¿Qué es la priorización de tareas?
La priorización de tareas es el proceso de asignar orden a las tareas en función de su urgencia e importancia. El objetivo es mejorar la gestión del tiempo y la productividad centrándose y organizando las tareas que necesita completar.
Priorizar las tareas a menudo puede significar dejar de lado una tarea que quiere hacer y, en cambio, ocuparse de responsabilidades más difíciles o más desafiantes. La priorización de tareas es un proceso y puede usar varios pasos, técnicas y consejos para que pueda centrar su atención de manera efectiva y gestionar su tiempo.
Pasos generales para priorizar las tareas
Puede priorizar las tareas reconociendo una serie de factores involucrados en una sola tarea. Al comprender la prioridad de cada tarea, puede asignar un orden para determinar cuándo y cómo realizar cada tarea.
- Elabore una lista: Documente las tareas pendientes actuales. Anote las tareas o asignaciones que se le ocurran para que pueda visualizar el alcance del trabajo que le espera.
- Conozca los plazos: Agregue plazos de tareas a la lista. Esto le permite separar de manera más efectiva sus tareas urgentes de los elementos menos urgentes.
- Estime el tiempo y el esfuerzo: Al comprender los recursos necesarios para completar cada tarea, puede identificar de manera más efectiva la prioridad de una tarea y planificar un curso de acción para abordar su lista.
- Determine las tareas de mayor prioridad: Base esta clasificación en los plazos de las tareas y el tiempo estimado hasta su finalización. Identificar las tareas de mayor prioridad, en función de la urgencia y la importancia, le dará claridad sobre qué necesita más atención.
- Complete primero las tareas de mayor prioridad: a veces, la tarea más difícil es la que tiene la mayor prioridad. Al completar sus tareas de mayor prioridad sobre las que prefiere hacer, puede aumentar la eficiencia en la gestión de sus prioridades y el tiempo.
- Mantenga la flexibilidad: Las necesidades de sus tareas pueden cambiar cuando menos las espera, pueden extenderse o acortarse una fecha límite, o bien, una asignación puede interrumpirse de repente. Es importante mantener la flexibilidad para que pueda ajustar las prioridades de las tareas y abordar su lista de tareas pendientes de la manera más efectiva.
- Revise y reevalúe las tareas con frecuencia: Realice un seguimiento de sus tareas y plazos. Mantenerse al tanto de su lista de tareas pendientes le permitirá completar las prioridades, asegurarse de no pasar por alto las tareas importantes y eliminar tareas que ya no sean urgentes o importantes.
Cómo priorizar las tareas en el trabajo
Para priorizar las tareas en el trabajo, tenga en cuenta lo que debe hacer y cuándo debe hacerlo. Es posible que le resulte difícil ejecutar en tareas de alta prioridad cuando prefiera trabajar en otras tareas.
Phoebe Gavin, un autor y experto en productividad que ayuda a las personas a equilibrar sus vidas a través del coaching profesional, de vida y de productividad, recomienda lo siguiente:
- Establezca plazos para cada tarea: Independientemente del tamaño de la tarea, defina una fecha límite. Si un elemento de trabajo aún no tiene una fecha límite firme, es posible que deba acercarse a sus colegas para obtener información.
Por ejemplo, un colega puede enviarte un correo electrónico y pedirle que revise una presentación cuando tenga tiempo. Dado que no hay una fecha límite especificada, es posible que deba colaborar con su colega para tener en cuenta la fecha de vencimiento de la presentación y cualquier otra tarea pendiente en su lista. - Dése cinco minutos de fuerza de voluntad: Empezar es uno de los mayores desafíos para mantenerse productivo y concentrado. Comenzar con una tarea desafiante (o personalmente poco interesante) suele ser abrumador y puede conducir a la postergación. Al asignarse cinco minutos para centrarse en la tarea, es probable que descubra que esos cinco minutos se convertirán en más tiempo, y progresará más y tal vez finalice la tarea por completo.
Por ejemplo, puede temer una asignación larga y se acerque la fecha de entrega. Mire un documento en blanco y decida: "Solo voy a trabajar en esto durante cinco minutos más". Después de centrar su atención durante cinco minutos, es probable que descubra que ya ha creado un plan para su asignación y se sienta listo para completar más. - Céntrese en una tarea a la vez: Evite la multitarea, ya que no es tan eficaz o productivo como centrarse en una sola tarea. Si bien la multitarea puede parecer un uso efectivo del tiempo, en última instancia, puede perder su tiempo al no rendir en varias tareas.
Imagine que está en una reunión y reconoce la oportunidad de responder correos electrónicos pendientes. A medida que escribe sus correos electrónicos, la conversación en la reunión se convierte en ruido de fondo indistinto. Debido a esto, se pierde una pregunta directa de un colega y tiene que recordarle que debe responder. También se da cuenta, después de la reunión, que uno de los correos electrónicos que envió fue dirigido a la persona equivocada y contenía varios errores que tiene que corregir y reenviar. - Conéctese con su "por qué": Para priorizar sus tareas, es importante saber su "por qué", ya sea la razón por la que tiene un trabajo en particular, los objetivos que le gustaría alcanzar o sus valores personales. Cuanto más pueda conectarse con las tareas de su lista y cómo encajan con su propósito e identidad, más fácil será comprender cuáles de sus tareas deben ocupar un lugar más alto en su lista de tareas pendientes.
Por ejemplo, imagine que ha comenzado un nuevo trabajo y quiere ser visto como diligente y confiable entre su jefe y compañeros de trabajo. Tiene una serie de tareas que completar, incluida una que prometió que terminaría para un compañero de trabajo. Elija terminar esta tarea primero, ya que al hacerlo cumplirá con su valor personal de querer ser visto como diligente y confiable.
Técnicas para la priorización de tareas
Puede usar muchas técnicas para priorizar las tareas, como la creación de una lista de tareas pendientes y la limitación de las distracciones, que pueden mejorar la productividad y el rendimiento. Las siguientes técnicas pueden ayudarlo a organizar y completar con éxito sus tareas pendientes.
Crear una lista de tareas pendientes
Cree una lista de tareas pendientes que identifique y proporcione una descripción general de todas sus tareas pendientes. Esto lo ayudará a realizar un seguimiento y visualizar las tareas que necesita realizar. Elaborar una lista de tareas pendientes diaria puede ser crucial para mantenerse concentrado y cumplir con los plazos.
Ejemplo: Tiene lo que parece una lista interminable de tareas flotando en su cabeza. Esta lista parece imposible de abordar, y tiene que recurrir a su memoria para recordar las diferentes solicitudes y asignaciones. Organice sus pensamientos y anote cada tarea. Al hacer una lista, se da cuenta de que hay un final de sus tareas y puede visualizar su progreso.
Consulte una de estas plantillas gratuitas de listas de tareas para obtener una ventaja en su lista de tareas pendientes.
Matriz de prioridades de Eisenhower
La matriz de prioridades de Eisenhower es un método que le ayuda a elegir qué tareas deben ser las primeras, en función de la urgencia y la importancia. La matriz consta de cuatro cuadrantes que están diseñados para poner en perspectiva el nivel de prioridad de una tarea.
Ejemplo: Tiene una gran lista de tareas para completar hoy y se siente abrumado. Ponga cada tarea a través de la matriz de prioridades de Eisenhower para identificar las tareas más importantes y urgentes. Al hacerlo, se da cuenta de qué tareas debe abordar y planificar, y qué tareas debe asignar a otra persona. También puede eliminar por completo algunas tareas.
Consulte algunas de nuestras plantillas de matriz de prioridades.
Método ABCDE
El método ABCDE asigna un valor de letra a cada tarea: Una calificación A es la prioridad más alta y debe abordarse primero, y una calificación E es la prioridad más baja y se puede abordar más adelante.
Ejemplo: Es lunes por la mañana y tiene una lista de tareas que necesitan su atención. Una de esas tareas es crear un documento breve, que ha expulsado continuamente para otras asignaciones. Pero se acerca la fecha límite y se le ha pedido que lleve a cabo una reunión, que requerirá mucha preparación. La reunión tendrá lugar el viernes, mientras que el breve documento está previsto para el martes. Al usar el método ABCDE, se asigna un valor de A al breve documento y un valor B a la preparación de la reunión, ya que se puede abordar más adelante.
Fragmentación
La técnica de fragmentación utiliza su tiempo y productividad al identificar las similitudes entre las tareas de su lista de tareas pendientes. Al agrupar tareas similares, puede realizar más trabajo de manera más rápida y efectiva, en lugar de realizar múltiples tareas. Este es un enfoque más centrado y gestionado para completar las tareas de su lista de tareas pendientes.
Ejemplo: En el trabajo, tiene una serie de tareas que debe completar y recibe solicitudes adicionales de sus compañeros de trabajo y del gerente. Utilice el método de fragmentación para redactar cada solicitud y tarea. Revise su lista e identifique similitudes entre las tareas (por ejemplo, aquellas que involucran la comunicación con el cliente, como enviar mensajes a un cliente, llamar a otro cliente y configurar una reunión con un cliente). Al agrupar estas tareas, está más centrado y en la mentalidad de comunicarse con los clientes, y esto hace que completar las tareas sea más rápido y fácil.
Método 1-3-5
Utilizando el método 1-3-5, reimagine su lista diaria de tareas pendientes para ayudarlo a asumir las tareas con claridad y concentración. Empiece por anotar nueve tareas para completar el día. De estas nueve tareas, una debe ser una tarea grande, tres deben ser tareas medianas y cinco deben ser tareas pequeñas. Al organizar su lista de tareas pendientes utilizando el método 1-3-5, puede gestionar de manera más efectiva su tiempo en el trabajo y satisfacer las necesidades de sus tareas.
Ejemplo: Últimamente, se siente desorganizado. Las tareas que completan parecen desequilibradas y siente que está trabajando en demasiados proyectos más grandes, al tiempo que descuida las tareas más pequeñas e igualmente importantes. Usando el método 1-3-5, vuelva a priorizar su día de trabajo decidiendo limitar su tiempo en los proyectos más grandes para asegurarse de abordar tareas de todos los tamaños. En lugar de pasar todo el día trabajando en proyectos más grandes, defina un cronograma para el día que implique completar un proyecto más grande, tres tareas medianas y cinco tareas más pequeñas. Este método lo ayudará a sentirse menos abrumado y más productivo.
Método Seguimiento de acciones para completar tareas (GTD)
El método Seguimiento de acciones para completar tareas (GTD), desarrollado por el consultor de productividad David Allen, involucra los cinco pilares siguientes: capturar, aclarar, organizar, reflexionar e involucrar. La captura es el proceso de ordenar las tareas en tu mente escribiéndolas en una lista de tareas pendientes. Luego, aclare sus tareas desglosando las tareas más grandes y descartando las tareas que no son importantes. Luego, organice las tareas de su lista: Clasifique y divida las tareas en función de las similitudes y la urgencia. A medida que trabaje, reflexione sobre sus listas con frecuencia para actualizar y revisar los elementos. Por último, participe directamente con las tareas para completarlas.
Ejemplo: Comienza un nuevo rol en el trabajo y estresa por los diferentes elementos que debe completar, que incluyen las tareas de incorporación, el estudio de todas las áreas de su nuevo departamento y reunirse con varias personas para obtener orientación. Utilice el método GTD para avanzar en su lista de tareas pendientes. Empiece por escribir cada tarea y, luego, desglosar algunas de las tareas más grandes en elementos más pequeños y manejables. A continuación, clasifique las tareas de su lista en función de las similitudes. Dado que el rol en el que se encuentra es rápido y cambia constantemente, deberá revisar su lista con frecuencia para asegurarse de que sus tareas reflejen sus necesidades. Con un plan claro para su trabajo, puede centrarse mejor en sus tareas y completarlas.
Comer la rana
Comer la rana hace referencia a completar la tarea más difícil e importante antes que todos los demás trabajos. Es muy probable que esta sea la tarea que más teme y que a menudo pospone. Al finalizar primero su tarea más abrumadora y de mayor prioridad, es probable que mejore su productividad.
Ejemplo: Es el comienzo del día y su colega le envía un recordatorio para que revise un borrador. Teme leer el extenso borrador y prefiere completar sus tareas más pequeñas. Pero decide abordar la revisión. Una vez que complete la revisión, se siente aliviado (al igual que su colega) y puede continuar el resto del día con tareas más pequeñas.
Conozca sus distracciones
Dos tipos principales de distracciones pueden obstaculizar su productividad. Las distracciones medioambientales son aquellas que podemos controlar con mayor facilidad y podemos superar con acciones tan sencillas como ocultar el teléfono de la zona de trabajo u ordenar el escritorio. Las distracciones por procrastinación ocurren cuando una distracción ambiental se vuelve más prominente y sirve como un mecanismo de afrontamiento poco saludable para lidiar con el estrés. La procrastinación nos impide completar nuestro trabajo de manera efectiva y puede generar más estrés.
Al conocer y limitar primero sus distracciones ambientales, puede evitar la procrastinación.
Ejemplo: Está tratando de finalizar un informe cuando suena el teléfono. Su teléfono se encuentra justo al lado de su computadora, y puede ver cada notificación. Deja de trabajar en su informe para verificar una notificación de noticias y, de repente, se encuentra desplazándose por su teléfono durante un período prolongado. Incluso cuando deja su teléfono, se siente distraído de su informe y no puede concentrarse. En lugar de seguir desplazándose por las publicaciones, apague el teléfono y colóquelo fuera de la vista. Esto le permite concentrarse en su trabajo sin distracciones.
Estrategia de dos listas de Warren Buffett
La estrategia de dos listas de Warren Buffett implica anotar 25 de los objetivos más importantes en mente hoy en día. De los 25 objetivos, encierre cinco que cree que son los más críticos en su vida. Estos objetivos podrían abarcar su vida, su carrera profesional u otras áreas.
Usando esta lista, haga dos listas:
- Objetivos más importantes: Destaque los objetivos más valiosos para su vida
- Evitar a toda costa: identifique los objetivos que no lo ayudan a lograr sus prioridades a largo plazo
Ejemplo: Siempre ha tenido una extensa lista de cosas que le gustaría lograr en su vida, muchas de las cuales tomarán años de trabajo. Quiere volver a la escuela para terminar su MBA, trabajar como profesor de negocios y ascender en su trabajo actual para convertirse en director de marketing, pero también ha pensado en una carrera profesional en el campo de la medicina. Al mismo tiempo, también quiere formar una familia e involucrarse en la medida de lo posible, entre muchos otros objetivos personales. Utilizando la estrategia de dos listas de Warren Buffet, escribe 25 de sus principales objetivos de vida. Después de determinar sus 25, encierre los cinco que más se alinean con sus objetivos más grandes. Puede obtener su MBA, alcanzar un puesto de director de marketing, formar una familia, ahorrar para una buena jubilación y trabajar una semana de cuatro días para pasar más tiempo con la familia. Al hacerlo, decide dedicar menos tiempo, si es que lo hace, a los objetivos de la lista Evitar a toda costa. Esto le liberará tiempo para que pueda avanzar hacia sus cinco objetivos más importantes.
Método Ivy Lee
El método Ivy Lee requiere que priorice su día siguiendo un conjunto de reglas, que fueron desarrolladas por la consultora de productividad Ivy Lee hace más de 100 años. Las reglas del método Ivy Lee son las siguientes:
- Para finalizar cada día laboral, escriba las seis tareas más importantes que debe completar al día siguiente.
- Ordene las seis tareas por importancia para asegurarse de que las tareas de mayor prioridad estén al comienzo de su lista de tareas pendientes para mañana.
- Al día siguiente, complete cada una de las tareas en orden, si es posible.
- Manténgase concentrado en cada tarea y evite pasar a una tarea diferente antes de terminar la tarea en cuestión.
- Al final de la jornada laboral, desarrolle una nueva lista de seis tareas para completar al día siguiente. Si no completa una tarea, asegúrese de agregarla a la lista para el día siguiente.
- Repita el proceso.
Ejemplo: Se siente abrumado por la cantidad de asignaciones y tareas en el trabajo. Debe completar una diapositiva lo antes posible, prepararse para una reunión con un cliente que se llevará a cabo en unos días, e investigar y reunir a los participantes para una próxima conferencia, a la vez que escribe varias descripciones para nuevos contenidos de capacitación. Debe reevaluar sus tareas y asegurarse de completar sus prioridades más importantes.
Pruebe el método Ivy Lee y escriba seis tareas que cree que son más importantes y planea completar mañana en el trabajo. Usted ordena las tareas en función de su nivel de prioridad. Asigna completar la diapositiva como prioridad número uno, investigar a los participantes como el número dos, comunicarse con los participantes como número tres y prepararse para su reunión con el cliente como número cuatro. Para los últimos dos lugares, planea centrarse en escribir dos de las varias descripciones que necesita escribir. Al día siguiente en el trabajo, sigue cada tarea, una a una, asegurándose de no realizar múltiples tareas ni moverse entre tareas. Al final del día, descubre que ha terminado cinco de las seis tareas y se siente mucho más realizado que el día anterior. Cree una nueva lista de seis tareas para el día siguiente, asegurándose de incluir la asignación de descripción que no pudo completar.
Consejos y trucos de expertos para la priorización de tareas
Puede usar muchos consejos y trucos para ayudar a priorizar sus tareas. Aproveche al máximo su tiempo y logre las tareas de su lista implementando algunos de los siguientes consejos y trucos, propuestos por Phoebe Gavin:
- Promover la conciencia emocional: Las emociones a veces pueden ser una barrera para completar lo que hay que hacer. Reconozca sus emociones, tanto cómo se siente en general como cómo se siente con respecto a la tarea en cuestión, para evitar mecanismos de afrontamiento que llevan a la procrastinación. Una mayor conciencia emocional puede ayudarlo a crear mecanismos de afrontamiento más fuertes y saludables que lo ayuden a centrarse en sus tareas, incluso las más difíciles.
- Desglose las tareas grandes: Divida las tareas en tareas más pequeñas y más manejables para que sean más accesibles. Al hacerlo, también se destaca el progreso en la tarea más amplia en cuestión. Obtenga más información sobre la gestión de grandes cargas de trabajo leyendo nuestra guía completa.
- Limite las distracciones ambientales: Las distracciones externas pueden hacer que completar una tarea se sienta imposible. Evite distracciones como el teléfono, las ventanas de chat de mensajería instantánea, el correo electrónico y cualquier otra cosa que pueda encontrar a la que pueda llegar en lugar de la tarea en cuestión. Al eliminar las distracciones ambientales, puede mejorar su concentración en tareas de alta prioridad.
Otros consejos y trucos útiles de expertos incluyen los siguientes:
- Utilice el principio de Pareto: El principio de Pareto propone que el 80% de sus resultados provienen del 20% de sus esfuerzos. Al tener este principio en mente, puede priorizar de manera más efectiva sus tareas para que se ajusten a sus objetivos y resultados.
- Adopte una herramienta de programación: Al hacerlo, le ayudará a realizar un seguimiento de sus tareas y fechas de entrega para asegurarse de no pasar por alto ninguna tarea urgente o importante. Mantener sus tareas organizadas lo ayudará a mantenerse productivo y priorizar su tiempo.
- Delegar tareas: Si sus listas de tareas pendientes se suman y le impiden dedicar tiempo a lo que es importante en su trabajo, intente delegar tareas para que otra persona las complete. Esto le ayudará a liberar tiempo para trabajar en las tareas más importantes de su función.
Optimice la organización de proyectos con la gestión del trabajo en tiempo real en Smartsheet
Empodere a sus empleados para que vayan más allá gracias a una plataforma flexible, diseñada para satisfacer las necesidades de su equipo y capaz de adaptarse cuando esas necesidades cambien. La plataforma Smartsheet facilita la planificación, la captura, la gestión y la creación de informes sobre el trabajo, desde cualquier lugar, lo que ayuda a su equipo a ser más eficiente y lograr más. Cree informes sobre las métricas claves y obtenga visibilidad en tiempo real acerca del trabajo en curso gracias a informes, paneles y flujos de trabajo automatizados diseñados para ayudar a su equipo a mantenerse conectado e informado. Cuando los equipos tienen claridad sobre el trabajo en curso, pueden lograr mucho más en el mismo tiempo. Pruebe Smartsheet gratis hoy mismo.