Cómo diseñar un tablero de datos: todo lo que necesita saber

Un tablero de datos es una herramienta visual que le permite hacer aflorar los indicadores clave de rendimiento (KPI) y otras métricas importantes para ver la información vital de un vistazo. Como su nombre indica, los tableros de datos se centran en resaltar los datos (más que la información cualitativa) para ofrecer una visión y transparencia de sus iniciativas. Los tableros pueden servir para diferentes propósitos para diferentes organizaciones, en función del caso de uso.

Cuando se utilizan eficazmente, los tableros de datos permiten tomar rápidamente decisiones empresariales inteligentes y basadas en datos. La herramienta recibe su nombre de los tableros de los automóviles, que transmiten información crítica de alto nivel sobre el sistema subyacente del coche. Los primeros tableros empresariales empleaban hojas de cálculo y bases de datos para realizar análisis de datos de nivel relativamente bajo, y con el tiempo evolucionaron hacia los tableros complejos y mucho más atractivos visualmente que conocemos hoy en día. Una variedad de soluciones de software también facilitan la creación y personalización de un tablero de datos, y su integración con los sistemas existentes (más adelante veremos el software de tableros).

Los tableros de datos se clasifican en cuatro categorías principales:

• Informativos: El tipo más sencillo, los tableros informativos existen para mostrar información objetiva e imparcial sobre su proyecto o negocio.

• Estratégicos: Los tableros estratégicos están pensados para ayudar a los directivos a descubrir oportunidades, crear previsiones, impulsar la estrategia y centrarse en los datos de rendimiento de alto nivel. Suelen ser tableros estáticos que se actualizan periódicamente (semanal, mensualmente, etc.) a medida que la organización se prepara para revisar y planificar el siguiente bloque de tiempo.

• Analíticos: Estos tableros detallados permiten profundizar en los datos. Los tableros analíticos suelen incluir información de fondo, contexto y análisis de datos.

• Operativos: Los tableros operativos están diseñados para ofrecer una visión de los procesos y otras funciones subyacentes de su empresa. Suelen mostrar datos en vivo (o en tiempo real) y proporcionan información continua y actualizada.

Lo que no es un tablero de datos

Puede entender mejor los tableros de datos si los compara con otras herramientas. Un tablero de datos no es lo siguiente:

• Una visualización de datos: En pocas palabras, una visualización de datos es una representación óptica de los datos, y puede adoptar muchas formas (gráficos, tablas, modelos, infografía, etc.). Por el contrario, un tablero es una colección de métricas que ofrece una visión global y de alto nivel del estado de una empresa, un proyecto o una iniciativa. Puede incluir visualizaciones de datos en su tablero, pero ambos son distintos.

• Cuadro de mando integral: La utilidad de un tablero es similar a la de un cuadro de mando integral, que es un informe estructurado en el que se evalúan cuatro perspectivas organizativas financiera, del cliente, de los procesos empresariales internos y del aprendizaje y el crecimiento. Un cuadro de mando integral y un tablero utilizan muchas de las mismas métricas de rendimiento, y ambos pueden ayudarle a tomar decisiones de gestión (ya sean estratégicas o tácticas). Sin embargo, el cuadro de mando integral es una forma sistemática de evaluar su negocio para tomar decisiones, mientras que un tablero se limita a sacar a la superficie los datos para ayudarle a comprender mejor el estado y la eficacia de sus iniciativas.

Para ver ejemplos y plantillas de un cuadro de mando integral, lea este artículo.

El propósito de un tablero es responder a preguntas sobre su negocio proporcionando visibilidad a los KPI y otras métricas de rendimiento o datos relevantes. Un tableros muestra información que no solo puede proporcionar una visión útil sobre el estado de un proyecto o una iniciativa, sino que también puede informar sobre las decisiones de negocio e impulsar la estrategia.

Las cinco principales ventajas de un tablero

Cuando se diseña y utiliza eficazmente, un tablero de datos ofrece las siguientes ventajas:

• Actualizaciones en tiempo real: Los tableros más eficaces se integran con las bases de datos existentes para mostrar los datos en tiempo real. Al alimentar su base de datos con datos en tiempo real, tendrá la posibilidad de tomar decisiones empresariales inteligentes y bien informadas en cualquier momento. Estas actualizaciones también son beneficiosas para simplificar los informes periódicos (ya sean mensuales, trimestrales o anuales).

• Ahorro de tiempo: Los tableros le permiten realizar un seguimiento eficiente de múltiples fuentes de datos a la vez. Al no tener que rastrear o cruzar datos entre fuentes dispares (todo está en un solo lugar) se ahorra tiempo y energía.

• Mayor visibilidad/transparencia: Los tableros ofrecen una visión de las métricas clave, para que pueda identificar las tendencias negativas o medir las ineficiencias. Además, la mayoría de las plataformas ofrecen una forma de llamar la atención sobre determinadas métricas, para que pueda centrarse en lo que más importa a su organización, en lugar de quedarse atascado por demasiados números (potencialmente irrelevantes).

• Mayor comunicación: La naturaleza en tiempo real de los tableros puede fomentar la comunicación continua entre los miembros del equipo que, de otro modo, no tendrían visibilidad sobre el trabajo o el progreso de sus colegas.

• Mayor responsabilidad: En última instancia, los tableros pueden fomentar la responsabilidad al hacer que los datos estén continuamente disponibles para todas las partes relevantes. Esto puede ayudar a estimular las entregas de trabajo responsables y puntuales o los informes de progreso honestos, lo que genera confianza entre todos los miembros del equipo.

Desafíos comunes de los tableros

Con el software actual, la creación y el mantenimiento de los tableros es relativamente fácil, pero aún así se enfrentará a algunos desafíos:

• Información engañosa: Si los datos que se muestran carecen de contexto o son irrelevantes, pueden resultar confusos e incluso engañosos. Incluya información de fondo adecuada para que los datos tengan sentido.

• Discrepancias entre lo previsto y lo real: Deja claro qué cifras son proyecciones y cuáles son la realidad. Asegurarse de que el tablero se actualiza en tiempo real puede ayudar a evitar estas incoherencias.

• Causalidad mal atribuida: En un esfuerzo por explicar las tendencias, los espectadores pueden sacar conclusiones o narraciones sin fundamento a partir de un tablero. La forma de presentar la información (tanto espacialmente como con documentación de apoyo) puede reducir la posibilidad de que los usuarios atribuyan erróneamente la causalidad entre los puntos de datos.

Un tablero para la presentación de informes actúa como un informe de progreso completo sobre el estado de sus proyectos o negocios. Puede utilizar la información de un tablero para elaborar un informe formal, que es un documento estático que suele entregarse a las partes interesadas para transmitir el estado, los desafíos y las proyecciones de un proyecto.

La inteligencia empresarial (BI, por sus siglas en inglés) es un proceso impulsado por la tecnología que aprovecha los datos para impulsar la estrategia y las acciones de una empresa. A su vez, un tablero de inteligencia empresarial se utiliza específicamente para informar sobre la toma de decisiones de la empresa, sacando a la luz los KPI relevantes para un proceso empresarial, un proyecto o el estado de las cosas.

Los tableros de BI son herramientas de nivel empresarial destinadas a los responsables de la toma de decisiones a nivel ejecutivo, por lo que hacen hincapié en los datos de rendimiento y resultados de un vistazo. Esto contrasta con los tableros que incluyen información de fondo e investigaciones profundas sobre las tendencias de datos específicos, que son más apropiados si usted tiene la intención de utilizar su tablero para construir un informe detallado.

Puede crear un tablero para cualquier tipo de necesidad empresarial o personal. En las siguientes secciones, explicaremos los tipos más comunes de tableros y proporcionaremos plantillas de Excel gratuitas y descargables para ayudarle a empezar. Puede encontrar plantillas de tableros adicionales para varios casos de uso en este resumen.

Un tablero de marketing destaca los análisis de marketing y los KPI para proporcionar una actualización del estado de sus esfuerzos de marketing y ayudar a identificar nuevas oportunidades o desafíos. Esta plantilla de tablero de marketing para Excel ofrece espacio para incluir datos de marketing de alto nivel y visualizaciones de datos sencillas para ayudarle en la elaboración de informes.

‌ Descargar plantilla de tablero de marketing

Un tablero de ventas muestra datos sobre sus esfuerzos de ventas para que pueda supervisar el progreso, identificar los obstáculos y elaborar un plan de acción para cumplir los objetivos de ventas. Puede utilizar esta plantilla de tablero de gestión de ventas para realizar un seguimiento del estado por vendedor, producto o región, y personalizarla para que se ajuste a sus necesidades.

‌ Descargar plantilla de tablero de gestión de ventas

Un tablero ejecutivo o de gestión debe incluir las métricas de alto nivel de cualquier negocio. Esta plantilla es ideal para mostrar la información general de toda la empresa. Elija las métricas en función del tipo de información que necesite y de las decisiones que tenga que tomar, y véalo todo en un informe gráfico fácil de leer. Es perfecta para las partes interesadas a nivel ejecutivo o de gerencia.

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Con un tablero de TI, usted puede registrar los tickets del servicio de asistencia y el tiempo de respuesta, así como ofrecer una visión de la eficacia general de sus departamentos de asistencia. Esta plantilla es un tablero de informes completo que puede utilizar para supervisar el rendimiento de su departamento de TI a lo largo del tiempo.

‌ ‌ Descargar plantilla de tablero de asistencia

Utilice esta plantilla de tablero de redes sociales para realizar un seguimiento de la participación en múltiples canales. Al visualizar el rendimiento de los canales uno al lado del otro, puede identificar áreas deficientes en su estrategia de redes sociales y centrarse en ideas para aumentar el éxito.

‌ ‌ Descargar plantilla de tablero de redes sociales

Monitoree sus esfuerzos de SEO con esta plantilla de tablero, que le permite hacer un seguimiento de las visitas (tanto para medios pagados como orgánicos), el retorno de la inversión (ROI) y los ingresos. Utilice los gráficos para obtener información detallada sobre el rendimiento de las palabras clave y del sitio web, y personalice el panel para que se ajuste a sus necesidades.

‌ Descargar plantilla de tablero de SEO

Puede utilizar un tablero de recursos humanos para mostrar información relacionada con el personal de su organización. Esta plantilla ofrece espacio para indicar el número de empleados por departamento, el desglose de los rangos salariales por función e ingresos, y el salario medio por departamento, pero puede editar estas métricas para adaptarlas a sus necesidades.

‌ Descargar plantilla de tablero de RR. HH.

Un tablero de datos es una herramienta muy útil para seguir el progreso y hacer proyecciones realistas sobre cualquier tipo de proyecto. Utilice esta plantilla para visualizar un cronograma, el estado de las tareas, los datos financieros, el análisis de riesgos y cualquier otra información relevante. Las métricas que elija incluir dependerán de su audiencia (miembros internos/del equipo, partes interesadas externas o gerentes/ejecutivos).

‌ Descargar plantilla de tablero de gestión de proyectos

Además de los casos de uso descritos anteriormente, los tableros se crean comúnmente para la gestión de las relaciones con los clientes (CRM), el análisis de sitios web, la seguridad y la contratación. Incluso hay ejemplos de tableros públicos desplegados para estimular la transparencia gubernamental.

Los pasos específicos para crear su tablero de mando diferirán según el programa que utilice, pero se aplican algunas pautas generales. Siga los cuatro pasos siguientes para guiar su diseño cuando construya un tablero de datos.

Primer paso: Identifique las preguntas que desea responder

El objetivo principal de un tablero de datos es responder a preguntas sobre su negocio, por lo que el primer paso al construir un tablero es aislar esas preguntas. Esto servirá como marco para su tablero. Todo lo demás (métricas, diseño, bases de datos subyacentes) del tablero vendrá después. No se sobrecargue de preguntas: un tablero que responda a una sola pregunta de forma completa y definitiva es mejor que un tablero que intente responder a varias preguntas, pero que lo haga de forma imprecisa o incompleta.

Segundo paso: Identifique los KPI correctos a los que dar seguimiento

Una vez que haya identificado las preguntas que impulsarán su tablero, puede concentrarse en los datos necesarios para responderlas. La elección de los KPI adecuados es fundamental; demasiados pueden abrumar a los espectadores, muy pocos no serán adecuados, y las métricas irrelevantes o vagas serán confusas. Utilice las preguntas que eligió en el primer paso para dirigir los KPI que incluya en su tablero. Esto garantizará que los datos sean relevantes y precisos, y que el tablero resulte útil en general.

Para obtener información sobre cómo identificar los KPI adecuados para su tablero empresarial, lea esta guía para definir las métricas del tablero empresarial.

Tercer paso: Cree caminos para el usuario

Piense en cómo sus usuarios navegarán por el tablero. ¿Cómo quiere que se muevan por los datos? ¿Deben absorber la información en un orden determinado? Organice los datos (incluidos los textos, las métricas y las visualizaciones) de forma que sean fáciles de entender; no haga que el usuario tenga que hacer un trabajo extra para llegar a las conclusiones.

Cuarto paso: Enlace las métricas con las hojas o informes subyacentes

Aunque el tablero en sí está pensado como una visión general de alto nivel, debe dar a los usuarios la oportunidad de profundizar en los detalles. Una forma de hacerlo es vincular los widgets del tablero a las fuentes de datos (hojas de cálculo, informes, etc.) para que los usuarios puedan sumergirse rápidamente en los conjuntos de datos originales si quieren aclaraciones o más detalles. Para hacerlo de forma eficiente, busque una solución de software que se integre con sus programas de bases de datos existentes.

Los cinco mejores consejos de diseño

Si sigue los pasos anteriores, está en camino de crear un tablero de datos eficaz. Sin embargo, el diseño es tan importante como la funcionalidad, así que tenga en cuenta los siguientes consejos:

1. Comunique la información importante de forma directa. Los tableros son útiles en parte porque se puede obtener información de un vistazo. No complique en exceso la presentación de los datos; de hecho, maximizará el impacto si lo mantiene simple.

2. Evite el desorden. Esto es válido tanto para los elementos visuales como para las métricas. Tenga en cuenta qué preguntas quiere que responda su tablero y solo incluya los datos que le ayuden a llegar a esas conclusiones. Todo lo demás es un accesorio y resta importancia al punto principal.

3. Los elementos visuales son más importantes que los datos. Preste la misma atención (si no más) a cómo utiliza el espacio, el color y las visualizaciones de datos dentro de su tablero. Si solo se centra en los números, perderá la atención de los espectadores o les dificultará la deducción de lo que es importante.

4. Trace un mapa de las opciones a las que se enfrentarán sus usuarios cuando se desplacen por el tablero. Este consejo va unido a la creación de vías de acceso para el usuario (cuarto paso de la sección anterior). Preste atención a la experiencia del usuario cuando diseñe el tablero: si su tablero es difícil de usar, la gente ni se molestará en abrirlo.

5. Desarrolle una estrategia de evaluación del tablero, para poder actualizarlo continuamente. Muchos programas de software de tableros se integran con las bases de datos existentes para obtener datos en tiempo real. Tanto si es el caso como si no, debería instituir una revisión periódica para mantener su base de datos actualizada, tanto desde el punto de vista de los datos como de la visualización.

En los últimos años, el software de tableros ha sustituido a los programas de bases de datos estáticas (como Microsoft Excel) para ofrecer plataformas ligeras y en tiempo real sobre las que crear tableros. Las soluciones de software le permiten seguir y supervisar los datos al minuto para tener siempre una imagen clara del estado de la empresa. Además, ofrecen flexibilidad mediante la personalización, la accesibilidad a la nube y la facilidad de uso, entre otras características.

A continuación se presenta una lista de las funciones que hay que tener en cuenta a la hora de elegir un software de tableros. Para una investigación más profunda de las 15 principales características del software de tableros, lea "Cómo elegir el mejor software de tableros para su empresa".

• Facilidad de uso

• Conexión a API

• Integración de fuentes de datos

• Generación de informes

• Widgets/visualizaciones de datos interactivas

• Función de búsqueda

• Documentos adjuntos

• Alertas

• Gamificación

No existe un programa de software que sea objetivamente el mejor. Más bien es necesario centrarse en las necesidades de su organización y dedicar tiempo a encontrar una solución que las satisfaga. La mayoría de los programas de tableros ofrecen una prueba gratuita, así que pruebe algunos programas antes de hacer la inversión.

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