14 plantillas gratuitas de gestión de programas

By Kate Eby | 23 Noviembre 2016

La gestión de programas involucra gestionar varios proyectos interrelacionados que comparten un objetivo final común. Por lo tanto, la gestión de programas requiere una planificación y comunicación exhaustivas con los grupos de interés a lo largo de cada etapa del programa. Si bien hay similitudes entre la gestión de programas y la gestión de proyectos, un gerente de programas asume un rol de liderazgo de alto nivel relacionado con los recursos, la infraestructura y la gestión, en lugar de gestionar los detalles de proyectos específicos.

Un gerente de programas supervisa la coordinación de varios proyectos en un esfuerzo de trabajo común, se ocupa de los cambios y correcciones del plan que deben realizarse, y se comunica estrechamente con los patrocinadores del programa. Una oficina de gestión de programas, o PMO, a menudo brinda apoyo administrativo y de gestión al gerente de programas.

Cada proyecto dentro de un programa tendrá su propio plan para describir los objetivos, el alcance del trabajo, el presupuesto, el cronograma del proyecto y otros detalles. Un plan de proyecto describe el quién, el qué, el por qué y el cuándo de un proyecto: por qué se lleva a cabo el proyecto, cuál será el trabajo o los entregables, quién será responsable de los diferentes aspectos del proyecto y cuándo se completarán los hitos significativos.

En la planificación de programas, los planes individuales del proyecto se integran en función de las dependencias compartidas. Al revisar e integrar los planes del proyecto, los equipos pueden resolver cualquier conflicto, identificar problemas potenciales y generar una imagen colectiva más clara del proceso y los resultados del programa. Los gerentes de programas pueden consultar este plan de programa integrado para asegurarse de que el progreso esté encaminado para alcanzar los objetivos de negocio y evaluar las consecuencias de los cambios que puedan ocurrir.

Plantillas de gestión de programas para Excel

Plantilla de estatutos de gestión de programas

FORMULARIO DE CARTA DEL PROGRAMA


Los estatutos del programa a menudo se utilizan como documento preliminar para proporcionar una descripción general de un programa y describir sus elementos clave, como la visión, el propósito, los entregables y los objetivos. Un gerente de programas crea los estatutos con la opinión de los grupos de interés y el patrocinador del programa. Los estatutos del programa documentan la aprobación de los parámetros del programa y autorizan al gerente de programas a proceder. Una vez aprobados los estatutos, se puede crear un plan de programa más detallado, que a menudo incluye estos mismos estatutos como parte de la descripción general del programa.

Descargar la plantilla de estatutos de gestión de programas

Excel


Plantilla de seguimiento: Actualizaciones, problemas y tareas en curso

SEGUIMIENTO DE ACTUALIZACIONES DE PROBLEMAS EN CURSO TAREAS

Utilice esta plantilla de seguimiento para identificar problemas, tareas y obstáculos, junto con el impacto, las acciones necesarias, la propiedad, el estado y mucho más. Esto puede ayudarle a organizar las actualizaciones e problemas del programa, al tiempo que realiza un seguimiento de quién es el responsable de ocuparse de ellos, los plazos pendientes y las tareas finalizadas. Puede organizar la plantilla por prioridad de problemas para asegurarse de que primero se aborden los problemas esenciales.  

Descargar la plantilla de seguimiento: Actualizaciones, problemas y tareas en curso

Excel

Plantilla de diagrama de Gantt

Plantilla de diagrama de Gantt


Esta sencilla plantilla de diagrama de Gantt se puede usar para programar tareas, planificar proyectos y dar seguimiento a los avances. Los gráficos de barras horizontales facilitan la visualización del cronograma de un proyecto y cómo se superponen las diferentes tareas. Un diagrama de Gantt puede usarse para una variedad de necesidades de planificación, desde la creación de una lista de tareas pendientes personales hasta el marcado de los logros del proyecto.

‌Descargar la plantilla de diagrama de Gantt

Excel

 

 

Plantilla de análisis de grupos de interés del programa

PLANTILLA DE ANÁLISIS DE PARTES INTERESADAS

Utilice esta plantilla de análisis para respaldar su plan de gestión de grupos de interés. Un análisis de los grupos de interés puede completarse una vez para evaluar los intereses, las actitudes y la influencia de los grupos de interés, o bien, puede actualizarse con frecuencia para reflejar los cambios a lo largo del tiempo. Un análisis de los grupos de interés puede ayudarle a crear comunicaciones específicas para garantizar la cooperación entre una organización, los equipos del proyecto y los grupos de interés, lo que aumenta las probabilidades de un resultado exitoso del programa.

Descargar la plantilla de análisis de grupos de interés del programa

Excel

Plantilla de panel de gestión de proyectos

PANEL DE GESTIÓN DEL PROGRAMA

Esta plantilla de gestión de programas ofrece una vista de panel de la cartera de proyectos, que proporciona una vista rápida de los datos y la programación de varios proyectos. Utiliza esta plantilla para supervisar el presupuesto, los riesgos, el cronograma y el progreso del programa. También puede usar el panel como plantilla de informe de estado de gestión de programas, para proporcionar informes rápidos a los grupos de interés que incluyan información detallada y de alto nivel en un formato fácil de leer.

Descargue la plantilla de panel de gestión de proyectos


 

Plantilla del plan de gestión de programas

PLAN DE GOBERNANZA DEL PROGRAMA

 

Esta plantilla está diseñada para planificar los comités de gestión, definir las directrices para la toma de decisiones, y determinar cómo se documentarán y comunicarán esas decisiones. Puede usar la plantilla para planificar las revisiones de desempeño de la etapa inicial y del programa, y proporcionar detalles sobre cuándo se llevarán a cabo las revisiones, qué se revisará y mucho más.  


Descargar la plantilla de plan de gestión de programas


Plantilla del plan de comunicaciones del programa

PLAN DE COMUNICACIÓN DEL PROGRAMA

Cree un plan de comunicaciones detallado que incluya un resumen de su estrategia de comunicación para el programa en su conjunto, su enfoque hacia los diferentes componentes del programa, procesos para el escalamiento y comentarios, roles y responsabilidades relacionados con la comunicación, y actividades específicas. Debe estar claro quién tiene autoridad para aprobar una comunicación, quién es responsable de varios tipos de comunicación y quién es el público objetivo.

Descargar plantilla de plan de comunicaciones del programa


Plantilla de borrador del proceso de gestión de programas

BORRADOR DEL PROCESO DE GESTIÓN DEL PROGRAMA

Esta plantilla de planificación de gestión de programas está diseñada para ayudarle a crear rápidamente un plan de programa en un formato de hoja de cálculo. Abarca varios elementos de planificación, desde la gestión de problemas, comunicaciones y finanzas hasta los informes de estado del programa. Puede editar la plantilla para incluir diferentes secciones en función de las necesidades de su programa.

Descargar plantilla de borrador del proceso de gestión de programas

 


Plantilla de registro de riesgos

REGISTRO DE RIESGO

 

Respalde su proceso de gestión de riesgos con esta plantilla de registro. Crear un registro de riesgos le permite realizar un seguimiento de cuándo se informó un riesgo, quién es responsable, su impacto y el estado de la respuesta. Puede usar el registro de riesgos para evaluar y priorizar problemas y crear documentación detallada de qué acciones de respuesta se necesitan o se han completado.

 

Descargar la plantilla de registro de riesgos

Plantilla de estructura de desglose del trabajo

EDT CON DIAGRAMA DE GANTT

Tal como se describe en el Órgano de conocimiento de gestión de proyectos (PMBOK, por sus siglas en inglés), una estructura de desglose del trabajo (WBS) muestra una vista jerárquica del alcance del trabajo necesario para completar los objetivos y los entregables del proyecto. Muestra la descomposición de un proyecto o programa en componentes manejables, empezando por el objetivo final y avanzando a través de tareas y subtareas cada vez más pequeñas necesarias para alcanzar el objetivo. Esta plantilla de WBS proporciona un diagrama de árbol para ayudarte en el proceso de descomposición. Puede incluir la estructura de desglose del trabajo como parte de su plan de programación de gestión de programas.

Descargar estructura de desglose del trabajo Plantilla

Excel

 

Plantillas de gestión de programas para Word

Plantilla de plan de gestión de programas

PLAN DE GESTIÓN DEL PROGRAMA


Cree un plan integral de gestión de programas con formato para Microsoft Word. Esta plantilla ofrece un esquema para el desarrollo de su plan y también incluye componentes clave, como la descripción general del programa, la gestión del alcance, la gestión del personal, la gestión de recursos y mucho más. Los gerentes de programas pueden usar la plantilla tal como está o adjuntar documentos adicionales como anexos para ampliar el plan.  


Descargar plantilla de plan de gestión de programas

Word


Plantilla de diagrama de hitos

TABLA DE HITOS

Esta plantilla se puede usar para crear un diagrama de hitos para supervisar el progreso. Puede incluir este diagrama como parte del plan del programa para resaltar los eventos más importantes. Los hitos también pueden incluirse en una hoja de ruta u otros métodos de programación, pero esta plantilla de diagrama es útil cuando desea una lista simple de hitos con las fechas correspondientes.

Descargar la plantilla de diagrama de hitos


Plantilla de formulario de control de cambios

FORMULARIO DE CONTROL DE CAMBIOS

Administre las solicitudes de cambio con esta plantilla de formulario de control de cambios. Este formulario incluye secciones para documentar el motivo del cambio, los costos y los beneficios, el nivel de prioridad, el trabajo requerido, la aprobación y la implementación. Utilice un formulario de control de cambios para crear y obtener una documentación completa de todas las solicitudes de cambio, que también se pueden incluir en un registro de control de cambios para consultar rápidamente.

Descargar la plantilla de formulario de control de cambios


Plantilla de análisis de la causa raíz 

ANÁLISIS DE RAÍZ DE LA CAUSA

Incluso con estrategias de gestión de riesgos efectivas, pueden surgir problemas durante el transcurso de un proyecto. Identifica las causas subyacentes de estos problemas y desarrolla un plan de acción correctiva con esta plantilla de análisis de causas raíz. Puede usar esta plantilla como guía para el proceso de investigación y análisis de un problema o incidente, y también proporciona documentación de los métodos utilizados para definir las causas raíz y qué acciones deben tomarse.

Descargar la plantilla de análisis de causa raíz 


 

Crear un plan de gestión de programas

Un plan de gestión de programas es un documento vivo que se puede actualizar a medida que avanza el programa. Al crear un plan por primera vez, establece líneas de base para el alcance, el presupuesto y la programación del programa. Es necesario identificar a los grupos de interés y a los grupos de gobierno, y documentar las aprobaciones y revisiones del plan. Se puede agregar información al plan según sea necesario, incluidos los datos finales relacionados con la medición del éxito del programa. Hay muchos elementos en un plan integral de gestión de programas. A continuación, le mostremos algunas de las partes habituales que pueden incluirse en un plan de gestión de programas.

  • Descripción general del programa: esta sección define la visión del programa, su valor empresarial y el resultado proyectado. Puede incluir un resumen del alcance del programa, las dependencias y las restricciones. Esta parte introductoria también puede incluir criterios de éxito para medir los resultados del programa.
  • Gestión de cronograma: en esta sección se puede incluir una hoja de ruta o una estructura de desglose del trabajo, junto con una descripción de cómo se gestionará, actualizará y supervisará la programación. Las funciones y responsabilidades relacionadas con la programación deben quedar claros.
  • Gestión del cambio: proporciona un proceso claro para gestionar los cambios del programa, incluido quién puede enviar solicitudes de cambio, cómo y dónde se hará un seguimiento de esas solicitudes, y quién puede aprobar los cambios.
  • Gestión de la comunicaciones: un plan detallado de comunicaciones puede ayudar a prevenir problemas del proyecto y garantizar que la información se distribuya adecuadamente. Utilice esta sección para definir la frecuencia y el tipo de comunicación que se proporcionará, quién proporcionará y recibirá las comunicaciones, y otras pautas o expectativas.
  • Gestión de costos: esta sección puede incluir información detallada sobre el presupuesto y los gastos del programa, así como las partes responsables de la gestión de costos, quién puede aprobar cambios en el presupuesto del programa, cómo se medirán y supervisarán los presupuestos del proyecto, y pautas para la elaboración de informes.
  • Gestión de adquisiciones: describe las responsabilidades relacionadas con la contratación a lo largo del ciclo de vida de un programa. Identifica quién es responsable de las relaciones con los proveedores, de los contratos, de las compras y de otras actividades.
  • Gestión del alcance del proyecto: ¿se definirá el alcance del proyecto en una declaración de alcance, WBS, u otro método? ¿Cómo se medirá el alcance? ¿Quién es responsable de gestionar y aprobar el alcance del programa? Aborde estas preguntas, así como las directrices relacionadas con el proceso de cambio de alcance que no se identificaron en la sección gestión del cambio.
  • Gestión de riesgos: describe cómo se notificarán, supervisarán y evaluarán los riesgos, incluida la forma en que se pueden enviar y quién es el responsable de abordarlos.
  • Gestión del personal: en esta sección se enumeran los requisitos del programa para el personal, incluidos los recursos específicos y los plazos en los que se necesitan, además de la capacitación. Describe cómo se gestionará el personal durante la duración del programa.
  • Gestión de grupos de interés: utilice esta sección para identificar a los grupos de interés y las estrategias para gestionarlos, incluido quién es el responsable de recopilar e informar la información de los grupos de interés.
  • Gobernanza del programa: describe los grupos que gobiernan, qué autoridad tienen y sus responsabilidades dentro del programa. Puede incluir información sobre la frecuencia con la que se reunirán, la forma en que los grupos directivos deben presentar y gestionar las decisiones intensificadas, cómo se comunicarán sus decisiones y cuándo se llevarán a cabo las revisiones del programa.

Dependiendo de la complejidad de un programa, es posible que deba crear documentos separados para algunos de los planes de gestión mencionados anteriormente. Luego, pueden incluirse como parte de su plan de gestión de programas más amplio. Para cubrir todas sus bases, ofrecemos una variedad de plantillas a continuación, todas las cuales se pueden descargar gratis. Smartsheet también ofrece plantillas con funciones de colaboración mejoradas para ayudar a los gerentes de programas con la planificación y la comunicación. 

Tome mejores decisiones rápidamente con paneles de Smartsheet

Empodere a sus empleados para que vayan más allá gracias a una plataforma flexible, diseñada para satisfacer las necesidades de su equipo y capaz de adaptarse cuando esas necesidades cambien. La plataforma Smartsheet facilita la planificación, la captura, la gestión y la creación de informes sobre el trabajo, desde cualquier lugar, lo que ayuda a su equipo a ser más eficiente y lograr más. Cree informes sobre las métricas claves y obtenga visibilidad en tiempo real acerca del trabajo en curso gracias a informes, paneles y flujos de trabajo automatizados diseñados para ayudar a su equipo a mantenerse conectado e informado. Cuando los equipos tienen claridad sobre el trabajo en curso, pueden lograr mucho más en el mismo tiempo. Pruebe Smartsheet gratis hoy mismo.

 

Conecte a sus empleados, procesos y herramientas con una plataforma sencilla y fácil de usar.

Pruebe Smartsheet gratis Get a Free Smartsheet Demo