La empresa de contabilidad malasia CKP mejora tanto las ventas como la productividad en un 30% mediante la digitalización y la automatización con Smartsheet

Chia Ka & Partners (CKP) brinda servicios de contabilidad y teneduría de registros a pequeñas y medianas empresas, un segmento desatendido del mercado malasio. Como parte de su objetivo de modernizar las prácticas en Malasia y alejarse de los procesos en papel, la empresa necesitaba una herramienta tecnológica que pudiera ayudar a aumentar la eficiencia y aprovechar la nube. CKP se asoció con 57Network Consultancy para implementar una solución de Smartsheet que le ha ahorrado cientos de horas de trabajo al año y ha mejorado la puntualidad y la comunicación con los clientes, y la puso en marcha justo a tiempo para que el negocio funcionara sin problemas durante la pandemia de COVID-19.

“En Malasia, la mayoría de los contadores cualificados prefieren trabajar en el extranjero o en grandes corporaciones, no en pequeñas y medianas empresas. Por lo tanto, para las pymes siempre resulta un desafío contratar a un contador cualificado, debido a las limitaciones para el crecimiento profesional de los talentos, así como a las restricciones presupuestarias de la empresa”, afirma Jeremy Chia, socio gerente de CKP. “La misión de nuestra empresa es hacer que los servicios de contabilidad sean asequibles para las pymes, de modo que los pequeños y medianos empresarios puedan evaluar el rendimiento de sus empresas con datos financieros oportunos y precisos para hacer crecer exponencialmente su negocio. Y dado que hemos visto cómo la digitalización ha cambiado la forma en que se realizan los procesos financieros en las grandes empresas, nos gustaría ofrecer las mismas experiencias a las pymes”.

Jeremy y su socio comercial, Edward Ka, querían sustituir las prácticas contables que se llevaban a cabo en gran medida en papel y que dominaban el mercado por un enfoque más rápido y eficiente que aprovechara la nube. La lentitud de los procesos manuales impedía a menudo cerrar a tiempo las cuentas mensuales y trimestrales, lo que es perjudicial para el negocio del cliente; como dice Jeremy: “¿Qué sentido tiene tener la cuenta de noviembre en febrero del año que viene? No ayuda a la hora de tomar decisiones”. Él y Edward sabían que digitalizar el trabajo requeriría una plataforma tecnológica que pudiera proporcionar soporte tanto para la contabilidad como para la gestión de proyectos, y que al mismo tiempo fuera fácil de aprender y utilizar.

Muchas de las plataformas que revisaron eran complejas o no ofrecían las funciones que su negocio requería. Entonces conocieron a Rick Benjamin Lye, consultor de soluciones de 57Network, que les demostró cómo Smartsheet podía personalizarse para adaptarse a las prácticas empresariales específicas de CKP. Rápidamente determinaron que 57Network y Smartsheet eran lo que necesitaban. Para desarrollar la solución adecuada, Rick y su compañera consultora de soluciones Vivien Chong llevaron a cabo sesiones de descubrimiento de dos días completos de duración con todo el equipo de CKP, formado por 11 profesionales de contabilidad.

“Algo que realmente incorporamos en nuestra capacitación es la creación de propiedad”, afirma Vivien. “No se trata solo de que el equipo directivo diga quiero que hagan esto o aquello. Realmente viene de los propios trabajadores de primera línea; ellos son los que hacen el trabajo. Celebramos sesiones de lluvia de ideas y actividades de equipo para reflexionar sobre todos los problemas, pensar en nuevas ideas y fomentar la confianza, las relaciones y la comunicación. Mi lema es que un equipo eficaz es un equipo feliz. Así que si eres eficaz y haces bien tu trabajo, todo tu equipo estará contento”.

Aumentar la productividad y la puntualidad en un 30%

La solución de Smartsheet de CKP sustituye los correos electrónicos, las imágenes cargadas de facturas y las hojas de cálculo por una única fuente de datos contables para cada cliente. Los analistas de CKP pueden crear una lista de verificación de los documentos requeridos, y los clientes pueden confirmar rápidamente que están cargando los elementos correctos y ver lo que queda pendiente.

Dado que Smartsheet se integra con el sistema de contabilidad Xero que utiliza CKP, pueden eliminar la introducción de datos inexactos o la duplicación de esfuerzos. Jeremy afirma que la tasa de cierre puntual de las cuentas mensuales ha subido al 70%, lo que supone una mejora del 30%. Han aprovechado el tiempo ahorrado para invertir en aprender a sacar más provecho de Xero, lo que los ha llevado a ser finalistas del premio 2020 de Xero al Socio emergente del año en Malasia.

Smartsheet también simplifica la gestión de las cuentas por pagar. Los clientes escanean las facturas y envían a CKP las imágenes por WhatsApp, que antes se descargaban y procesaban manualmente. Ahora, cuando los clientes envían sus facturas, el personal de CKP las carga en Smartsheet y crea los comprobantes de transferencia bancaria y los formularios de aprobación; los clientes solo tienen que hacer clic en línea para aprobar, y los pagos se procesan y registran automáticamente. Las alertas y los recordatorios automatizados mantienen al personal y a los clientes al tanto de los plazos, y ayudan a los empleados a priorizar las tareas cuando retoman sus actividades tras los feriados nacionales o las vacaciones.

Una de las mayores mejoras que ha experimentado CKP es el ahorro de tiempo en la planificación del personal. Con el proceso anterior, cada empleado enviaba a Edward su trabajo en curso y su lista de clientes en hojas de cálculo, cuya consolidación le llevaba un día entero al mes. Cada viernes, él y Jeremy se reunían con todo el equipo durante dos horas para actualizar el plan mensual con nuevos clientes y cambios en los proyectos. Ahora todo el mundo mantiene actualizado su estado en Smartsheet. Edward puede hacer un plan mensual en aproximadamente media hora, y dado que la información se actualiza en tiempo real, el tiempo de reunión de los viernes puede utilizarse para una capacitación de desarrollo profesional.

“Si somos 11 y cada semana ahorramos una hora, serán 11 horas para una semana”, afirma Jeremy. “Multiplícalo por 52 semanas y ahorraremos 572 horas. Gracias a Smartsheet, utilizamos esta reunión de los viernes para compartir internamente los problemas a los que nos enfrentamos, o para una capacitación relacionada con la contabilidad, o habilidades blandas como presentaciones o comunicación con los clientes. La utilizamos para aumentar nuestros conocimientos en lugar de perder el tiempo”.

Facilitar la comunicación y la transparencia

Smartsheet facilita a los colegas de CKP la comunicación con los clientes y entre ellos. Antes de la pandemia de COVID-19, Jeremy y Edward solían estar fuera de la oficina reunidos con clientes o clientes potenciales, y podían utilizar la aplicación móvil de Smartsheet para revisar y aprobar el trabajo de los analistas sin tener que ocuparse de correos electrónicos o atender llamadas telefónicas. Ahora que los miembros del equipo trabajan a distancia, Smartsheet los ayuda a mantenerse conectados y al tanto de lo que hace cada uno, aliviando el estrés de estar separados.

“En Malasia, tuvimos un confinamiento”, afirma Edward. “Fue todo un impacto para nuestra forma de vida. En todas las empresas cundió el pánico porque todo tenía que detenerse inmediatamente. Pero gracias a la implementación de Smartsheet, estábamos bastante relajados. Simplemente nos aseguramos de que todos habían actualizado su estado de Smartsheet y podían trabajar desde casa, y pudimos seguir alcanzando nuestra productividad”.

Dado que la solución Smartsheet se comparte con todo el equipo, todos pueden ver cómo se compara su productividad con la de sus colegas. Esta transparencia también hace que sea más fácil compartir comentarios y elaborar planes de mejora con los miembros individuales del equipo.

“Cuando solíamos tener problemas para cumplir los plazos, preguntábamos al equipo qué estaba pasando”, afirma Jeremy. “La respuesta siempre era que estaban muy ocupados, pero no podían decir con precisión cuál era el obstáculo al que se enfrentaban, porque normalmente es una o dos semanas después de final de mes. El tiempo pasa. La gente se olvida. Gracias a Smartsheet, ahora podemos comprobar los plazos y los problemas sistemáticamente, e incluso utilizarla como revisión de los KPI. Nos ayuda a ver la calidad del trabajo y qué aspectos debe mejorar el personal. Y realmente resuelve el problema de señalar con el dedo, y la moral aumenta”.

Dar el ejemplo para el sector en Malasia

Jeremy y Edward afirman que la mejora continua que permite Smartsheet les dará la posibilidad de aumentar su objetivo de facturación en un 50% para el próximo año. Pero no solo quieren hacer de CKP la mejor empresa de contabilidad posible; quieren modernizar el sector en Malasia y compartir estrategias y recursos que puedan ayudar a sus compañeros a trabajar de forma más eficiente.

“En Malasia, gran parte de las empresas de contabilidad obtienen la mayor parte de sus ingresos de los servicios de auditoría e impuestos”, afirma Jeremy. “La contabilidad y la teneduría de registros suelen ser solo una pequeña fracción de sus ingresos. Pero en CKP lo hacemos al revés: la mayoría de nuestros ingresos proceden de la contabilidad y la teneduría de registros. Un alto volumen de procesos manuales y documentación desordenada es el factor clave, pero gracias a la implementación de Smartsheet, creo que tendrían una mayor oportunidad de ampliar sus divisiones de contabilidad en términos de ingresos mediante la adopción de la digitalización”.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.