¿Qué es un caso de negocios?
Un caso de negocios es un documento formal y estructurado; un documento informal y breve; o un intercambio verbal que define los beneficios de una iniciativa o un proyecto.
Además, un caso de negocios proyecta los costos, beneficios y riesgos de una iniciativa, por lo que los responsables de la toma de decisiones, e incluso los iniciadores del proyecto, pueden decidir si vale la pena un proyecto y por qué elegir un enfoque en lugar de estrategias similares.
Jim Maholic tiene más de 20 años de experiencia en el desarrollo de casos de negocios y estrategias de TI, incluidos dos períodos como director de información, dos puestos de gerencia en las cuatro grandes firmas de consultoría y puestos de liderazgo en varias empresas de tecnología.
Describe un caso de negocios de esta manera: “Un caso de negocios es la historia completa que explica el ROI de un proyecto de capital. Comienza con una declaración de un problema de negocios, luego explora cómo podemos resolverlo o cuál es el valor de resolverlo. Por ejemplo, 'Nuestros ingresos no están aumentando tan rápido como deberían', 'El inventario no está rotando tan rápido como debería' o 'Los costos son demasiado altos'. Ahí comienza el caso de negocios.
“Entonces, descubrimos qué tan grande es este problema. Hablamos con la gente de la empresa y averiguamos cuál cree que es el valor de resolver el problema. Toda esta información está empaquetada en una historia que dice: ‘Aquí está el problema. Aquí está el valor de resolver el problema. Esto es lo que cuesta en hardware, software o lo que sea. Estos son los beneficios. Y aquí está toda la historia’”.
Los casos de negocios explican por qué debe invertir
Un caso de negocios explica por qué las partes interesadas deben invertir en un proyecto. El propósito de un caso de negocios contrasta con el de una propuesta de proyecto, que proporciona un esquema general de qué desea iniciar y sus beneficios para la empresa, o el de un plan de proyecto, que explica cómo ejecuta un proyecto. Debe crear su caso de negocios durante las primeras etapas de la planificación del proyecto.
Un caso de negocios también puede convertirse en un documento clave para un gerente de proyectos a la hora de planificar, crear hitos y evaluar el progreso.
Otros nombres y usos para casos de negocios son la justificación financiera, el análisis de costo-beneficio (CBA), el análisis del costo total de propiedad (TCO) y el análisis del rendimiento de la inversión (ROI). Las organizaciones sin fines de lucro y las entidades gubernamentales suelen referirse a casos de negocios como declaraciones de casos.
¿Qué es el análisis de casos de negocios (BCA)?
Un análisis de caso de negocios (BCA) analiza no solo los costos más bajos, sino también el valor técnico y otros factores no cuantitativos en lo que se conoce como análisis del mayor valor. El BCA aborda las triples restricciones de tiempo, dinero y alcance, y puede incluir medidas como el rendimiento, la fiabilidad, la viabilidad y la compatibilidad.
Aunque análisis de casos de negocios se utiliza indistintamente con caso de negocios, algunos expertos consideran que el análisis forma parte del caso de negocios en su conjunto.
¿Para qué se usa un caso de negocios?
Un caso de negocios ayuda a una empresa u organización a prepararse para nuevos emprendimientos o cambios. Este documento es un componente fundamental del éxito del proyecto y respalda las bases de la participación de los altos directivos y la planificación sólida. Los casos de negocios resumen los beneficios de un esfuerzo, aclarando el valor comercial de un proyecto para ayudar a las partes interesadas a tomar decisiones.
Un buen caso de negocios debe centrarse menos en la tecnología, el conocimiento del área o los resultados específicos y más en los usuarios de un producto y los objetivos de un proyecto. En el mismo sentido, un gerente de proyectos debe centrarse no solo en la creación de resultados, sino también en la entrega de valor. Una iniciativa puede ofrecer muchos tipos de valor, como contribuir a los objetivos estratégicos, aumentar la eficiencia y apoyar el cumplimiento. La atención insuficiente a los detalles de un caso de negocios y la investigación que lo acompaña puede conducir a resultados insatisfactorios del proyecto.
Los casos de negocios suelen describir estos elementos:
- Un problema o una oportunidad de negocios
- Posibles soluciones y sus beneficios y desventajas (a veces conocidos como desbeneficios)
- Riesgos asociados a la solución principal
- Costos
- Cronograma de implementación
- Consecuencias para la implementación de una solución y para mantener el statu quo
- Recursos necesarios para la iniciativa o el proyecto
Ventajas de un caso de negocios
Un caso de negocios puede parecer otro documento destinado a una repisa o a la trituradora, pero puede ofrecer ventajas reales:
- Todas las partes interesadas tienen expectativas similares en cuanto al valor y a los beneficios de una iniciativa para una organización.
- Puede convertir un caso de negocios en un plan de proyecto con hitos. Aumenta las probabilidades de éxito de un proyecto con la planificación.
- Un caso de negocios se convierte en un indicador para determinar si un esfuerzo sigue ofreciendo valor durante la ejecución y después de que un equipo produce un resultado.
- Los planificadores de proyectos pueden establecer objetivos y metas con mayor facilidad.
- Puede discernir más fácilmente el éxito.
- Los equipos aplican los recursos adecuados de manera más eficiente.
¿Quién prepara un caso de negocios?
Puede pensar que los casos de negocios son competencia de los oficiales financieros y contadores. De hecho, las personas que tienen un conocimiento directo de los procesos y equipos deben ser responsables de crear estos documentos.
Algunos expertos dicen que la persona que defiende el cambio debe promulgarlo, por lo que cualquier persona en cualquier rol puede asumir las responsabilidades de producir un caso de negocios. Esto incluye asesores, gerentes de línea o gerentes de TI. En algunas organizaciones, el patrocinador del proyecto o el gerente del proyecto pueden guiar la preparación del caso de negocios e incluir aportes de los departamentos y las PyME relevantes.
¿Cuándo necesita un caso de negocios?
Ya no basta con completar un proyecto y presentar una entrega. En una economía que a menudo parece tan inestable como en 2008, las partes interesadas quieren ver que una entrega crea valor y beneficios para una organización. Esto es particularmente cierto para proyectos complejos o aquellos que requieren justificación para obtener recursos externos. Los proyectos del sector público suelen necesitar casos de negocios.
¿Qué contiene un caso de negocios?
Un caso de negocios describe para un responsable de la toma de decisiones los beneficios y el valor comercial de una iniciativa propuesta. El término caso de negocios con frecuencia se refiere a un documento escrito que se presenta para su revisión o en una reunión, pero también puede aplicarse a una propuesta informal y hablada.
¿Qué debería contener un caso de negocios?
Un caso de negocios bien redactado fluye lógicamente desde la presentación de un problema o una oportunidad a través de las ventajas y desventajas de las soluciones hasta la descripción de la solución recomendada. Cuando necesita detalles, puede dividir el texto en subsecciones para que el contenido sea más fácil de explorar, así como más rápido y menos abrumador de leer. A continuación, se presentan las secciones comunes de un caso de negocios en orden secuencial:
- Resumen ejecutivo
- Declaración del problema
- Análisis y detalles financieros
- Recomendación
Muchas organizaciones tienen plantillas preestablecidas para redactar casos de negocios. Si no es el caso de su organización, busque plantillas de casos de negocios gratuitas y fáciles de usar para casos de negocios de construcción, casos de negocios de una página y mucho más. Según las necesidades narrativas del caso de negocios, puede contener muchas secciones posibles:
- Prólogo: Un prólogo puede indicar los destinatarios objetivo y cualquier documento relacionado.
- Índice: Si su documento se entrega como archivo PDF, considere la posibilidad de insertar hipervínculos a las secciones correspondientes en el índice.
- Resumen ejecutivo o reunión informativa: Esta es la última parte del caso de negocios que redacta, pero también la primera y a veces la única parte que la gente lee. Por lo tanto, es fundamental acertar este paso. Maholic recomienda un resumen ejecutivo de una página que incluya respuestas a cuatro preguntas que compila después de haber escrito el resto del documento. Presente estas preguntas en una diapositiva utilizando cuatro viñetas:
- ¿Cuál es el problema?
- ¿Cuál cree que es el valor de resolver el problema?
- ¿Cuánto está pidiendo?
- ¿Cuándo empezaremos a ver beneficios?
“He tenido algunas presentaciones que no pasan de esa primera página”, reflexiona Maholic.
- Descripción del producto o servicio: Cuando proponga un nuevo objeto o concepto, detalle qué contiene la entrega y cómo funciona.
- Una declaración del problema o declaración de misión: Cuando describa el problema o la misión de la organización, puede poner la iniciativa propuesta en contexto.
- Impulsores económicos para la iniciativa: Indique qué beneficios contribuirán a los objetivos estratégicos de la organización.
- Sección de finanzas: Explique cuánto costará el proyecto y si es asequible. Detalle el flujo de caja. Describa los gastos para ejecutar (o no ejecutar) el proyecto en una comparación de costos con los beneficios proyectados. Lleve a cabo un análisis de sensibilidad, una técnica para determinar cómo los diferentes valores de una variable independiente afectan a una variable dependiente.
- Definición del proyecto: ¿Por qué este proyecto? ¿Cuál es el objetivo? ¿Qué problema intenta resolver? Presente información de antecedentes, como programas comparables. Explique cómo este esfuerzo agregará valor empresarial. Detalle los siguientes beneficios y limitaciones:
- Beneficios financieros y no financieros
- Mejoras de calidad
- Ahorro de costos gracias a la eficiencia
- Ingresos adicionales
- Competitividad
- Mejora del servicio al cliente
- Opciones: ¿Cuáles son las posibles soluciones al problema? Por lo general, se reduce esta lista a entre 3 y 5 opciones viables. Con frecuencia, se incluye una opción de “no hacer nada” y una opción de referencia. Algunas organizaciones requieren la opción de no hacer nada; otros la requieren solo si la opción de no hacer nada es una posibilidad legítima. Cuantifique los beneficios de cada solución potencial. Además, describa los riesgos, problemas e interdependencias de cada solución.
- Esquema del plan: Detalle el quién, el qué, el cuándo y el dónde de la iniciativa. Resuma las actividades principales y proporcione un cronograma. Divida el proyecto en etapas y responda estas preguntas para cada etapa:
- ¿Qué se requiere?
- ¿Cómo se hace?
- ¿Quién hace qué?
- ¿Cuándo sucederán las cosas?
- Evaluaciones o análisis: Su análisis debe enumerar suposiciones y considerar el flujo de caja y los costos. Describa los riesgos del proyecto y los planes para abordarlos. Además, analice cómo aprovechará las oportunidades. Describa el contexto de su iniciativa con el análisis PESTLE (político, económico, sociológico, tecnológico, legal y ambiental).
- Enfoque del proyecto: Detalle la organización del proyecto, incluida la gestión y la rendición de cuentas, las funciones y responsabilidades, y el cronograma de los informes de progreso. Describa la estrategia de compra para completar el esfuerzo. ¿Alquilará equipo? ¿Alquilará un espacio de oficina? ¿Contratará contratistas o empleados?
- Recomendación y próximos pasos: Anote la solución recomendada y la acción inmediata requerida.
- Apéndice: Agregue documentación justificativa aquí, como hojas de cálculo, gráficos o planos.
Cuestiones a tener en cuenta para las presentaciones ejecutivas
Las secciones que componen un caso de negocios pueden variar según su estilo y el tipo de iniciativa. Jim Maholic dice: “Preparo mis casos de negocios de esta manera: programo una reunión de una hora, así que tal vez tengo 20 diapositivas, pero de 10 a 15 diapositivas son suficientes. En realidad, puedo tener 100 diapositivas, pero las añado en un apéndice”. Es posible que tenga información justificativa creíble, pero no querrá aburrir a su audiencia de responsables de la toma de decisiones con tantas diapositivas.
“Pueden reservar una hora, pero, honestamente, tendrá su atención durante 10 a 15 minutos y luego empezarán a revisar los correos electrónicos y demás”, agrega Maholic. “Realmente tiene que hacerlo de forma clara y saber hacia dónde va.
Empiece con 'Tenemos este problema', seguido de 'Aquí están las personas con las que hablamos que validaron que este es un problema. Ofrecieron ideas sobre cómo resolver este problema, para poder ver este beneficio sustancial'”, señala.
“Lo que importa en una reunión ejecutiva es responder a las preguntas principales: ¿Cuál es el problema? ¿Cuál es el costo de no resolverlo? ¿Cuáles son los beneficios de resolverlo? ¿Y cuándo vemos los beneficios? Puede abordar preguntas adicionales más adelante en la reunión o después de la reunión, de manera individual y sin conexión”, dice Maholic.
Plantillas de casos de negocios
Con plantillas, puede crear casos de negocios más fácilmente porque puede centrarse en su investigación y rellenar los espacios en blanco. Las siguientes plantillas gratuitas y descargables se pueden personalizar según las necesidades de su organización.
Plantilla de presentación de caso de negocios
Puede alargar esta breve plantilla de presentación de PowerPoint para ofrecer más detalles. La plantilla de presentación del caso de negocios incluye espacios para describir los siguientes elementos: el nombre del proyecto, el resumen ejecutivo, la descripción del proyecto, las finanzas, la solución recomendada, las suposiciones y dependencias, las opciones y los beneficios.
Descargar la plantilla de presentación de caso de negocios - PowerPoint
Plantilla de caso de negocios simple
Una plantilla de caso de negocios simple sirve a un proyecto pequeño o a una organización pequeña. Puede abarcar extensos detalles si es necesario. Incluye espacios para describir los siguientes elementos del caso: el título, el resumen ejecutivo, el objetivo empresarial, los usuarios objetivo, las finanzas y los costos, las suposiciones y dependencias, la estrategia de implementación, los recursos necesarios y la gestión y los informes del proyecto.
Descargar la plantilla de caso de negocios simple
Plantilla de caso de negocios para el sector de atención médica
Una plantilla de caso de negocios para el sector de atención médica lo ayuda a explicar la situación actual y cómo la solución propuesta puede crear mejoras. Proporciona espacio para un resumen ejecutivo de una página, contexto para el problema o la oportunidad, una descripción de la situación actual, una explicación de los cambios propuestos y detalles de cómo los cambios pueden afectar a su organización y a otras entidades.
Descargar la plantilla de caso de negocios para el sector de atención médica
Plantilla de caso de negocios para un producto nuevo
Una plantilla de caso de negocios para un producto nuevo explora el panorama comercial de un producto o servicio nuevo. Además de los metadatos, como el título, el autor y el resumen ejecutivo, la plantilla incluye espacio para describir la declaración de misión actual, el producto o servicio propuesto, la estrategia de marketing, un análisis de la competencia, un análisis FODA, una descripción general del plan de implementación y detalles financieros.
Descargar la plantilla de caso de negocios para un producto nuevo
Cómo prepararse para redactar el caso de negocios
Puede acelerar su proceso de negocios al comprender la estructura de los casos de negocios y usar una plantilla. Además, tener la perspectiva correcta y seguir las prácticas recomendadas puede contribuir a su éxito.
¿Por qué está haciendo el proyecto?
Antes de empezar a investigar y redactar, entienda por qué quiere iniciar un proyecto. El objetivo de un proyecto es resolver problemas. ¿Qué es un problema? Un problema impide que su organización alcance todo su potencial. Para empezar, determine qué problema intenta resolver el proyecto.
Los proyectos tienen entregas, ya sean tangibles o intangibles. Un resultado es una consecuencia creada por las entregas. Los beneficios representan mejoras cuantificables derivadas de un resultado. Cuando un cliente o miembro del equipo puede aprovechar estos beneficios, se convierten en ventajas.
Investigue su caso de negocios
Para empezar, revise las declaraciones de misión de la organización o el proyecto. Identifique las fuentes de datos de su caso de negocios. Una forma de fomentar la aceptación de su propuesta es analizar sus cálculos aproximados de los costos y recursos con un patrocinador del proyecto o cliente antes de embarcarse en el caso de negocios. Esto ayuda a usted y al patrocinador a comprender las expectativas del otro y reduce la posibilidad de una conmoción por los altos costos durante la presentación ejecutiva. Luego, entreviste a las personas que llevan a cabo el trabajo diario y obtenga su perspectiva sobre los problemas y las posibles soluciones.
Haga los cálculos del caso de negocios
Debe considerar si las ganancias justifican la solicitud. “Si pedimos $3 millones, tenemos que demostrar que los beneficios del proyecto superan ampliamente esa cantidad”, afirma Maholic. “Con ganancias de $10, $15 o $20 millones, llamará su atención. Si dice que los beneficios son de $300 millones, pensarán que los obtiene de forma ilegal, porque eso no es realista. Por otro lado, si muestra beneficios de $3,5 millones por un costo de $3 millones, probablemente no vaya a superar el retorno proyectado de ningún otro proyecto que se les ocurra”.
Tenga en cuenta para quién es el caso de negocios
Ya sea que el caso de negocios se elabore en forma de documento o como presentación, el patrocinador del proyecto y las partes interesadas clave lo estudiarán. Tenga en cuenta los destinatarios para cada sección de su documento y redacte con ese público en mente.
Los argumentos más convincentes para los proyectos son aquellos que su equipo puede iniciar y finalizar en seis meses, así como producir resultados cuantificables considerables. Especialmente cuando hay mucho dinero en juego, su propuesta competirá con otras de diferentes departamentos. “Ninguna empresa tiene todo el dinero que quiere para invertir en todo, tiene que priorizar. El caso de negocios ayuda a evaluar cuál será el rendimiento de cada uno de los proyectos que llegan al escritorio de la junta para su aprobación”, explica Maholic.
Además, un caso de negocios presenta cálculos. Un caso de negocios debe basarse en una investigación sólida, pero nadie puede garantizar la certeza. “Creo que los redactores de casos de negocios novatos en particular se quedan atrapados en el desarrollo de una gran historia. Pero los ejecutivos experimentados reciben solicitudes todo el tiempo y no se dejan engañar por palabras inteligentes u hojas de cálculo sofisticadas”, advierte Maholic.
“Sus ideas tienen que basarse en algo sensato, no debe solo apostar que puede aumentar los ingresos en un 15 %”, explica. Los grandes planes pueden ser factibles, pero la clave, según Maholic, está en ayudar a los responsables de la toma de decisiones a entender cómo son factibles.
¿Cómo redacta un caso de negocios?
Una vez que tiene las preguntas principales en mente y una idea de las secciones y el formato necesarios, puede empezar a redactar. Considere limitar la cantidad de autores para garantizar una redacción eficaz que sea coherente en estilo y voz. Luego, siga estos consejos:
- Cubra el contenido central con suficientes detalles para que las partes interesadas puedan tomar una decisión informada.
- Compare las opciones para que los responsables de la toma de decisiones entiendan el panorama.
- Sea claro, conciso y cautivador.
- Evite el uso de jerga tanto como sea posible.
- Demuestre el valor del proyecto para el negocio mediante un argumento creíble y preciso.
- Describa con claridad el panorama de la iniciativa, incluidas sus dependencias. Enumerar estas dependencias es fundamental porque los cambios contextuales pueden modificar los parámetros del proyecto o eliminar por completo la necesidad del proyecto.
- Céntrese en el negocio y en el valor comercial en lugar de centrarse en el dominio de conocimientos cubierto por el resultado del proyecto previsto.
¿Cómo sabe si proporcionó suficientes detalles?
Usted determina la longitud de sus casos de negocios según el alcance y la complejidad de la iniciativa propuesta. Un proyecto complejo implica un caso de negocios largo; un proyecto pequeño y corto implica un caso de negocios corto.
Sin embargo, Maholic advierte que no hay que agregar demasiados detalles; la concisión puede ser un desafío. “Puede llevarle de 4 a 6 semanas crear un negocio. Puede hablar con 50 o 100 personas. Algunas personas tienen un deseo demoledor de mostrar todo lo que han recopilado en la presentación ejecutiva. Miren lo mucho que trabajamos. Miren lo inteligente que soy. Eso es horrible.
“Tendrá suficientes datos y diapositivas cuando pueda responder esas 4 o 5 preguntas básicas. Puede tener otras 100 diapositivas, pero son detalles de apoyo”, afirma.
El caso de negocios en el desarrollo de proyectos
Contrariamente a lo que pueda imaginar, el caso de negocios puede ser un documento en constante evolución. A partir del proceso de revisión, las partes interesadas pueden rechazar, cancelar, posponer, aceptar o ajustar el caso de negocios. Hasta cierto punto, el caso de negocios se convierte en la guía de su iniciativa. Las partes interesadas y el gerente del proyecto deben referirse al caso de negocios a lo largo del ciclo de vida del proyecto para garantizar que los esfuerzos (y las intenciones) se mantengan encaminados.
¿Cuáles son las características del caso de negocios de un proyecto?
Un caso de negocios bien estudiado ofrece las siguientes características: una descripción fácil de entender del valor comercial de la iniciativa y los beneficios inmediatos del proyecto, incluidos los detalles del impacto positivo en la estrategia de la organización.
¿Cómo analiza un caso de negocios?
En las facultades de negocios de nivel universitario, los estudios de casos de negocios (o estudios de casos) funcionan como herramientas de enseñanza para ayudar a los alumnos a usar sus habilidades analíticas. Los estudios de casos describen una empresa y cómo emplea una solución. A continuación se indica el enfoque recomendado para los alumnos que analizan un caso:
- Revisar el caso en detalle. Identificar los problemas clave.
- Determinar de 2 a 5 problemas esenciales.
- Buscar soluciones a esos problemas.
- Describir la solución recomendada.
¿Qué es un caso de negocios completo?
Un caso de negocios es un documento estructurado y detallado que presenta la justificación del compromiso de recursos financieros y de otro tipo con una iniciativa. Los casos de negocios lo ayudan a obtener el apoyo del equipo directivo y otras partes interesadas, así como la aprobación de proyectos y programas.
¿Qué es un caso de negocios en la gestión de proyectos?
Un caso de negocios aprobado puede tener una larga duración. Aunque el patrocinador del proyecto es en última instancia el propietario del caso de negocios, el gerente del proyecto es quien utiliza el caso de negocios como guía para las expectativas y las dependencias. Además, el caso de negocios se convierte en un documento importante en el proceso de gestión de carteras de proyectos de una organización. Durante este proceso, una empresa equilibra sus recursos con sus objetivos estratégicos para determinar el sustento de todos los proyectos que lleva a cabo.
Historia y orígenes de los casos de negocios
El caso de negocios formal tiene sus raíces en la Europa del siglo XIX, particularmente en el trabajo del ingeniero y economista francés-italiano Jules Dupuit. Su contribución incluyó herramientas estadísticas para identificar, medir y valorar los beneficios más allá de simplemente determinar al licitador más bajo. Específicamente, a Dupuit se le atribuye la invención de lo que denominó análisis de costo-beneficio. Hoy en día, los profesionales reconocen el valor de los casos de negocios fuera de la obra pública y del gobierno. Tanto las organizaciones sin fines de lucro como las organizaciones con fines de lucro utilizan casos de negocios con regularidad.
Recursos y ejemplos para crear su caso de negocios
Si es nuevo en los casos de negocios, no tiene que empezar con las manos vacías. Ofrecemos recursos para que pueda empezar a redactar uno. Consulte los siguientes ejemplos y plantillas:
- A continuación, le mostramos un ejemplo de un caso de negocios en un formato de documento clásico. Este caso de negocios particular presenta argumentos en contra de una inversión de capital.
- En este ejemplo se presentan tres casos de negocios para un departamento de educación superior. La presentación se realiza en formato de diapositiva.
- En este artículo, Jim Maholic ofrece una plantilla para crear su caso de negocios.
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