Definiciones: ¿Qué es la normativa del equipo?
La normativa del equipo es un documento que establece la misión del equipo o del proyecto, el alcance de la operación, los objetivos, las consecuencias y los plazos. Todos los miembros del equipo ayudan a elaborar la normativa del equipo.
Las normativas del equipo son esenciales porque se utilizan para identificar los objetivos compartidos, conseguir la aceptación de los miembros individuales y mantener la coherencia en el equipo. También ayudan a mantener al equipo encaminado al enunciar el propósito general.
Esto conduce a la pregunta, ¿qué es un equipo? Un equipo es un grupo de empleados, gerentes e incluso contratistas a largo plazo que trabajan juntos durante un largo período en una variedad de proyectos relacionados. Si los miembros cambian con el tiempo, es importante que el nuevo equipo se reúna para analizar las normativas, y no se mencionen a la ligera, o solo serán un recuerdo inútil.
Algunos ejecutivos pueden estar más familiarizados con la normativa del proyecto que con la normativa del equipo. Sirven para fines similares, pero para diferentes grupos y objetivos. La normativa del proyecto abarca los términos de un proyecto específico, que pueden durar semanas o meses (o incluso años). El factor determinante de la normativa del proyecto es que solo se aplica al equipo y por la duración del proyecto específico. Estos proyectos podrían ser la creación de garantías para el lanzamiento de un producto, una iniciativa de relaciones públicas, la construcción del ala de un edificio y así sucesivamente. Después de que se complete el proyecto, la normativa ya no estará vigente.
Sin embargo, la normativa del equipo adopta un aspecto más amplio y una vista más larga. Los miembros del equipo también pueden ser miembros de varias normativas del proyecto en su trabajo, y, como tal, las normativas del proyecto deben ajustarse a las normativas del equipo.
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¿Cuál es el beneficio de tener una normativa de equipo?
La normativa del equipo debe incluir una visión y una misión breves que todos los miembros del equipo apoyen. La normativa también debe ser un criterio de referencia para cualquier actividad que el equipo considere o lleve a cabo.
Una vez que se haya anunciado o creado un equipo, todos los miembros deben reunirse, antes de abordar las entregas específicas, para crear la normativa. De esta manera, todos los miembros pueden expresar sus opiniones, lo que puede ayudar a garantizar su apoyo y aceptación, y aumentar la responsabilidad. Los propósitos de la normativa de un equipo son los siguientes:
- Conseguir la aceptación de todos los miembros del equipo, incluso quienes se resistían a unirse en un principio
- Responsabilizar a los miembros del equipo, incluido el liderazgo, en función de los mismos principios
- Esbozar las funciones y responsabilidades de una manera clara y medible
- Definir las operaciones, incluidas las formas de adaptarse a los cambios, abordar los obstáculos e incluso definir acciones como la asistencia
- Demostrar el propósito y la misión del equipo de manera transparente a otras personas de la organización
- Proporcionar claridad y reducir la confusión en casos en los que surjan conflictos o proyectos
“Why you’re creating the team in the first place should lead your team charter,” says Debbi Tillman, Director of Program Management at Mitchell International in San Diego. “And you need a team charter any time you need to form a deeper synergy among team members.”
“This can be especially critical if you are bringing together two teams that have previously worked separately,” Tillman continues, “Getting everyone’s input and buy-in is really critical to the success of your new team.”
Omitir la normativa del equipo: riesgos para un éxito óptimo
Aunque crear la normativa del equipo lleva tiempo, es arriesgado omitir este paso. No tener una normativa a menudo resulta en caos y errores, porque no hay claridad en torno a las funciones, las operaciones o la dirección general del equipo.
“No debe llevar mucho tiempo elaborar la normativa”, afirma Tillman. Puede llevar una tarde o hasta dos o tres días, según el tamaño y el alcance del equipo. “Pero de acuerdo con los principios Agile: ‘Debe moverse lentamente para poder avanzar rápidamente’. En otras palabras, tómese el tiempo para que todos los miembros del equipo elaboren la normativa, a fin de tener claridad y sentirse motivados”.
Cuando se elabora la normativa del equipo, esta se convierte en una herramienta eficaz. “Se convierte en trabajo deliberado en lugar de trabajo hipotético”, agrega Tillman. “Un gran riesgo al no tener una normativa es la inercia. En otras palabras, el miembro más fuerte o más intimidante del equipo puede terminar atrasando su agenda. Y esto no es lo que esperaba todo el equipo”.
Cómo crear una normativa de equipo eficaz
Dado que los equipos están formados por personas con diferentes motivaciones, las normativas del equipo deben reflejar las muchas dimensiones de este. Además, se deben incluir el enfoque, las prioridades y los valores del equipo.
Desde quién participa hasta la duración de la normativa, tenga en cuenta las siguientes preguntas:
- Quién participa: Todas las persona en un equipo deben participar, o acabarán teniendo dificultades o fallando. Solucionar las cuestiones de resistencia o ambigüedad en la creación de la normativa del equipo al principio “forjará vínculos y establecerá las bases” para el éxito, dice Tillman. Nadie puede darse de baja.
- Quién es el líder del equipo y quién resuelve conflictos: Un elemento clave a decidir desde el principio es el líder del equipo, la segunda persona al mando y así sucesivamente. Si el equipo es lo suficientemente grande, puede haber líderes en diferentes áreas. Estos deben decidirse en conjunto e indicarse en la normativa. Lo mismo sucede con cómo se resuelven los conflictos, y si existe una ruta de remisión a una instancia superior que deba documentarse.
- Cuánto tiempo tarda el proceso de creación de la normativa: Esto puede variar. Muchos líderes empresariales dicen que el plazo puede ser de medio día a un taller de dos o tres días. La clave es garantizar que todos los miembros del equipo aporten y que, una vez creada la normativa, todos se sientan lo suficientemente conformes como para firmarlo y proceder con su trabajo.
- Cuánto tiempo dura la normativa del equipo: El equipo debe decidir si la normativa cubrirá todo el trabajo continuo, de un trimestre o de un año. Si el equipo puede ponerse de acuerdo en una normativa que abarque un año completo, con registros puntuales según sea necesario, se sentirán empoderados al saber que no estará sujeta a cambios frecuentes.
A continuación, se muestra un diagrama que muestra los pasos típicos involucrados en la creación de la normativa del equipo. Tenga en cuenta que estas piezas no necesariamente deben realizarse en un orden en particular, pero se requieren todos estos pasos para crear una normativa de equipo eficaz.
Primer elemento de una normativa de equipo exitosa: antecedentes
Los miembros del equipo deben asistir a la reunión de creación de la normativa con cualquier acción o decisión que los haya dirigido allí. Aporte la mayor información posible para hacer un esquema de los antecedentes de tu equipo.
Desde identificar a los líderes hasta las partes interesadas, a continuación, le mostramos algunas preguntas:
- ¿Quién es el líder del equipo? Cuando esa persona no está disponible, ¿quién es la segunda en mando y así sucesivamente?
- ¿Qué necesitan y esperan las partes interesadas clave de este equipo?
- ¿Qué aporta cada miembro del equipo y cuáles son sus expectativas individuales? Esta última pregunta es esencial para obtener apoyo y aceptación, especialmente si hay alguna parte reacia.
Segundo elemento de una normativa de equipo exitosa: objetivos de misión y visión
Una vez que haya establecido los antecedentes y el liderazgo del equipo, puede centrarse en los aspectos más profundos de la normativa. Estos elementos se convertirán en los principios guía que servirán como base para todas las actividades del equipo.
Los elementos clave son los siguientes:
- Decida cómo se ve el éxito. ¿Cómo se mide?
- Especifique los principios para guiar a los miembros del equipo durante el tiempo que trabajarán juntos.
- Defina la función clave que desempeña el equipo para alcanzar el éxito (financiero, etc.) de la empresa.
- Elabore una declaración de misión breve. Esta puede o no compartirse más allá del equipo, pero si se mantiene breve es fácil de comprender mentalmente y de realizar listas de verificación. Tillman dice “La declaración de misión de mi equipo del departamento de [program management] es la siguiente: ‘Hacemos operativa la calma’. Esto es parte de nuestra propuesta de valor para toda la organización, y realmente intentamos hacer todo en función de eso”.
- Establezca plazos, metas e hitos provisionales para determinar cómo el trabajo, el rendimiento y las interacciones del equipo se ajustan a la normativa.
Tercer elemento de una normativa de equipo exitosa: funciones y responsabilidades
Una vez que haya creado su declaración de misión y cada miembro del equipo haya compartido sus antecedentes y motivaciones, defina las funciones y responsabilidades del equipo.
Ahora puede elaborar y definir estas funciones, de la siguiente forma:
- Indique quién hace qué y para quién.
- Evalúe toda la experiencia necesaria para que el equipo alcance sus objetivos.
- Anote brechas para completar. ¿Se necesitan nuevos miembros en el equipo (contrato, tiempo parcial, participantes ocasionales puntuales de la empresa)?
- Cree una matriz RACI (responsable, asesorado e informado) de las funciones y las responsabilidades.
- Asegúrese de que se respete la opinión cada miembro del equipo, se registre y se refleje en las definiciones. Esto es clave tanto para la normativa como para el éxito del equipo. Si incluso un miembro del equipo no se siente escuchado o involucrado, o no apoya la estructura, es probable que el equipo no tenga éxito.
Cuarto elemento de una normativa de equipo exitosa: presupuesto y recursos
Una vez que haya definido las funciones y responsabilidades, el equipo puede evaluar su presupuesto y los recursos para las tareas en cuestión. Por lo general, hay dos formas de determinar el presupuesto de un equipo: el método descendente y el método ascendente.
- El método descendente: En esta situación, el equipo utiliza el presupuesto proporcionado para el período relevante y decide cómo dividirlo entre los proyectos y las tareas.
- El método ascendente: A menudo no hay suficiente tiempo asignado para que se utilice este método, pero puede ser mucho más estratégico y útil. En este método, el equipo en grupo (o subgrupo dedicado) decide qué tipo de presupuesto y recursos necesita para sus operaciones, y los solicita a la organización.
Independientemente de cómo se determine el presupuesto en última instancia, depende del equipo asegurarse de que los recursos se asignen correctamente. Luego, el equipo puede crear un presupuesto del equipo que refleje los proyectos y los logros.
Quinto elemento de una normativa de equipo exitosa: revisiones, balances y controles internos
La normativa del equipo es tan efectiva como las acciones que se miden en función de ella, por lo que es importante que el equipo analice cómo gestionará los controles, los balances y las revisiones internas. Las normativas deben establecer las expectativas, las revisiones y los objetivos individuales de los miembros.
Además, los líderes de equipo deben decidir si los objetivos del equipo asignados a los miembros se reflejarán en las revisiones anuales de los miembros del equipo. Un sistema eficiente es el uso de los objetivos SMART. Estos objetivos deben ser de la siguiente manera:
- S: Específicos
- M: Medibles
- A: Alcanzables
- R: Realistas
- T: Basados en el tiempo
En el equipo de Debbi Tillman de Mitchell International, algunos de los objetivos del equipo se asemejan a un “acuerdo de nivel de servicio” de la empresa. Por ejemplo, como parte de la normativa del equipo de su departamento de gestión de programas, los miembros han acordado que para cada solicitud de alguien del departamento, esa persona se comunicará con el solicitante dentro de las dos horas. Además, cualquier solicitud y los próximos pasos nunca tendrán más de una espera de dos días.
También es fundamental definir la responsabilidad de los miembros del equipo. Esto se aplica a todo, desde la asistencia a las reuniones del equipo hasta las entregas amplias.
Por último, este paso debe garantizar que no haya confusión sobre el rendimiento y el comportamiento individual a medida que se asignan a los niveles más altos de la normativa del equipo.
Sexto elemento de una normativa de equipo exitosa: valoración y evaluaciones de los miembros del equipo
Para asegurarse de que el equipo no vuelva a un modelo descendente para las evaluaciones, los colaboradores individuales deben tener la oportunidad de brindar comentarios sobre el desempeño de los líderes del equipo. Además, crear una cultura de comentarios entre compañeros garantiza que se escuche la perspectiva de todos.
Dónde obtener más información sobre una normativa de equipo exitosa
Si le interesa obtener más información sobre la teoría y la aplicación de las normativas del equipo, y sobre cómo crear una normativa de equipo eficaz, hay varios libros de negocios con información útil. A continuación, le mostramos algunos:
“The Six Sigma Way: How, GE, Motorola, and Other Top Companies Are Honing Their Performance”, de Peter S. Pande, Robert P. Neuman y Roland R. Cavanagh.
“Creating Effective Teams: A Guide for Members and Leaders”, de Susan Wheelan.
“Creating Productive Organizations: Developing Your Work Force Manual”, de Elizabeth A. Smith.
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