FOX Sports transmite los eventos sin inconvenientes gracias a Smartsheet

FOX Sports, la división de programación deportiva de Fox Corporation, transmite contenido deportivo por televisión, medios digitales y radio que puede llegar a más de 100 millones de personas en un solo fin de semana. La empresa transmite eventos deportivos de ligas populares como la NFL, las Grandes Ligas de Béisbol, la NBA, el NASCAR, y el fútbol americano y el baloncesto de la NCAA.

El equipo de gestión de proyectos de la empresa es responsable de ayudar a las diferentes divisiones de FOX Sports a diseñar y construir infraestructuras para las transmisiones, lo cual incluye las escenografías, los programas diarios, la remodelación de espacios de trabajo, las zonas de edición de contenido, la preparación de resúmenes de partidos, la Copa Mundial de la FIFA, las salas de control de audio/video para la cobertura de eventos en vivo y el almacenamiento de contenido digital. “Ya sea que los equipos de proyectos necesiten un dron con cámara para filmar un partido, equipamiento y sistemas para camiones de transmisión que van a los estadios o una señal de televisión en vivo en varios estadios, nosotros nos aseguramos de que todo esté bien preparado para el equipo de Operaciones antes de cada evento”, dice Jessica Nguyen, directora de Gestión de Proyectos de FOX Sports. Los gerentes de proyectos hacen seguimiento en simultáneo de una cartera de más de 40 proyectos de logística, de principio a fin, utilizando Smartsheet. 

“Smartsheet centraliza toda la información de nuestros proyectos, para que podamos hacer seguimiento de toda la información clave sin problemas y respetar los plazos y presupuestos, a fin de garantizar que todo esté listo para el momento del partido”, dice Nguyen.

Consolidación de aplicaciones

FOX Sports al comienzo empleaba varias herramientas para obtener, monitorear y presentar la información de los proyectos. No había una manera sencilla de extraer datos de diferentes plataformas, como Microsoft Project, Microsoft SharePoint, Microsoft Excel, Atlassian Jira y Confluence. “Todo costaba mucho esfuerzo y mucho tiempo, y las licencias necesarias para gestionar los proyectos generaban costos elevados. Había visto dificultades similares en las empresas donde estuve anteriormente durante décadas”, afirma Nguyen. “Por lo general, enviábamos correos electrónicos a todos los equipos para obtener la información más reciente de los proyectos. Entonces, era difícil conocer con exactitud la situación de cada proyecto, porque teníamos que esperar las respuestas por correo electrónico con los datos. No teníamos una manera centralizada de acceder a la información general de los proyectos, como los cronogramas, los presupuestos, los estados, los problemas y las tareas”.

Actividad centralizada 

Nguyen descubrió Smartsheet cuando el nuevo vicepresidente sénior del equipo de Sistemas y Tecnología le pidió que encontrara una solución de gestión integrada de proyectos porque no le gustaban las soluciones que utilizaban los otros equipos de FOX. “Cuando vi todo lo que se podía hacer con Smartsheet, me quedé asombrada”, señala. Nguyen y su equipo crearon plantillas en Smartsheet Control Center para automatizar la creación de proyectos y la gestión de datos, como los documentos de alcance, los cronogramas, los presupuestos, los presupuestos de listas de materiales, las listas de equipamiento, los registros de diseño, los registros RAID y los enlaces del centro de documentos. “Es muy fácil copiar las plantillas de un proyecto a otro y ajustar los detalles que haga falta”, cuenta Nguyen. “Como Smartsheet no requiere grandes conocimientos técnicos, desde el principio fue todo sencillo para nosotros”.

Además de para gestionar proyectos de principio a fin, FOX Sports utiliza Smartsheet para la planificación de capital, un proceso de aprobación de presupuestos de nuevos proyectos que la corporación lleva a cabo para cada año fiscal. En dicho proceso, la organización utiliza Dynamic View de Smartsheet para que los clientes internos agreguen solicitudes de proyectos. “Smartsheet nos ayuda a optimizar la planificación de capital, lo cual nos facilita la presentación de planes de presupuesto al equipo corporativo de finanzas cada año”, agrega Nguyen. FOX Sports también integró Smartsheet con ServiceNow para hacer seguimiento del inventario de hardware y con Coupa para automatizar la compra de artículos. Además, FOX Sports hace seguimiento de los contratos de servicios para hardware y software en Smartsheet, y la empresa utiliza Smartsheet para gestionar con el equipo de Servicios de Asignaciones todo el proceso de contratación de los trabajadores temporales que colaboran en los proyectos de producción en todo Estados Unidos. “Además, estamos trabajando en la integración con Workday”, comparte Nguyen. “Esto ahorraría muchísimas horas a nuestros gerentes de proyectos, quienes concilian manualmente hasta el centavo cada factura entre las listas de equipamiento de Smartsheet y los pagos reales en el sistema financiero corporativo”.

Los gerentes de proyectos y los equipos directivos de FOX Sports utilizan paneles para obtener vistas instantáneas de cada proyecto. “Cualquier persona puede acceder a un panel en Smartsheet para ver el estado actual de cada proyecto, con información actualizada sobre el cronograma, el presupuesto y los pedidos de equipamiento”, explica Nguyen. “La alta gerencia puede ver todos los datos y elementos de acción de un proyecto en un panel, lo cual ayuda a tomar decisiones empresariales mejor fundamentadas”.

Simplificación del seguimiento de carteras

En la actualidad, Fox Sports utiliza Smartsheet para combinar los datos de carteras de proyectos de Los Ángeles y Charlotte, Carolina del Norte, y para tener una visibilidad granular hasta el nivel del proyecto mediante la vinculación de datos de los más de 60 proyectos. “Hace poco implementamos la misma solución para Big Ten Network (BTN) en Chicago y solo nos llevó unas semanas. Tienen 18 proyectos en la cartera para este año fiscal”, aporta Nguyen. La combinación automatizada de datos y los paneles centralizados simplifican el monitoreo del estado de las carteras. “Tener todos los proyectos en una misma solución y contar con la posibilidad de vincularlos nos permite publicar paneles o informes según las necesidades de cada equipo”, señala Nguyen. “Smartsheet es una herramienta muy completa para nuestras necesidades. Es fácil de aprender, sencilla de usar y se puede implementar en cuestión de semanas”.

Optimización del seguimiento de presupuestos y ahorro de dinero

Con Smartsheet, FOX Sports centralizó los datos de los proyectos. “Antes, no teníamos manera de vincular todos nuestros proyectos. Ahora, en Smartsheet podemos hacer clic en un ícono y ver todo lo relacionado con un proyecto individual o con todos los proyectos a la vez”, comparte Nguyen. Gracias a esto, los gerentes de proyectos y la alta gerencia pueden ver resúmenes de los presupuestos de los proyectos en todas las etapas del flujo de trabajo. 

“En Smartsheet, podemos hacer seguimiento fácilmente de cada centavo que gastamos, ya sea en hardware, software, servicios profesionales, cables, mano de obra de instalación de sistemas, etc.”, dice Nguyen. “Podemos ver cuánto hemos asignado a un proyecto, cuál era el costo estimado y cuánto presupuesto real nos queda para utilizar. Esto nos ayuda de verdad a ahorrar dinero en algunas áreas, porque ahora podemos hacer un seguimiento más preciso de nuestros presupuestos”.

Ahorro de tiempo al eliminar el trabajo manual 

Los gerentes de proyectos de FOX Sports han dejado de perder tanto tiempo en el ida y vuelta de mensajes con los departamentos internos, gracias a los flujos de trabajo automatizados de Smartsheet. 

“Ya no necesitamos enviar correos electrónicos ni llevar a cabo nuestra tarea de forma manual; Smartsheet automatiza todo y envía notificaciones a las personas correspondientes, de modo que somos mucho más eficientes y nos ahorramos mucho tiempo”, explica Nguyen. “El proceso de pedidos se automatizó por completo hace poco. Esto ahorra mucho tiempo de administración a nuestro equipo”.

FOX Sports sigue explorando la posibilidad de adoptar más funciones de Smartsheet para ganar eficiencia. “No sé cómo completaríamos nuestros proyectos si no tuviéramos Smartsheet”, confiesa Nguyen. “Esta herramienta hace muchas cosas y simplifica la gestión de cada proyecto en el que trabajamos cada día”.
 

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