Cómo Spartan Race supera los obstáculos con Smartsheet

La participación en Spartan Race puede ser una experiencia que le cambie la vida. Los eventos de carrera característicos de la empresa (“5K Sprint”, “10K Super” y “half-marathon Beast”) llevan a los corredores por una variedad de obstáculos en pistas de todo el mundo, y desafían tanto a los atletas competitivos como a las personas sedentarias recién reformadas. El equipo de Spartan Race Inc. es entusiasta y se inspira en la diferencia que ve que marcan sus carreras en la vida de las personas. Pero cuando esa inspiración lleva a lo que el vicepresidente de Excelencia Operativa y jefe de personal Rob Neitzel llama una visita del “hada de las ideas”, Smartsheet ayuda a la organización a tomar decisiones inteligentes para evitar que las nuevas y emocionantes iniciativas dificulten los planes estratégicos.

“Participar en una carrera es una experiencia increíble”, afirma Neitzel. “Todo comienza con los participantes; ellos son realmente la magia detrás de lo que somos. Pero para ser una empresa basada en eventos, desde luego, es necesario contar con un equipo de profesionales que pueda asegurar que el estado de pérdidas y ganancias esté al alza, para que podamos tener prosperidad en los años venideros”.

Para planificar y llevar a cabo carreras en todo el mundo, los equipos funcionales, como los de logística, marketing, patrocinio y mercaderías, dependen uno del otro para coordinar detalles, como la planificación y ejecución de carreras, el marketing y la venta de mercaderías. Pero cuando Neitzel se unió a Spartan, se dio cuenta de que los equipos tenían el desafío de comunicarse eficazmente en todas sus áreas de enfoque. Una parte clave del problema era que los diferentes grupos utilizaban sus propias herramientas para organizar y planificar su parte del negocio, desde el correo electrónico hasta las hojas de cálculo y las diapositivas, sin un enfoque coherente para garantizar que todos recibieran la información que necesitaban.

Neitzel quería adoptar la metodología de “tarjeta de béisbol” que había utilizado como “ranger” del ejército, con cada equipo o proyecto resumido en una pantalla coherente que mostrara las metas y los objetivos, las estrategias y las tácticas. Durante la implementación, sus equipos llevaban y actualizaban manualmente tarjetas físicas, pero Neitzel sabía que Spartan necesitaba una solución de software a la que se pudiera acceder en línea desde cualquiera de los lugares de las carreras o de las oficinas de la empresa. Su gerente general de eventos para Estados Unidos pensó que Smartsheet podría desarrollar una tarjeta de béisbol digital que uniera a los equipos de Spartan.

“Estaba buscando un software que me funcionara y me diera una solución personalizable frente a un producto comercial disponible en el mercado”, afirma Neitzel. “Me puse en contacto con el equipo de Smartsheet; hicimos varias sesiones de pizarras y se volvieron a comunicar conmigo para presentarme una variante de la tarjeta de béisbol. Y cada vez que yo pedía algo o hacía alguna modificación, me daban exactamente lo que estaba buscando. Así que, gracias a estas funcionalidades y a la disposición del equipo para asociarse conmigo, elegí utilizar Smartsheet”.

Actualmente, Neitzel utiliza Smartsheet para ver el estado y los problemas de cada una de las 14 unidades de negocio principales. La solución muestra todas las dependencias; por ejemplo, diseños de mercaderías que el equipo de marketing necesita para crear avisos publicitarios, o requisitos de patrocinio que un equipo del sitio necesita para planificar el tamaño y la cantidad de anuncios que pertenecen al área de la línea de llegada. Los equipos utilizan paneles para reportar a las partes interesadas, y se establece una programación de redes sociales con la funcionalidad de calendario de Smartsheet.

Neitzel calcula que se ahorra alrededor de cinco horas por semana, tiempo que solía dedicar a investigar los informes y el correo electrónico para conocer el estado de los proyectos. Ahora, todo está al alcance de sus manos. Sus clientes potenciales no tienen que planificar reuniones con él para llevar a cabo sus proyectos; Neitzel puede obtener la información por sí mismo y hacer un seguimiento con preguntas o inquietudes específicas. Y Neitzel afirma que uno de los mayores beneficios es lidiar con ese “hada de las ideas” al ayudar a evitar que el flujo constante de buenas ideas nuevas desbarate los planes existentes.

“Por desgracia, no tenemos recursos ilimitados; tenemos que priorizar”, afirma Neitzel. “Si tengo visibilidad de mis prioridades y sus resultados, puedo ver el costo, no solo en términos de dólares, sino de cómo retrasará la entrega de algo más. Así que cuando nuestro director ejecutivo, Joe De Sena, desee traer una nueva línea de mercadería a mitad del trimestre, puedo ver lo que mi vicepresidente de Mercaderías ha planificado y decirle a Joe que introducir mercadería nueva interrumpe USD 3,2 millones de ingresos. Anteriormente, nuestra tendencia hubiera sido decir: “Trabajemos más duro y hagámoslo. Pero gracias a la visibilidad a través de la herramienta de la tarjeta de béisbol, podemos ver el impacto en nuestras metas generales y tomar la decisión correcta”.

Neitzel está trabajando con su socio de cuenta de Smartsheet a fin de crear paneles para los equipos internacionales que coordinan los eventos de Spartan Race en todo el mundo. También se está trabajando en un sistema de listas de verificación para la planificación y ejecución de eventos, con el potencial de introducir datos de eventos directamente en el sistema maestro para facilitar la evaluación posterior al evento que puede ayudar a mejorar los eventos futuros. Y a medida que los equipos de Spartan adoptan y se hacen cargo de la solución, lo cual es mucho más fácil de lo que Neitzel esperaba, las posibilidades siguen creciendo.

“Todo sistema de software depende de las personas, el proceso y la tecnología”, afirma Neitzel. “La tecnología de Smartsheet es sólida y estable; las personas responden y apoyan las necesidades de los clientes. Pero lo que la distingue es la atención al cliente, y nuestra capacidad de tener un trabajo de enlace con nuestra empresa para ayudar a capacitar, responder preguntas y conseguir que cada uno de nuestros compañeros de equipo utilice la herramienta en toda la medida de sus posibilidades. Para mí, es una asociación; es especial, y eso es lo que hace que siga queriendo trabajar con Smartsheet”.

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