Smartsheet ayuda a NHS Tayside a responder a la pandemia de COVID-19 haciendo un seguimiento de los suministros de equipos de protección personal y de sus ajustes.

Ante el avance de la pandemia de COVID-19, NHS Tayside en Escocia necesitaba desarrollar rápidamente su plataforma de Smartsheet para hacer un seguimiento de los suministros de equipos de protección personal (PPE). Además, la junta de salud tenía que supervisar el estado de capacitación de los técnicos de ajuste facial (FFT) responsables de garantizar que cada trabajador sanitario tuviera una mascarilla bien puesta. Al trabajar con Smarter Business Processes (SBP), un socio Gold de Smartsheet, NHS Tayside mejoró y amplió una solución de seguimiento existente en menos de dos semanas para garantizar que el personal sanitario de toda la región captara e informara los datos solicitados por el gobierno que eran necesarios para mantener los niveles de suministro de PPE y el estado de la capacitación de los FFT para afrontar la crisis sanitaria mundial.

“Estamos encantados con el registro de pruebas de ajuste facial (Face Fit Test Register) de SBP, que se entregó rápidamente y que ahora nos proporciona el proceso de gestión de registro, estadísticas de alto nivel y visibilidad mediante informes y paneles que necesitábamos para avanzar con este importante trabajo en esta época difícil”, manifiesta Debbie Pruest, defesora de Smartsheet y asistente personal del Director de Salud y Seguridad de NHS Tayside. “Agradecemos a David Bower y al equipo de Procesos Empresariales Más Inteligentes por una solución de flujo de trabajo bien diseñada y una visibilidad adecuada en todos los niveles”.

NHS Tayside es una de las 14 juntas de salud de Escocia definidas geográficamente del Servicio Nacional de Salud, con hospitales, dispensarios y otros centros donde trabajan más de 30 000 personas en Angus, Dundee, Perth y Kinross. Cuando Priest se sumó al equipo de NHS Tayside, trabajó con SBP para dirigir una iniciativa en la que se desarrolló un conjunto de soluciones orientadas de datos administrativos con Smartsheet. Ella y su equipo decidieron ampliar varias soluciones, incluido el registro de pruebas de ajuste facial que, por fortuna, significó que el trabajo seguía su curso cuando el avance de la COVID-19 hizo que el ajuste de PPE fuera más importante que nunca. 

“Una tela lisa solo detiene partículas grandes, pero si lo que queremos es detener la contaminación por aerosoles, es necesario usar algo que esté bien ajustado al rostro”, afirma David Bower, consultor de Smartsheet y AppSheet en Smarter Business Processes. “Lograr que las mascarillas se ajusten físicamente es un proceso bastante especializado, ya que hay muchas formas de rostro y también distintos tipos de mascarillas. Los encargados de las pruebas de ajuste facial deben hacer una capacitación de renovación cada dos o tres años y existe un requisito legal que exige que esa información se conserve con exactitud”.

Una solución para ayudar a los trabajadores a obtener las mascarillas que mejor quedan

Priest y Bower colaboraron en la solución de Smartsheet que hace un seguimiento del estado de capacitación de los técnicos de ajuste facial, con una codificación de colores que indica qué técnicos tienen la capacitación vencida y deben volver a hacerla, quiénes tienen la capacitación vencida no más de 30 días y quiénes deben volver a hacerla en un plazo de 90 días. Esta hoja también capta qué tipos de mascarillas se han colocado los trabajadores sanitarios particulares y, lo que es crucial, qué estilos no quedan bien, lo cual ahorra tiempo y dinero ya que permite que los gerentes de suministro eviten tener existencias excesivas de mascarillas costosas que sus equipos no pueden usar. 

NHS Tayside también usa Smartsheet para controlar los niveles de suministros de 28 tipos de PPE distintos, los agrupan en categorías como mascarillas, máscaras, desinfectantes y protección ocular, para facilitar la generación de gráficos y visualizar las cifras relacionadas con los suministros. Cada día, los empleados registran el inventario actual de PPE de cada guardia, así como los artículos recibidos y los niveles de uso diario. A diario se recopilan más de 4500 puntos de datos específicos. La junta vecina de NHS Highland también implementó las soluciones.

Informes flexibles para extraer la información que necesitan los administradores

Los paneles muestran los datos de la guardia o el centro del día anterior o a nivel regional, además de por categoría, y permiten que los administradores hagan un seguimiento de tendencias de uso de siete días a fin de planificar las semanas venideras. La codificación por colores automática señala cuando los niveles de existencias disminuyen demasiado, de modo que los gerentes de suministros puedan hacer pedidos de inmediato para evitar que se agoten. 

“Los centros de NHS Highland tienen cadenas de suministro distintas, por lo que compran distintos productos y unidades”, comenta Bower. “Una guardia podría tener 10 cajas de guantes con 50 guantes cada una, mientras que otra podría tener cinco cajas con 200 guantes. A Highland le interesa más hacer un seguimiento del estado, de modo que una guardia pueda informar que hay suministros suficientes con verde o usar el rojo si necesita más. El sistema de Tayside es más grande y complejo, y el equipo quiere tener cifras específicas. Cada junta sanitaria tiene la flexibilidad de interpretar de un modo que la ayude a mantener ese suministro”. 

El valor claro del registro de ajuste facial es inspirar a los equipos de NHS Tayside para que creen más soluciones para afrontar otros desafíos. Gwen Rymill, directora de comunicaciones de Smarter Businees Processes, observa que Smartsheet ha ayudado no solo a los miembros del personal que no son de primera línea a mantener la productividad y a estar conectados durante el aislamiento por la pandemia, sino también ha puesto al alcance de la mano la tecnología para crear soluciones a los problemas imprevistos. Se puede acceder a la plataforma segura en línea desde cualquier lugar, así que los administradores pueden trabajar sin tener que trasladarse a lugares específicos y estar en contacto con otras personas.

“Creo que si podemos sacar algo bueno de esta crisis es que ha abierto la mente de muchas personas a las horas laborales remotas y solo necesitamos tener implementadas esas herramientas”, afirma Rymill. “Los que se resistían al cambio tuvieron que apurarse y comenzar a trabajar con las herramientas adecuadas”.