Theisen's agrega 10 000 productos en línea en un plazo de dos semanas, lo que optimiza la comercialización en línea con Smartsheet

Theisen’s tiene una historia de flexibilidad y resiliencia. Desde su inicio en 1927, la empresa sobrevivió a la Gran Depresión, a la Segunda Guerra Mundial y a dieciséis presidentes, sin dejar de atender jamás las necesidades de sus clientes. Ese compromiso es el que convirtió una pequeña tienda familiar que vendía baterías y neumáticos en una red de veinticuatro tiendas físicas distribuidas por Iowa y Wisconsin, que envía miles de suministros agrícolas y productos domésticos y automotrices a hogares de todo Estados Unidos.  

“En la actualidad, nuestra tienda en línea tiene alrededor de 240 000 productos disponibles”, revela Ashley Delay, coordinadora de proyectos de TI de Theisen's. “Y nuestro equipo de compras adquiere e incorpora constantemente otros nuevos. Cada año, introducimos alrededor de 96 000 productos nuevos a nuestras tiendas y los publicamos en nuestro sitio web”.

Dos semanas para organizar el caos de datos

Cuando Delay entró a trabajar a Theisen’s en el otoño de 2021, la empresa carecía de un proceso establecido de comercialización en línea. Todos los elementos se agregaban manualmente y se administraban en tres megasistemas distintos.

“Los datos centrales del producto, como las identificaciones únicas y la información de precios, se almacenan en el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP)”, explica Delay. “Las imágenes de productos, los videos y otros elementos visuales de la tienda en línea se almacenan en un sistema de administración de recursos digitales o DAM. Por último, los datos complementarios, como las descripciones de productos, la información de garantía y otros detalles que ayudan a tomar una decisión de compra fundamentada, pertenecen al sistema de gestión de información de productos (PIM)”.

Esta configuración generó inconsistencias y redujo el tiempo de comercialización de los productos disponibles digitalmente. “Muchos productos no tenían ningún dato, a pesar de que ya estaban disponibles para la venta. Por lo tanto, nuestros clientes encontraban algunos desafíos a la hora de tomar esas decisiones de compra. Era un caos”, dice Delay.

Hacer realidad lo imposible

“Nos acercábamos al Black Friday y teníamos miles de productos que no estaban en el sitio web”, informa Delay. “Tuve pocas semanas para identificar qué debía publicarse antes del Black Friday y resultaron ser 10 000 artículos. Fue abrumador”, admite.

Tras darse cuenta de que introducir, validar y completar manualmente todos estos datos en dos semanas era imposible, Delay recurrió a la automatización. “No había utilizado Smartsheet antes de unirme al equipo, pero nuestro departamento de Marketing la había incorporado hacía pocos meses como herramienta para gestionar sus campañas”, explica. “Rápidamente descubrí su versatilidad para varias tareas además de esta”.

Centralizar miles de elementos

Delay unió diferentes productos de Smartsheet para crear una solución única y central de publicación de datos de productos que extrae, combina y administra datos de varios sistemas externos. “Trabajaba pieza por pieza. Cada componente se construyó en función de un punto débil y, con el tiempo, logramos que funcionaran en conjunto en una máquina cohesiva”.   

La solución, que incorpora la herramienta Data Shuttle, importa datos de sistemas externos a archivos CSV o Excel, los transfiere a Smartsheet y los almacena en DataTable, un amplio repositorio de datos. Los usuarios pueden usarlos para extraer y filtrar subconjuntos en función de criterios específicos. Por último, DataMesh consolida datos de varias ubicaciones de Smartsheet en una herramienta de seguimiento primaria central. “Desde allí, podemos visualizar otras hojas en nuestro sistema”, explica Delay. “Luego, tenemos flujos de trabajo de DataMesh que se colocan en hojas e informes específicos”.

46,5 horas ahorradas cada semana

Gracias a una gestión de datos eficiente y automatizada, el equipo de Delay ahora obtiene resúmenes diarios de todos los cambios en los datos, lo que ayuda a detectar y eliminar las irregularidades de manera proactiva. 

“Tenemos una visibilidad del 100% de nuestro proceso de garantía de calidad (QA), frente al 5% anterior”, revela. “Podemos controlar cada producto. Si no es correcto, podemos devolverlo a sus responsables y pedirles que se hagan correcciones”. 

Mediante la implementación de este proceso, Theisen's alcanzó una tasa de aprobación del 97%. Antes, el 49% de sus productos no cumplían con los controles de calidad. 

Además, los procesos de datos simplificados le permiten a Theisen’s ahorrar 46,5 horas de trabajo manual por semana. “Es más de las horas que trabaja un empleado a tiempo completo. Es un cambio inmenso”, admite Delay. La comercialización optimizada de productos reduce el tiempo de comercialización a cuatro semanas. “Son cuatro semanas más de ventas para un producto determinado. Es mucho más rápido, los datos son más coherentes, los clientes están más satisfechos y los problemas de atención al cliente son menos frecuentes”. 

La magia del trabajo eficiente

En la actualidad, Delay desarrolló un proceso establecido para capacitar e incorporar a nuevas personas para que trabajen con su solución basada en Smartsheet. De esta manera, puede ocuparse del siguiente proyecto importante con tranquilidad. “Cuando incorporamos a un nuevo miembro del equipo, podemos capacitarlo de manera eficiente y ponerlo al corriente de las operaciones para que comience a trabajar rápidamente. Esto me permite concentrarme en la administración de Smartsheet y en la creación de nuevas soluciones para otros departamentos”, afirma. 

En resumen, toda la empresa se beneficia de la optimización. “Smartsheet nos permitió ahorrar muchísimo tiempo y capacidad intelectual y eliminó las tareas repetitivas engorrosas”, confirma Delay. “Eliminamos la necesidad de copiar y pegar entre hojas para consolidar toda la información. Ahora, esto se hace en segundo plano con solo hacer clic en un botón. ¡Como por arte de magia!”

Esta historia es una adaptación de la sesión “It’s time to stop copying and pasting: Learn how to work efficiently with your data (Es hora de dejar de copiar y pegar: aprenda a trabajar de manera eficiente con sus datos)” presentada por Delay en ENGAGE 2023.