Century Software usa Smartsheet para optimizar la gestión de proyectos y lograr grandes ahorros

Century Software (M) Sdn. Bhd., subsidiaria de Censof Bhd., una empresa de conglomerados tecnológicos que se especializa en soluciones de software de gestión financiera, ha crecido exponencialmente desde sus comienzos en 2008. Las soluciones de Century Software, destinadas a satisfacer a clientes que van desde ayuntamientos hasta gobiernos federales y estatales, no solo se limitan a la contabilidad financiera. La empresa ofrece soluciones empresariales complementarias a fin de brindar servicios integrales a los gobiernos de Malasia, Singapur, Indonesia y Hong Kong. 

Cuando la base de clientes de Century Software aumentó, Ashikin Aris, gerenta general sénior de Servicios Profesionales de la empresa, se encontró supervisando alrededor de 50 proyectos grandes y pequeños al mismo tiempo. "La gestión de proyectos era un proceso manual, y no había forma de que pudiera visualizar lo que ocurría", recuerda Ashikin. “Tenía que llamar a cada miembro del equipo para que me brindaran actualizaciones y detalles, lo que consumía tiempo y no era eficiente”.

Century Software no podía personalizar su anterior herramienta de gestión de proyectos para satisfacer las crecientes necesidades de la empresa. “Necesitamos una herramienta central que ayude a gestionar los recursos, realizar un seguimiento del progreso y supervisar los cronogramas con mayor eficacia”, explica Ashikin. Al vencerse la licencia de la herramienta existente, Ashikin investigó otras opciones y descubrió Smartsheet.

La flexibilidad y las características de personalización de Smartsheet le resultaron fundamentales a Ashikin. Agrega:

“Debo poder modificar mis propios datos y mi presentación. Ese es el factor clave que hizo que Smartsheet me resultara atractiva”.

Contar con soporte técnico durante la implementación también era importante. “57NETWORK, nuestro socio local de Smartsheet, siempre estaba disponible para ayudar”, dice Ashikin. Vivien Chong, especialista en la moderna gestión del trabajo de 57NETWORK, comparte cómo colaboraron: “Principalmente brindamos apoyo a Century Software mediante capacitación y abordaje de los desafíos que enfrentaba el equipo. Eso les brindó espacio para trabajar en otras cuestiones mientras nosotros nos ocupábamos de la implementación de Smartsheet y de la administración de recursos”.

Transformación de la gestión de proyectos 

Con Smartsheet, Century Software optimizó con éxito sus procesos de gestión de proyectos. Ashikin dice: “En términos de ahorrar costos, hemos ahorrado alrededor de MYR 100 000 al año con solo reducir la carga de trabajo de la administración de la oficina de gestión de proyectos (PMO)”. Tras implementar Smartsheet, la empresa mejoró la visibilidad de los datos, automatizó los recordatorios y aumentó la productividad de los recursos, lo que permitió que los miembros del equipo se enfocaran en lo que importaba: los clientes. 

Ahora, en las devoluciones de ventas de Century Software (que se realizan con Smartsheet), se observa una mayor eficiencia. “Además de planificar y ejecutar proyectos, los jefes de nuestra PMO pueden asignar gerentes de proyectos a través de la plataforma y configurar recordatorios automatizados para la asignación de recursos”, dice Ashikin. “Mantenemos a todos actualizados con una hoja principal en un panel en tiempo real, que garantiza que nuestros equipos estén bien informados y preparados”.

Acceso más rápido a perspectivas factibles

A fin de tomar decisiones de negocios informadas, las partes interesadas como los directores del equipo directivo, a menudo, solicitaban informes relacionados con el estado del proyecto.

Antes de tener Smartsheet, tomaba una semana al mes preparar un informe que abarcara los estados, los riesgos y otras secciones del proyecto. Esto representaba un problema para el personal de administración y, a veces, los informes no contaban con la suficiente información para la toma de decisiones. 

“Desde la llegada de Smartsheet, hemos optimizado el proceso de recopilación y presentación de información, lo que proporciona una idea más clara al equipo directivo. Ahora, usamos paneles en tiempo real, lo que significa que los miembros del equipo ahorran horas que dedicaban a actualizar el proyecto y que las reuniones son más productivas gracias a que se cuenta con los datos correctos”, explica Ashikin.

Ampliar las capacidades con integraciones

Gracias a las mejoras operativas que obtuvo con Smartsheet, Century Software vio la oportunidad de ir más allá. La empresa usaba Acumatica, una solución de planificación de recursos empresariales (ERP) basada en la nube, para crear el sistema contable y financiero de un gobierno. 

Al detectar que Smartsheet podía integrarse con Acumatica, Century Software decidió analizar más posibilidades. Descubrió que la integración del seguimiento de los costos del proyecto de Acumatica con las características de gestión de proyectos de Smartsheet podía ayudar a los usuarios a ampliar sus capacidades de gestión de proyectos. Ashikin explica: “Unificamos esta solución como un paquete, y ampliamos el seguimiento del costo del proyecto en nuestro producto de planificación de recursos gubernamentales a uno de nuestros clientes. Como resultado, el cliente pudo gestionar mejor a los gerentes y recursos del proyecto. Están satisfechos con los resultados”. 

Mediante una exitosa integración, Century Software planea analizar más de esas posibilidades para los clientes en el futuro. “Evaluamos constantemente las necesidades de nuestros clientes y analizamos nuevas soluciones”, menciona Ashikin. “Estamos evaluando el uso de la automatización robótica del proceso a fin de obtener datos y comunicarnos con Smartsheet con más eficacia”. Agrupar en un paquete este tipo de soluciones implica mucha integración, y Century Software cuenta con la experiencia en el desarrollo de API.

“Planeamos replicar el paquete de Acumatica para otros clientes a la brevedad. Estoy segura de que con la ayuda de 57NETWORK, podemos lograr ofrecer soluciones de la más alta calidad a nuestros clientes”, concluye Ashikin.