Foxtel Group une marcas bajo una misma estructura, lo que facilita la visibilidad y toma de decisiones

Foxtel Group tiene una oferta para los australianos que desean relajarse con una buena película o un evento de noticias. Desde canales en vivo hasta colecciones bajo demanda, noticias y deportes en Foxtel y las marcas de streaming como Kayo, Binge y Flash. Con 4,5 millones de suscriptores, es una de las mayores empresas de medios de comunicación de Australia.

Empresas diferentes, culturas divergentes

Foxtel Group no siempre funcionó como una sola entidad unificada. Hace varios años, el grupo operaba como varias empresas separadas, como Foxtel, Streamotion (productos de streaming como Kayo, Binge y Flash) y Foxtel Media. Cuando la empresa decidió unir estas marcas en un solo grupo, enfrentó desafíos para unificar las operaciones de todas las marcas. “Si bien algunas empresas tenían una cultura bien establecida, otras operaban en un entorno de producción más creativo y dinámico”, explica Mike Nicholls, director del grupo de Gestión de Carteras en Foxtel Group. “Estas diferentes entidades tenían distintas formas de trabajo y metodologías, por lo que fusionar sus operaciones fue bastante difícil y requirió mucha gestión del cambio”. Las empresas también tenían estructuras de gobernanza diferentes: Mientras que algunas tenían financiación específica para sus proyectos, otras se basaban en hojas de ruta de productos en curso. Esto dio lugar a distintos tipos de informes.

Estas empresas también dependían de diferentes programas de software para gestionar sus proyectos. “En un momento, se utilizaban 30 o 40 herramientas diferentes en toda la organización para la gestión de proyectos y carteras. Esto dificultó la recopilación de información, el seguimiento del progreso y la presentación de informes de manera efectiva, lo que dio como resultado mucho trabajo duplicado y repetido”, agrega Nicholls.

Las complejidades de la producción de medios

Finalmente, debido a la alta complejidad de sus proyectos, Foxtel Group necesitaba simplificar sus procesos tanto como fuera posible. “El negocio de la televisión y la producción tiene una gran carga de tecnología y logística”, comparte Nicholls. 

“Imagine tener 45 eventos deportivos en un fin de semana y equipos que viajan a varios lugares. Esto requiere una gran cantidad de logística, conectividad y redes”. 

En cada empresa, Foxtel Group también tenía varios departamentos y partes interesadas externas que necesitaban trabajar más de cerca. Nicholls explica “Tenemos equipos de marketing, productos, facturación, atención al cliente, gestión de nuestra infraestructura, etc. También tenemos que hacer malabares con muchos socios, proveedores y ubicaciones. Esto crea muchas dependencias para los equipos internos y externos”.

Por lo tanto, Foxtel Group tuvo que seleccionar cuidadosamente la solución adecuada para unificar sus empresas y equipos. “Necesitábamos una gestión integral de la cartera, y Smartsheet proporcionó una solución automatizada y con plantillas que nos facilitó la admisión de trabajo, la aprobación de fondos y el seguimiento de la entrega de proyectos”, recuerda Nicholls. Smartsheet también permitiría a Foxtel Group realizar un seguimiento de todas las aprobaciones, auditorías y cambios correctamente. Otro requisito clave fue la comunicación fluida, la presentación de informes y las capacidades de participación de las partes interesadas. “Una de las mayores ventajas de Smartsheet es su capacidad de crear paneles muy fáciles de usar para las partes interesadas de la empresa y diversos equipos de entrega de proyectos. Esto facilita a los ejecutivos, gerentes de proyectos y técnicos realizar un seguimiento de diferentes elementos del trabajo en tiempo real”, explica Nicholls.

Un socio favorable y servicial

Después de elegir Smartsheet como solución para unificar sus procesos y carteras, Foxtel Group comenzó a planificar la implementación. Se comunicó con el equipo de Smartsheet para obtener ayuda. “Queríamos entrar en funcionamiento en solo ocho semanas y desafiamos al equipo de Smartsheet para que lo hiciera realidad. A pesar de que parecía algo imposible, accedieron, y debo darles crédito, pues lo hicieron”, comparte Nicholls. En una serie de sprints iterativos, Foxtel Group desarrolló las hojas y estructuras centrales. 

“Fue importante configurar todo correctamente desde el principio, y con el equipo de apoyo y colaborativo de Smartsheet, fue un gran éxito. Trabajar en estrecha colaboración con el equipo de Smartsheet para crear conjuntamente la solución le ayudará a definir el mejor enfoque para su empresa”.

Pronto, Foxtel Group comenzó a utilizar Smartsheet para la gestión de proyectos y carteras. Cada unidad de negocio o cartera tiene su ámbito específico, lo que permite a cada grupo gestionar su programa de manera efectiva. Por ejemplo, el equipo de marketing puede colaborar en un solo proyecto, mientras que el negocio de streaming puede tener varios programas para cada uno de sus servicios. “Cada cartera tiene su propio panel, lo que nos permite sumergirnos en cada proyecto con un solo clic. También integra aspectos de gobernanza, como la administración de recursos, las aprobaciones financieras y el seguimiento de inversiones, todo dentro de una cartera”, comenta Nicholls. Los equipos de tecnología aún gestionan proyectos en el software de gestión de proyectos Jira, pero cada tarea se refleja en Smartsheet para que la empresa pueda acceder a la vista de alto nivel y a los detalles de principio a fin.

Llamada a superusuarios

Para apoyar la adopción en todos los ámbitos, Foxtel Group lanzó una iniciativa de gestión del cambio y definió una forma unificada de trabajar en toda la organización. Además, la empresa capacitó a los usuarios clave en cada unidad de negocio. Se trató de “superusuarios” con conocimiento de los pormenores de Smartsheet, que ayudarían a incorporar varios equipos a Smartsheet. “Les dimos a nuestros superusuarios la autoridad para decidir cómo querían usar la plataforma sin dejar de adherirse a nuestra metodología central, como las revisiones comerciales trimestrales y el seguimiento basado en el valor”, agrega Nicholls. La empresa también brindó una amplia capacitación a sus empleados con el fin de equiparlos para usar la solución de manera efectiva.

Todo el equipo de Foxtel Group adoptó fácilmente la nueva herramienta. “Todos consideran que Smartsheet fue una gran solución. Pronto comenzaron a crear sus propias vistas o a personalizar sus configuraciones. En general, Smartsheet es mucho más fácil de usar que nuestros sistemas anteriores”, señala Nicholls.

Una plataforma flexible y atractiva

Para Nicholls, uno de los mayores beneficios de Smartsheet es su flexibilidad. Las vistas y los paneles de Smartsheet se pueden compartir fácilmente con los equipos adecuados o incluso con usuarios externos. También se pueden personalizar para diversos usos, como reuniones rápidas de equipos, revisiones trimestrales de carteras o comités directivos. “Además, las configuraciones de Smartsheet se pueden moldear fácilmente. Si, por ejemplo, decidimos dividir nuestros equipos de transmisión o crear un nuevo departamento, podemos ajustar fácilmente la estructura de la cartera en Smartsheet”, comparte Nicholls.

Según Nicholls, Smartsheet también proporciona información de una manera más convincente. “En realidad, hemos aumentado la interacción en nuestro equipo debido a la forma en que comunicamos los datos”, explica. 

“En lugar de informes aburridos, tenemos hojas de ruta de productos en tiempo real, con las que es posible interactuar. Todo está conectado, actualizado en tiempo real y habilitado para compartir. Ya no necesitamos reformular la información para una audiencia específica. Siempre presentamos todo de una manera atractiva. Esto tuvo un gran impacto en la alineación en todos los ámbitos y cambió la forma en que trabajamos”.

Más claridad en la toma de decisiones

Gracias a la información bien estructurada, accesible y centralizada, toda la organización obtuvo un panorama general de sus carteras. “Nuestro progreso es totalmente visible para nuestros ejecutivos”, comenta Nicholls. “Todos en la empresa reconocen los beneficios de tener los documentos organizados en un solo lugar. Por ejemplo, el equipo de finanzas puede ver más claramente cómo se gastan todas las inversiones”. Esta visibilidad también proporcionó a varios equipos la oportunidad de demostrar su valor.

Tener más transparencia también le permite a Foxtel Group tomar decisiones basadas en los datos. “Smartsheet realmente facilita la toma de decisiones”, asegura Nicholls. En lugar de que los documentos circulen por la empresa, todos van preparados a las reuniones trimestrales con la información necesaria. Nicholls agrega: “Esto hace que la priorización y la planificación de recursos sean mucho más efectivas, cuestiones clave que queremos abordar en el futuro”.

Un equipo unido y decidido

Foxtel Group logró su meta final: Unir a sus equipos. 

“Gracias a Smartsheet, vemos más interacción entre los diversos equipos, como marketing, proyectos y productos”, agrega Nicholls. “Esto facilita aún más la toma de decisiones y ha sido sumamente gratificante ver a los equipos unidos”.

De cara al futuro, Foxtel Group planea seguir centrándose en la automatización para encontrar más áreas de mejora. “Solo llevamos un año de camino, aún queda mucho por hacer, pero está funcionando de manera brillante”, concluye Nicholls. “Smartsheet creó un impacto verdaderamente significativo, y estamos entusiasmados de seguir evolucionando y adaptándonos”.