Cómo configurar un panel de gestión de proyectos en Smartsheet

Paso 1: Compilar los datos en hojas o informes

Para crear un panel en Smartsheet, deberá llenar otros espacios de trabajo de Smartsheet con datos para que pueda extraerlos en su panel. También deberá asegurarse de que sus hojas o informes estén configurados correctamente. Ya deberían mostrar los resultados o totales que desea mostrar en el panel de control. Las métricas clave deben calcularse directamente en la hoja de origen o el informe, ya que el panel simplemente unirá estos puntos de datos. 

En este ejemplo, vamos a crear un panel para supervisar el estado y las tareas de un proyecto de apertura de tienda. Este panel de gestión de proyectos nos dará una forma fácil de leer y altamente visual de ver los puntos de datos de alto nivel y las actualizaciones de progreso de nuestro proyecto en curso. 

Paso 2: Crear el panel

1. Para comenzar a usar paneles de Smartsheet, vaya al icono +  en Smartsheet y haga clic en Crear.
2. Seleccione Panel de control en la lista.

 

 

3. Asignar un nombre a su panel. Llamaremos al nuestro, Panel de apertura de tiendas. Haga clic en Aceptar.  

Cuando abra su panel por primera vez, será un lienzo en blanco. Smartsheet le brinda total flexibilidad para crear el panel que mejor muestre la información que desea, por lo que tendrá que crear su panel de cero.

 

Paso 3: Crear panel con Widgets

1. Creará su panel agregando widgets o cuadros interactivos de información diseñados para mostrar resultados clave, métricas u otros puntos de datos. Una vez creados, los widgets se verán como mosaicos en su panel.
2. Haga clic en +Agregar widget en la parte superior de su panel.  
3. Hay siete tipos diferentes de widgets para elegir.
   • Los datos de métrica y hoja se utilizan para mostrar puntos de datos específicos de una hoja en el panel.
   • Los widgets Acceso directo y Lista de accesos directos le permiten insertar una URL en su panel o vincular a otros espacios de trabajo de Smartsheet (hojas, informes, etc.).
   • Utilice el widget Texto enriquecido para crear cuadros de texto. Esto es útil para agregar títulos, instrucciones o llamar a ciertos objetivos cumplidos.
   • El widget Informe le permite mostrar un informe completo en el panel. Un informe actúa como un filtro de alto nivel y es una excelente manera de mostrar información resumida en varias hojas.
   • Finalmente, el widget Imagen le permite insertar una imagen directamente en su panel.

 

 

4. Agregar widgets

A. Agregar widget de texto enriquecido

1. Seleccione el widget Texto enriquecido y agregue texto al campo. Puede ajustar el tamaño y la fuente del texto y jugar con los colores y la alineación directamente en el widget, similar a la funcionalidad de formato que tendría en otros programas de edición de texto.

2. Haga clic en Listo. 

3. El widget de texto recién creado aterrizará en el lienzo de su panel. Puede mover el widget al arrastrar y soltar o hacer clic y arrastrar la esquina del widget para cambiar el tamaño. Sin embargo, la mejor práctica es esperar para ajustar el tamaño y el diseño de sus widgets hasta que los haya creado todos.

B. Agregue un widget de métrica

1. Haga clic en +Agregar widget de nuevo y seleccione el widget Métrica para mostrar los valores o las métricas clave de la hoja subyacente.

2. Haga clic en el botón Agregar datos en la esquina superior izquierda. 

 

3. Busque la hoja deseada o desplácese por todas las hojas e informes disponibles y seleccione de cuál extraer datos. 

4. Seleccione el valor o los valores de celda que desea mostrar en el panel y, a continuación, haga clic en Aceptar

*Su widget ahora mostrará estas celdas. Creará una etiqueta predeterminada basada en el nombre de la columna original, pero puede volver a etiquetar las celdas haciendo clic en el campo de etiqueta. También puede crear un título para el widget al marcar la casilla Mostrar título y cambiar el nombre del título predeterminado. Todavía tiene la gama completa de opciones personalizables, por lo que puede modificar el color, el tamaño del texto, la alineación, etc. 

 

 

5. Haga clic en Opciones avanzadas en la esquina superior derecha para crear una acción en la que se pueda hacer clic para el widget.

6. Seleccione la interacción correcta de las opciones de la lista desplegable:

• No hacer nada
• Abrir la hoja de origen : esto se vinculará a la hoja de la que se extraen los datos de las métricas
• Ir a una URL...: enlace a cualquier URL
• Abrir un elemento de Smartsheet: enlaces a un área de trabajo de Smartsheet diferente

7. Haga clic en Aceptar.

8. Haga clic en Listo cuando haya terminado de editar el widget y lo verá en su panel.

 

 

 

D. Agregar widgets de Acceso directo

1. Los widgets de acceso directo le permitirán crear enlaces en los que se pueda hacer clic en su panel. 

2. Haga clic en Agregar acceso directo... en la esquina superior izquierda. 

 

 

*Ahora tiene la opción de vincular una URL, adjuntar un enlace en vivo a un archivo o conectarse a otro espacio de trabajo de Smartsheet. 

3. En este ejemplo, vincularemos a dos espacios de trabajo de Smartsheet: un panel de rendimiento del contratista y un panel de rendimiento financiero. Desplácese por los elementos de Smartsheet disponibles, o busque el (los) que desee. Haga clic en Aceptar

4. El widget extraerá estos enlaces a su widget en un formato de lista con un icono. Cambie las etiquetas predeterminadas, el tamaño del texto y la fuente, etc. a sus preferencias visuales. 

5. Haga clic en Listo.

 

E. Crear un widget de Informe

1. Haga clic en +Agregar widget y seleccione Informe, que mostrará un informe completo de Smartsheet, un filtro de alto nivel que le permite ver información clave sobre el progreso, los datos u otro trabajo que se realiza en Smartsheet. 

2. Haga clic en  Seleccionar Informe en la esquina superior izquierda. 

3. Desplácese por los elementos de Smartsheet disponibles y seleccione el informe del que desea extraer. En este ejemplo, seleccionaremos el Informe de fase de actualización. Haga clic en Aceptar

4. Una vez que haya creado el widget, puede optar por mantener o eliminar el formato original del informe o agregar un título. Al igual que el widget Métrica , puede hacer clic en Editar interacción para darle al widget una propiedad en la que se pueda hacer clic. 

5. Haga clic en Listo para soltar el widget Informe directamente en el panel y utilice arrastrar y soltar para ajustar el tamaño y la orientación de los widgets. 

 

F. Agregar el widget Imagen

1. Seleccione el widget Imagen de las opciones del widget.
2. Seleccione Insertar imagen en la esquina superior izquierda. Ahora puede adjuntar una imagen desde su computadora o desde uno de varios servicios en la nube. 

 

G. Agregar más widgets

1. Si desea agregar un widget similar a uno que ya ha creado, haga clic en el icono Más. Este es el botón Clonar widget y creará una copia del widget existente. Ahora, simplemente puede intercambiar el punto de datos específico por otro que desee mostrar en su panel.
2. Repita estos pasos para incluir tantos widgets como desee mostrar en el panel.  

Este panel de gestión de proyectos completado brinda al gerente de proyecto y a otras partes interesadas importantes una visión general clara y visual del proyecto de apertura de la tienda. El panel actúa como un agregado de todas las tareas relacionadas, métricas del proyecto e informes de estado, para que los miembros del equipo puedan obtener información valiosa sobre el progreso del proyecto de un vistazo. 

Además, los datos que se muestran en el panel están activos, lo que significa que se actualizarán automáticamente cuando cambien los datos de las hojas subyacentes. Esto asegura que toda la información esté actualizada para que el panel pueda proporcionar una actualización precisa del estado de todos los datos de nivel superior. 

Paso 4: Comparta su panel

1. Seleccione el botón Compartir en la parte inferior de la página para compartir su panel con otros miembros del equipo.

2. Agregue los nombres de las personas con las que desea compartir su panel y ajuste el nivel de permisos. Los permisos del Administrador permiten a los colaboradores editar el panel, mientras que los permisos del Visor solo permiten a los usuarios ver la información en un panel. 

3. Agregue un mensaje personal opcional y haga clic en Compartir tablero de cenizas D.

Siga los pasos anteriores para crear un centro de información visual que le ayude a gestionar su proyecto y realizar un seguimiento del progreso de un vistazo. Un panel de gestión de proyectos puede ser extremadamente útil para los gerentes de proyectos de cualquier estilo o tamaño de proyecto. Recuerde, el panel le brinda la flexibilidad de seleccionar y resaltar los tipos de datos específicos que desea mostrar, para que pueda administrar su trabajo a su manera.