¿Qué es un diagrama de flujo de trabajo?
Un diagrama de flujo de trabajo es una representación visual de principio a fin de un flujo de trabajo, un proceso comercial o cualquier conjunto de pasos que se sigan para lograr un resultado. Los diagramas muestran los flujos de recursos y las transferencias entre roles, así como las dependencias de tareas y la responsabilidad.
“Un diagrama de flujo de trabajo ayuda a las personas a comprender cómo un equipo realiza actividades y logra resultados”, explica Giles Johnston, director y cocreador de Fraction ERP. “Debido a que un diagrama de flujo de trabajo destaca los pasos individuales, puede ayudar a reducir el tiempo de ciclo [en producción] y los defectos. En última instancia, un diagrama puede ayudar a aumentar la productividad”.
Un diagrama de flujo de trabajo no tiene por qué ser complicado, un boceto rápido en papel o una pizarra será suficiente. También puede crear un dibujo sofisticado con símbolos especializados dibujados en una plataforma de flujo de trabajo especialmente diseñada.
Un diagrama de flujo de trabajo a menudo se denomina diagrama de flujo, diagrama de flujo de proceso, mapa de proceso, diagrama de flujo de proceso o diagrama de flujo de trabajo de proceso, entre otros nombres. Algunas personas consideran que un diagrama de flujo de trabajo es una descripción general de alto nivel de los sistemas, pero también puede incluir más detalles.
Muchas industrias y empresas pueden beneficiarse de los diagramas de flujo de trabajo, incluidas las especializaciones química, de fabricación y de ingeniería, para mostrar el flujo de materiales y las relaciones entre los principales equipos. Los diagramas de flujo de trabajo también sirven como unidades operativas y resúmenes del sistema para los nuevos empleados.
¿Cuál es el propósito de un diagrama de flujo de trabajo?
Un diagrama de flujo de trabajo le ayuda a visualizar el proceso que subyace a un proyecto más grande. Las plantillas de flujo de trabajo muestran pasos secuenciales, lo que ayuda al usuario final a comprender, seguir y analizar cada paso con mayor facilidad.
Además, los diagramas de flujo de trabajo describen el orden en que se deben completar los pasos y ayudan a determinar actividades específicas en un formato estructurado y fácil de seguir. Estos diagramas le ayudan a identificar fácilmente cambios dentro de un proceso y a implementarlos para una mayor eficiencia. En última instancia, un diagrama de flujo de trabajo le ayudan a captar, visualizar y crear requisitos de proceso únicos para cualquier proceso empresarial o de un sector, desde la gestión de proyectos hasta la atención médica y la construcción.
Componentes de un diagrama de flujo de trabajo
Los componentes de un diagrama de flujo de trabajo transmiten información sobre lo que sucede en un flujo de trabajo. Todos los flujos de trabajo incluyen entradas, transformaciones y salidas. Los recuadros, las líneas, las flechas y otros símbolos representan estos componentes en un diagrama de flujo de trabajo.
- Entradas: Las entradas son los recursos necesarios para completar un paso o un proceso. También puede pensar en una entrada como el catalizador para un paso del flujo de trabajo. Las entradas incluyen materiales, personal, dinero, maquinaria o datos e información.
- Transformaciones: Las transformaciones representan cómo cambian las entradas para producir una salida. Puede pensar en las transformaciones como desencadenadores del siguiente paso en el flujo de trabajo. Las transformaciones incluyen actos tales como el envío de una reclamación de seguro para su aprobación, la construcción de un cortacésped o la aplicación de un algoritmo a datos sin procesar.
- Salidas: Son el producto de la transformación de las entradas. Dependiendo de las circunstancias, una salida puede ser un producto final, como un cortacésped terminado, o la entrada para otro proceso, como una reclamación de seguro aprobada que el personal reenvía al área de contabilidad para comenzar el proceso de pago.
Los diagramas de flujo de trabajo complejos representan tareas, secuencias de tareas, puntos de decisión y flujos de proceso, y asignan rutas alternativas y bucles de retrabajo o puntos en los que el flujo de trabajo regresa a un paso anterior. Es fundamental incluir la responsabilidad de las tareas o los procesos en su flujo de trabajo.
A continuación, se muestra un diagrama de un flujo de trabajo renderizado en Atlassian JIRA. Los rectángulos de color representan pasos en el flujo de trabajo, las líneas y las flechas representan posibles vías, y el texto describe el tipo de transición entre las etapas.
Símbolos y formas de flujo de trabajo
Utilice símbolos y formas de flujo de trabajo que representen diferentes estados o acciones para crear el diagrama. Si bien no es necesario utilizar todos los símbolos únicos disponibles, las formas específicas pueden ayudar a entender de forma más fácil un proceso complejo de un vistazo.
Dependiendo de su industria, el diagrama de flujo de trabajo puede incluir símbolos especializados, o puede que solo tenga recuadros y flechas de conexión para trazar el flujo. La mayoría de los equipos usan alrededor de cinco símbolos, pero dos o tres podrían ser suficientes.
Los siguientes símbolos se utilizan con frecuencia:
- Óvalo: Utilice este símbolo para marcar el comienzo o el punto final de un proceso.
- Rectángulo: Por lo general, marca el paso en un proceso.
- Flecha: Las flechas indican la dirección de la ruta de un proceso o del proceso en sí.
- Diamante o rombo: Estos símbolos marcan un punto de decisión.
- Documento: Un símbolo de documento indica que la salida o la entrada es un documento o informe. Los ejemplos incluyen completar y enviar un formulario, escribir un memorando o crear un informe.
Las organizaciones pueden utilizar un diagrama de flujo de trabajo de negocio en todas las funciones y niveles del negocio. Como tal, para mayor claridad, debe establecer un sistema de notación estándar que todos usen, incluso si personaliza símbolos y formas.
¿Cómo se lee un diagrama de flujo de trabajo?
Para leer un diagrama de flujo de trabajo, primero identifique el título del diagrama, la clave de símbolo y los números de id. de cada componente (para realizar dibujos más complejos). A continuación, encuentre el comienzo del proceso y siga la secuencia lógica indicada por las flechas.
Muchas industrias asignan un formato a los diagramas que permite leerlos de izquierda a derecha. Cuando aborde un nuevo diagrama de flujo de trabajo, oriéntese con la convención de diseño específica de ese sector.
Una vez que entienda la dirección del flujo, lea los símbolos (consulte nuestro análisis de los símbolos a continuación). Consulte las normas de símbolos de la Organización Internacional de Normalización (ISO), del Instituto Nacional Americano de Normalización (ANSI) o de la Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos (ASME) de su sector para conocer los símbolos especializados.
Cómo crear un diagrama de flujo de trabajo
Puede crear un diagrama de flujo de trabajo en unos sencillos pasos. En primer lugar, decida qué proceso clave trazará. A continuación, haga un boceto simple. No se necesita un software, solo bastará con un bolígrafo (para dibujar los símbolos) y papel.
“No se preocupe por tener los símbolos correctos”, dice Johnston. “Es más importante que dé cuenta de los pasos con el más mínimo detalle posible, incluidas las imperfecciones. Preocuparse por la notación puede desanimar a la gente y puede ser intimidante. En su lugar, dibuje algunos recuadros con flechas. Es mucho más importante concentrarse y sentirse cómodo con el proceso de diagramación que preocuparse por si se necesita un rombo, un recuadro con un lado inclinado o una línea ondulada en la parte inferior”.
Cuando su equipo se ponga de acuerdo en el borrador final, si necesita una versión formal, puede transferir el diagrama de flujo de trabajo a un software de dibujo o a una plataforma de automatización del flujo de trabajo.
Siga estos pasos para aprender a dibujar un diagrama de flujo de trabajo:
- Seleccionar el proceso: Entienda el proceso y por qué lo está diagramando.
- Asignar un nombre al proceso: El nombre debe estar activo y comenzar con un verbo.
- Definir el inicio y el punto final: Establezca límites en el proceso. Según Johnston: “Muchas empresas cometen el error de asignar partes de procesos aleatorias”.
- Enumerar cada tarea o paso: Asegúrese de enumerar cada paso en orden y de indicar quién es el responsable. Cree un boceto rápido que pueda servir como herramienta para el debate y lograr el consenso en el equipo. También puede considerar agregar tiempo de ciclo y utilización en este boceto inicial. Johnston también sugiere incluir los pequeños pasos en lugar de un gran recuadro, porque sin detalles perderá la oportunidad de mejorar.
- Incluya lo siguiente en su dibujo:
- Al menos un nodo de inicio, porque los procesos no ocurren en medio del flujo.
- Al menos dos nodos de tarea, porque se necesitan actividades para realizar un proceso.
- Al menos un nodo de detención, porque nada continúa para siempre. Un nodo de detención también ayuda a los usuarios a medir si lograron el resultado o la salida.
- Nodos de decisión, porque no todos los flujos de trabajo son lineales. Los flujos de trabajo a menudo contienen opciones de sí/no y rutas alternativas.
- Conectores, si puede alternar entre diferentes secciones de proceso.
- Nodos de interfaz para cuando la salida de un proceso se convierte en la entrada de otro.
- Etiquetas para todos los elementos.
- Notas explicativas cuando proceda.
- Dibuje el diagrama de flujo de trabajo formal en su plataforma de flujo de trabajo o programa de gráficos:
- Analice quién usará el diagrama y el nivel de detalle y presentación que requiere.
- Si partes interesadas externas verán el documento, no agregue información confidencial.
- Para procesos complejos y diagramas de sistemas, trace líneas de proceso principales oscuras y líneas de proceso secundarias claras.
- En los diagramas complejos, los principales elementos del flujo de trabajo a menudo están numerados.
Tipos de diagramas de flujo de trabajo
Hay algunos tipos de diagramas de flujo de trabajo disponibles, incluidos diagramas de flujo de trabajo, mapas de procesos y diagramas de flujo. Algunas personas usan estos términos indistintamente, pero son diferentes. Algunos formatos funcionan mejor para mostrar información diferente o revelar perspectivas específicas.
Tenga en cuenta estos diferentes enfoques cuando decida cómo diagramar un proceso de flujo de trabajo:
- Diagrama de actividad: Un diagrama de actividad muestra los pasos de componente necesarios para crear un resultado o producto. Estos diagramas a veces usan lenguaje unificado de modelado (UML), pero también pueden usar notación simple.
- Diagrama del Instituto Nacional Americano de Normalización (ANSI): Un diagrama del ANSI incluye símbolos basados en las directrices de flujo de trabajo del ANSI. La notación del ANSI fue el primer lenguaje común para los flujos de trabajo de ingeniería, servicios públicos, mecánica, software, tuberías e instrumentación (P&ID) y flujos de proceso generales. Los símbolos básicos son similares a otros conjuntos de símbolos, pero incluyen símbolos especiales para elementos como el transporte, la transmisión de datos a través de faxes o llamadas telefónicas, interruptores y más.
- Diagrama de flujo básico: Utilice este tipo de diagrama para mostrar procesos simples o especulativos, o para comprender el orden cronológico de los pasos. Este tipo de diagrama puede usar solo unos pocos símbolos básicos.
- Modelo y Notación de Procesos de Negocio (BPMN): El BPMN representa procesos de alto nivel, flujos de datos y sistemas. El BPMN utiliza símbolos formales y diseños para hacer que los procesos sean inteligibles entre los distintos equipos y organizaciones, ya sea para usuarios técnicos o comerciales.
- Diagrama de flujo de datos (DFD): Un diagrama de flujo de datos muestra el flujo de datos o información a través de un proceso o sistema. Estos diagramas no incluyen puntos de decisión.
- Diagrama de flujo de proceso: Un diagrama de flujo de proceso muestra los procesos químicos, de fabricación u otros procesos para especificar equipos clave y el flujo de materiales. Los diagramas de flujo de proceso también representan procesos organizativos básicos o aportan contexto a las actividades. Estos diagramas pueden ser flujos de trabajo simples, pero a veces son documentos formales en el BPMN.
- Diagrama de Proveedores, Entradas, Procesos, Salidas, Clientes (SIPOC): Un diagrama SIPOC muestra los pasos críticos en un flujo de trabajo y las relaciones entre los propietarios del proceso, las entradas y las salidas. Para comprender las transferencias y la cadencia, agregue una línea de tiempo a un SIPOC, que puede ayudar a representar las expectativas de programación en comparación con el trabajo real que se está realizando.
- Diagrama de carriles o multifuncional: Un diagrama de carriles (también llamado diagrama multifuncional) muestra cómo funcionan los roles en un proceso y cómo se mueve un proceso entre diferentes departamentos. Los diagramas de carriles pueden mostrar roles y pasos redundantes, así como revelar tareas y procesos que los departamentos comparten. Estos diagramas ayudan a identificar cuellos de botella o casos en los que debe transferir la propiedad de un proceso a otro rol.
- Diagrama descendente: Un diagrama descendente detalla solo los pasos principales y a menudo se complementa con un diagrama de flujo detallado.
- Diagrama de lenguaje unificado de modelado (UML): Un diagrama de UML se utiliza a menudo en la arquitectura de computadoras. Los diagramas de UML tienen nueve variantes y cada una tiene un enfoque particular, como interacciones, objetos o secuencias.
- Diagrama de flujo de valor: Un mapa de flujo de valor muestra cómo fluyen los bienes o la información para crear un producto o agregar valor para un cliente. Estos diagramas son herramientas para encontrar desperdicios y cuellos de botella en un proceso.
Ejemplos de diagramas de flujo de trabajo
Los diagramas de flujo de trabajo pueden representar un proceso de contratación, las etapas de un plan o la ruta de usuario de una aplicación. Como muestran los siguientes ejemplos de diagramas de flujo de trabajo, casi cualquier industria o empresa puede beneficiarse de los diagramas de flujo de trabajo.
- Desarrollador de aplicaciones: Un flujo de trabajo de desarrollador de aplicaciones resalta los pasos que utiliza un desarrollador para crear un producto. En nuestro ejemplo, un diagrama de flujo de trabajo detalla cómo funciona una característica de software.
- Comercio electrónico: Un diagrama de flujo de trabajo de comercio electrónico muestra cómo un cliente solicita y recibe un pedido. Este flujo de trabajo incluye dos rutas para pedidos en línea o por teléfono y una ruta para el cumplimiento.
- Educación: Este ejemplo de educación muestra el proceso para registrar a un estudiante. Se trata de un diagrama de carriles que muestra las actividades de cada rol.
- Finanzas: En este ejemplo de un flujo de trabajo de finanzas se muestra cómo un empleado envía una solicitud para una nueva compra. Utiliza el símbolo del documento cuando se crea un formulario y muestra los puntos de decisión y las rutas alternativas.
- Marketing: Este diagrama de flujo de trabajo general lo guía a través de los pasos de alto nivel para crear e implementar un plan de marketing.
- Médico: Este diagrama de flujo de trabajo médico es una descripción colorida de los pasos de la experiencia de admisión y alta del paciente.
- Incorporación: En este ejemplo, los carriles representan una línea de tiempo de las actividades de incorporación. El diagrama guía a los usuarios a través de las actividades requeridas, describe los propietarios de las tareas y muestra la secuencia de tareas.
¿Por qué es necesario un diagrama de flujo de trabajo?
Un diagrama de flujo de trabajo puede parecer superfluo en un proceso empresarial, ya que describe y detalla las tareas más simples. Sin embargo, los diagramas de flujo de trabajo son un recurso extremadamente útil para identificar detalles clave, como los siguientes:
- Miembros del equipo apropiados para cada proceso.
- Áreas de mejora o un proceso que podría aumentar la eficiencia.
- Recopilación o seguimiento de los datos.
- Procesos de aprobación y partes interesadas clave que proporcionan la aprobación.
- Alineación del equipo en los pasos del proceso planificados.
Además, los diagramas de flujo de trabajo pueden hacer que incluso los procesos más complejos y detallados sean más fáciles de entender, claros y concisos. Los diagramas de flujo de trabajo también pueden ayudar a las empresas y a los miembros del equipo a hacer lo siguiente:
- Mostrar el flujo entre pasos.
- Definir, analizar y debatir cualquier parte del proceso.
- Estandarizar un proceso, y encontrar e identificar cualquier brecha en el proceso.
- Identificar problemas y eliminar cualquier proceso que no agregue valor al negocio.
- Facilitar la comunicación y el trabajo en equipo entre los miembros del equipo.
- Ayudar a que todos estén de acuerdo con respecto a un proceso y los procesos posteriores.
- Proporcionar una comprensión clara de un proceso, por qué continúa llevándolo a cabo y su valor comercial.
Es posible que las personas opten por no utilizar los flujos de trabajo por varios motivos. Pueden dudar en interrumpir un proceso existente, pueden querer mantener el control absoluto sobre un proceso o pueden querer construir su propio proceso sin seguir una estructura con un formato previo.
Sin embargo, los diagramas de flujo de trabajo ayudan a aportar coherencia y eficiencia a todos los procesos únicos, lo que aumenta el control general y la efectividad de los procesos a medida que los miembros del equipo los llevan a cabo.
Beneficios de un diagrama de flujo de trabajo
Los beneficios de un diagrama de flujo de trabajo incluyen eficiencia y menores costos. Los diagramas de flujo de trabajo ayudan a las empresas a reducir los desperdicios y agilizar los procesos. Esta eficiencia da lugar a una mayor productividad, lo que se traduce en más ingresos (que las empresas pueden reinvertir para mejorar los procesos).
Además de tener un impacto positivo en la rentabilidad de una empresa, los beneficios específicos de un diagrama de flujo de trabajo son los siguientes:
- Le ayuda a definir los pasos y las secuencias.
- Simplifica los procesos complejos.
- Mejora la eficiencia.
- Aumenta la repetibilidad (esto es importante para la capacidad de medición y la mejora continua).
- Reduce la redundancia y los desperdicios.
- Reduce los costos.
- Automatiza los procesos.
- Le ayuda a responder rápidamente a los problemas.
- Le permite compartir información general del proceso y pasos complicados de forma rápida y sencilla.
Cuándo utilizar un diagrama de flujo de trabajo
Puede utilizar diagramas de flujo de trabajo para obtener una visión general de los procesos, así como para predecir y prevenir problemas. Los diagramas de flujo de trabajo detallados pueden ayudarle a completar las tareas y asegurarse de que el trabajo esté bien encaminado. Los flujos de trabajo también pueden explicar los roles y las responsabilidades.
Además, un proceso de diagrama de flujo de trabajo brinda apoyo para mejorar el flujo de trabajo al ayudarlo a anticipar y evitar defectos y retrasos que pueden reducir la productividad. Los diagramas también muestran procesos ocultos que deben eliminarse o estandarizarse.
¿Para qué son útiles los diagramas de flujo de trabajo?
Los diagramas de flujo de trabajo son útiles en varios sentidos. Los diagramas ayudan a crear procesos de aprobación eficientes y muestran dónde asignar los recursos y participantes en un proceso.
Además de los beneficios antes mencionados, los diagramas de flujo de trabajo pueden ayudarlo de las siguientes maneras:
- Los diagramas de flujo de trabajo especifican la frecuencia de las tareas y el tiempo ideal en el que se debería completar cada tarea.
- Los diagramas incluyen instrucciones de la tarea para cada proceso o un paso individual en el proceso.
- Iniciar el flujo de trabajo después de los pasos anteriores, ya sea de forma automática o manual.
- Envíe documentos a las partes interesadas clave para su aprobación después de la finalización del paso o proceso, y cree revisiones únicas para aprovechar el tiempo.
- Establezca el estado de aprobación y asegúrese de que los pasos se lleven a cabo solo después de obtener la aprobación.
- Pause o detenga el flujo de trabajo en un punto específico o hasta una fecha especificada.
- Establezca el estado del flujo de trabajo y envíe actualizaciones a los recursos involucrados.
- Actualice los pasos directamente dentro del flujo de trabajo para aumentar la eficiencia.
- Realice un seguimiento de los procesos, las fechas de entrega y los propietarios.
- Recopile el “conocimiento tribal” y ofrezca respaldo para la incorporación y la capacitación.
- Análisis y mejora del proceso.
Cómo analizar diagramas de flujo de trabajo
Puede analizar diagramas de flujo de trabajo para identificar cuellos de botella y desperdicios en los procesos. Para hacerlo, busque pasos innecesarios y pasos que faltan. Para los flujos de trabajo propuestos, asegúrese de que todas las acciones y direcciones de flujo sean correctas.
Johnston señala cómo el análisis puede facilitar la mejora del proceso. “He visto a personas realizar diagramas gigantescos, y se dan cuenta de que varios pasos están en el lugar equivocado una vez que retroceden y lo observan. Ese es el verdadero poder de tener un diagrama de flujo de trabajo: poder dar un paso atrás y decir: ‘Eso ya no tiene ningún sentido’”.
“Antes de empezar a consolidar mis procesos con flujos de trabajo formales y gerentes de flujo de trabajo, creo que dedicaría mucho más tiempo con la diagramación del proceso”, explica Scott Chaiken, gerente del Programa Lean en el Michigan Manufacturing Technology Center. “Si estoy fabricando y estoy pensando en la planta de producción, podría dedicar tiempo a un enfoque Lean, como el mapeo del flujo de valor. Es necesario determinar cómo consolidarse. Pregúntese: ‘¿Por qué está aquí esta marca de verificación? ¿Por qué hay dos firmas?’. El mapeo del flujo de valor eliminará muchas transacciones. Quizás pueda eliminar el flujo de trabajo que genera el desperdicio antes de consolidarlo”.
Al analizar los procesos existentes, hay que buscar expectativas incompatibles entre los miembros del personal. Las personas pueden tener diferentes enfoques para trabajar, y algunos problemas y mejoras pueden parecer obvios. Además, analice por qué creó el diagrama. Las conclusiones clave pueden ser diferentes si busca mejoras generales.
Pruebe los siguientes pasos para revisar su diagrama de flujo de trabajo sistemáticamente:
- Plazo: Las personas pueden no estar de acuerdo sobre el tiempo que llevan los pasos o procesos. “Si sale y les pregunta a las personas: ‘¿Cuándo empieza el reloj?’, obtendrá todo tipo de respuestas extrañas”, dice Chaiken. Revise cada segmento del proceso para prever los problemas.
- Lógica: ¿Los eventos están mal ordenados? Pregúntese cómo deben fluir los pasos.
- Retrasos: Los mapas de flujo de valor son buenas herramientas para mostrar los retrasos y las esperas. Pero el tiempo desperdiciado también puede aparecer en otros flujos.
- Lagunas y averías: Los problemas en un flujo de trabajo aparecen como cuellos de botella, entradas o salidas incompletas, pasos realizados en una secuencia que podrían ocurrir en paralelo, dependencias innecesarias o cargas de trabajo incongruentes.
- Información faltante: Un paso o el proceso en sí puede requerir documentación o instrucciones de trabajo.
- Ausencia de propietarios: Los propietarios del proceso y el paso mantienen el flujo para lograr la salida. La responsabilidad es información importante en un flujo de trabajo. Como explica Johnson: “Es bastante asombroso que las personas que elaboran estos diagramas detallados aún no entiendan quién es responsable de los diferentes fragmentos de un flujo de trabajo”.
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Diagrama de flujo de trabajo frente al diagrama de flujo frente al diagrama de flujo de datos
Los diagramas de flujo de trabajo, los diagramas de flujo y los diagramas de flujo de datos se parecen, pero pueden servir para diferentes propósitos. Los diagramas de flujo de trabajo a menudo mapean todos los procesos y sus dependencias; los diagramas de flujo representan pasos o algoritmos; y los diagramas de flujo de datos muestran el movimiento de datos a través de procesos u organizaciones.
Los flujos de trabajo se pueden expresar visualmente a través de diagramas de flujo y mapas de procesos (la representación gráfica de un flujo de trabajo se llama simplemente diagrama). Un diagrama los ayuda a usted y a su equipo a comprender los pasos de un flujo de trabajo, el orden en que ocurren y lo que sucede durante cada transición.
Un diagrama de flujo puede representar pasos y transiciones utilizando símbolos especializados para diferentes disciplinas. La expresión más sofisticada de este lenguaje gráfico se encuentra en el BPMN. Un mapa de procesos puede ofrecer más información sobre los requisitos de cada paso.
Los diagramas de flujo de datos muestran el flujo de datos o la información en un proceso o sistema. Utilizan los mismos símbolos y texto para describir las entradas y las rutas entre destinos y puntos de almacenamiento. Por el contrario, los DFD no incluyen puntos de inicio o finalización ni puntos de decisión.
Historia del diagrama de flujo de trabajo
Frank y Lillian Gilbreth crearon y presentaron el diagrama de flujo de trabajo, o diagrama de flujo, en 1921. Este primer gráfico de iteración se llamó diagrama de flujo de proceso y se ha transformado en el diagrama de flujo de trabajo moderno.
Los Gilbreth presentaron el concepto de diagrama de flujo de trabajo a la Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos (ASME) y lo desarrollaron en el libro Process Charts: First Steps in Finding the One Best Way to Do Work. Allan H. Mogensen, ingeniero industrial estadounidense, fue el primero en aplicar el flujo de trabajo sistemáticamente en su negocio y enseñarlo a los miembros de su equipo a principios de la década de 1930. Es considerado el “padre de la simplificación” por su popularización de los diagramas de flujo de trabajo y diagramas de flujo.
Su trabajo desarrolló aún más el concepto de gestión científica iniciado en la década de 1890 por Frederick Winslow Taylor. El enfoque científico de la producción, llamado taylorismo, introdujo los conceptos de repetibilidad y medición en la gestión. Un discípulo de la gestión científica fue el ingeniero y asesor comercial estadounidense Henry Gantt, quien, en 1910, presentó un precursor popular del diagrama de flujo, el diagrama de Gantt. En la actualidad se sigue usando, principalmente en la gestión de proyectos, y representa la relación entre el tiempo y las actividades.
En la década de 1950, comenzaron a desarrollarse diagramas de flujo de bloques funcionales, que representan capas de funciones. En este momento, la Armada de los Estados Unidos presentó los gráficos de la Técnica de Evaluación y Revisión de Programas o Proyectos (PERT). En la década de 1970, el Departamento de Defensa de los Estados Unidos desarrolló la notación IDEF, que fue ampliamente adaptada por los contratistas de defensa y todas las ramas de los servicios armados. Una herramienta para identificar cuellos de botella y fomentar el razonamiento lógico, el enfoque orientado a objetos de los diagramas IDEF hizo que sean una opción sólida para describir la arquitectura de una computadora.
Aunque los diagramas de flujo de trabajo se utilizaron originalmente en la fabricación y la ingeniería química, muchas industrias emplean alguna forma de diagramas de proceso. Los desarrollos recientes para la ingeniería de software incluyen UML. En 2004, Business Process Management Initiative publicó la versión 1.0 de BPMN para describir los procesos empresariales.
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