¿Qué es la gestión de programas?
Los gerentes de programas guían y supervisan programas, que pueden incluir varios proyectos y áreas de trabajo dentro de una organización, y se aseguran de que todo ese trabajo se alinee con los objetivos generales de la organización.
¿Cuál es la función principal de un gerente de programas?
La función principal de un gerente de programas es coordinar los proyectos relacionados que componen un programa. El gerente ayuda al equipo del programa a superar los desafíos en el trabajo y garantiza que el programa se mantenga alineado con los objetivos estratégicos de la organización.
En algunas organizaciones, el gerente de programas puede supervisar y formar parte de la oficina de gestión de programas (PMO) y, junto al personal dicha oficina, ayuda a proporcionar estructura al programa.
Sin embargo, hay muchas organizaciones que no tienen una PMO designada. En esos casos, un gerente de programas trabaja para integrar proyectos o flujos de trabajo relacionados y ayuda a comunicar la visión del programa. El gerente de programas también ayuda a los miembros del equipo y a los gerentes de proyectos a ejecutar cada proyecto mientras colaboran para cumplir con los objetivos estratégicos del programa.
Los gerentes de programas Agile tiene responsabilidades generales similares a las de los gerente de programas que utilizan metodologías de gestión más tradicionales. Sin embargo, hay algunas diferencias en la gestión de programas Agile.
“En una empresa pequeña a mediana, un gerente de programas forma parte del equipo directivo sénior”, afirma Dan Friedmann, un gerente de programas, proyectos y productos que escribió numerosos trabajos sobre la gestión de programas y proyectos. “Y en una compañía de nivel empresarial, es probable que dirija una división”.
El Dr. James T. Brown, exdirector de logística para LA NAS en el Centro Espacial Kennedy y autor del Manual de Gestión de Programas: Cómo facilitar el éxito del proyecto con una gestión óptima de programas. Afirma: “La gestión de programas es donde colisionan las operaciones y la gestión de proyectos”. Esto significa que un gerente de programas supervisa los proyectos relacionados mientras responde al equipo directivo sénior de la organización.
Puede obtener más información sobre la gestión de programas y prácticas recomendadas para realizar una buena gestión de un programa.
¿Qué departamentos empresariales emplean gerentes de programas?
Muchos departamentos empresariales utilizan gerentes de programas para dirigir programas complejos, incluidos el marketing, la atención al cliente y el desarrollo de nuevos productos.
¿Cuáles son las principales responsabilidades de un gerente de programas?
Un gerente de programas es responsable de toda la planificación estratégica de un programa, así como de gestionar cómo los proyectos dependen los unos de los otros. Además, el gerente también gestiona el presupuesto general y ayuda a los miembros del equipo a trabajar juntos.
A continuación, le mostramos una lista detallada de algunas de las principales responsabilidades de un gerente de programas:
- Desarrollar e implementar una estrategia para el equipo del programa
- Liderar la creación del plan de gestión de programas
- Supervisar todas las actividades asociadas al programa para asegurarse de que el programa alcance sus objetivos
- Identificar y comprender los objetivos del programa
- Gestionar cronogramas y entregas
- Identificar y asignar miembros del equipo del programa
- Identificar los proyectos necesarios para alcanzar los objetivos del programa
- Coordinar proyectos interdependientes que formen parte del programa
- Comunicarse con los gerentes de proyectos
- Supervisar las actividades del programa
- Medir y supervisar los indicadores clave de rendimiento (KPI) y el retorno de la inversión (ROI)
- Resolver problemas y retrasos en el programa
- Gestionar el presupuesto del programa
- Gestionar los recursos de todos los proyectos dentro del programa
- Ayudar a garantizar la colaboración entre los equipos del proyecto
- Gestionar el riesgo del programa y coordine las medidas correctivas
- Documentar el programa
- Identificar y administrar el cumplimiento de los estándares y la gobernanza del programa
- Gestionar las comunicaciones de las partes interesadas
- Informar sobre el rendimiento del programa al equipo ejecutivo y a los líderes de la organización
- Asegurarse de que el programa esté alineado con las metas y los objetivos empresariales de la organización
Descargar el kit de inicio para el gerente de programas
Este paquete inicial lo ayudará a comprender las tareas principales de un gerente de programas. Contiene archivos PDF descargables que incluyen una lista de las responsabilidades del gerente de programas, así como una lista de las tareas diarias comunes de los gerentes de programas.
Descargar el kit de inicio para el gerente de programas
También puede descargar una amplia gama de plantillas gratuitas de gestión de programas para comenzar.
Lista de responsabilidades del gerente de programas
Descargar la lista de responsabilidades del gerente de programas — Adobe PDF
Utilice este documento gratuito y descargable como un registro de todas las responsabilidades comunes de un gerente de programas que se enumeran en la sección anterior. La lista tiene el formato de lista de verificación, para que pueda marcar los elementos durante el ciclo de vida del programa.
Lista de tareas diarias del gerente de programas
Descargar la lista de tareas diarias del gerente de programas — Adobe PDF
Este documento proporciona una lista de tareas diarias de ejemplo para un gerente de programas, como se indica a continuación:
- Supervisar y ajustar las actividades diarias del programa según sea necesario
- Supervisar los indicadores clave de rendimiento para controlar el progreso del programa
- Comunicarse con los líderes del proyecto sobre el progreso y los problemas del programa
- Supervisar los recursos y el presupuesto
- Coordinar las interdependencias entre proyectos y trabajo
- Gestionar los riesgos y tomar medidas correctivas cuando sea necesario
- Gestionar las comunicaciones de las partes interesadas
- Garantizar la colaboración y la comunicación sólidas entre los miembros del equipo
Lista de resultados del gerente de programas
Descargar la lista de resultado del gerente de programas — Adobe PDF
Este documento le proporciona una lista de resultados de ejemplo que los gerentes de programas a menudo deben completar durante el ciclo de vida del programa. Descargue y guarde el documento, y marque los elementos de la lista a medida que los completa.
Los ejemplos de resultados en esta plantilla son los siguientes:
- Crear programas que se alineen con la misión de la organización
- Crear un plan de gestión de programas
- Desarrollar un presupuesto para el programa y un plan para la asignación de recursos
- Desarrollar e implementar la estrategia general para el equipo del programa
- Desarrollar un plan de mitigación de riesgos
- Informar sobre el rendimiento del programa al equipo ejecutivo
- Elaborar un informe de cierre al finalizar el programa
Plantilla de estatutos del programa
Descargar la plantilla del formulario de estatutos del programa — Microsoft Excel
Los gerentes de programas y otros líderes pueden usar una plantilla de estatutos del programa para crear una descripción general del programa y describir sus elementos clave. Esta plantilla de estatutos del programa también incluye espacio para aprobar los parámetros del programa y obtener autorización para que comience el programa.
Plantilla del plan de gobernanza del programa
Descargar la plantilla de gobernanza del programa — Microsoft Excel
Esta plantilla está diseñada para los líderes del programa y los comités de gobernanza que necesitan describir pautas para la toma de decisiones del programa. Puede usar la plantilla para planificar las revisiones de rendimiento del programa por etapas y generales, y para indicar cuándo se llevarán a cabo las revisiones.
Plan de comunicaciones del programa
Descargar la plantilla del plan de comunicaciones del programa — Microsoft Excel
Utilice esta plantilla para crear un plan de comunicaciones que incluya un resumen de su estrategia de comunicaciones para el programa. La plantilla también le permite detallar su enfoque de comunicación para adaptarlo a cada parte del programa y asignar a los miembros del equipo responsables de ciertas comunicaciones.
Plantilla de borrador del proceso de gestión de programas
Descargar la plantilla de borrador del proceso de gestión de programas — Microsoft Excel
Esta plantilla de planificación de gestión de programas está diseñada para ayudarlo a crear rápidamente un plan de programa en formato de hoja de cálculo. Puede editar la plantilla para incluir diferentes secciones según las necesidades y los elementos específicos incluidos en su programa.
Prioridades del gerente de programas
Un gerente de programas siempre debe evaluar cómo avanzan los proyectos individuales dentro del programa. El gerente de programas también debe pensar estratégicamente en la asignación de recursos y analizar si otros proyectos deben finalizarse por completo.
El resultado final: gestionar los costos y presupuestos de los programas
Una de las tareas más importantes de un gerente de programas es supervisar los costos y presupuestos del proyecto y mantenerlos bajo control. Los líderes de la organización esperan que los programas avancen sin problemas y que no haya ninguna sorpresa ni costos adicionales.
Un buen gerente de programas podrá detectar duplicados e ineficiencias entre los proyectos. Luego, trabajará para optimizar y eliminar los duplicados, lo que permite ahorrar tiempo a los miembros del equipo y dinero a la empresa.
Gerente de programas vs. Gerente de proyectos
Un gestor de proyectos es responsable de gestionar un equipo para proporcionar un resultado definido. Un gerente de programas tiene un rol más estratégico: coordina muchos proyectos que se combinan para cumplir con objetivos empresariales más amplios.
Los gerentes de proyectos y programas comparten algunas funciones y habilidades: ambos deben poder hacer planes, delegar tareas y pensar de manera crítica, y deben estar excepcionalmente organizados y ser capaces de supervisar muchas partes móviles.
Sin embargo, un gerente de proyectos supervisa un proyecto definido, con objetivos definidos y un punto final definido. Un gerente de programas supervisa un trabajo más amplio que implica una serie de proyectos diferentes y probablemente implique objetivos organizativos más amplios y estratégicos. Los gerentes de programas también suelen supervisar un programa que puede extenderse durante años.
Puede obtener más información sobre las diferencias entre programas y proyectos en nuestra guía.
En esta tabla se describen algunas de las diferencias entre un gerente de programas y un gerente de proyectos:
| Gerente de programas | Gerente de proyectos |
|---|---|
| Proporciona la hoja de ruta o el marco para integrar muchos proyectos | Gestiona las tareas diarias de un solo proyecto |
| Gestiona programas continuos y a largo plazo | Gestiona proyectos a corto plazo con cronogramas definitivos que se cierran formalmente al finalizar |
| Se centra en la estrategia | Se centra en los detalles tácticos y técnicos |
| Proporciona un resultado de negocios | Proporciona un resultado concreto |
| Tiene un impacto en los ingresos generales del negocio | Trabaja con un presupuesto único |
| Gestiona el alcance, el cronograma, el presupuesto y el plan | Gestiona el alcance, el cronograma, el presupuesto y el plan |
Coordinador de programas vs. Gerente de programas
Un gerente de programas supervisa y guía todo un programa. Un coordinador de programas por lo general supervisa las operaciones administrativas diarias de un programa y, a menudo, informa directamente al gerente de programas.
Cómo convertirse en un gerente de programas
Puede aprender habilidades de gestión de programas a través de la educación, la capacitación y la experiencia directa. Deberá aprender metodologías de gestión de proyectos y programas, y también ser organizado, centrarse en las tareas y ser un formador de equipos y líder natural.
Un gerente de programas debe tener habilidades técnicas y tácticas, y también contar con la capacidad de pensar estratégicamente y centrarse en los objetivos a largo plazo de una organización.
El rango salarial para los gerentes de programas suele estar entre USD 80 000 y USD 125 000 por año. Esos salarios suelen ser más altos en las ciudades más grandes y en industrias como la tecnología de la información y el desarrollo de software. Hasta mayo de 2022, Glassdoor informa que la media actual de pago total para los gerentes de programas en los EE. UU. es de USD 98 580 por año.
Más allá de la geografía y el tipo de industria, los gerentes de programas pueden esperar salarios más altos si hacen lo siguiente:
- Obtener una certificación de gestión de proyectos o programas de Project Management Institute
- Adquirir habilidades empresariales adicionales más allá de la gestión de programas
- Tener amplia experiencia trabajando como gerente de proyectos o programas
Los gerentes de programas deben desarrollar las siguientes habilidades para tener éxito:
- Comunicar el panorama general o la visión a todos de manera consistente
- Ser proactivo a la hora de resolver desafíos
- Establecer objetivos y plazos realistas
- Abogar por la simplicidad y el sentido común
- Mantener la capacidad de trabajar con los demás
- Obtener una comprensión clara de las necesidades y los objetivos del negocio
- Articular el alcance del programa con claridad
- Delegar según sea necesario
- Impulsar el movimiento hacia los objetivos empresariales y el cambio
- Buscar el compromiso de las partes interesadas clave
- Dotar al equipo de herramientas y conocimientos
- Gestionar la incertidumbre y los conflictos
Cursos de capacitación y certificaciones de gestión de programas
Project Management Institute (PMI) ofrece certificaciones y capacitaciones tanto para la gestión de proyectos como de programas. Estas certificaciones se centran en las competencias básicas para tener éxito en cada área.
PMI es el líder reconocido en programas especializados de certificación empresarial, incluidos el examen Project Management Professional (examen PMP®) y la clase de certificación Program Management Professional (certificación PgMP®). A fin de calificar para cualquiera de estos exámenes, debe haber completado varios miles de horas de trabajo como gerente de proyectos o programas.
PMI también ofrece Una guía para el cuerpo de conocimientos de gestión de proyectos (Guía PMBOK®), una referencia ampliamente utilizada que incluye protocolos y reglas para la gestión de proyectos, programas y carteras.
Oportunidades educativas para gerentes de programas
Puede obtener más información sobre la gestión de proyectos y programas a través de los programas de PMI. También hay otros programas educativos que pueden ayudarlo a convertirse en un mejor gerente de proyectos o programas.
En general, estos cursos le enseñarán elementos de liderazgo empresarial, gestión, ciertos programas de software y habilidades organizativas.
Por ejemplo, la extensión de la Universidad de California en Santa Cruz ofrece la única disciplina de estudio en gestión de programas y proyectos de Silicon Valley. UC-Santa Cruz diseñó su programa para complementar el estudio académico con los cursos de certificación de PMI. La mayoría de los instructores son gerentes de proyectos o programas activos.
También puede consultar su comunidad o universidad de cuatro años local para ver qué cursos ofrecen.
Búsqueda de trabajo: Qué buscan los principales reclutadores en un gerente de programas
Muchos gerentes de programas tienen mucha experiencia en la gestión de proyectos. Eso no significa que todos los gerentes de proyectos sean buenos gerentes de programas. Los reclutadores que buscan gerentes de programas valoran las habilidades en la planificación y el liderazgo. También quieren personas que trabajen a gusto con los principales ejecutivos.
“Muchos gerentes de proyectos admiran a los gerentes de programas y aspiran a estar en su lugar algún día”, dice Janis Strathearn, directora de la oficina con sede en Vancouver de JKS Talent Network, Inc.. Sin embargo, agrega: “Esa no es la trayectoria profesional de todos los gerentes de proyectos. Las empresas actuales emplean un nuevo nivel de pensamiento y enfoque de gestión a nivel de programa. Una persona que es buena como gerente de proyectos puede no ser competente como gerente de programas. La gestión de programas puede no ser para todos”.
Esto se debe a que los gerentes de programas necesitan autoridad y experiencia a nivel ejecutivo para gestionar múltiples proyectos. Además, deben prestar mucha atención a los objetivos presupuestarios y financieros a largo plazo de la organización. “Un gerente de proyectos puede desarrollar esas habilidades, pero también deberá buscar y aprovechar oportunidades para usar y desarrollar sus habilidades estratégicas”, dice Strathearn.
Paula Dieli, una ejecutiva del sector de software y autora de Get on Track: How to Build, Run, and Level Up Your Program Management Office, afirma que busca especialmente habilidades interpersonales y sociales en los gerentes de programas.
“No se puede enseñar a alguien cómo llevarse bien con las personas”, dice. “No se le puede enseñar cómo ser ese tipo de persona agradable. Esa capacidad de hacer que la gente lo siga”. Pero, eso es vital para ser un buen gerente de programas, dice.
Función de un gerente de programas en el desarrollo de software
Una empresa puede iniciar una serie de proyectos para desarrollar varias partes de un software. El gerente de programas se asegura de que el programa de todos esos proyectos coordine de manera efectiva los proyectos para obtener el mejor producto de software posible.
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