Plantillas gratuitas de evaluación de riesgos de proveedores

También conocida como evaluación de riesgos de terceros, esta plantilla le permite enumerar las descripciones de la evaluación para identificar las vulnerabilidades asociadas con un proveedor específico. Utilice la clave de clasificación de riesgos codificada por colores para asignar una clasificación a cada descripción del riesgo y agregue notas en el espacio proporcionado. Utilice esta plantilla para analizar a cada proveedor y adaptar las descripciones de la evaluación de riesgos según sus necesidades.

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Excel 

Utilice esta plantilla básica de lista de verificación de evaluación de riesgos de proveedores para describir los pasos que su equipo debe seguir en el proceso de evaluación de riesgos. Para cada tarea, enumere la descripción, el propietario, las fechas de entrega, las fechas para volver a revisarla y las notas pertinentes. Con esta lista de verificación, puede optimizar su proceso para cada proveedor y asegurarse de que no se pierda ningún paso crucial a lo largo del camino.

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Excel 

Puede utilizar esta evaluación de proveedores con una plantilla de tarjeta de puntuación para evaluar el rendimiento de un proveedor después de un período de tiempo específico. Esta plantilla se organiza en categorías, incluida la administración, el alcance, el personal, las comunicaciones, la salud y la seguridad, y el cronograma. También hay espacio para incluir información (como acciones correctivas) que ayuda a mitigar los riesgos que ha identificado. Puede personalizar las categorías de evaluación, las expectativas de rendimiento y la clave de puntuación codificada por colores para satisfacer sus necesidades.

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Excel 

Esta plantilla de plan de diligencia debida de riesgos de proveedores proporciona una muestra de los pasos a seguir en un proceso de diligencia debida. Esta plantilla organiza las tareas en categorías, con subtareas que se enumeran debajo de cada categoría; puede adaptar estas subtareas para que se ajusten a las necesidades de su organización. También hay espacio para incluir descripciones de tareas, la ubicación de la documentación, la propiedad de la tarea, las fechas clave, las notas y el estado de cada tarea. 

Descargar ejemplo de plantilla de plan de diligencia debida de riesgos del proveedor

Excel 

Utilice esta plantilla de marco de auditoría de gestión de riesgos de proveedores para realizar un seguimiento de la información de auditoría, así como del estado de la documentación que necesita para cada proveedor. Enumere a cada tercero con el que su organización lleva a cabo negocios. Luego, introduzca las fechas de auditoría, los tipos de proveedores, las calificaciones de riesgos y el estado de la documentación para acceder a toda esta información en una vista de alto nivel. Hay una pestaña adicional en esta plantilla que le permite realizar un seguimiento del estado de documentación de un proveedor individual a nivel granular, incluido el estado de los documentos que necesita para las evaluaciones de riesgos, las políticas de gestión de riesgos, la documentación de informes y los procesos y procedimientos. También puede usar esta plantilla para respaldar el proceso de diligencia debida del proveedor de su empresa.

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Excel 

Utilice esta plantilla de cuestionario de evaluación de riesgos de proveedores de ejemplo para crear un cuestionario específico para el tipo de proveedor y de acuerdo con las directrices que requiere el órgano de gobierno correspondiente. Esta plantilla contiene ejemplos de preguntas en varias categorías e incluye espacio para proporcionar el punto de referencia de cada pregunta (por ejemplo, expertos internos en la materia [pymes], procedimientos de evaluación estándar del sector, etc.). Al evaluar a proveedores externos, utilice esta plantilla como lista maestra para extraer preguntas relevantes para un proveedor en particular y en sintonía con las necesidades de su organización.

Descargar ejemplo de plantilla de cuestionario de evaluación de riesgos de proveedores - Excel

Utilice esta comparación de riesgos de proveedor con la plantilla con tarjeta de puntuación para comparar la puntuación ponderada de cada proveedor durante el proceso de investigación. Recopile y compile datos en esta plantilla, puntúe a cada proveedor según el sistema de puntuación establecido y, luego, compare la clasificación de los proveedores con los distintos criterios que son importantes para su negocio. 

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Para obtener recursos adicionales que ayuden a respaldar su programa de gestión y relaciones con los proveedores, consulte estas 13 plantillas gratuitas de proveedores.

La evaluación de riesgos de proveedores es una parte esencial de un programa integral de gestión de proveedores. Esta evaluación puede llevarse a cabo durante la fase de revisión, o durante una evaluación o revisión para medir el rendimiento de manera continua.

A continuación, encontrará algunas prácticas recomendadas que lo ayudarán a prepararse para una evaluación exhaustiva de riesgos.

Siga las mejores prácticas a continuación para llevar a cabo una evaluación exhaustiva del riesgo:

1. Tenga una comprensión clara de sus objetivos empresariales y de la tolerancia al riesgo antes de la fase de investigación.
2. Durante el proceso de investigación, compruebe la fiabilidad del proveedor utilizando una variedad de métodos, como las comprobaciones de antecedentes, las revisiones de los clientes y las referencias de fuentes creíbles.
3. Cree una lista de todos los proveedores actuales y organice la lista por categoría (por ejemplo, servicios de atención médica, procesadores de pagos, servicios de oficina, etc.).
4. Revise la lista de proveedores con respecto a la lista que mantiene su departamento de contabilidad para asegurarse de que todos los proveedores se tengan en cuenta.
5. Determine qué proveedores tienen el mayor impacto en su negocio (por ejemplo, ¿considera que un tercero es crítico o no crítico?).
6. Asigne a cada proveedor una calificación de riesgo (de moderado a crítico) según el potencial del proveedor para plantear desafíos de cumplimiento normativo, problemas de seguridad de datos o riesgos financieros para su organización. 
7. Establezca la debida diligencia necesaria y continua que debe realizar con cada proveedor en función de su nivel de riesgo. Céntrese más en los proveedores de alto impacto que representan un riesgo medio-alto para su empresa.
8. Reúna información de expertos internos en la materia y manténgase al día con respecto a los cambios en las regulaciones y las directrices, para que pueda actualizar los cuestionarios y las evaluaciones de riesgos en consecuencia.
9. Estandarice su programa de gestión de proveedores para mantener los procesos optimizados y eficientes.
10. Realice revisiones de la debida diligencia y mida la efectividad de su programa de gestión de proveedores de manera continua.

Cuando su negocio comprende y gestiona de manera efectiva los riesgos de terceros con un programa de gestión de proveedores sólido, puede identificar a los proveedores que son críticos para las operaciones comerciales y mitigar de manera proactiva los riesgos indebidos. Realizar una evaluación de riesgos adecuada es un elemento crítico del proceso de gestión de proveedores.

Para obtener más información, incluido el asesoramiento de expertos sobre la debida diligencia y el seguimiento del proveedor, visite "Guía simplificada para la evaluación de riesgos del proveedor".

Una evaluación de riesgos de un proveedor puede ofrecer a su empresa enormes ventajas. A continuación, le mostramos los principales beneficios del proceso:

• Identificar vulnerabilidades de terceros: una revisión exhaustiva de un proveedor lo ayuda a identificar las posibles debilidades que podrían suponer una amenaza para la seguridad de su negocio. Determine la importancia de las vulnerabilidades en función del impacto que un proveedor tiene en su negocio. Puede determinar el impacto de un proveedor considerando las siguientes preguntas: ¿A qué tipo de información tendrá acceso el proveedor? ¿Cuán crítico es el proveedor de las operaciones comerciales?
• Mitigar el riesgo: Identificar las vulnerabilidades, especialmente durante el proceso de investigación, le permite decidir cómo quiere avanzar con un proveedor en particular (por ejemplo, aceptar, negar o transferir riesgos) para mitigar los riesgos estratégicos, operativos, legales, regulatorios y otros tipos de riesgos para su negocio.
• Soporte de diligencia debida: Cuando comprende el impacto y el riesgo que plantea un proveedor e incorpora los requisitos de diligencia debida en su plan de evaluación, puede evaluar a cada proveedor con mayor claridad para determinar si debe seguir una nueva relación con el proveedor o continuar con una existente.
• Reducir costos: Cuando dispone los controles y protocolos de supervisión adecuados como parte de la debida diligencia, su negocio puede gestionar las amenazas de seguridad de manera proactiva, en lugar de reactiva. Mitigar los riesgos potenciales reducirá la carga financiera de su negocio derivada de un ataque de ciberseguridad u otra violación de datos.

La información que obtiene de un cuestionario de evaluación de riesgos de un proveedor será más útil cuando haga las preguntas correctas. 

A continuación, le mostramos algunos ejemplos de preguntas de evaluación de riesgos estándar:

1. ¿Cifra la comunicación por correo electrónico?
2. ¿Un proveedor externo realiza pruebas de penetración con regularidad?
3. ¿Cómo lleva a cabo la debida diligencia con sus proveedores externos durante el proceso de investigación y publicación del contrato?
4. ¿Cómo gestiona los incidentes que surgen y cuál es el proceso para comunicarlos?
5. ¿Revisas regularmente si hay vulnerabilidades de seguridad divulgadas públicamente?
6. ¿Qué otros productos o servicios ofrece?
7. ¿Cómo y dónde almacenas su información digital confidencial? Si un tercero lo almacena, divulgue el nombre del proveedor y el proceso de gestión de datos.
8. Describa la capacitación que reciben los empleados de su organización en relación con la privacidad de los datos y las medidas de seguridad.
9. ¿Quién es su oficial de protección de datos y cuáles son las responsabilidades de la persona que desempeña ese rol?
10. ¿Dispone de procedimientos de control para limitar el acceso (de empleados, contratistas, terceros y otros agentes de la empresa) a sus datos de manera necesaria? 

Debido a que cada negocio tiene necesidades únicas y porque los proveedores de terceros tienen diferentes niveles de riesgo e impacto, debe adaptar las preguntas que hace en su cuestionario a sus necesidades específicas y a la industria.

A medida que desarrolle y revise los cuestionarios de evaluación de riesgos de su proveedor como parte de su programa general de gestión de proveedores, los siguientes consejos le servirán de orientación.

1. Adapte cada cuestionario al proveedor específico: Su estrategia para la evaluación de riesgos de un proveedor no debe ser un enfoque único para todos. Las preguntas deben estar relacionadas con los tipos y el nivel de riesgo que un proveedor plantea para su negocio, los tipos de productos y servicios que ofrece un proveedor y el nivel de impacto que un proveedor tiene en sus operaciones comerciales diarias. Para los proveedores de bajo riesgo y bajo impacto, puede bastar con un conjunto estándar de preguntas. Para los proveedores de alto riesgo y de alto impacto, amplíe el conjunto estándar de preguntas para incluir inquietudes relacionadas con el acceso a la información confidencial. En pocas palabras, solo haga preguntas que sean relevantes para el tipo de proveedor con el que está trabajando. 
2. Utilice lenguaje simple y directo: Las instrucciones deben ser claras y las preguntas, concisas. Limite el uso de la terminología técnica. Cualquier interpretación errónea de una pregunta podría derivar en resultados inexactos o ineficaces.
3. Consulte Directrices reglamentarias y expertos en la materia: Las preguntas variarán según el sector del proveedor y las directrices que impongan los organismos reguladores pertinentes. Las directrices y regulaciones lo ayudarán a categorizar y elaborar su lista de preguntas. Además de investigar las regulaciones actualizadas, hable con los expertos internos relevantes en la materia para obtener información sobre las preguntas que debe incluir. 
4. Estructure su cuestionario por categorías importantes para su organización: Utilice la información que ha recopilado del paso anterior para organizar su cuestionario en categorías que sean esenciales para su negocio y relevantes para el proveedor. De este modo, se mantendrá organizado y utilizará su tiempo y recursos de manera más efectiva.
5. Actualizar el cuestionario con regularidad: Determine la frecuencia con la que revisará y modificará su cuestionario en función de las regulaciones en constante cambio y los riesgos de los proveedores. Una revisión regular garantiza que las preguntas que haga sigan siendo actuales y relevantes para los riesgos a los que se enfrenta su negocio.

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