Plantilla de presupuesto del evento
Descargue una plantilla de presupuesto de evento en blanco para
Excel
| Hojas de cálculo de Google
Descargue una plantilla de presupuesto de evento de muestra para
Excel
| Hojas de cálculo de Google
Cuándo usar esta plantilla: Utiliza esta plantilla de presupuesto de evento para ayudarte a gestionar tanto los gastos como los ingresos de cualquier evento. Puede ayudarte a rastrear los costos proyectados frente a los reales, monitorear los márgenes de ganancia y presentar resúmenes financieros claros a equipos internos o socios externos.
Características notables de la plantilla: Esta plantilla incluye múltiples categorías de gastos e ingresos — como alquiler de lugar, costos de viaje, gastos de relaciones públicas, tarifas de programación de eventos y ventas de entradas y productos — que se pueden personalizar para tus necesidades específicas. También incluye gráficos para ayudarte a rastrear la precisión de tu pronóstico de presupuesto comparando las ganancias y pérdidas proyectadas y reales.
Utiliza el presupuesto de evento de Smartsheet para características adicionales de la plantilla que permiten una coordinación más fácil con proveedores y miembros del equipo de eventos, incluyendo asignaciones de tareas, alertas automáticas y compartición colaborativa.
Plantilla de Planificador de Presupuesto de Eventos
Descargue una plantilla de planificador de presupuesto de evento para
Excel
|
Adobe PDF
Cuándo usar esta plantilla: Utiliza esta plantilla de planificador de presupuesto de evento para organizar los gastos proyectados en cada detalle de tu evento, desde logística y marketing hasta servicios para invitados y alimentos. Obtén una vista completa de los costos potenciales durante la fase de planificación inicial o al preparar una propuesta de presupuesto para su aprobación.
Características Notables de la Plantilla: Esta plantilla incluye secciones para múltiples categorías de eventos, como lugar, programación, comunicaciones y patrocinadores, con detalles específicos en cada una. El formato simple ayuda a asegurar que ningún costo se pase por alto y ofrece la flexibilidad para personalizar filas según la escala o el estilo de tu evento. En la parte superior, la plantilla destaca el costo total proyectado.
Plantilla de Presupuesto y Seguimiento de Costos para Conferencias
Descarga una Plantilla de Presupuesto y Seguimiento de Costos para Conferencias
Excel
| Google Sheets
Cuándo Usar Esta Plantilla: Usa esta plantilla de presupuesto y seguimiento de costos para conferencias para planificar y gestionar gastos en cada función de un evento multifacético, como conferencias que involucran múltiples departamentos, proveedores o pistas de programación.
Características Notables de la Plantilla: Esta plantilla cubre todas las principales categorías de gastos, como lugar, comida, decoración y programación. Estos se desglosan en entradas itemizadas con campos para costos proyectados, montos reales y seguimiento de variaciones, para que puedas ver dónde el evento está por debajo o por encima del presupuesto. La plantilla calcula automáticamente subtotales, con un resumen del presupuesto total en la parte superior para referencia rápida. El diseño estructurado funciona para conferencias de diferentes tamaños y alcances. También apoya una comunicación clara con partes interesadas, proveedores o equipos de finanzas.
Obtén acceso a funciones de planificación de eventos y presupuesto con la plantilla de presupuesto de gestión de eventos de Smartsheet plantilla de presupuesto de gestión de eventos. Diseñada para conferencias y otros eventos, la plantilla te permite priorizar y monitorear tareas y elementos de presupuesto con una hoja de cálculo colaborativa y una línea de tiempo visual.
Plantilla de Presupuesto para Eventos de Recaudación de Fondos
Descarga una Plantilla de Presupuesto para Eventos de Recaudación de Fondos para
Excel
| Google Sheets
Cuándo Usar Esta Plantilla: Usa esta plantilla de presupuesto para planificar el presupuesto de tu evento de recaudación de fondos, comparar ingresos y gastos estimados y reales, y obtener una visión clara del rendimiento y la rentabilidad de la recaudación de fondos.
Características Notables de la Plantilla: A diferencia de los presupuestos de eventos generales, esta plantilla enfatiza el seguimiento de ingresos. Incluye desgloses detallados para mesas, boletos individuales, niveles de patrocinio, donaciones y ventas de subastas o mercancías. La plantilla también proporciona un resumen de ganancias con comparaciones visuales para analizar resultados de un vistazo y ayudarte a planificar futuras campañas.
Plantilla de presupuesto para eventos híbridos
Descarga una plantilla de presupuesto para eventos híbridos para
Excel
| Hojas de cálculo de Google
Cuándo usar esta plantilla: Usa esta plantilla de presupuesto para eventos que combinan elementos virtuales y presenciales. Con múltiples fuentes de ingresos y categorías de gastos detalladas, esta plantilla es adaptable para una variedad de eventos.
Características notables de la plantilla: El enfoque dual de esta plantilla en la logística digital y física la hace especialmente útil para equipos que equilibran formatos de eventos complejos e informes a las partes interesadas. La plantilla incluye columnas para categorías de presupuesto, costos proyectados, costos reales, variación y notas para ayudar a rastrear cambios y analizar resultados presupuestarios. Las secciones están adaptadas a eventos híbridos e incluyen elementos como tarifas de plataformas virtuales, vales de comida, catering en el lugar y personal técnico. La sección de ingresos rastrea niveles de boletos, niveles de patrocinio e ingresos de proveedores.
Plantilla de presupuesto para fiestas
Descarga la plantilla de presupuesto para fiestas para Excel
Cuándo usar esta plantilla: Usa esta plantilla de presupuesto para fiestas para planificar reuniones sociales personales o relacionadas con negocios en entornos personales o empresariales mientras rastreas gastos y te mantienes dentro del presupuesto.
Características notables de la plantilla: Esta plantilla categoriza los gastos y los desglosa en partidas, registrando montos y dejando espacio para comentarios. También incluye una tabla resumen que calcula automáticamente los porcentajes de categoría, el presupuesto total, los gastos totales y la diferencia restante. Un gráfico circular ilustra visualmente cómo se distribuyen los fondos en categorías como lugar, decoración, comida y entretenimiento.
Plantilla de propuesta de presupuesto para eventos
Descarga una plantilla de propuesta de presupuesto para eventos de muestra para
Excel
|
Microsoft Word
| Documentos de Google | Hojas de cálculo de Google
Descarga una plantilla de propuesta de presupuesto para eventos en blanco para
Excel
|
Microsoft Word
| Documentos de Google | Hojas de cálculo de Google
Cuándo usar esta plantilla: Usa esta plantilla de propuesta de presupuesto para eventos para presentar un plan financiero claro y estratégico a las partes interesadas o patrocinadores del evento. Esta plantilla es ideal para conferencias, cumbres o eventos de alta inversión que requieren aprobación previa y una justificación presupuestaria exhaustiva.
Características notables de la plantilla: Esta plantilla combina detalles narrativos y numéricos, presentando secciones para objetivos del evento, justificación y áreas clave de inversión junto con proyecciones de ingresos desglosadas y desglose de costos. Las tablas preformateadas proporcionan información sobre gastos de capital y planificación de contingencias, y la plantilla también incluye un resumen visual de costos para una vista completa del alcance financiero y el valor estratégico del evento.
Gastos a considerar al crear un presupuesto para eventos
Ya sea que estés organizando una recaudación de fondos, una conferencia o una reunión social, un desglose detallado de gastos te ayuda a gestionar costos, evitar sorpresas y mantenerte dentro de tus objetivos financieros. Es importante planificar una amplia gama de gastos que apoyen tanto la logística como la experiencia del participante.
Categorías de Gastos Esenciales para la Planificación de Eventos
Cada evento tendrá requisitos de presupuesto únicos dependiendo de su tipo, tamaño y ubicación. Aquí hay un vistazo a algunos gastos clave a tener en cuenta al planificar tu presupuesto para el evento:
- Alquiler del lugar: El costo de alquilar un espacio para eventos variará según la ubicación, el tamaño y la hora del día. Asegúrate de confirmar qué está incluido, como mesas y sillas o soporte audiovisual básico.
- Comida y Bebida: Esto incluye servicios de catering, bebidas, bocadillos y a veces propinas para el personal. Factores como el número de invitados, las necesidades dietéticas y el formato de la comida pueden afectar los costos de comida y bebida.
- Soporte Audiovisual y Técnico: Tu evento puede requerir micrófonos, proyectores, pantallas, servicios de transmisión en vivo y personal técnico. Para eventos híbridos o virtuales, esto también puede incluir licencias de plataforma y mejoras de internet.
- Decoración y Señalización: Esto cubre flores, iluminación, diseño de escenario, letreros de marca y toques estéticos que mejoran la atmósfera. Estos elementos deben alinearse con tu tema y marca.
- Entretenimiento y Ponentes: Las tarifas de los oradores principales, los honorarios de los panelistas, músicos, DJs u otros artistas entran en esta categoría. Los requisitos de viaje, alojamiento y rider pueden aplicarse.
- Marketing y Promoción: Los gastos pueden incluir anuncios digitales, campañas de correo electrónico, volantes, producción de video, diseño gráfico y otros elementos de marketing.
Consulta nuestra colección de plantillas de presupuesto de marketing para obtener ayuda en la creación de un desglose detallado de los gastos de marketing, además de consejos sobre cómo planificar un presupuesto de marketing.
- Personal: Considera si necesitarás personal temporal, seguridad, personal de registro o voluntarios. Algunos lugares también cobran tarifas adicionales de personal para equipos técnicos o de limpieza.
- Registro y Gestión de Invitados: Esto incluye software de registro, identificaciones, materiales de check-in y soporte en el lugar. Un manejo fluido de los invitados mejora la experiencia del asistente.
- Seguros y Permisos: Asegurar un seguro de evento y permisos te protege de responsabilidades y puede ser requerido por el lugar. Esto puede incluir seguro de evento general, licencias de licor o permisos municipales.
- Transporte y Estacionamiento: Los lugares fuera del sitio o eventos a gran escala pueden involucrar servicios de transporte, valet, viajes de oradores o espacios de estacionamiento reservados.
- Fondo de Contingencia: Reserva una parte de tu presupuesto total — generalmente del cinco al diez por ciento — para costos inesperados. Esto ayuda a proteger contra cambios de última hora o sobrecostos.
Para más herramientas que te ayuden a planificar tus finanzas y rastrear gastos e ingresos para diferentes tipos de proyectos y negocios, consulta nuestra selección de plantillas de presupuesto de proyecto y plantillas de presupuesto operativo.
Mejora la Planificación del Presupuesto y Campañas de Eventos con Smartsheet para Marketing
Los mejores equipos de marketing saben lo importante que es tener una administración efectiva de las campañas, operaciones creativas consistentes y una logística de los eventos confiable. Smartsheet lo ayuda a ser exitoso en los tres frentes, para que sea más eficiente y que logre más. La plataforma Smartsheet facilita la planificación, la captura, la gestión y la creación de informes sobre el trabajo, desde cualquier lugar, lo que ayuda a su equipo a ser más eficiente y lograr más. Cree informes sobre las métricas clave y obtenga visibilidad en tiempo real acerca de trabajo gracias a informes, paneles y flujos de trabajo automatizados diseñados para ayudar a su equipo a mantenerse conectado e informado. Cuando los equipos tienen claridad sobre el trabajo en curso, pueden lograr mucho más en menos tiempo. Pruebe Smartsheet gratis hoy mismo.
