Hanley Energy mantiene las luces encendidas con Smartsheet

La misión de Hanley Energy es mantener las luces encendidas para sus clientes, y Smartsheet potencia ese esfuerzo. La empresa con sede en Irlanda diseña e implementa hardware, software y servicios para la gestión de energía crítica en una amplia gama de industrias en todo el mundo, desde la fabricación hasta la venta minorista de alimentos y la gestión de centros de datos.

Diez años después de su creación, Hanley Energy sigue creciendo a lo que su director gerente y cofundador, Dennis Nordon, llama “un ritmo feroz”. A su equipo directivo no se le escapa el potencial de crecimiento de la empresa ni su base de clientes en expansión mundial.

“Estamos viendo un enorme cambio que nos aleja de las empresas tradicionales”, afirma Nordon. “De nueve a cinco, y eso ya no existe, menos en nuestro sector. Ahora somos globales, seguimos el modelo de servicio ininterrumpido y tenemos que ser capaces de proporcionar información instantánea a nuestros clientes en cualquier momento, en varios continentes y en varios idiomas”.

Para mantener sus propias luces encendidas, Hanley Energy necesitaba una plataforma de software como servicio (SaaS) y procesos que pudieran admitir prácticas empresariales coherentes y escalables, desde el diseño y la entrega de productos hasta las planillas de horarios y la prospección de ventas.

Hanley Energy adoptó Smartsheet para abordar desafíos empresariales recurrentes como la gestión de proyectos y la planificación de recursos, y obtuvo niveles de transparencia y visibilidad sin precedentes para los equipos internos y sus clientes.

Una solución sostenible para la planificación de proyectos

Mediante un enfoque en grandes centros de datos y entornos industriales, Hanley Energy proporciona una solución completa para el ciclo de vida del producto, desde el diseño y la fabricación de hardware hasta la generación de informes y el análisis de datos históricos y en tiempo real.

Antes de implementar Smartsheet, los gerentes de proyectos (PM) utilizaban cualquier herramienta con la que sus equipos se sintieran cómodos, como hojas de cálculo, correo electrónico o soluciones profesionales de gestión de proyectos. A falta de un enfoque único y coherente, la creación y el mantenimiento de proyectos para nuevos clientes podían resultar lentos y complicados. “Eso está bien en las primeras etapas de cualquier empresa, pero no es sostenible”, afirma Nordon. “Y, desde luego, no es escalable”.

Paul Johnson, un consultor independiente que se dedica a la gestión del desarrollo de programas y procesos para la empresa, descubrió Smartsheet cuando uno de sus clientes contractuales le envió un enlace a un formulario para capturar información.

A Johnson le sorprendió que pudiera hacer actualizaciones sustanciales en el plan del proyecto sin la complejidad y el costo de una licencia completa del producto. Quedó tan impresionado que se convirtió en socio de soluciones de Smartsheet y ahora ayuda a las empresas de Irlanda a aprovechar todo el potencial de la plataforma. Hanley Energy fue su primer cliente y ha ayudado a desarrollar varios casos de uso.

“Una de las cosas maravillosas fue tomar una empresa que ya utilizaba Excel como su principal herramienta para la gestión de tareas, programas y proyectos, y luego importar información a Smartsheet con un par de clics de un botón”, afirma Johnson. “La implementación fue muy, muy rápida. La curva de aprendizaje no era tan pronunciada”.

Hoy en día, Hanley Energy utiliza Smartsheet para simplificar la elaboración de informes, el seguimiento y la gestión de productos y servicios, así como para agilizar la planificación de recursos para los proyectos actuales y futuros.

Mayor transparencia y visibilidad

En la industria energética, las decisiones deben tomarse rápidamente, y cada detalle importa. Hanley Energy utiliza Smartsheet para crear paneles a partir de una plantilla estándar a fin de proporcionar una metodología de elaboración de informes visuales coherente y fácil de usar. Con solo unos clics, los PM de la empresa pueden personalizar vistas que dan a los clientes acceso a los datos que se ajustan a sus necesidades únicas.

“Desde el principio nos dimos cuenta de que necesitábamos una solución escalable que pudiéramos implementar en toda la empresa”, afirma Nordon. “Una solución que diera visibilidad a todas las partes interesadas y, lo que es más importante, que también nos ofreciera un panel orientado al cliente para que este pudiera ver qué había en la flota en tiempo real y en qué etapa. Y proporcionamos esa visibilidad a través de Smartsheet”.

Hanley Energy también proporciona una gestión completa del ciclo de vida del producto, realizando un seguimiento de los elementos individuales desde el desarrollo hasta las múltiples etapas de mantenimiento. En un entorno de centro de datos a hiperescala, eso significa mantenerse al día con cientos o incluso miles de componentes. Smartsheet permite a Hanley Energy supervisar el ciclo de vida de cada elemento y ofrecer a los clientes visibilidad de sus activos en cualquier momento.

Un aumento del 33% en la eficiencia de las gestión de proyectos

La capacidad de aceptar nuevos clientes y proyectos sigue impulsando el rápido crecimiento de Hanley Energy. Para la empresa es importante crecer estratégicamente, con una idea clara de cuándo hay espacio para nuevos trabajos y cuándo no.

Hanley Energy utiliza Smartsheet para hacer un seguimiento del alcance del proyecto en relación con la disponibilidad de personal. Los PM pueden ver si hay tiempo libre en el calendario que permita acomodar nuevos trabajos o justificar la contratación de más personal.

“Soy responsable de ventas y me he dado cuenta de que los vendedores tienden a ser demasiado entusiastas”, afirma Nordon. “No nos gusta decir que no a un pedido, pero sería irresponsable defraudar a varios clientes por haber aceptado ese proyecto adicional que no podemos gestionar. Nunca antes habíamos tenido esa visibilidad porque nunca habíamos tenido un repositorio central para esa información”.

Antes de utilizar Smartsheet, los equipos gestionaban sus planillas de horarios en papel o mediante hojas de cálculo. Ahora todos pueden introducir sus horarios a través de un formulario de Smartsheet al que pueden acceder desde sus dispositivos móviles. Los datos van directamente a una hoja maestra, y los PM pueden ejecutar informes sobre los costos de mano de obra para proyectos o períodos específicos. Esto hace que la introducción de horarios sea más fácil y precisa, lo que mejora la planificación y presupuestación de los proyectos actuales y futuros.

Las reuniones de proyecto también se han transformado. Antes, los PM solían celebrar reuniones todos los días para revisar cada proyecto. Ahora, tienen una reunión semanal para discutir el estado de varios proyectos, extrayendo los datos más actuales de Smartsheet en tiempo real, revisando la documentación y midiendo la finalización, e incluso enviando correos electrónicos directamente desde las hojas.

Nordon estima que esto ha ahorrado a los PM un tercio de su jornada laboral, tiempo que ahora está disponible para aceptar más trabajo de los clientes o realizar una planificación estratégica más profunda.

Un seguimiento preciso crea nuevas fuentes de ingresos

Smartsheet ha llevado incluso a la creación de una nueva fuente de ingresos a través de los servicios de consultoría. A través de un seguimiento más preciso del trabajo realizado para los clientes, Nordon y sus PM pueden identificar el tiempo dedicado a la consulta y mostrar el valor añadido a los compromisos con los clientes.

“Dado que somos una empresa de ingeniería basada en soluciones, esa pieza de solución de ingeniería siempre se daba gratis”, afirma Nordon. “Esa parte consultiva debería haberse cobrado, pero nuestra mentalidad consistía en que esos servicios formaban parte del proyecto. Nos fijamos mejor y nos dimos cuenta de que la consultoría era un producto tangible que podíamos vender, y que nuestros clientes están encantados de pagarlo”.

Hanley Energy espera continuar su rápido crecimiento y escalar sus servicios y soluciones de forma fácil y sostenible con la ayuda de Smartsheet.

“Desde nuestra perspectiva, en una empresa de fabricación y desarrollo de software sumamente dinámica que está en una trayectoria de crecimiento, Smartsheet es probablemente la herramienta más importante que tenemos”, afirma Nordon. “Sin ella, no podríamos sobrevivir”.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.