección están a disposición para ayudarlo a lograr los resultados y obtener los beneficios".
Patrocinador del proyecto vs. Propietario del producto
El patrocinador del proyecto se centra en la visión y la utilización de recursos, y sirven como defensor del producto. El propietario del producto defiende al usuario final y guía al equipo con decisiones informadas basadas en comentarios.
Patrocinador del proyecto vs. Propietario del proyecto
El patrocinador del proyecto sirve como una línea de comunicación entre el equipo del proyecto y los responsables de la toma de decisiones. Por el contrario, el propietario del proyecto actúa como una línea de comunicación entre el patrocinador del proyecto y el gerente del proyecto.
Patrocinador del proyecto vs. Campeón del proyecto
El patrocinador del proyecto es un papel formal que proporciona recursos y orientación a los miembros del equipo. Por el contrario, un campeón del proyecto es un rol informal que proporciona a los miembros del equipo apoyo inspirador y motivacional, así como sirve como defensor del proyecto para garantizar que los participantes estén satisfechos.
Patrocinador del proyecto vs. Patrocinador ejecutivo
Los términos patrocinador ejecutivo y patrocinador del proyecto a menudo se combinan. Sin embargo, pueden diferir si el patrocinador ejecutivo es un miembro sénior o presidente del tablero del proyecto, en este escenario, un patrocinador del proyecto actúa como el enlace de comunicación entre el tablero del proyecto y el equipo del proyecto.
Rol del patrocinador ejecutivo en un proyecto
Un patrocinador ejecutivo se preocupa por lograr el éxito del proyecto y alinear el proyecto con la visión y la estrategia del negocio. El patrocinador ejecutivo mantiene la comunicación con el patrocinador del proyecto y el resto del tablero del proyecto para actualizar la progresión del proyecto.
Plantilla de organigrama del patrocinador del proyecto
Descargar plantilla de organigrama del patrocinador del proyecto
Utilice esta plantilla en la presentación del equipo de su proyecto para asignar roles y visualizar la jerarquía y la organización de las funciones dentro de la organización. Esta plantilla es una herramienta útil para recordar a los miembros del equipo del proyecto su punto de contacto.
Cómo conseguir un patrocinador del proyecto
Puede simplificar el proceso de elección de un patrocinador del proyecto preparando explicaciones de los roles y responsabilidades. Asegúrese de que el patrocinador del proyecto sepa lo que se espera de ellos, ya que esto lo ayuda a identificar lo mejor posible para el proyecto.
Una vez que sepa lo que busca, prepárese para reunirse con los candidatos siguiendo los pasos que se indican a continuación:
- Defina el rol y las responsabilidades
Tenga una idea clara del rol y las responsabilidades para que pueda comunicarlos de manera efectiva. - El Discurso
Prepárese para presentar su proyecto con emoción y explicar cómo el apoyo de un patrocinado también los beneficia. - Analice el ancho de banda y la participación esperada
Tienen una idea clara de cuánto apoyo requerirá el patrocinador del proyecto. - Analice cómo su contribución será fundamental para el éxito del proyecto
Identificar áreas del proyecto que podrían necesitar más apoyo y prepárese. para debatir cómo será ese apoyo. - Establezca las expectativas de comunicación y un cronograma regular de reuniones
Piense en la cantidad ideal de comunicación entre un patrocinador del proyecto y el equipo del proyecto, y luego describa un ejemplo de un cronograma de reuniones para compartir.
¿Qué hace a un buen patrocinador de proyecto?
Un buen patrocinador del proyecto es responsable, tiene autoridad dentro de la organización y puede influir en el éxito del proyecto. Se desempeñan como líderes y defensores entusiastas incentivando al equipo del proyecto y compartiendo el progreso y los logros con el tablero del proyecto.
Según Dolfing, un gran patrocinador ejecutivo es un patrocinador activo. Comparte los siguientes ocho principios rectores para un patrocinador de proyecto exitoso:
- Recuerde: No es responsable de incorporar el proyecto a tiempo y conforme al presupuesto: Ese es el trabajo del gerente del proyecto. Como patrocinador del proyecto, es responsable de obtener los resultados, los beneficios y el valor neto del negocio.
- Los resultados del proyecto no son resultados empresariales: un proyecto puede ofrecer un sistema, pero un sistema por sí solo no equivale al valor comercial. La empresa quiere usar el sistema para mejorar su negocio, competir y ganar dinero. Este es un resultado diferente, uno que ofrece valor comercial real. Mire lo que aportará la inversión de su proyecto: ¿Es un resultado del proyecto que la empresa espera que funcione o un resultado comercial que brindará un valor comercial real y medible?
- Su proyecto está configurado para implementar cambios, mientras que la empresa no está configurada para cambiar: Para que el proyecto tenga éxito, debe interrumpir el negocio como de costumbre y ofrecer un cambio valioso. Para lograr esto, un proyecto requiere la ayuda, el apoyo y la autoridad de usted y su comité directivo. Ningún cambio empresarial equivale a ningún beneficio empresarial, lo que significa que ha fallado como patrocinador del proyecto.
- Quién tiene en su equipo de proyecto determina los resultados: Dos equipos del proyecto con el mismo problema producirán dos soluciones diferentes. Elija a su equipo de proyecto con prudencia y bien. Merece la pena poner un tiempo significativo en el paso de resusignación del proyecto, especialmente la elección de su gerente de proyectos.
- No puede centrarse en todo, por lo que debe centrarse en tres cosas en particular:
- Las listas de riesgos, suposiciones, problemas y decisiones del proyecto (RAID): Los problemas que permanecen sin resolver antes de la implementación presentan una carga de trabajo y un costo desconocidos y no planificados. Si el registro de problemas explota, es probable que el cronograma y el presupuesto de su proyecto también lo hagan. Y los riesgos son las amenazas del proyecto y su entrega exitosa. Una serie de nuevos riesgos en una fase avanzada del proyecto puede amenazar la viabilidad de todo el proyecto.
- La ruta crítica (o cadena): Cómo hace un seguimiento de esta ruta determinará su probabilidad de una entrega a tiempo y dentro del presupuesto.
- Valor de su proyecto: La pérdida del valor se produce cuando los beneficios de un proyecto se reducen progresivamente mientras que los costos aumentan. El resultado es una reducción neta del valor del proyecto, que a menudo mueve el proyecto desde retornos positivos hasta negativos.
- Sea presente: Visite al equipo del proyecto al menos una vez al mes, así como las áreas de negocios afectadas por su proyecto. ¿Qué piensan sobre el proyecto? Visite periódicamente a sus principales interlocutores y evalúe si siguen brindando su apoyo. Debe ser visto como líder, comprometido e involucrado. Si está perdiendo apoyo empresarial, debe ser el primero en saberlo para poder tomar medidas antes de que sea demasiado tarde.
- Aprenda a hacer su trabajo como patrocinador: El patrocinio del proyecto no es intuitivo o una extensión natural de la línea o la gestión operativa. Es un conjunto diferente de habilidades y base de conocimientos que deben aprenderse. De la misma manera que no querría aficionados trabajando en su proyecto, no imponga uno en la cima.
- Vea los indicadores de problemas: Los pequeños cambios que se encuentran en usted: Estos indicadores incluyen la rotación de empleados no planificada que da como resultado la pérdida de conocimientos acumulativos del proyecto, los cambios de alcance acumulativos que redirigen todo el proyecto y los resultados de mala calidad. Con su perspectiva más amplia, debe revisar estos indicadores principales del fracaso del proyecto.
Diez atributos de una buena lista de verificación para el patrocinador del proyecto
A continuación, le mostremos 10 atributos que debe buscar en un buen patrocinador del proyecto:
- Participar: El patrocinador del proyecto se involucra activamente en la planificación y visualización del proyecto.
- Presupuestos: El patrocinador del proyecto revisa y aprueba el personal y los gastos.
- Revisiones: El patrocinador del proyecto examina y aprueba los cambios en el plan del proyecto.
- Resolver problemas: el patrocinador del proyecto ayuda a resolver problemas y obstáculos.
- Apoyo: El patrocinador del proyecto trabaja y aconseja al gerente del proyecto.
- Guías: El patrocinador del proyecto ofrece consejos y sugerencias y toma decisiones.
- Comunica: El patrocinador del proyecto fomenta estrategias de comunicación efectivas.
- Mediar: El patrocinador del proyecto se desempeña como intermediario entre el equipo del proyecto y los grupos de toma de decisiones.
- Celebrar: El patrocinador del proyecto respeta el éxito y la consecución de los hitos.
- Evaluar: El patrocinador del proyecto evalúa los éxitos y los fracasos del proyecto al finalizarlo.
¿Por qué es fundamental mantener informado al patrocinador del proyecto?
Un patrocinador del proyecto bien informado puede apoyar mejor al gerente del proyecto ayudando con la comunicación entre departamentos. Mantenga al patrocinador del proyecto bien informado para que puedan defender el proyecto y respaldar las expectativas realistas entre la gerencia, las partes interesadas y los clientes.
¿Qué debo preguntarle a un patrocinador del proyecto?
La claridad y la comunicación son esenciales para el éxito del proyecto. Prepare una lista de preguntas para hacerle al patrocinador del proyecto para ayudar a establecer una comprensión mutua de las responsabilidades, como las siguientes:
- ¿Cuál es su rol en este proyecto?
- ¿Cuál es el propósito de este proyecto?
- ¿Cuáles son las prioridades de este proyecto?
- ¿Qué tipo de resistencia o desafíos anticipa con este proyecto?
- ¿Cómo le gustaría que se intensificaran los problemas?
- ¿Cuándo está disponible?
- ¿Con qué frecuencia le gustaría saber del gerente del proyecto?
- ¿Entiende el plan del proyecto?
- ¿Hay otros proyectos dependientes de este proyecto?
- ¿Cuáles son sus pensamientos sobre el cronograma y el costo?
- ¿Cómo evaluará el producto o las entregas finales?
- ¿Tiene requisitos específicos de rendimiento?
- ¿Hay alguna regulación o políticas que debamos conocer?
Cómo lidiar con un patrocinador del proyecto desafiante
El patrocinador del proyecto puede no actuar siempre según lo esperado, por lo que es importante "entender que también son humanos", dice Dolfing. "Acepte que los humanos no siempre actúan de una manera racional, razonable, coherente o predecible y tienen una conciencia de los sentimientos humanos y las agendas personales potenciales. Al comprender la causa raíz del comportamiento del patrocinador, puede evaluar si hay una mejor manera de trabajar juntos para mantener una relación productiva".
A continuación, le mostramos algunos tipos de problemas fon los que puede encontrarse y consejos para lidiar con ellos:
| Problema potencial del patrocinador | Pasos para remediar el problema |
|---|---|
| Patrocinador ausente o inaccesible |
|
| Patrocinador indeciso |
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| Patrocinador excesivamente involucrado o microgestionado |
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| Patrocinador sin recursos |
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| Patrocinador crítico |
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