Estrategias de gestión de la información: desde tarjetas perforadas hasta almacenes de datos, y una mirada hacia el futuro con el Big Data y la IA

Un artículo en i-SCOOP afirma: “Al ser estratégicos en todo y observar la realidad y las prioridades del negocio, podemos asegurarnos de no pertenecer a las dos terceras partes de las empresas que no cumplen con los estándares de prácticas recomendadas para el control de datos”. Si bien las prácticas recomendadas pueden variar, la lista a continuación es un buen punto de partida, compilada a partir de una encuesta de numerosas fuentes. 

• Facilidad de uso: un sistema de mensajería instantánea debe ser fácil de usar. Si la interfaz de usuario no está bien diseñada, los gerentes y empleados pueden frustrarse y encontrar otras formas no sancionadas de compartir información, lo que significa que no seguirán los protocolos de seguridad. Abordar las preocupaciones de facilidad de uso desde el principio también significa que habrá pocas actualizaciones en el sistema más adelante. En la tercera edición de Strategic Information Management: Challenges and Strategies in Managing Information Systems, editada por Robert D. Galliers y Dorothy E. Leidner, se afirma: “La noción de que los sistemas deben hacerse para atraer a sus usuarios en todas las etapas de desarrollo y en su forma final alentó el desarrollo de sistemas 'fáciles de usar', con la esperanza de que la facilidad de uso temprana reduzca las solicitudes de mantenimiento subsiguiente”.
  
  Para obtener más información sobre el diseño de la interfaz de usuario, lea Key Elements of User Interface Design and How to Use Them When Designing an App or a Website. 
• Obtenga la aceptación del usuario: además de la facilidad de uso, es imprescindible tener en cuenta las necesidades de los usuarios. R. Rebecca Carter aconseja: “No solo haga suposiciones, sino que observe el entorno y pregunte directamente a los usuarios lo que necesitan y esperan. Utilice conceptos de diseño reflexivo y cree sistemas que puedan escuchar, evolucionar y adaptarse”.
• Planifique y diseñe a nivel empresarial: en lugar de permitir que los departamentos administren sus propios procesos de mensajería instantánea, a partir del nivel empresarial se incorpora el uso compartido y la interoperabilidad en el programa. 
• Reutilización en toda la empresa: los datos y la información deben estar disponibles en todos los departamentos, lo que permite economías de escala, una mejor toma de decisiones y mejores comentarios. 
• Gestión de datos: cree políticas para guiar la organización, el cambio, la distribución, el archivado y la eliminación de la información.
• Gestión y gobernanza centralizada de datos: la gobernanza de datos es la gestión general de la disponibilidad, la facilidad de uso, la integridad y la seguridad de los datos que utiliza una empresa. Un programa de gobernanza de datos incluye un órgano de gobierno, un conjunto de procedimientos definidos y planes para ejecutar los procedimientos. En un artículo de 1991 titulado Globalization and Information Management Strategies, los autores Jahangir Karimi y Benn R. Konsynski explican: “La falta de una estrategia centralizada de gestión de la información a menudo hace que las entidades corporativas (por ejemplo, clientes y productos) tengan varios atributos... y valores en distintas bases de datos. Esto dificulta, en el mejor de los casos, los vínculos o el intercambio de datos entre actividades de valor. Estos factores hacen que los datos importantes de rendimiento y correlación no estén disponibles... para la toma de decisiones, lo que crea importantes obstáculos a las ventajas competitivas de la empresa”.
• Gestión de metadatos: los metadatos proporcionan una forma de categorizar correctamente los datos, para que se puedan comparar y combinar con datos de sistemas dispares. Los metadatos también pueden ayudar a realizar un seguimiento de quién debería tener acceso a los datos. Algunos ejemplos de metadatos incluyen la fecha de creación, el lenguaje y las categorías. Garantizar que los metadatos sean correctos y actualizados hace que la información sea más utilizable y es compatible con las políticas de seguridad. 
• Cree una taxonomía: diferentes grupos tienen términos diferentes para los mismos conceptos. Una taxonomía conectará y clasificará estos términos, y permitirá las búsquedas y el uso compartido entre sistemas.
• Gestión de la calidad de los datos: si los empleados y gerentes no pueden confiar en los datos y la información que ven, no los usarán. La implementación de controles de calidad evita el uso de datos malos, crea un proceso para corregir los errores cuando se detectan y mantiene la calidad de los datos alta. 
• Haga que los datos y la información estén disponibles (con las restricciones adecuadas): el uso compartido de datos e información es el propósito clave de la gestión de la información, por lo que cualquier programa de mensajería instantánea debe mantener esto como un principio básico. Sin embargo, no todos deben tener acceso a todo, por lo que establezca claramente quién debe tener acceso y asegúrese de que la tecnología que utilice respalde estas políticas. Una vez más, de Strategic Information Management: Challenges and Strategies in Managing Information Systems, “la gestión de la información implica identificar qué debe mantenerse, cómo debe organizarse, dónde debe celebrarse y quién debe tener acceso a ella”. 
• Capacitación, reglas y responsabilidad: capacite a quienes acceden a los datos y creen información sobre las políticas que guían cómo usar y compartir los datos. Cuando se infringen las políticas, los gerentes y los empleados deben rendir cuentas. 
• Colaboración empresarial y de TI: la cooperación entre quienes son propietarios y utilizan los datos y quienes almacenan y procesan los datos es fundamental. Cuando se agregan o actualizan sistemas, TI debe poner primero las necesidades de los usuarios. Al trabajar con TI, los usuarios deben comprender los límites de las herramientas disponibles. 
• Plan para la mejora continua: las necesidades del negocio y los datos disponibles siempre están cambiando. Diseñe un programa de mensajería instantánea y la tecnología que lo respalde con esta idea en mente, para que pueda adaptarse a entradas nuevas o cambiadas, y crear nuevos resultados. 
• Planifique para el futuro: R. Rebecca Carter dice: “... Con los avances imprevistos en la tecnología que se producen a un ritmo cada vez mayor, cualquier sistema diseñado hoy en día se volverá obsoleto mañana si no se planifica la adaptabilidad. No se construye un sistema y se abandona. Las organizaciones deben reconocer la importancia de dedicar recursos para mantener y mejorar los sistemas de gestión de la información, de modo que puedan crecer y reaccionar a los cambios en los procesos en evolución”.
• Diseño para la integración con otras aplicaciones y la interoperabilidad entre sistemas: sus sistemas deben poder combinar fuentes y formatos de datos dispares y heterogéneos, y presentarlos como una vista integrada.
• Registros de auditoría: un sistema de mensajería instantánea bien diseñado debe mostrar quién accedió a la información, qué hizo con ella y con quién la compartió. Esto ayuda a evitar infracciones en la seguridad y garantiza que todos cumplan con las políticas establecidas.