Clear Digital utiliza Smartsheet para aumentar la confianza del cliente al realizar un seguimiento sin inconvenientes del sitio web y los proyectos digitales

Clear Digital es una agencia creativa digital de servicio completo que ofrece servicios de marketing y publicidad y experiencias de marca a empresas B2B y otros clientes. Especializada en diseño web, desarrollo web personalizado, diseño de UX/UI, integración tecnológica, estrategia de marca, mensajes de marca y servicios de identidad visual, con una tasa de retención de clientes del 90%, Clear Digital ofrece experiencias de marca impactantes y significativas a través de una metodología diseñada específicamente para ofrecer resultados.

Clear Digital se fundó hace 26 años, y desde hace casi 10 años la empresa utiliza Smartsheet para gestionar el seguimiento de sus proyectos. 

“Hemos crecido mucho en 26 años, y con ese crecimiento descubrimos que necesitábamos las herramientas adecuadas para tener éxito”, afirmó Annie Raygoza, directora de Servicios al Cliente de Clear Digital. “Smartsheet nos hace más eficientes y nos ayuda a mostrarles a nuestros clientes que sus proyectos están encaminados”.

“Clear Digital solía enfrentarse a desafíos derivados de un enfoque de gestión de proyectos fragmentado, que dependía de una combinación de correos electrónicos y hojas de cálculo para dar seguimiento al progreso. Cada equipo tenía su propio sistema, lo que generaba inconsistencias e ineficiencias”, comentó Raygoza. “Cuando los procesos no son coherentes, significa que nuestros clientes no tienen la misma experiencia. Necesitamos ofrecer a nuestros clientes una experiencia fluida, lo que en parte implica tener coherencia en las herramientas y los procesos”.

Automatizar y centralizar la gestión de proyectos con Smartsheet 

Después de seleccionar Smartsheet, Clear Digital comenzó a usar la herramienta para realizar un seguimiento de todo, desde grandes proyectos de desarrollo web personalizados hasta pequeños proyectos de video. La empresa usa las plantillas de Smartsheet Control Center para crear nuevos proyectos y gestionarlos de principio a fin. Clear Digital también utiliza Smartsheet para gestionar el presupuesto y el marketing de conferencias y otros eventos, así como reuniones y eventos internos.

Los equipos creativos de Clear Digital utilizan Smartsheet para dar seguimiento a los hitos y plazos clave de los proyectos. “Smartsheet nos ayuda a entender de qué somos responsables, para que nuestros equipos creativos sepan que no pueden empezar con algo hasta que no se cumpla el hito anterior”, explicó Raygoza. Además, los flujos de trabajo automatizados de Smartsheet notifican a los líderes creativos y a los responsables del proyecto sobre las fechas de entrega y los próximos pasos. “Lo último que queremos es que un cliente se pregunte por qué un proyecto se retrasa”, aseguró Raygoza. “Necesitamos cumplir con los plazos, y los flujos de trabajo automatizados nos ayudan a hacerlo”.

Raygoza y otros empleados del equipo de Servicio al Cliente también utilizan paneles de Smartsheet para obtener vistas instantáneas de los proyectos en curso, que permiten determinar rápidamente si los plazos clave están en peligro de incumplirse y si se deben tomar medidas correctivas. “Los paneles nos ofrecen una forma rápida de ver dónde se encuentra cada proyecto durante nuestras reuniones semanales, y si necesitamos abordar las señales de alarma de alguna manera”, explicó Raygoza.

Mantener más de 20 proyectos encaminados todos los días

Smartsheet ayuda a Clear Digital a optimizar la gestión de más de 20 proyectos a la vez al proporcionar una herramienta consolidada para los equipos de Servicio al Cliente, Marketing, Desarrollo y Creatividad. “Los proyectos abarcan una variedad de elementos dinámicos, incluidas las tareas de diseño, desarrollo, descubrimiento, redacción, video y estrategia”, detalló Raygoza. “Mantener a todos los equipos alineados y conscientes de los plazos es esencial, ya que cada tarea depende de otra. Smartsheet reúne todo en un solo lugar, lo que nos permite ver en tiempo real el progreso del proyecto y garantizar que nada quede fuera de lugar. Esta transparencia no solo mantiene a nuestro equipo encaminado, sino que también genera confianza en nuestros clientes, ya que pueden ver exactamente dónde está todo y sentirse seguros de que sus proyectos avanzan sin problemas”.

Al obtener una vista en tiempo real de cada proyecto, Clear Digital puede ser una empresa más proactiva. 

“La gestión eficaz de proyectos consiste en prevenir los problemas antes de que se agraven. Smartsheet nos ayuda a hacerlo señalando los riesgos potenciales con anticipación, ya sea una respuesta demorada o una tarea incompleta”, sostuvo Raygoza. “Esto nos permite comunicarnos de manera proactiva con nuestros clientes y describir un plan de acción claro si algo corre el riesgo de perderse”.

Asegurarse de que los clientes vuelvan  

Con el uso de Smartsheet, Clear Digital tiene visibilidad completa de los hitos, recursos y contactos clave del proyecto. “Con Smartsheet, tenemos visibilidad en cada proyecto de principio a fin", opinó Raygoza. “Esto crea la coherencia que necesitamos en las herramientas y los procesos para garantizar la responsabilidad ante nuestros clientes”. Por ejemplo, durante las reuniones semanales con los clientes, los responsables del proyecto de Clear Digital pueden compartir los plazos y las actualizaciones en Smartsheet para mostrar el estado más reciente o cualquier obstáculo o problema que pueda impedir que un proyecto se complete a tiempo. Además, los clientes pueden interactuar con Smartsheet para ver las actualizaciones de estado o los paneles. “Con Smartsheet, sabemos dónde está todo en cualquier momento, al igual que nuestros clientes", comentó Raygoza. “Nada debería sorprender cuando se trata de una actualización del proyecto, y Smartsheet nos garantiza que no haya sorpresas al darnos información en tiempo real”.

Además, la empresa tiene datos más precisos y actualizados de los proyectos, lo que aumenta la confianza del cliente. “La precisión de los datos genera más confianza en nuestros clientes, y eso es muy importante para la retenerlos”, añadió Raygoza. “Necesitamos asegurarnos de que nuestros clientes nos sigan eligiendo. Tenemos una tasa de retención de clientes del 90% y probablemente ese número sería mucho más bajo sin una herramienta como Smartsheet. En esta industria, puede ser un desafío mantener satisfechos a los clientes. Smartsheet resuelve ese problema”.

Tener procesos optimizados de gestión de proyectos y comunicación con los clientes también es fundamental porque todos los proyectos de Clear Digital tienen horas facturables y dependen en gran medida de los hitos. “Ahorrar tiempo y cumplir con los plazos es realmente importante cuando se trabaja con un enfoque facturable, porque no queremos excedernos del presupuesto de nuestros clientes y debilitar las sólidas relaciones que tenemos con ellos”, declaró Raygoza.

Ayudar a los responsables del proyecto a ser hasta un 50% más eficientes 

Con una mejor visibilidad y una herramienta consolidada para gestionar proyectos, Clear Digital dedica menos tiempo a ingresar datos de forma manual y más tiempo a trabajar directamente con los clientes. 

“Somos al menos entre un 40 y un 50% más eficientes con Smartsheet, porque nos ayuda a automatizar gran parte del trabajo diario de programación y movimiento en nuestros proyectos, que antes era manual”, afirmó Raygoza. “Como resultado, podemos ser más estratégicos con nuestras cuentas y prestar más atención a los clientes en lugar de centrarnos tanto en los detalles del proyecto”.

Con más tiempo disponible, los responsables de proyectos en Clear Digital pueden aceptar más proyectos y trabajar en el desarrollo de nuevas cuentas. “Smartsheet ha escalado con nosotros a lo largo de los años, por lo que ahora también podemos gestionar proyectos más grandes y complejos con presupuestos más grandes”, mencionó Raygoza. 

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.