Cómo elegir la plantilla de Plan de Proyecto adecuada
Una plantilla de plan de proyecto puede ser tan simple o tan compleja según sea necesario. Puede optar por incluir una escala de tiempo estática o un diagrama de Gantt dinámico y enfocarse en los puntos de acción o en los objetivos del negocio.
A continuación encontrará los diferentes tipos de plantillas de plan de proyecto y su uso específico:
Plantilla de Plan de trabajo
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Una plantilla de plan de trabajo está diseñada para desglosar los objetivos del proyecto en pasos más pequeños y procesables. Este tipo de plantilla describe lo que hay que hacer, quién lo debe hacer y cuándo. También incluye una escala de tiempo para ayudarle a establecer las expectativas y mejorar la transparencia, manteniendo a todos en la misma página frente a los entregables y los plazos. Una plantilla de plan de trabajo es ideal para equipos grandes que trabajan en proyectos con múltiples tareas y fechas de vencimiento.
Plantilla de plan de Proyecto con Gantt
Descargue una plantilla de Plan de proyecto
Un plan de proyecto con frecuencia se utiliza en un contexto de gestión de proyectos, con diagramas de Gantt para planear y reportar el progreso a medida que cambia el proyecto. La principal diferencia entre un plan de proyecto y un plan de trabajo es el diagrama de Gantt. Un diagrama de Gantt es un gráfico dinámico de barras horizontales que permite visualizar el calendario del proyecto y es un activo importante para compartir con las personas interesadas y para comunicar el estado del proyecto. Este tipo de plantilla sirve para gerentes que están manejando proyectos grandes y con muchas personas.
Plantilla de plan de acción
Descargue una plantilla de Plan de acción
Un plan de acción incluye todos los pasos necesarios para lograr un objetivo específico. La plantilla incluye información sobre las acciones que deben ocurrir, los responsables, las fechas de vencimiento, la prioridad y el estado. Aunque el plan de acción y el plan de trabajo son similares, el plan de acción se centra en los objetivos, mientras que la plantilla de plan de trabajo se centra en las fases de las tareas, que por lo general se enumeran en orden cronológico. Un modelo de plan de acción es ideal para uso individual o para equipos más pequeños.
Plantilla de Plan de negocios
Descargue una plantilla de Plan de negocios
Una plantilla de plan de negocios resalta los objetivos del negocio y el plan para alcanzarlos. Se centra en el futuro de su negocio e indica cómo se van a lograr los objetivos. Los planes de negocio son mucho más estratégicos que un plan de trabajo o un plan de acción y a menudo incluyen la declaración de visión, el perfil del negocio, la evaluación económica y mucho más. Un plan de negocios es ideal para personas que están empezando su propio negocio o buscando ayuda externa.
Qué es un Plan de proyecto?
Un plan de proyecto está diseñado para entregar el alcance previsto de un proyecto, facilitar la comunicación entre las partes interesadas (stakeholders) y realizar un seguimiento de los supuestos y las decisiones. Se trata de un documento vivo que puede incluir una lista de las partes interesadas (stakeholders), una declaración del alcance, el calendario del proyecto, la línea base de costos, el plan de gestión y el plan de comunicación y se puede cambiar en el transcurso del proyecto. Vale la pena señalar que un plan de proyecto no es sólo una escala de tiempo del proyecto, es también un componente importante del plan.
Siempre debe crear un plan de proyecto antes de iniciar un proyecto nuevo. Empiece con lo que quiere lograr con el proyecto y segméntelo en las cosas que debe hacer para alcanzar el objetivo. Después, una vez tenga un plan de alto nivel de todas las cosas que debe hacer, puede pensar en el tiempo, el presupuesto, los recursos y demás.
Al final, un plan de proyecto debería responder las siguientes preguntas sobre el plan:
- Por qué? - ¿Por qué estamos iniciando este proyecto? ¿Cuál es el problema que abordará o solucionará este proyecto?
- Qué? - ¿En qué estamos trabajando? ¿Cuáles son los principales entregables y metas?
- Quién? - ¿Quién va a estar involucrado en el proyecto y cuál será su responsabilidad?
- Cuando? - ¿Cuándo se debe iniciar y terminar el proyecto? ¿Cuáles son los hitos?
Cuál es el propósito de un plan de proyecto?
Un plan de proyecto es uno de los ingredientes más importantes para el éxito del proyecto. Se utiliza para documentar y comunicar las expectativas, para controlar el calendario y la entrega, para calcular y administrar los riesgos. En general, actúa como una hoja de ruta para todos los involucrados en el proyecto.
Los cuatro beneficios más importantes de un plan de Proyecto son:
- Mejora la comunicación: Al esbozar el plan para que todos lo vean, los interesados pueden dar retroalimentación al inicio del proceso si las cosas van en la dirección correcta. Un plan de proyecto también ayuda a facilitar la administración de las expectativas, ya que permite actualizar los hitos y los plazos a medida que el proyecto avanza.
- Aumenta la transparencia: Con un plan de proyecto las personas involucradas y los miembros del equipo saben exactamente dónde buscar la información en cada paso del camino. Las expectativas y los plazos del proyecto están claramente definidos, así que todo el mundo está en la misma página frente a las prioridades y los objetivos.
- Aumenta la organización: Muchos proyectos tienen múltiples tareas, dependencias e hitos y puede ser difícil hacer seguimiento de todo lo que está progresando. Un plan de proyecto le permite pensar en el tiempo de cada actividad y cómo afecta el resto del proyecto. Siempre sabe cuánto tiempo toma cada tarea y cuantas cosas puede lograr al mismo tiempo.
Cómo crear un plan de proyecto en Excel
Estas son algunas de las instrucciones paso a paso para crear un plan de proyecto en Excel. Primero cree la tabla con la información del proyecto, después le mostraremos cómo hacer la escala de tiempo del proyecto.
1. Agregue encabezados a la tabla
Primero tendrá que añadir algunos encabezados a su tabla.
- Deje en blanco la primera fila de la hoja de cálculo. En la segunda fila ingrese los encabezados. En este ejemplo estamos usando Tareas, Responsable, Fecha de inicio, Fecha final, Días y Estado. También puede añadir más encabezados para mayor granularidad, como Presupuesto, Costo y mucho más.
- Resalte el texto y en el grupo Alineación haga clic en el icono del centro para centrar el texto en los encabezados.
- Para dar formato a los encabezados con el espacio adecuado, resalte todo el texto que acaba de escribir y en la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato. Seleccione Ancho de columna y establezca el ancho, alrededor de 15-20 para que tenga espacio suficiente para ingresar la información del proyecto.
2. Agregue la información el proyecto
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Empiece con la columna de Tarea e ingrese las tareas de su plan de proyecto. Puede ingresar todas las que desee. Para organizar visualmente el plan del proyecto se recomienda añadir un título para cada grupo de tareas o fase. En este ejemplo utilizamos Pre requisitos, Inicio, Desarrollo, Operaciones y Lanzamiento.
- Después ingrese el responsable de cada tarea, las fechas de inicio y las fechas finales.
- Para calcular automáticamente el número en la columna de Días, haga clic en una celda de la columna de Días y escriba =, a continuación haga clic en la celda de Fecha final, escriba el signo menos (-) y después haga clic en la celda de Fecha de inicio. Presione Enter. Arrastre la esquina inferior derecha de esta celda hacia abajo en toda la columna y el resto de los valores se calculará automáticamente con esta fórmula.
- Ingrese el estado de cada tarea. Utilizamos Finalizado, En progreso, Atrasado o Sin empezar.
- Toda la información debería estar ahora en su tabla y notará que la separación está desactivada dependiendo de la longitud del texto. Para solucionar este problema, resalte toda la información y en el grupo de Celdas haga clic en Formato. Seleccione Ajustar ancho de columna para ajustar automáticamente el ancho de columna según su contenido.
- Para centrar el contenido, resalte el texto en el grupo Alineación y haga clic en el icono del centro.
3. Agregue colores para comunicar rápidamente el estado del proyecto
Personalizar su plan de proyecto con colores y jerarquía visual es fácil. Al cambiar el tamaño y el estilo de la fuente, usted puede resaltar información clave y transmitir el estado del proyecto de inmediato.
- Para cambiar el color de fuente, haga clic en la celda con el texto que desea cambiar. En la pestaña de Inicio seleccione el color que quiere de la lista desplegable.
- Para cambiar el color de fondo de una o más celdas, seleccione la celda(s) que quiere cambiar. Haga clic en el icono del cubo de pintura y seleccione el color de relleno.
- Para formatear las fuentes, seleccione una o más celdas. En la pestaña de Inicio usted puede cambiar el tipo de fuente, el tamaño y utilizar negrita, cursiva o subrayado para el título.
Se recomienda agregar un color de fondo al encabezado principal y para cada grupo de tareas o fase, así como la fecha de terminación o la fecha de lanzamiento. También puede cambiar el color de fuente del estado de la tarea en la columna Estado y así reflejar el progreso actual (en este ejemplo el rojo significa atrasado, el verde completado, etc.).
4. Cree la escala de tiempo del proyecto
Ya ha agregado toda la información del proyecto a la tabla, ahora es el momento de hacer la escala de tiempo del proyecto. Incluir una escala de tiempo en su plan de proyecto ayuda a establecer expectativas y aumentará la transparencia, manteniendo a todos alineados en torno a las prioridades y fechas de vencimiento.
Agregue y de formato a las fechas
- En la misma fila de los encabezados de la tabla, en la siguiente columna disponible, introduzca las dos fechas de la escala de tiempo del proyecto. A continuación mantenga presionada la tecla Shift, seleccione las dos fechas y arrastre la esquina inferior derecha a través de la fila hasta que haya alcanzado la fecha final.
- Si desea cambiar el formato de fechas, selecione todas las fechas y pressione clic derecho. Seleccione Formato de celdas.
- En la casilla emergente seleccione Fecha, bajo la sección Categoría y seleccione el tipo de fecha que desea.
- Notará que las celdas son muy anchas. Para hacer la escala de tiempo más compacta, selecione todas las fechas y selecione un tamaño de fuente más pequeño. En este ejemplo hemos selecionado el tamaño de fuente 9.
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Seleccione de nuevo todas las fechas y en el grupo Celdas haga clic en Formato. Seleccione Ajuste ancho de la columna para ajustar la columna automáticamente según el ancho de la fechas.
Agregue colores para crear la escala de tiempo del proyecto
- Primero extienda el mismo color de fondo y formato de fuente de su tabla a su escala de tiempo.
- Ahora usted ha creado un tipo de matriz. Tiene una fila que corresponde a cada tarea y en el lado derecho, en su escala de tiempo, sólo tiene que llenar las celdas que representan la fecha de inicio y la fecha final de cada tarea. Para hacerlo seleccione una celda (o más de una) y haga clic en el icono del cubo de pintura. Seleccione el color que desea utilizar.
5. Toques finales
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Para agregar líneas de cuadrícula al plan de proyecto, seleccione todo el plan, la tabla y la escala de tiempo y en el grupo Fuente haga clic en el icono de bordes. Seleccione Todos los bordes.
- Si desea agregar más información del proyecto, seleccione la primera columna, haga clic derecho y seleccione Insertar> fila entera. Repita hasta tener ocho filas vacías.
- A continuación, en la primera columna ingrese lo siguiente: Nombre del proyecto, Gerente del proyecto, Entregable del proyecto, Fecha de inicio, Fecha final y Progreso general. Luego ingrese la información correspondiente.
Cómo crear un plan de proyecto en minutos con Smartsheet
Con la plantilla pre-construida de Smartsheet, que cuenta con un diagrama de Gantt, es más fácil organizar las tareas, fomentar la comunicación y mejorar la transparencia. En esta plantilla la duración se calcula automáticamente y el diagrama de Gantt interactivo le permite arrastrar y soltar las barras de las tareas para ajustar las fechas. Las funciones de colaboración de Smartsheet le permitirán tener discusiones directamente en el plan del proyecto, adjuntar archivos y establecer alertas y recordatorios.
Cómo utilizar una plantilla de plan de proyecto en Smartsheet:
1. Elija una plantilla de proyecto
- Vaya a Smartsheet.com e ingrese a su cuenta (o empiece una prueba gratuita por 30 días)
- Desde la pantalla de Inicio haga clic en Crear Nuevo y seleccione Buscar plantillas.
- Escriba ¨Diagrama de Gantt¨ en la casilla de Buscar plantilla y haga clic en el icono de la lupa.
- Verá diversos resultados pero para este ejemplo haga clic en Proyecto básico con Gantt y dependencias y haga clic en el botón azul Usar plantilla en la esquina superior derecha.
- Dele un nombre a su plantilla, elija dónde guardarla y haga clic en el botón Aceptar.
2. Liste la información de su proyecto
Se abrirá una plantilla pre-construida con contenido de muestra para referencia y con las secciones, sub-tareas y sub-sub-tareas ya formateadas. Con Smartsheet es fácil añadir o eliminar columnas según el alcance de su proyecto.
Simplemente haga clic en una columna y seleccione Insertar columna a la izquierda /Insertar columna a la derecha o Eliminar columna.
Para borrar la casilla amarilla de arriba, haga clic derecho en ella y seleccione Eliminar fila.
- Agregue las tareas en la columna Nombre de la tarea. Se dará cuenta que la jerarquía ya está formateada. Asegúrese de ingresar el nombre de la fase del proyecto o el nombre del grupo en los campos de la Sección 1, Sección 2 y Sección 3 (Conocidas como filas primarias. Haga clic aquí para obtener más información sobre las jerarquías).
- Ingrese las tareas y sub tareas debajo de las filas primarias.
- En el lado izquierdo de cada fila puede adjuntar archivos directamente a una tarea (perfecto para adjuntar listas de las personas involucradas, presupuestos y más) o ingresar comentarios sobre un tema específico.
3. Ingrese las fechas de inicio y las fechas finales
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Agregue las fechas de inicio y las fechas finales para cada una de las tareas. Si hace clic y arrastra cualquier de los extremos de las barras del diagrama de Gantt, Smartsheet automáticamente ajustará las fechas en su tabla.
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Haga clic en una celda en la columna de fecha.
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Haga clic en el icono del calendario y seleccione una fecha. Usted puede ingresar manualmente una fecha en la celda.
4. Ingrese la información de % de cumplimiento y Asignado a
Las columnas de % de cumplimiento y Asignado a brindan más información sobre su proyecto y mejoran la transparencia, permitiendo a los miembros del equipo ver el estado de cada tarea y el responsable de cada una de ellas.
En el diagrama de Gantt, las barras delgadas dentro de las barras de tareas representan el porcentaje de avance de cada tarea.
- En la columna de % Cumplimiento ingrese el porcentaje de trabajo realizado de cada tarea. Introduzca un número entero y Smartsheet añadirá automáticamente el signo de porcentaje.
- En la columna Asignado a elija un nombre de su lista de contactos (en el menú desplegable) o ingrese manualmente un nombre.
Personalice su plantilla de plan de Proyecto en Smartsheet
Con sólo un par de clics usted puede personalizar la apariencia de la escala de tiempo del proyecto.
1. Personalice las fuentes y colores en su plan de proyecto
- Para cambiar el tipo de letra y el tamaño o utilizar negrita, cursiva o subrayado de texto, haga clic en la celda del texto que desea cambiar. En la barra de la izquierda encontrará todas las opciones de formato de texto.
- Para cambiar el color de fondo de una fila, haga clic en la celda gris de la izquierda para resaltar toda la fila. Luego haga clic en el icono del cubo de pintura y seleccione el color que desea utilizar.
2. Cambie los colores de su diagrama de Gantt
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Haga clic derecho en una barra de tarea y presione clic en Configuración de colores.
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Seleccione en la paleta de colores el color que desea utilizar.
- Si desea aplicar el mismo color a más de una barra de tareas, haga clic en las barras mientras mantiene presionada la tecla Shift. Suelte la tecla, haga clic en cualquiera de las barras seleccionadas y haga clic en Configuración de colores.
Encuentre la mejor plantilla de plan de proyecto
Un plan de proyecto es su hoja de ruta. Define claramente las tareas, metas, asignaciones, fechas de vencimiento y mucho más para todos los involucrados en un proyecto. Encontrar la plantilla adecuada de plan de proyecto le puede ayudar a definir la fase de planeación y a compartir fácilmente los hitos principales y las actualizaciones con las partes interesadas. Además, con una plantilla pre-construida usted puede reutilizar el mismo proceso para cada proyecto y agilizar sus procesos.
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